Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Wielu menedżerów i liderów wciąż traktuje relacje w pracy jako coś jako miły dodatek po zrealizowaniu celów, a nie fundament skutecznego działania. Tymczasem dziś coraz wyraźniej widać, że zarządzanie relacjami to nie opcja, a to konieczność. I to nie tylko w dynamicznych i nowoczesnych firmach, ale i w tak specyficznych oraz formalnych organizacjach publicznych, jak służby cywilne.
Jeszcze kilka lat temu, skupienie się na relacjach mogło wydawać się zbyt błahe i nieznaczące w porównaniu z twardymi wskaźnikami, KPI i celami do dowiezienia. Dziś już wiemy, że świat pracy się zmienił. Nie chodzi o to, żeby odłożyć wyniki na bok. Cele są ważne, projekty trzeba realizować, ale nie da się tego zrobić, ignorując relacje.
Relacje są najważniejsze. Bez dobrych relacji poziomych, relacji pionowych, nie pójdziemy dalej.
– mówi Anita Noskowska-Piątkowska, szefowa Służby Cywilnej w podcaście Bridge Talk, platformy Enpulse.
120 tysięcy pracowników, 1742 urzędy, tysiące codziennych spraw. Administracja rządowa to nie tylko instytucje – to ludzie. Jak mówią goście odcinka Bridge Talk, służba cywilna to „ci mali i duzi bohaterowie”, którzy zmieniają rzeczywistość milionów Polaków. Ale jak zbudować relacje w tak ogromnej strukturze? Jak sprawić, by rutyna nie zabiła zaangażowania? Tu z pomocą przychodzą trzy „R”: relacje, rytuały i rutyny.
Zarządzanie relacjami
Praca nie polega już wyłącznie na wykonaniu zadania. Współczesne zarządzanie organizacjami to w dużej mierze zarządzanie relacjami. To one decydują o tym, jak szybko przepływa informacja, jak efektywnie współpracują ze sobą zespoły i czy ludzie chcą się angażować w pracę i wykonywane zadania.
Nie da się dzisiaj funkcjonować bez zarządzania relacjami. Mają ogromne znaczenie także w dużych organizacjach, które mierzą się z wyzwaniami demograficznymi, jak np. administracja publiczna, w której różne pokolenia muszą ze sobą współpracować. W służbie cywilnej też nas to dotyczy. Jesteśmy starzejącą się, zróżnicowaną pod względem wieku organizacją. Bez dobrych relacji między tymi pokoleniami, nic nie osiągniemy.
– podkreśla ministra Anita Noskowska-Piątkowska, szefowa Służby Cywilnej.
Małe kroki, wielka zmiana
Budowanie relacji nie zawsze wymaga wielkich inwestycji. Kluczem często jest dzielenie się dobrymi praktykami i pokazywanie, że zmiana jest możliwa, nawet jeśli zaczyna się od małych, pojedynczych kroków.
Nie da się w 1742 urzędach nagle wprowadzić wybitnego zarządzania relacjami. Ale kropla drąży skałę. Jak pokażemy, że da się to w jednym, drugim, trzecim dużym urzędzie, to możemy zachęcić innych. Jak coś się uda w jednym oddziale, potem łatwiej jest przekazać dalej.
– mówi Anita Noskowska-Piątkowska.
Relacje buduje się stopniowo – czasem wystarczy stworzyć przestrzeń do rozmowy, czasem wystarczy zachęcić ludzi do dzielenia się swoimi doświadczeniami. Dobre praktyki mają naturalną zdolność do rozprzestrzeniania się. W ten sposób zmiany w podejściu do relacji mogą obejmować coraz większe obszary organizacji, przez inspirowanie i pokazywanie efektów, a nie przez odgórne nakazy. Oddolne inicjatywy są w tym procesie kluczowe. To właśnie z nich najczęściej rodzą się nieformalne spotkania, wspólne rytuały i autentyczne relacje, które realnie budują zespół – znacznie skuteczniej niż odgórnie narzucone zasady czy formalne procedury.
Wiedza jest w nas
Relacje ułatwiają współpracę, przełamują bariery i przyspieszają wdrażanie sprawdzonych rozwiązań. W organizacjach ważne jest kształtowanie takiej polityki szkoleniowej w tym zakresie, zwracanie uwagi na elementy związane z relacjami, w różnym wydaniu, między innymi międzypokoleniowym. Programy dzielenia się wiedzą i inicjatywy rozwijające relacje, jak szkolenia wewnętrzne, webinary czy międzyurzędowe współprace, to dziś jeden z najlepszych sposobów na budowanie organizacji, która uczy się i rozwija w oparciu o własne zasoby i doświadczenia.
W instytucjach publicznych, takich jak nasza, często organizowane są spotkania HR-owców, które tworzą przestrzeń do budowania relacji i wymiany doświadczeń. Czasami boimy się, nie chcemy czegoś zrobić, dlatego że kogoś nie znamy. A na takim forum HR-owców możemy się poznać, wymienić kontaktami i od razu wszystko staje się łatwiejsze, bo zaczynamy budować relacje.– To również przestrzeń do utrzymywania relacji między naszymi instytucjami i wyłapywania tego, co gdzie dobrze działa, żeby móc to później pokazywać innym.
– mówi Kamil Rodzik, zastępca dyrektora Służby Cywilnej w KPRM.
Relacje to nie dodatek
Nie można ich odkładać na później. W dzisiejszym świecie to jeden z kluczowych czynników sukcesu. Skuteczność nie wynika tylko z procedur, ale z tego, jak ludzie ze sobą współpracują. Relacje wymagają czasu, uwagi i świadomego zaangażowania, ale są tego warte, bo to one przekładają się na realne wyniki. Jak podkreślono w tym odcinku Bridge Talk, towarzyszą im cztery „R”: Relationships, Rules, Rituals, Routines.
Relacje potrzebują reguł, rytuałów i rutyn, które pomagają je pielęgnować. Bez codziennych drobnych działań, bez przestrzeni do spotkań, bez świadomie budowanych nawyków relacje zanikają. A to właśnie one są podstawą tego, jak działają zespoły i jak funkcjonuje organizacja. Zaopiekowany człowiek to dobrze wykonane zadanie. Dobrze wykonane zadanie to zadowolony przełożony. Zadowolony przełożony to zadowolony obywatel. To proste zależności, które jednak bywają trudne do wdrożenia, jeśli w codziennej pracy brakuje uważności na ludzi. Właśnie dlatego warto zaczynać od relacji – to one są fundamentem skutecznego działania i długofalowych efektów.
