KSEF: WSPÓŁPRACA Z BIUREM RACHUNKOWYM – PRZEWODNIK MANAGERA

in Office News, Slider News, Zarządzanie 21 stycznia 2026

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to nie tylko zmiana technologiczna, ale przede wszystkim rewolucja w procesach biznesowych. Dla sektora MŚP, gdzie rola managera biura często łączy administrację, finanse i operacje, kluczowe staje się wypracowanie nowego modelu partnerstwa z zewnętrznym biurem rachunkowym.

Oto kompleksowe spojrzenie na to, jak powinna wyglądać ta współpraca, aby przejście na faktury ustrukturyzowane było bezbolesne i efektywne.

Czego Manager powinien oczekiwać i wymagać od biura księgowego?

Biuro rachunkowe w dobie KSeF przestaje być tylko „odbiorcą dokumentów”, a staje się doradcą procesowym. Jako Manager masz prawo oczekiwać:

Audytu gotowości: Biuro powinno przeanalizować Twoje obecne procesy i wskazać „wąskie gardła” (np. faktury proforma, załączniki do faktur, obieg gotówkowy).
Wsparcia merytorycznego w zakresie uprawnień: Jasnej instrukcji, kto w firmie powinien otrzymać uprawnienia do KSeF i jak je nadać (np. poprzez formularz ZAW-FA).
Definicji formatu danych: Wytycznych dotyczących pól opcjonalnych w strukturze XML, które są kluczowe dla poprawnego zaksięgowania kosztów w Twojej branży.
Ustalenia procedur awaryjnych: Jasnego planu działania na wypadek awarii KSeF lub braku dostępu do Internetu (tzw. tryb offline).

Obowiązki po stronie Managera i Właściciela firmy

KSeF przenosi odpowiedzialność za poprawność danych „na wejściu” bezpośrednio na przedsiębiorcę. Twoje kluczowe zadania to:

Zarządzanie uprawnieniami: Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wystawianie i odbiór faktur oraz nadanie im odpowiednich ról w systemie.
Weryfikacja danych kontrahentów: KSeF nie wybacza błędów w NIP-ie. Konieczne jest uporządkowanie bazy danych w systemie ERP/fakturowym.
Wdrożenie wewnętrznego obiegu akceptacji: Faktura w KSeF jest uznana za wystawioną w momencie nadania jej numeru przez system Ministerstwa Finansów. Nie ma możliwości jej „cofnięcia” czy „anulowania” w tradycyjnym sensie – każda pomyłka wymaga korekty.
Archiwizacja wizualizacji: Choć system przechowuje pliki XML przez 10 lat, Manager musi zadbać o czytelną formę prezentacji tych danych dla pracowników nietechnicznych (np. PDF z kodem QR).

W tradycyjnym modelu biuro rachunkowe otrzymuje faktury (papierowe lub PDF) z opóźnieniem. W systemie KSeF faktura staje się dokumentem księgowym w momencie jej zatwierdzenia przez serwery Ministerstwa Finansów. To zmienia wszystko.

Problem załączników i dodatkowych informacji

KSeF przyjmuje tylko pliki w formacie XML o bardzo sztywnej strukturze. System nie pozwala na dołączanie plików (PDF, specyfikacji, protokołów odbioru).

Wyzwanie: Jak dostarczyć kontrahentowi specyfikację do faktury?
Rozwiązanie: Musisz ustalić z biurem, czy specyfikacje będą wysyłane osobnym mailem, czy będziesz korzystać z linków do chmury umieszczanych w polu tekstowym faktury KSeF.

Zarządzanie walutami i kursami NBP

Przy fakturach walutowych KSeF narzuca specyficzne zasady dotyczące przeliczeń.

Wyzwanie: Data wystawienia faktury w KSeF (data nadania numeru KSeF) może różnić się od daty, którą planowałeś. To może wpłynąć na kurs waluty.
Oczekiwanie od biura: Jasna instrukcja, jak wystawiać faktury walutowe, by uniknąć różnic kursowych wynikających z opóźnień w procesowaniu systemu.

Zmiana w korektach i notach korygujących

To jedna z największych rewolucji. W KSeF nie istnieją noty korygujące (wystawiane przez nabywcę). Każdy błąd na fakturze (nawet literówka w nazwie) musi być naprawiony poprzez fakturę korygującą wystawioną przez sprzedawcę.

Rola Managera: Musisz wdrożyć procedurę weryfikacji danych kontrahenta przed wystawieniem faktury, aby zminimalizować liczbę korekt, które teraz będą bardziej pracochłonne.

Alternatywne metody pracy z fakturami (Poza ERP)

Jeśli Twoja firma nie posiada zaawansowanego systemu ERP, nie jesteś skazany na ręczne wpisywanie danych do portalu rządowego. Możesz rozważyć:

Systemy klasy VMS/Workflow: Narzędzia do elektronicznego obiegu dokumentów, które „rozmawiają” z KSeF. Pozwalają one na akceptację merytoryczną faktury kosztowej, zanim trafi ona do księgowania.

Platformy faktoringowe i płatnicze: Wiele nowoczesnych systemów do płatności masowych integruje się z KSeF, pozwalając na automatyczne opłacanie faktur, które właśnie wpłynęły do systemu.

Wtyczki do przeglądarek i proste aplikacje mobilne: Idealne dla firm z małą liczbą faktur, pozwalające na szybkie wystawienie dokumentu z poziomu smartfona z natychmiastową wysyłką do KSeF.

Ważne: Alternatywą nie jest „niekorzystanie z KSeF” (gdy stanie się obowiązkowy), ale sposób, w jaki łączymy się z bramką rządową. Faktury papierowe i PDF-y (poza wyjątkami) znikną z obrotu B2B.

Checklist: Spotkanie z Biurem Rachunkowym ws. KSeF

Ta lista pozwoli Ci przejąć inicjatywę i upewnić się, że obie strony wiedzą, co robić.

I. Uprawnienia i Dostęp (Kwestie Formalne)

[ ] Kto w naszej firmie składa formularz ZAW-FA (zgłoszenie osób uprawnionych)?
[ ] Czy biuro rachunkowe potrzebuje uprawnień „do odczytu” (podgląd faktur), czy również do ich wystawiania w naszym imieniu?
[ ] Czy korzystamy z pieczęci elektronicznej (dla osób prawnych), czy z Profilu Zaufanego/podpisu kwalifikowanego właściciela?

II. Technologia i Oprogramowanie

[ ] Czy nasze obecne oprogramowanie do fakturowania posiada aktywną integrację z API KSeF?
[ ] Czy biuro rachunkowe będzie pobierać faktury bezpośrednio z systemu KSeF, czy mamy je przesyłać dodatkowo do ich systemu (np. Saldeo, Scanye)?
[ ] Jak będziemy zarządzać fakturami od podmiotów zagranicznych (które nie są w KSeF) oraz fakturami B2C (dla osób prywatnych)?

III. Procesy Wewnętrzne i Obieg Dokumentów

[ ] Jaką procedurę przyjmujemy w przypadku awarii KSeF po stronie Ministerstwa (tryb offline)?
[ ] W jaki sposób będziemy dostarczać do faktur załączniki (opisy, protokoły), których KSeF nie obsługuje?
[ ] Kto w firmie odpowiada za weryfikację merytoryczną faktur zakupowych, które biuro pobierze z KSeF (aby nie księgować faktur błędnych lub „wyłudzeń”)?

IV. Finanse i Rozliczenia

[ ] Jakie pola opcjonalne w pliku XML (np. numer zamówienia, numer projektu) są niezbędne biuru do sprawnego księgowania?
[ ] Czy zmieniamy terminy wystawiania faktur, aby uniknąć problemów z datą ujęcia w rejestrach VAT (tzw. „zasada daty wysyłki”)?
[ ] Czy biuro planuje aktualizację cennika usług w związku z obsługą KSeF?

Jak przygotować firmę krok po kroku?

Przygotowania warto zacząć już teraz, nie czekając na ostatnią chwilę przed ustawowym terminem.

Mapowanie procesów: Wypisz wszystkie miejsca, gdzie w firmie powstaje faktura (sprzedaż, marketing, magazyn).
Przegląd oprogramowania: Skontaktuj się z dostawcą Twojego systemu do fakturowania i zapytaj o gotowość na integrację z KSeF.
Szkolenie zespołu: Pracownicy muszą zrozumieć, że data wystawienia faktury to teraz data jej wysyłki do serwerów MF, a nie data kliknięcia „zapisz”.
Ustalenie komunikacji z Biurem: Ustalcie, czy biuro będzie pobierać faktury bezpośrednio z KSeF, czy nadal oczekuje od Was przesyłania zestawień pomocniczych w celu weryfikacji merytorycznej.
Testy na środowisku Demo: Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe. Warto tam „na sucho” wystawić kilka faktur.

Modelowa współpraca przy KSeF opiera się na partnerstwie i technologii. Manager staje się „strażnikiem jakości danych”, a biuro rachunkowe „analitykiem i kontrolerem procesów”. Dobrze wdrożony KSeF to w perspektywie czasu mniej błędów, szybszy obieg dokumentów i brak konieczności ręcznego przepisywania faktur kosztowych.