EMPLOYER BRANDING Z PERSPEKTYWY OFFICE MANAGERA: JAK BIURO WPŁYWA NA WIZERUNEK FIRMY?

Na rynku walki o talenty, wizerunek pracodawcy (employer branding) staje się kluczowym elementem strategii biznesowej. Choć często kojarzony z działaniami HR i marketingu, niezwykle istotną, choć czasem niedocenianą, rolę w tym procesie odgrywa biuro i osoba nim zarządzająca – office manager. Przestrzeń, w której pracujemy, oraz pierwsze wrażenie, jakie wywiera na kandydatach, to potężne narzędzia w budowaniu marki pracodawcy z wyboru. To właśnie office manager jest na pierwszej linii frontu, kształtując codzienne doświadczenia, które przekładają się na reputację firmy.

Współczesne biuro przestało być jedynie miejscem wykonywania obowiązków. To fizyczna manifestacja kultury organizacyjnej, wizytówka firmy i strategiczna inwestycja w jej największy kapitał – ludzi. W 2025 roku, gdy model pracy hybrydowej ugruntował swoją pozycję, rola biura ewoluowała w kierunku centrum współpracy, integracji i budowania relacji. Dla menedżerów biura oznacza to nowe wyzwania, ale i ogromne możliwości wpływania na wizerunek firmy.

Projektowanie przestrzeni, która odzwierciedla wartości firmy i przyciąga talenty

Pierwszy kontakt kandydata z firmą często ma miejsce właśnie w jej siedzibie. To, co zobaczy i poczuje, przekraczając próg biura, może zaważyć na jego decyzji o przyjęciu oferty. Dlatego świadome projektowanie przestrzeni biurowej, spójnej z wartościami i misją organizacji, jest fundamentem skutecznego employer brandingu.

• Biuro jako opowieść o firmie: Aranżacja wnętrza, zastosowane kolory, materiały, a nawet układ pomieszczeń, komunikują więcej niż słowa. Firma technologiczna, stawiająca na innowacyjność i współpracę, powinna postawić na otwarte, elastyczne przestrzenie, strefy do kreatywnej pracy i nowoczesne technologie. Z kolei kancelaria prawna czy firma doradcza, podkreślając profesjonalizm i dyskrecję, wybierze bardziej stonowany design, z wydzielonymi gabinetami i wysokiej jakości materiałami wykończeniowymi.
• Ergonomia i well-being w cenie: Najlepsi specjaliści oczekują dziś od pracodawcy czegoś więcej niż tylko atrakcyjnego wynagrodzenia. Troska o dobrostan pracownika, widoczna w ergonomicznym wyposażeniu stanowisk, strefach relaksu, dostępie do naturalnego światła czy obecności roślinności, staje się standardem. Zgodnie z trendami na 2025 rok, biura „biofilne”, integrujące naturę z otoczeniem pracy, zyskują na popularności, pozytywnie wpływając na samopoczucie i produktywność zespołu.
• Elastyczność i technologia: Przestrzeń biurowa musi odpowiadać na potrzeby zróżnicowanych stylów pracy. Systemy rezerwacji biurek (hot-desking), budki telefoniczne zapewniające prywatność, sale konferencyjne wyposażone w sprzęt do wideokonferencji najwyższej jakości – to wszystko świadczy o nowoczesnym i elastycznym podejściu pracodawcy, które jest niezwykle atrakcyjne dla talentów z pokolenia Z i millenialsów.

Biuro jest jak lustro, w którym odbija się prawdziwa tożsamość firmy. Nie można w kampaniach rekrutacyjnych obiecywać kreatywności i dynamizmu, zapraszając jednocześnie kandydatów do szarego, pozbawionego życia biura. Spójność między deklarowanymi wartościami a fizycznym środowiskiem pracy buduje wiarygodność i zaufanie, które są walutą na dzisiejszym rynku pracy.

Rola office managera w tworzeniu pozytywnych doświadczeń dla kandydatów i pracowników

Office manager jest strażnikiem atmosfery i funkcjonalności biura. To on orkiestruje codzienne życie firmy, wpływając na doświadczenia (employee & candidate experience) na każdym kroku.

• Pierwsze wrażenie (Candidate Experience): Proces rekrutacji to dla kandydata pierwszy test obietnic składanych przez firmę. Office manager dba o to, by ten test wypadł pomyślnie. Zapewnienie miłej i profesjonalnej obsługi na recepcji, przygotowanie komfortowego miejsca na rozmowę, a nawet poczęstowanie dobrą kawą – te z pozoru drobne detale składają się na całościowy, pozytywny obraz organizacji. Kandydat, który czuje się zaopiekowany i mile widziany, jest bardziej skłonny przyjąć ofertę i polecić firmę innym, nawet jeśli sam nie zostanie zatrudniony.
• Codzienne dbanie o komfort (Employee Experience): Zadowolony pracownik to najlepszy ambasador marki. Rolą office managera jest eliminowanie codziennych frustracji i dbanie o płynne funkcjonowanie biura – od sprawnie działającego sprzętu, przez zaopatrzenie w niezbędne artykuły, po organizację firmowych spotkań i integracji. To właśnie te działania budują lojalność i sprawiają, że pracownicy dobrze mówią o swoim miejscu pracy.
• Strażnik kultury organizacyjnej: Office manager, organizując eventy, wdrażając nowe, ekologiczne rozwiązania w biurze (np. segregację odpadów) czy dbając o przestrzeganie zasad współżycia w biurze, aktywnie kształtuje kulturę firmy. Jest osobą, która przekuwa wartości zapisane w firmowych dokumentach w realne, codzienne działania, widoczne dla wszystkich.

Office manager z roli czysto administracyjnej ewoluował w kierunku stratega doświadczeń. Jego praca ma bezpośredni wpływ na to, czy biuro jest postrzegane jako benefit i magnes na talenty, czy jako konieczny, nielubiany obowiązek. Inwestycja w rozwój kompetencji office managerów to dziś jedna z najbardziej efektywnych inwestycji w employer branding.

W dynamicznym środowisku biznesowym, gdzie walka o pracownika jest codziennością, rola biura i zarządzającej nim osoby nabiera nowego, strategicznego znaczenia. Firmy, które to zrozumieją i uczynią ze swojej przestrzeni biurowej oraz z roli office managera świadome narzędzia budowania wizerunku, zyskają trwałą przewagę konkurencyjną na rynku pracy.

Konkretne działania dla office managera

1. Projektowanie przestrzeni biurowej

• Analiza potrzeb pracowników: Przeprowadzenie ankiet i rozmów z pracownikami, aby zrozumieć ich potrzeby i oczekiwania dotyczące przestrzeni biurowej.
• Współpraca z projektantami wnętrz: Współpraca z profesjonalistami w celu stworzenia przestrzeni, która jest zarówno funkcjonalna, jak i estetyczna.
• Zastosowanie wartości firmy: Upewnienie się, że przestrzeń biurowa odzwierciedla wartości i kulturę organizacyjną firmy poprzez odpowiedni dobór kolorów, mebli i dekoracji.

2. Tworzenie pozytywnych doświadczeń dla kandydatów

• Przyjazne powitanie: Zapewnienie, że kandydaci są mile widziani od momentu wejścia do biura, poprzez przyjazne powitanie i profesjonalne podejście.
• Prezentacja biura: Organizowanie wycieczek po biurze, aby pokazać kandydatom, jak wygląda codzienne życie w firmie i jakie są dostępne udogodnienia.
• Komunikacja: Utrzymywanie regularnego kontaktu z kandydatami, informowanie ich o kolejnych etapach rekrutacji i odpowiadanie na ich pytania.

3. Wsparcie dla pracowników

• Organizacja wydarzeń integracyjnych: Planowanie i organizowanie wydarzeń, które sprzyjają integracji zespołu, takich jak spotkania firmowe, warsztaty czy wyjścia integracyjne.
• Dbanie o komfort pracy: Zapewnienie, że przestrzeń biurowa jest czysta, dobrze oświetlona i wyposażona w niezbędne narzędzia do pracy.
• Wsparcie w rozwoju zawodowym: Organizowanie szkoleń i warsztatów, które pomagają pracownikom rozwijać swoje umiejętności i zdobywać nowe kompetencje.

4. Monitorowanie i doskonalenie

• Regularne oceny: Przeprowadzanie regularnych ocen przestrzeni biurowej i doświadczeń pracowników, aby identyfikować obszary do poprawy.
• Feedback od pracowników: Zachęcanie pracowników do dzielenia się swoimi opiniami i sugestiami dotyczącymi przestrzeni biurowej i atmosfery w pracy.
• Wprowadzanie zmian: Na podstawie zebranych opinii i ocen, wprowadzanie niezbędnych zmian i udoskonaleń w przestrzeni biurowej.

Takie działania  mogą znacząco wpłynąć na wizerunek firmy, tworząc inspirujące i przyjazne środowisko pracy, które przyciąga talenty i wspiera rozwój pracowników.

---