Jak się przygotować do KseF ?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Umożliwia zarządzanie uprawnieniami, uwierzytelnianie, wystawianie i odbieranie e-faktur. Zgodnie z ustawą, obowiązek e-fakturowania wejdzie w życie 1 lipca 2024 r. (chociaż pojawiają się nieoficjalne informacje o przesunięciu tego terminu).Dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT, korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe od 1 stycznia 2025 r2. KSeF to kolejne narzędzie uszczelniania VAT, które zapewnia korzyści podatkowe i biznesowe dla przedsiębiorców.

Przygotowanie do wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wymaga kilku kroków:

1. Zrozumienie systemu KSeF: Przede wszystkim, przedsiębiorcy powinni zrozumieć, czym są e-faktury oraz Krajowy System e-Faktur. E-faktury to faktury elektroniczne, które w większości nie różnią się od dobrze znanych papierowych odpowiedników. Krajowy System e-Faktur to centralna baza, w której trzeba będzie raportować wszystkie zawierane transakcje.
2. Wykorzystanie okresu przejściowego: Od 1 stycznia 2022 roku podatnicy w Polsce znaleźli się w okresie przejściowym, podczas którego fakultatywnie mogą wystawiać i odbierać faktury elektronicznie, poprzez Krajowy System e-Faktur. Ten okres jest dobrym momentem, aby poznać to rozwiązanie i zastanowić się, jak wdrożyć je w specyfikę swojego działania.
3. Integracja z KSeF: Przedsiębiorcy powinni zastanowić się, jak zintegrować swoje systemy z KSeF. Na stronie podatki.gov.pl dostępne są narzędzia i informacje, które mogą pomóc w tym procesie.
4. Zarządzanie uprawnieniami: Przedsiębiorcy powinni nauczyć się zarządzać uprawnieniami w systemie KSeF. To obejmuje nadawanie uprawnień do wystawiania i odbierania e-faktur.
5. Przygotowanie do zmian w fakturach: E-faktury mają kilka elementów dodatkowych, w porównaniu do tradycyjnych faktur. Przedsiębiorcy powinni zrozumieć te różnice i przygotować się do ich implementacji.
   

Jakie oprogramowanie?

Istnieje wiele programów, które są kompatybilne z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Oto kilka z nich:

1. Aplikacja Podatnika KSeF: Jest to bezpłatna aplikacja dostarczana przez Ministerstwo Finansów, która umożliwia wystawianie, odbiór i przegląd e-Faktur, zarządzanie uprawnieniami, pobieranie UPO KSeF oraz podgląd faktur bez logowania.
2. e-mikrofirma: Jest to komercyjny program, który również umożliwia integrację z KSeF2.
3. Większość oprogramowań do księgowości: Większość oprogramowań do księgowości pozwala na integrację z systemem KSeF, co z kolei umożliwia szybkie i wygodne przesyłanie dokumentów2.
   
4. Pamiętaj, że przed wyborem oprogramowania warto sprawdzić, czy jest ono kompatybilne z KSeF i czy spełnia wszystkie Twoje potrzeby biznesowe. Możesz również skorzystać ze środowiska testowego KSeF, aby przetestować różne programy i zobaczyć, który z nich najlepiej spełnia Twoje wymagania.

Czy KseF jest bezpieczny?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest bezpieczny. System ten cyklicznie przechodzi szczegółowe testy bezpieczeństwa. Zarówno dane w ramach KSeF, jak i sama komunikacja z KSeF są szyfrowane. Autoryzacja w systemie jest zabezpieczona na najwyższych dostępnych poziomach. KSeF jest utrzymywany przez Centrum Informatyki Resortu Finansów (CIRF) 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.
Dodatkowo, faktury przechowywane w bazie danych Ministerstwa Finansów są bezpieczne i nigdy nie ulegną zniszczeniu czy zaginięciu. Dzięki działaniu za pośrednictwem bazy Ministerstwa, zawsze mamy pewność, że faktura trafiła do kontrahenta.

Jakie korzyści?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przynosi wiele korzyści dla przedsiębiorców:

1. Usystematyzowany standard: Wprowadzenie jednego standardu e-faktury ułatwia proces fakturowania.
2. Automatyczna archiwizacja: Faktury w systemie KSeF są przechowywane przez okres 10 lat, co eliminuje koszty związane z archiwizacją faktur.
3. Szybszy zwrot VAT: Skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT do 40 dni (z 60-ciu) przyspiesza proces rozliczeniowy.
4. Brak konieczności wystawiania duplikatów faktur: Dzięki e-fakturom nie ma potrzeby wystawiania duplikatów faktur, co upraszcza proces fakturowania.
5. Łatwiejsze korygowanie: E-faktury ułatwiają korygowanie błędów.
6. Mniejsze ryzyko błędów: Automatyzacja procesu fakturowania zmniejsza ryzyko popełnienia błędów przy wystawianiu faktury.
7. Bezpieczeństwo danych: E-faktura nie ulegnie zniszczeniu ani zaginięciu, co zwiększa bezpieczeństwo danych.
8. Oszczędność czasu: Automatyzacja i usprawnienie procesów fakturowych pozwala na oszczędność czasu.
   Pamiętaj, że korzyści mogą się różnić w zależności od specyfiki działalności przedsiębiorstwa.

Jakie wady?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) może wiązać się z pewnymi wyzwaniami i wadami:

1. Przejście na e-faktury: Dla mikroprzedsiębiorców, którzy do tej pory korzystali wyłącznie z papierowych faktur i nie używali programów elektronicznych, przejście na e-faktury może być wyzwaniem.
2. Koszty związane z wdrożeniem: Wdrożenie systemu e-Faktur może wiązać się z koniecznością przeszkolenia personelu lub zlecenia tej czynności biuru rachunkowemu, co generuje dodatkowe koszty.
3. Obciążenie systemu: System oferowany przez Ministerstwo Finansów jest darmowy, co sprawia, że może być obciążony, wraz ze wzrostem liczby firm go użytkujących.
4. Awaria systemu: W przypadku awarii systemu może pojawić się problem z wystawianiem faktur.
5. Jednolity format: KSeF udostępnia tylko jeden format faktury i jeden zestaw interfejsów dla wszystkich podatników, którzy mają bardzo różne wymagania i potrzeby.