Dlaczego elektroniczny obieg dokumentów wypiera tradycyjną formę? 

XXI wiek obnaża niedoskonałości i wady stosowanych od lat tradycyjnych procesów. W okresie, gdzie czas jest cenniejszy niż złoto, rządzą wszelkie formy i rozwiązania, które pozwalają go zaoszczędzić. Stąd też zaobserwować można rosnący z roku na rok udział wszelkich systemów procesowych, dzięki którym praca przebiega płynniej i sprawniej. Należy do nich elektroniczny obieg dokumentów (EOD), który zaczął już wypierać tradycyjną, niezautomatyzowaną formę przepływu dokumentacji. W jakich obszarach EOD nad nią góruje? Czym przyciąga do siebie kolejnych użytkowników? Odpowiedzi na te i inne pytania poznasz czytając poniższy artykuł.

Elektroniczny obieg dokumentów – skrojony pod potrzeby XXI wieku

Ta, choć stosunkowo nowa, forma przepływu dokumentacji ma już wierne, stale rosnące grono użytkowników zarówno w Polsce, jak i na całym świecie. Jeśli ktoś zna korzyści wynikające z użytkowania systemu zapewnie nie będzie zdziwiony takim stanem rzeczy – elektroniczny obieg dokumentów ułatwia codzienną pracę zarówno pracownikom firmy, jak i osobom nią zarządzającym. Oto kilka zalet, na które zwróciły uwagę przedsiębiorstwa korzystające z narzędzi opartych na elektronicznym obiegu dokumentów:

• mobilny i łatwy dostęp do systemu o każdej porze – dzięki cyfryzacji całej dokumentacji i wrzuceniu jej do jednego systemu mamy możliwość przeglądania jej w dowolnym czasie i miejscu, nie ma potrzeby fizycznego pojawienia się w biurze;
• bezpieczeństwo danych – elektroniczny obieg dokumentów chroni pliki i dostęp do nich poprzez możliwość nadawania odpowiednich uprawnień dla poszczególnych osób;
• większa efektywność pracy – dzięki zwiększonej kontroli nad procesami panującymi w firmie oraz ich zdigitalizowanej formie skraca się czas konieczny na ich przeprowadzenie (w porównaniu do tradycyjnego modelu obiegu dokumentacji);
• skuteczniejsza eliminacja tzw. “wąskich gardeł” – za sprawą przeprowadzonej cyfryzacji dokumentacji oraz automatycznego zapisu wszelkich operacji w systemie, elektroniczny obieg dokumentów ułatwia identyfikację i usuwanie wszelkich blokad procesowych.

Tradycyjny model obrotu dokumentacją – przyczyny malejącej popularności

Firmy, dla których elektroniczny obieg dokumentów i związane z nim narzędzia są nadal obcym pojęciem najczęściej zmagają są z:

• problemem z dotrzymywaniem deadline’ów – jako, że w tym przypadku nad całym kalendarzem czuwa człowiek, znacznie częściej zdarzają się opóźnienia związane, np. z dostawami czy wystawianiem faktur;
• dużymi kosztami – tradycyjna forma zarządzania dokumentacją generuje znaczne wydatki związane, m.in. z zakupem papieru oraz tuszy drukarskich;
• kilkukrotnie dłuższym czasem trwania procedur – związane jest to choćby z procesem decyzyjności, który w tradycyjnym modelu trwa znacznie dłużej – zanim odpowiednie dokumenty dotrą, a następnie wrócą do nadawcy może minąć często nawet kilka dni;
• większym ryzykiem zagubienia i zniszczenia dokumentacji w formie papierowej – jeśli nasze przedsiębiorstwo każdego dnia generuje setki nowych dokumentów, umów czy faktur łatwiej jest niestety coś zgubić, papier jest także o wiele bardziej podatny na wszelkie uszkodzenia.

Elektroniczny obieg dokumentów – narzędzie od Infinite

Scyfryzowana forma przepływu dokumentacji stała się rozwiązaniem wszelkich problemów, które pojawiały się podczas korzystania z tradycyjnego modelu i stąd jej rosnąca przewaga.  Obecnie na rynku dostępnych jest wiele narzędzi opierających się na elektronicznym obiegu dokumentów. Jednym z najczęściej polecanych jest narzędzie od firmy Infinite – sprawdź, co może Ci zaoferować i wkrocz ze swoim przedsiębiorstwem w erę digital.