JAK PRZYGOTOWAĆ FIRMĘ NA WAKACJE, BY NAPRAWDĘ ODPOCZĄĆ?

To nie musi być sezon ogórkowy.  Wakacje mogą stać się momentem, w którym firma zrobi krok do przodu.

Dla wielu właścicieli firm wakacje to najbardziej stresujący okres w roku. Z jednej strony marzą o odpoczynku, z drugiej obawiają się, że po kilku dniach bez telefonu wszystko zacznie się sypać.
Klienci będą czekać na decyzje, zespół utknie z problemami, a skrzynka mailowa zamieni się w pole minowe. Tymczasem – jak przekonuje Iwona Borawska, founderka i CEO The Process® oraz autorka podcastu „O skalowaniu” – właśnie wakacje są jednym z najlepszych momentów na uporządkowanie firmy i przygotowanie jej do dalszego rozwoju.

Jeżeli właściciel nie może wyjechać na dwa tygodnie bez ciągłego odbierania telefonów, to problemem nie są wakacje. Problemem jest sposób, w jaki działa firma przez pozostałe jedenaście miesięcy w roku.

– mówi ekspertka.

Urlop właściciela jako test organizacji

Według badań Gallupa przeciętny właściciel małej firmy pracuje nawet o 50 proc. więcej niż jego pracownicy. Wielu przedsiębiorców przez lata buduje organizacje, które są skuteczne tylko wtedy,
gdy sami znajdują się w centrum wszystkich decyzji.

Właściciel często staje się działem sprzedaży, marketingu, HR-u, obsługi klienta i kontroli jakości
w jednej osobie. Dopóki firma jest mała, to działa. Ale kiedy zaczyna rosnąć, taki model staje się największym ograniczeniem rozwoju. Dlatego okres wakacyjny może pełnić funkcję swoistego audytu. Jeśli każda nieobecność właściciela powoduje chaos, oznacza to, że procesy wymagają uporządkowania. – Nie pytajmy, czy firma poradzi sobie bez właściciela przez dwa tygodnie. Pytajmy, dlaczego nie radzi sobie przez dwa dni.

– tłumaczy Iwona Borawska.

Wakacje to nie przestój. To czas na porządki

Wielu przedsiębiorców traktuje lato jako sezon spowolnienia. Tymczasem część firm właśnie wtedy
ma szansę przeprowadzić zmiany, na które brakuje czasu w najbardziej intensywnych miesiącach roku.

Kiedy rynek zwalnia, pojawia się przestrzeń na rzeczy ważne, ale niepilne. A to właśnie one najczęściej decydują o tym, czy firma będzie rosła za rok, dwa czy pięć lat.

– mówi Iwona Borawska.

Do takich działań należą między innymi:

• uporządkowanie procesów sprzedażowych,
• aktualizacja procedur i standardów pracy,
• analiza rentowności klientów,
• uporządkowanie struktury organizacyjnej,
• wdrożenie narzędzi automatyzujących powtarzalne zadania,
• przygotowanie planów rozwoju na kolejne miesiące.

Największym błędem jest czekanie na idealny moment. W biznesie taki moment praktycznie nie istnieje. Dlatego wakacje często okazują się najlepszym czasem na wdrażanie zmian.

– podkreśla.

Firma nie może być zakładnikiem jednej osoby

Jednym z najczęstszych problemów rozwijających się przedsiębiorstw jest nadmierna zależność
od właściciela. Klienci chcą rozmawiać wyłącznie z nim, pracownicy pytają go o każdą decyzję,
a najważniejsza wiedza istnieje wyłącznie w jego głowie. – „Jeżeli jedyną osobą, która wie, jak coś zrobić, jest właściciel, to nie mamy procesu. Mamy ryzyko” – mówi przedstawicielka The Process.

Dlatego przed wakacjami warto odpowiedzieć sobie na kilka prostych pytań:

• Kto podejmuje decyzje podczas mojej nieobecności?
• Czy zespół zna swoje kompetencje i odpowiedzialności?
• Czy kluczowe procedury są spisane?
• Czy każdy wie, do kogo zwrócić się w konkretnej sprawie?

Firmy często szukają skomplikowanych rozwiązań, a zaczynają od złego końca. Najpierw trzeba uporządkować podstawy.

– dodaje ekspertka.

Delegowanie nie oznacza utraty kontroli

Jednym z największych wyzwań właścicieli jest oddawanie odpowiedzialności.

Przedsiębiorcy często mówią: szybciej zrobię to sam. I zazwyczaj mają rację. Tylko że jeśli zawsze będą robić wszystko sami, nigdy nie stworzą organizacji zdolnej do wzrostu.

– zauważa Iwona Borawska.

Zdaniem ekspertki delegowanie nie polega na przekazywaniu pojedynczych zadań, ale na budowaniu odpowiedzialności w organizacji.

Prawdziwe delegowanie zaczyna się wtedy, gdy przekazujesz nie tylko zadanie, ale również prawo do podejmowania decyzji.

– tłumaczy.

Jesień wygrywa się latem

Choć wakacje kojarzą się z odpoczynkiem, dla wielu firm są również okresem przygotowań
do najbardziej intensywnej części roku.

Wrzesień jest dla biznesu trochę jak styczeń. Wiele projektów rusza właśnie wtedy. Dlatego firmy, które wykorzystają lato na uporządkowanie procesów i planowanie działań, często zaczynają jesień kilka kroków przed konkurencją. Przewaga konkurencyjna rzadko wynika wyłącznie z lepszego produktu. – Najczęściej wygrywają firmy lepiej zorganizowane. Takie, które potrafią działać szybko, podejmować decyzje i skutecznie realizować plany.

– podkreśla Iwona Borawska.

Odpoczynek też jest strategią

Zdaniem Iwony Borawskiej jednym z najczęściej ignorowanych elementów rozwoju firmy jest regeneracja właściciela.

Zmęczony przedsiębiorca podejmuje gorsze decyzje. Dlatego odpoczynek nie jest nagrodą za ciężką pracę. Jest częścią odpowiedzialnego zarządzania firmą. Paradoksalnie właśnie wakacje mogą pokazać, czy organizacja jest gotowa na dalszy rozwój. – Dobrze zorganizowana firma pozwala właścicielowi odpocząć. A jeśli nie pozwala, to daje bardzo cenną informację, nad czym trzeba pracować po powrocie.

– podsumowuje Iwona Borawska.

Wakacje nie muszą być sezonem ogórkowym. Mogą stać się momentem, w którym firma porządkuje procesy, wzmacnia zespół i przygotowuje się na kolejne etapy rozwoju. A wtedy po urlopie wraca się
nie do zaległości, ale do organizacji, która działa sprawniej niż przed wyjazdem.

---