Nowe biuro, nowe wyzwania.

Jak gładko przejść przez proces tworzenia przestrzeni, która odpowie na potrzeby firmy i zmieniającego się świata?

Obecnie, przynajmniej na kilka tygodni, pracownicy biurowi zostali, wszędzie, gdzie to tylko możliwe, przesunięci na tryb ‘home office’. W dłuższej perspektywie, aktualna sytuacja epidemiologiczna na trwałe zmieni nasz sposób organizacji obowiązków zawodowych i przestrzeni pracy. Dlatego firmy przenoszące się w nowe miejsca, będą stawać przed jeszcze większym niż dotychczas wyzwaniem zarządzenia zmianą. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku organizacji, które od lat pozostają w jednej lokalizacji i potrzebują odświeżenia oraz dostosowania do nowych uwarunkowań. Jak sobie poradzić z procesem zmiany, żeby osiągnąć zamierzony efekt i zmieścić się w ramach czasowych czy budżetowych? Podpowiadamy praktyczne rozwiązania do zastosowania bez względu na wielkość biura czy ilość zatrudnianych pracowników.

Ostatnie tygodnie pokazały, że dynamicznie zmieniający się rynek biurowy czekają dalsze intensywne modyfikacje. Jak prognozuje JLL [1], także w długim terminie zarysuje się wyraźny wzrost roli pracy zdalnej, ale nie spowoduje to odejścia firm od najmu powierzchni biurowych. Z pewnością na znaczeniu zyskają wszystkie rozwiązania technologiczne umożliwiające współpracę w trybie on-line. Jednocześnie pracodawcy będą poszukiwać nieruchomości wysokiej jakości w celu lepszego zapewnienia bezpiecznego i zdrowego miejsca pracy.A przy planowaniu nowych biur położą jeszcze większy nacisk na optymalizacje powierzchni, jej elastyczność oraz wspieranie efektywności. Proces planowania i przygotowania odpowiednio dostosowanych miejsc pracy od dawna wiąże się ze sporym wysiłkiem ze strony pracodawców, który teraz zdaję się jeszcze zwiększać. O czym warto pomyśleć i jak się ustrzec błędów – podsuwamy kilka porad.

1. Projekt biura zaczyna się i kończy na ludziach

Czas, koszty, zarządzenie pracami wykończeniowymi czy remontem i przeprowadzką — to ważne elementy procesu zmiany lokalizacji firmy. Jednak już na samym początku, wybierając powierzchnię i później szykując z architektami projekt, warto przede wszystkim zapytać o zdanie pracowników, czyli docelowych użytkowników nowej przestrzeni. Na część pytań oczywiście potrafią tu odpowiedzieć sami zarządzający. Wiedząc, jaka jest kultura pracy w firmie, potrafią wskazać czy więcej jest działań zespołowych, czy indywidualnych, w jakim stopniu określone zadania wymagają pełnego skupienia w ciszy, itd. A może potrzeba bardzo elastycznej przestrzeni z zastosowaniem rozwiązań i mebli typu flex, pozwalających na szybką zmianę aranżacji ustawienia w zależności od potrzeb. Jednak to sami pracownicy są najlepszym źródłem wiedzy o tym, jakie niestandardowe rozwiązania będą dla nich pomocne i sprawią, że poczują się w biurze po prostu u siebie.

Ergonomia i komfort pracy są ważne dla każdego z nas, ale warto też poznać, na etapie projektowania, zwyczaje zespołu, który będzie korzystał z danej powierzchni. Na przykład dla naszego klienta Reino Partners zaprojektowaliśmy wygodną, otwartą kuchnię z częścią jadalną. Przy dużym, drewnianym stole zmieszczą się wszyscy. A pracownicy Reino mają taką tradycję, że robią wspólne obiady — niektóre osoby lubią gotować dla wszystkich.

Danuta Barańska, Creative Director w Tétris

Trudna lekcja, jaką jest zagrożenie ze strony szybko rozprzestrzeniającego się wirusa, uwidoczniła również wyzwania związane z bezpieczeństwem, także mikrobiologicznym, miejsc pracy. Dlatego w nadchodzącym czasie z pewnością duży nacisk zostanie położony na rozwój systemów zarządzania budynkami także pod tym względem. W zakres projektowania przestrzeni wejdą np. sensory i urządzenia do analizy składu powietrza czy też rozpoznawania stanu psychofizycznego przebywających w biurze osób.

2. Mamy super projekt, ale nie ma nam kto go wykonać w zakładanym terminie

Coraz częściej firmy planujące remont czy wykończenie nowej powierzchni biurowej, borykają się z brakiem wykonawców praktycznie w każdej dziedzinie. Przy długich terminach proponowanych przez specjalistów i koniecznością zaplanowania także zamówień i dostaw, samodzielna koordynacja prac przyprawia działy logistyczne przedsiębiorstw o zawrót głowy. Dlatego znacznie chętniej zarówno zarządzający nieruchomością, jak i najemcy, oddają prowadzenie projektu wykończenia biura w całości firmom fit-outowym.

Dzięki temu, że od lat specjalizujemy się w projektach Design + Build, poza zespołem architektów i designerów, mamy własne ekipy i zaufanych podwykonawców prac budowlanych i wykończeniowych. Od samego początku otwarcie komunikujemy inwestorom wszelkie kwestie mające wpływ na proces wykończenia biura. Starannie planujemy działania i harmonogram, żeby dostarczyć gotową powierzchnię zgodną z oczekiwaniem klienta.

Krzysztof Marszałek, Senior Project Manager w Tétris

3. Oczekiwania Vs. realizacja — kiedy najczęściej pojawia się rozdźwięk i jak temu zaradzić?

Często firmy wybierając projekt biura, skupiają się przede wszystkim na jego walorach estetycznych i funkcjonalnych, mniej uwagi poświęcając weryfikacji kosztorysu. Indywidualne rozwiązania, niestandardowe kształty i połączenia — takie elementy dają niepowtarzalny efekt i nadają klimat wnętrzu. Wydaje się, że najemca danej powierzchni właśnie takiego projektu szukał. Natomiast przy realizacji, na etapie budżetowania i wycen — czyli tzw. value engineering — widząc koszty, postanawia zmniejszyć budżet. A teoretycznie najprościej jest oszczędzić na takich elementach jak rozwiązania poprawiające akustykę czy dekoracje. Kiedy jednak firma zaczyna faktycznie pracować w nowym biurze, okazuje się, że pracownicy nie są do końca zadowoleni. A celem zmiany było podniesienie poczucia ich komfortu. Dlatego zawczasu lepiej jest poświęcić czas i uwagę na staranne budżetowanie i dobór projektu pod kątem możliwości tak, aby później nie ponosić dodatkowych kosztów na zmiany w trakcie użytkowania.

4. Koszty znacznie przekraczają plan

Na przekroczenia zakładanego budżetu przy realizacji powierzchni biurowej wpływ może mieć wiele czynników, nad którymi, bez szczegółowego podejścia i dobrego planowania, ciężko jest zapanować. Dlatego Tétris pracując z klientami w systemie Design + Build proponuje przede wszystkim prace w systemie otwartej książki, na zamkniętym, z góry ustalonym budżecie. Wymaga to mocnego zaangażowania klienta na etapie planowania poszczególnych wartości w procesie value engineering. Chodzi o to, aby ustalona kwota końcowa była realna, a wybrane rozwiązania znajdowały odzwierciedlenie w projekcie i były zgodne z oczekiwaniami klienta co do efektu. Wtedy ewentualne zmiany ostatecznych kosztów mogą wynikać jedynie z modyfikacji wprowadzonych przez klienta już na etapie realizacji.

Urządzanie nowej siedziby firmy to szansa na stworzenie bardziej komfortowych, stymulujących kreatywność czy efektywność warunków do pracy dla całego zespołu. Wiąże się to jednak ze sporym wysiłkiem ze strony organizacji. Dziś do wyzwań dołączyła konieczność zmierzenia się firm z mikrobiologicznym zagrożeniem na skalę, jakiej nie doświadczyły współczesne społeczeństwa. Dlatego najemcy w coraz większym stopniu polegają na doświadczeniu i wsparciu ze strony zarządców nieruchomości oraz wyspecjalizowanych w projektach fit-out firm, takich, jak Tétris, który posiada zarówno zespół architektów, project managerów jak i kosztorysantów oraz siatkę sprawdzonych podwykonawców.           

 [1] Raport: COVID-19: Real estate implications, JLL