Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
W wielu firmach Office Managerka jest niczym centrum dowodzenia. Odpowiada za administrację i organizację pracy biura, zajmując się jednocześnie zazwyczaj onboardingiem, współpracą z dostawcami, organizacją wydarzeń firmowych, zakupami czy wsparciem Zarządu. W tym wszystkim to właśnie organizacja podróży służbowej często pojawia się nagle i wymaga natychmiastowej reakcji.
Pracownik potrzebuje lotu na jutro. Office Managerka zmienia termin spotkania. Hotel nie wystawia faktury zgodnie z wymaganiami firmy. Pojawiają się kolejne telefony oraz wiadomości. Wszystko przechodzi przez nią: maile, telefony, prośby o rezerwacje, zmiany, anulacje, rozliczenia. I przez jakiś czas to działa, ale do momentu, w którym naprawdę zaczyna brakować czasu. To nic innego jak znak, że proces urósł bardziej niż narzędzia, które miały go obsłużyć.
Chaos informacyjny to jeden z większych problemów w podróżach służbowych
W wielu firmach informacje dotyczące podróży są rozproszone pomiędzy skrzynkami mailowymi, komunikatorami i plikami Excel. Gdy pojawia się pytanie o szczegóły wyjazdu, koszty lub status rezerwacji, znalezienie odpowiedzi zajmuje wiele czasu, który można by przeznaczyć na coś innego. Brakuje jednego miejsca, w którym można szybko sprawdzić wszystkie informacje dotyczące podróży służbowej.
Ręczna organizacja podróży kosztuje więcej niż się wydaje
Koszt delegacji to nie tylko cena hotelu czy biletu lotniczego. To również czas poświęcony na:
- wyszukiwanie połączeń lotniczych i kolejowych,
- porównywanie różnych ofert,
- kontakt z dostawcami,
- zbieranie rozproszonych faktur,
- przygotowywanie rozliczeń,
- odpowiadanie na liczne pytania pracowników.
W praktyce podróże służbowe staje się procesem administracyjnym, który angażuje znacznie więcej zasobów niż większość firm zakłada.
Dlaczego firmy przechodzą na nowoczesne rozwiązania?
Nowoczesna platforma worktrips.com do zarządzania podróżami służbowymi powstała po to, aby ograniczyć ręczną pracę i uporządkować cały proces. Zamiast wielu narzędzi, maili i arkuszy, wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu. Rezerwacje, dokumenty, koszty i szczegóły wyjazdu są dostępne dla osób odpowiedzialnych za organizację podróży oraz samych podróżujących. Największą korzyścią nie jest jednak wyłącznie oszczędność pieniędzy. To przede wszystkim:
- mniej maili i telefonów,
- mniej ręcznego przepisywania danych,
- dokładniejsza kontrola nad wydatkami,
- szybsze rozliczenia, bez konieczności angażowania prywatnych środków pracowników,
- więcej czasu na zadania o większym znaczeniu biznesowym.
Office Managerka nie powinna pełnić roli biura podróży
Firmy coraz częściej automatyzują procesy administracyjne. Dotyczy to obiegu dokumentów, zakupów czy zarządzania przestrzenią biurową. Organizacja podróży służbowej nie jest wyjątkiem. Najlepsze osoby odpowiedzialne za administrację nie spędzają już godzin na wyszukiwaniu lotów i hoteli. Korzystają z narzędzi, które pozwalają im zachować kontrolę nad procesem bez konieczności ręcznego zarządzania każdym etapem delegacji. Bo ich rolą nie jest bycie biurem podróży. Ich rolą jest tworzenie sprawnie działającego środowiska pracy. A nowoczesna organizacja podróży służbowej staje się dziś jednym z elementów tego procesu. Umów bezpłatne demo systemu worktrips.com i zobacz, ile czasu możesz odzyskać.
