NAJBARDZIEJ KOSZTOWNE BŁĘDY W EXCELU I JAK JE WYELIMINOWAĆ

17 października, w Dzień Arkusza Kalkulacyjnego, warto przypomnieć, że najprostsze narzędzia potrafią być zarówno największym sprzymierzeńcem, jak i źródłem poważnych strat. W świecie finansów firmowych, gdzie tysiące decyzji opiera się na danych z arkuszy, nawet drobny błąd w formule może kosztować przedsiębiorstwo setki tysięcy złotych.

Marta Kobińska, ekspertka finansowa i właścicielka marki Create the Flow, tłumaczy, jak uporządkować procesy i korzystać z Excela w sposób, który zwiększa bezpieczeństwo finansowe firm z sektora MŚP.

Arkusz, który potrafi pomóc — i zaszkodzić

Arkusz kalkulacyjny to potężne narzędzie – ale bez zasad wersjonowania, testów i standaryzacji staje się bombą z opóźnionym zapłonem. CFO to osoba, która nie tylko odczyta liczby, ale zmieni
je w działający plan.

– mówi Marta Kobińska.

W praktyce oznacza to, że wiele błędów popełnianych w małych i średnich firmach nie wynika ze złych intencji, lecz z braku procedur. Raport PARP „Stan sektora MŚP w Polsce 2025” wskazuje, że aż 72% małych firm nie ma sformalizowanego procesu raportowania finansowego, a w ponad połowie z nich dane przechowywane są w rozproszonych arkuszach bez wersjonowania. To realne ryzyko — bo błędne założenia lub formuły mogą wpływać na decyzje inwestycyjne, planowanie kosztów czy zdolność kredytową.

Najczęstsze błędy w arkuszach finansowych

Z doświadczeń ekspertki wynika, że błędy w arkuszach firmowych mają często te same źródła:

• Brak kontroli wersji – różne wersje budżetu krążą po firmie, a decyzje podejmowane są
  na podstawie nieaktualnych danych.
• Ręczne wpisy i kopiuj–wklej – źródło błędów logicznych i literówek, które mogą całkowicie zaburzyć wyniki.
• Niespójne założenia w scenariuszach – prognozy oparte na różnych danych wejściowych, które trudno porównać; to klasyczne „porównywanie jabłek z gruszkami”.
• Brak walidacji danych wejściowych – nieprawidłowe prognozy przychodów lub kosztów, które prowadzą do błędnych decyzji biznesowych.

Błąd w arkuszu nie zawsze jest widoczny od razu, a ich  skutki mogą się ujawnić dopiero po kilku miesiącach, gdy płynność zaczyna się kurczyć, a budżet przestaje się spinać.

– zauważa Marta Kobińska.

 
Jak efektywnie korzystać z Excela i narzędzi wspierających

Odpowiedzią nie jest rezygnacja z Excela, lecz jego świadome wykorzystanie. Marta Kobińska podkreśla, że kluczem jest standaryzacja i automatyzacja procesów:

• Szablony i makra – budżety oparte na gotowych modelach z wbudowaną walidacją i opisem założeń pozwalają uniknąć błędów w formułach i interpretacji danych.
• Single source of truth – jedno źródło danych, np. integracja arkuszy z systemem ERP, CRM lub bankowością elektroniczną. Eliminuje to ręczne kopiowanie i ryzyko duplikacji.
• Automatyzacja raportowania – regularne dashboardy cash flow aktualizowane codziennie, tygodniowo lub miesięcznie. Można zacząć od prostych rozwiązań w Power Query, a następnie przejść do narzędzi BI.
• Proces przeglądu (peer review) – każda kluczowa analiza powinna być weryfikowana przez drugą osobę lub zatwierdzana przez CFO. To prosty sposób na wyłapanie błędów, zanim staną się kosztowne.

Od liczb do decyzji

CFO to nie tylko liczby – to procesy. Jego zadaniem jest wdrożenie standardów raportowania, automatyzacja i szkolenie zespołu. Dzięki temu arkusz staje się fundamentem decyzji, a nie źródłem ryzyka.

– mówi Marta Kobińska.

Jak dodaje, dobrze wdrożony system raportowania pozwala nie tylko uniknąć błędów, ale też znacząco skraca czas przygotowania analiz i zamknięcia miesiąca. Firmy, które zautomatyzowały raporty finansowe, reagują na zmiany płynności nawet o 40% szybciej niż konkurencja (dane z raportu Business in Małopolska 2025).

W obecnych realiach – gdy przedsiębiorcy zmagają się z presją kosztową, opóźnieniami w płatnościach i trudniejszym dostępem do finansowania – ta przewaga czasowa może decydować o utrzymaniu płynności.

Wnioski dla liderów MŚP

Dzień Arkusza Kalkulacyjnego to przypomnienie, że Excel jest narzędziem nie tylko dla księgowych,
ale dla całego zarządu. Gdy dane są spójne, procesy kontrolowane, a decyzje oparte na faktach, firma działa z większą pewnością i odpornością.

Dobrze zarządzony arkusz to nie tabelka — to mapa firmy. Pokazuje, dokąd zmierzamy i gdzie trzeba reagować. W dobie niepewności to jeden z najtańszych i najskuteczniejszych sposobów na bezpieczeństwo finansowe.

– podsumowuje ekspertka Create the Flow.

---