Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Nowe przepisy o mobbingu i równym traktowaniu już obowiązują. W styczniu 2027 r. dojdą zasady pracy podczas upałów. Office manager może pomóc w obu obszarach: zadbać o dostęp pracowników do aktualnych informacji, skoordynować przygotowanie procedur z HR i BHP oraz ustalić z zarządcą budynku, jak zareagować, gdy w biurze zrobi się za gorąco.
Stan prawny na 13 listopada 2026 r.
Trzy daty do wpisania w harmonogram
Od 5 listopada 2026 r. Obowiązują nowe przepisy o mobbingu i równym traktowaniu. Sprawdź dostęp do aktualnych przepisów i sposób przyjmowania zgłoszeń.
Od 11 stycznia 2027 r. Wchodzą w życie przepisy o pracy podczas upałów. Ustal z BHP i zarządcą budynku, jak biuro zareaguje na przekroczenie progów temperatury.
5 maja 2027 r. Upływa termin dostosowania regulaminów przez pracodawców objętych tym obowiązkiem. Zaplanuj z wyprzedzeniem uzgodnienia i ogłoszenie dokumentu.
1. Ustal, kto podejmuje decyzje
Za stan BHP odpowiada pracodawca, również wtedy, gdy korzysta z usług zewnętrznego specjalisty. Office manager, który faktycznie kieruje pracownikami, ma także własne obowiązki z art. 212 Kodeksu pracy, m.in. w zakresie organizacji bezpiecznej pracy i egzekwowania zasad BHP.
Ustal podział zadań na jednym spotkaniu. Pracodawca zatwierdza decyzje i budżet. HR z prawnikiem przygotowuje regulacje i organizuje obsługę zgłoszeń. Specjalista BHP pomaga ocenić zagrożenia i dobrać środki ochrony. Administracja koordynuje sprawy lokalowe, serwis i kontakt z zarządcą budynku. Wskaż osobę, do której trafiają problemy wymagające decyzji pracodawcy.
Za naruszenia objęte art. 283 § 1 Kodeksu pracy sąd może wymierzyć grzywnę od 2 000 do 60 000 zł. Przy ustalaniu odpowiedzialności znaczenie mają faktyczna rola danej osoby, zakres jej obowiązków i konkretne naruszenie.
2. Udostępnij aktualne przepisy o równym traktowaniu
Sprawdź z HR, co pracownicy widzą na tablicach ogłoszeń, w intranecie i w materiałach wdrożeniowych. Art. 94¹ Kodeksu pracy wymaga udostępnienia tekstu przepisów o równym traktowaniu w sposób dostępny dla załogi. Pracodawca może użyć przyjętego w firmie kanału. Przepis nie wymaga indywidualnych podpisów. Dla celów organizacyjnych warto zapisać datę udostępnienia i wersję materiału.
Nowelizacja wyraźnie obejmuje m.in. dyskryminację przez założenie, gdy pracownik jest gorzej traktowany z powodu błędnie przypisanej mu cechy, oraz przez skojarzenie, gdy powodem jest jego związek z osobą, której ta cecha dotyczy. Ochrona przed odwetem obejmuje również pracowników, którzy udzielili wsparcia pracownikowi korzystającemu z uprawnień. Ustawowy wyjątek dotyczy pracownika korzystającego z uprawnień lub pracownika wspierającego, jeśli wiedział, że nie doszło do naruszenia prawa pracy.
3. Uporządkuj procedurę antymobbingową
Kodeks pracy definiuje mobbing jako uporczywe nękanie, które się powtarza, nawraca lub ma charakter stały. Pojedynczy incydent może naruszać inne prawa pracownika i wymagać reakcji. Do dochodzenia zadośćuczynienia z tytułu mobbingu nie trzeba wykazywać rozstroju zdrowia. Ustawowe minimum zadośćuczynienia wynosi sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia. Pracownik może również wybrać dochodzenie odszkodowania.
Nowe przepisy obejmują również uporczywe nękanie i wielokrotne naruszenia zasady równego traktowania, które rozpoczęły się przed 5 listopada 2026 r. i trwały po tej dacie.
Każdy pracodawca ma systematycznie zapobiegać mobbingowi, wykrywać go i reagować na zgłoszenia, podejmować działania naprawcze oraz wspierać osoby dotknięte mobbingiem. Firmy zatrudniające co najmniej 10 pracowników powinny sprawdzić, czy układ zbiorowy lub regulamin pracy określa wymagane reguły, procedury i częstotliwość działań. Zakres obejmuje ochronę godności i innych dóbr osobistych, równe traktowanie, przeciwdziałanie dyskryminacji oraz mobbingowi. W razie potrzeby pracodawca dostosowuje regulamin pracy albo wydaje odrębny regulamin.
Odrębny regulamin uzgadnia się ze związkami zawodowymi, a przy ich braku z przedstawicielami pracowników. Ustawa przewiduje tryb ustalenia treści, jeśli nie dojdzie do porozumienia w ciągu 30 dni od przedstawienia projektu. W harmonogramie uwzględnij również, że regulamin wchodzi w życie po upływie dwóch tygodni od podania go do wiadomości pracowników.
Sprawdź z HR, dokąd trafia zgłoszenie, gdy dotyczy przełożonego lub osoby z HR. Ustal zasady poufności i terminy kontaktu ze stronami. Przy wdrożeniu można zaplanować szkolenie dla nowych pracowników i coroczny przegląd procedury jako rozwiązania organizacyjne dopasowane do firmy.
4. Przygotuj wynajmowane biuro na upały
Od 11 stycznia 2027 r. przy typowej pracy biurowej przekroczenie 28°C z powodu warunków atmosferycznych wymaga zastosowania odpowiednich rozwiązań technicznych lub organizacyjnych. Powyżej 35°C z tej samej przyczyny co do zasady nie można wykonywać pracy w danym pomieszczeniu. Rozporządzenie przewiduje wyjątki.
Przejdź z BHP przez najbardziej nasłonecznione pomieszczenia. Ustal miejsca pomiarów, sposób zapisywania odczytów i osobę, która reaguje po przekroczeniu progu. Z zarządcą budynku uzgodnij terminy serwisu chłodzenia, możliwość montażu osłon oraz tryb zgłaszania awarii. Sprawdź, do których chłodniejszych pomieszczeń można w razie potrzeby przenieść zespół.
Jeżeli pracodawca wybiera rozwiązania organizacyjne, ustala je po konsultacji w ramach komisji BHP. Gdy komisji nie powołano, stosuje tryb konsultacji z art. 237¹¹ᵃ Kodeksu pracy i zasięga opinii lekarza sprawującego profilaktyczną opiekę nad pracownikami. Następnie informuje załogę o ustalonych zasadach.
Jeśli administracja organizuje także pracę fizyczną lub na zewnątrz
Gdy temperatura z powodu pogody przekroczy 25°C, działania ochronne są wymagane przy pracach na zewnątrz oraz przy pracach o określonym wydatku energetycznym w pomieszczeniu. Dla takich prac fizycznych na zewnątrz próg wstrzymania pracy wynosi ponad 32°C, z uwzględnieniem wyjątków. Kryterium wysiłku to wydatek ponad 1 500 kcal u mężczyzn lub 1 000 kcal u kobiet w ciągu zmiany. Kwalifikację stanowisk ustal z BHP.
5. Zaplanuj wydatki i zapisz, co wykonano
W budżecie uwzględnij przegląd regulacji, szkolenia, obsługę zgłoszeń i przygotowanie biura na upały. Przed zakupem oprogramowania do zgłoszeń lub modernizacją chłodzenia ustal, czego firma potrzebuje i które zadania może wykonać własnymi siłami.
Przy każdym zadaniu wpisz osobę odpowiedzialną, termin, koszt i potwierdzenie wykonania. W zależności od zadania może to być aktualna informacja dla pracowników, ogłoszony regulamin, zapis konsultacji albo protokół serwisu. Jeśli dojdzie do wstrzymania pracy, administracja powinna odnotować okoliczności, a rozliczenie pozostawić HR zgodnie z art. 81 Kodeksu pracy.
Checklista przed kontrolą PIP
- Czy wiadomo, kto podejmuje decyzje i kto koordynuje działania HR, administracji i BHP?
- Czy każdy pracownik ma dostęp do aktualnych przepisów o równym traktowaniu?
- Czy zgłoszenie można przekazać także wtedy, gdy dotyczy osoby obsługującej zwykły kanał?
- Czy w harmonogramie regulaminu uwzględniono uzgodnienia i dwa tygodnie od ogłoszenia?
- Czy wiadomo, kto sprawdza temperaturę, gdzie można przenieść zespół i kto kontaktuje się z zarządcą budynku?
