Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Współczesne biuro coraz rzadziej jest przestrzenią zaprojektowaną dla jednego, powtarzalnego modelu pracy. W ciągu jednego dnia ta sama sala może być miejscem spotkania zespołu, szkolenia, warsztatu albo większego wydarzenia, a przestrzeń wspólna może przeobrazić się w miejsce integracji czy nieformalnej pracy. Elastyczność nie oznacza więc wyłącznie mobilnych mebli i ruchomych ścian. To sposób myślenia o architekturze, która powinna być gotowa na zmianę, zanim ta jeszcze nastąpi.
Przestrzeń projektowana na zmianę
Przez lata biuro było projektowane przede wszystkim jako suma konkretnych funkcji: stanowisk pracy, gabinetów, sal konferencyjnych, kuchni czy recepcji. Dziś taki podział coraz częściej okazuje się zbyt sztywny. Zmienia się nie tylko liczba osób korzystających z biura, ale także sposób, w jaki zespoły pracują, spotykają się i wykorzystują wspólną przestrzeń. Organizacja może się rozwijać, łączyć zespoły, zmieniać model pracy albo potrzebować miejsca na wydarzenia, szkolenia i warsztaty, dlatego dobrze zaprojektowane biuro powinno być przygotowane na więcej niż jeden scenariusz użytkowania.
Elastyczność nie powinna być dodatkiem do projektu, który został już zaplanowany. Powinna być jednym z jego założeń od samego początku. Projektujemy dziś przestrzenie, których nie da się do końca przewidzieć, ponieważ nie wiemy, jak dokładnie będą funkcjonowały za trzy, pięć czy dziesięć lat. Dlatego zamiast projektować biuro pod jeden model pracy, warto stworzyć jego architektoniczny potencjał do kolejnych zmian.
– mówi architekt Barnaba Grzelecki, właściciel BIT CREATIVE.
To podejście oznacza odejście od przestrzeni przypisanej na stałe do jednej czynności. W praktyce może oznaczać sąsiadujące ze sobą strefy o różnych stopniach prywatności, sale konferencyjne, które można łączyć lub dzielić, mobilne wyposażenie, lekkie przegrody, różnorodne miejsca do pracy indywidualnej i zespołowej, a także odpowiednio zaplanowaną infrastrukturę techniczną. Istotny staje się również płynny przepływ użytkowników, dzięki któremu przestrzeń nie tworzy niepotrzebnych barier i pozwala swobodnie zmieniać sposób jej wykorzystywania.
Nie tylko przesuwane ściany
Elastyczność łatwo sprowadzić do katalogu konkretnych rozwiązań: stołów na kółkach, składanych krzeseł czy mobilnych ścianek. Tymczasem jej najważniejszy wymiar jest znacznie bardziej architektoniczny. Chodzi o takie rozplanowanie przestrzeni, aby poszczególne funkcje mogły częściowo się przenikać, a pomieszczenia nie były projektowane wyłącznie do jednego celu.
Dobrym przykładem są sale konferencyjne, które dzięki mobilnym meblom i możliwości zmiany układu mogą służyć zarówno codziennym spotkaniom kilku osób, jak i większemu szkoleniu czy wydarzeniu firmowemu. Podobnie strefa wejściowa może pełnić funkcję reprezentacyjnej recepcji, poczekalni, miejsca spotkań z klientami, a w określonych sytuacjach również przestrzeni eventowej. W takim podejściu ważna staje się nie tylko sama aranżacja, ale również infrastruktura: dostęp do zasilania, technologia umożliwiająca prowadzenie spotkań hybrydowych, akustyka czy możliwość szybkiej rekonfiguracji wyposażenia.
Najciekawsze przestrzenie biurowe nie są tymi, w których wszystko ma jednoznacznie przypisaną funkcję. Ich wartość polega na tym, że potrafią zmieniać się razem z użytkownikami. Sala może rano służyć do pracy zespołowej, po południu do szkolenia, a wieczorem stać się miejscem wydarzenia. Z punktu widzenia architekta oznacza to projektowanie nie tylko przestrzeni, ale również jej możliwych scenariuszy.
– zauważa architekt Barnaba Grzelecki, właściciel pracowni BIT CREATIVE.
Elastyczność zaczyna się od różnorodności
Jednym z ważniejszych elementów elastycznego biura jest różnorodność miejsc pracy. Nie każdy użytkownik potrzebuje w danym momencie tego samego środowiska: raz konieczna jest koncentracja i cisza, innym razem współpraca kilku osób, szybka rozmowa czy możliwość pracy w mniej formalnym otoczeniu. Dlatego współczesne biura coraz częściej łączą otwarte stanowiska z kameralnymi pokojami, budkami telefonicznymi, małymi salkami spotkań, strefami lounge i miejscami przeznaczonymi do pracy indywidualnej.
Takie zróżnicowanie ma również znaczenie dla dobrostanu i neuroróżnorodności. Przestrzeń nie narzuca jednego sposobu funkcjonowania, ale pozwala użytkownikowi wybrać środowisko odpowiadające aktualnemu zadaniu i własnym preferencjom. W projekcie GN Polska BIT CREATIVE połączyło otwarte przestrzenie zespołowe z kameralnymi pokojami do pracy, strefami wyciszenia i przestrzeniami przeznaczonymi do integracji. Z kolei w biurze KRUK różnorodność funkcji została uzupełniona o rozwiązania wspierające ergonomię, ruch i koncentrację.
Nie chodzi o to, żeby stworzyć jak najwięcej różnych pomieszczeń. Ważniejsze jest zrozumienie, jak ludzie rzeczywiście korzystają z przestrzeni i jakie zmiany zachodzą w ciągu dnia. Dobre biuro powinno dawać wybór, ale jednocześnie pozostawać czytelne i intuicyjne.
– mówi architekt Barnaba Grzelecki.
Baker McKenzie: jedna przestrzeń, wiele scenariuszy
Dobrym przykładem takiego podejścia jest nowa siedziba Baker McKenzie w Varso Tower w Warszawie, zaprojektowana przez BIT CREATIVE. Ponad 4000 m² przestrzeni na trzech najwyższych kondygnacjach zostało podzielone tak, aby odpowiadać różnym sposobom pracy i poziomom koncentracji. Obok stref otwartych znalazły się gabinety jedno-, dwu- i trzyosobowe, biblioteka, budki telefoniczne oraz zróżnicowane przestrzenie spotkań.
Szczególnie interesujące z punktu widzenia elastyczności jest rozwiązanie zespołu sal konferencyjnych, z których jedna może być dzielona lub łączona w większą przestrzeń. Dzięki temu ten sam fragment biura może odpowiadać na zupełnie różne potrzeby: od codziennych spotkań po większe wydarzenia. Również strefa wejściowa została pomyślana jako przestrzeń wielofunkcyjna, która płynnie przechodzi od recepcji do miejsca spotkań i wydarzeń. Podobną wielofunkcyjność ma strefa wejściowa, której duża, reprezentacyjna przestrzeń recepcyjna może w zależności od potrzeb pełnić również funkcję miejsca spotkań, prezentacji czy wydarzeń organizowanych dla większej liczby osób. Dzięki temu przestrzeń, która na co dzień wyznacza wejście do biura, może zostać łatwo przekształcona w scenę dla dodatkowych aktywności.
W Baker McKenzie zależało nam na tym, aby przestrzeń nie narzucała jednego sposobu funkcjonowania. Formalne spotkanie, praca wymagająca skupienia, rozmowa w mniejszym gronie czy wydarzenie dla większej liczby osób potrzebują różnych warunków, ale niekoniecznie osobnych, całkowicie niezależnych przestrzeni. Kluczem było stworzenie pomiędzy nimi płynnych przejść.
– komentuje architekt Barnaba Grzelecki.
GN Polska: biuro, które łączy koncentrację, współpracę i wyciszenie
W siedzibie GN Polska w warszawskim Saski Crescent elastyczność została połączona z ideą wielofunkcyjnego, bardziej „udomowionego” środowiska pracy. Na około 2000 m² powstały zarówno otwarte przestrzenie sprzyjające pracy zespołowej, jak i sale konferencyjne o różnych rozmiarach, kameralne pokoje do pracy indywidualnej oraz rozbudowana strefa socjalna. Istotną rolę odgrywa również akustyka: zastosowano m.in. panele PET, filc, sufity z fizeliną, wykładziny z podkładem bitumicznym i akustyczne wyspy sufitowe.
To przykład, w którym elastyczność nie została potraktowana wyłącznie jako możliwość zmiany układu mebli. Różne stopnie prywatności, rozwiązania akustyczne, miejsca do koncentracji i strefy integracji tworzą środowisko, które może odpowiadać na zmieniające się potrzeby użytkowników w ciągu dnia. W projekcie znalazło się nawet wyciszone pomieszczenie przeznaczone do głębszego relaksu, a całość została uzupełniona rozwiązaniami wspierającymi osoby neuroatypowe.
KRUK: przestrzeń, która może zmieniać się wraz z zespołem
Jeszcze inny wymiar elastyczności pokazuje nowa siedziba KRUK we Wrocławiu. Niemal 6000 m² podzielono na trzy kondygnacje, z których każda otrzymała własną narrację materiałową i kolorystyczną, jednocześnie zachowując spójność całego projektu. W tym przypadku zmienność przestrzeni dotyczy nie tylko jej charakteru, ale również codziennego sposobu użytkowania.
Ważnym rozwiązaniem są sale konferencyjne wyposażone w mobilne meble, dzięki którym można szybko zmieniać ich układ. Mniejsze sale spotkań mają różne charaktery i stopnie formalności, a przestrzenie wspólne zostały uzupełnione o strefę wellness, playroom, akustyczne budki telefoniczne i miejsca przeznaczone do relaksu oraz ruchu. W ten sposób biuro oferuje użytkownikom nie jeden, lecz cały zestaw możliwości korzystania z przestrzeni, zależnie od rodzaju wykonywanego zadania i indywidualnych potrzeb.
Elastyczność jest dziś dla nas przede wszystkim pytaniem o przyszłość. Nie wiemy, jak będzie wyglądał sposób pracy konkretnej organizacji za kilka lat, ale możemy zaprojektować przestrzeń tak, aby nie blokowała tych zmian. Dobre wnętrze biurowe powinno mieć pewien zapas możliwości – funkcjonalny, technologiczny i architektoniczny.
– podsumowuje architekt Barnaba Grzelecki.
Biuro jako infrastruktura dla organizacji
Elastyczność coraz wyraźniej przesuwa więc punkt ciężkości w projektowaniu biur: z pytania „jak ma wyglądać przestrzeń?” na pytanie „jak może działać?”. Estetyka nadal pozostaje istotna, ale równie ważne stają się scenariusze użytkowania, możliwość szybkiej rekonfiguracji, różnorodność środowisk pracy, akustyka, ergonomia oraz infrastruktura pozwalająca przestrzeni reagować na zmiany.
W takim ujęciu biuro przestaje być statycznym tłem dla organizacji, a staje się jej infrastrukturą – miejscem, które może wspierać rozwój zespołu, zmieniające się modele pracy, spotkania, szkolenia, warsztaty i wydarzenia specjalne, bez konieczności każdorazowego projektowania przestrzeni od nowa. To właśnie ta zdolność do adaptacji może okazać się jednym z najważniejszych wyzwań dla architektów projektujących środowiska pracy kolejnych lat.
