Strona główna / Dokumenty w firmie / Wspólne kontrole PIP i GIODO
Wspólne kontrole PIP i GIODO

Wspólne kontrole PIP i GIODO

Efektem porozumienia o współpracy podpisanego przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych (GIODO) i Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) jest zwiększenie częstotliwości oraz rozszerzenie zakresu realizowanych przez te instytucje kontroli. Obie instytucje będą badać zarówno przestrzeganie przepisów kodeksu pracy, jak i poprawność przetwarzania oraz przechowywania danych osobowych. Przewiduje się, że w wyniku zawartego między instytucjami porozumienia liczba kontroli w przedsiębiorstwach sięgnie kilkudziesięciu tysięcy rocznie.

 

Ilość tworzonych i przetwarzanych codziennie informacji jest w dzisiejszych czasach tak duża, a sposób ich wykorzystywania tak różnorodny, że wymusza on zwiększone zapotrzebowanie na ich bezpieczne udostępnianie, efektywne przetwarzanie, przechowywanie zgodnie z określonymi prawnie okresami, lub ewentualne niszczenie wraz z upływem ustawowych okresów przechowywania (np. dokumenty podatkowe przez okres 5 lat, a dokumenty osobowe nawet przez okres 50 lat).

 

W efekcie takiego stanu rzeczy strategicznym wyzwaniem każdego przedsiębiorstwa staje się skuteczna, a jednocześnie zgodna z prawem kompleksowa ochrona wszelkich danych zawierających wrażliwe informacje o przedsiębiorstwie jego pracownikach i/lub klientach. Dlatego do kontroli i nadzoru nad tymi procesami konieczne staje się wdrożenie niezawodnych rozwiązań organizacyjnych i informatycznych.

 

Jak na taką sytuację powinni przygotować się przedsiębiorcy? Jakie działania powinni podjąć, aby uzyskać gwarancję zgodności z obowiązującymi przepisami prawa pracy oraz regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych, a tym samym uniknąć ewentualnych kar?

 

Poniżej przedstawiamy 7 wskazówek, które pomogą w odpowiednim przygotowaniu przedsiębiorstwa do ewentualnej kontroli i uzyskaniu odpowiedniego poziomu zgodności z obowiązującym prawem.

  1. Podstawowym działaniem zmierzającym do wprowadzenia porządku w procesie ochrony danych osobowych jest poznanie aktów prawnych regulujących tę problematykę.
  2. Niezbędne jest opracowanie i wdrożenie dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych osobowych tj.

ü  polityki bezpieczeństwa,

ü  instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych.

  1. Konieczne jest również wyznaczenie osób funkcyjnych, w tym administratora bezpieczeństwa informacji (ABI) nadzorującego przestrzeganie zasad ochrony przetwarzanych danych.
  2. Kolejnym krokiem jest upoważnienie przez administratora bezpieczeństwa informacji (ABI) osób skierowanych do przetwarzania danych osobowych oraz założenie i prowadzenie stosownej ewidencji osób upoważnionych.
  3. Obowiązkowe wprowadzenie systemu zabezpieczeń fizycznych obiektów przedsiębiorstwa oraz dostosowanie struktury informatycznej do przetwarzania danych zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi.
  4. Zapewnienie szkoleń dla osób zajmujących się przetwarzaniem informacji prawnie chronionych.
  5. Dodatkowym elementem, który ułatwi dostosowanie przedsiębiorstwa do wymagań prawnych z zakresu ochrony danych wrażliwych będzie wybór doradcy merytorycznego, który wdroży normę zarządzania bezpieczeństwem informacji ISO 27001 i przygotuje przedsiębiorstwo do certyfikacji na zgodność z normą.

 

Możliwe jest, że z uwagi na wielkość lub wewnętrzną strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa nie dysponują odpowiednim potencjałem lub środkami do wdrożenia wymaganych rozwiązań systemowych mających na celu zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie w ramach outsourcingu z wiedzy i doświadczenia zaufanego partnera,

takiego jak Rhenus Data Office, który już od 12 lat oferuje gotowe rozwiązania w dziedzinie zarządzania dokumentami (informacjami), w tym:

  • kompleksowe przetwarzanie,
  • bezpieczne przechowywanie i udostępnianie oraz
  • profesjonalne niszczenie dokumentów,

gwarantując przy tym pełną zgodność z obowiązującym prawem oraz całkowitą transparentność i skalowalność procesów.

 

Jacek Dudkiewicz

Prezes Zarządu, Rhenus Data Office Polska

rhenus_reklama

Więcej informacji na stronie: www.rhenus-data.pl, infolinia: 801 013 014.

 

 

Napisz komentarz

to liczba komentarzy

Napisz komentarz

Twój adres e-mailowy będzie niewidoczny Required fields are marked *

*

Do góry