Modern Office Manager Informacje dla osób zarządzających w firmie
Które akcesoria stanowią niezbędne wyposażenie każdego biura? Czego nigdy nie powinno zabraknąć nam pod ręką? Kto powinien się troszczyć o wyposażenie biura lub firmy?
W profesjonalnym biurze nigdy nie powinno zabraknąć podstawowych akcesoriów, które znacznie ułatwiają wykonywanie powierzonych obowiązków i umożliwiają właściwą organizację działań. Jeżeli chcemy, aby nasza praca odbywała się w sposób planowy, a w szufladach i na blatach nigdy nie zabrakło przyborów i organizerów, warto skorzystać z pomocy profesjonalisty. Kogo? Oczywiście, office managera, który zadba o kompleksowe wyposażenie i właściwe funkcjonowanie biura.
Kim jest office manager?
Office manager to osoba odpowiedzialna za funkcjonowanie biura lub siedziby firmy. Do jego głównych obowiązków należą: koordynacja korespondencji i przesyłek kurierskich, zarządzanie dostawami, utrzymywanie kontaktów z dostawcami urządzeń biurowych i materiałów piśmienniczych, kontakty z biurami tłumaczeń itp. Jeszcze do niedawna zbieżne funkcje, choć w węższym zakresie, sprawowali sekretarze, recepcjoniści lub kierownicy biura. W niektórych firmach office managerowie zajmują się również przeprowadzaniem rekrutacji oraz sporządzaniem zestawień wydatków (źródło: http://gazetapraca.pl/gazetapraca/1,74896,202414.html).
Narzędzia pracy office managera
Jedną z podstawowych kompetencji OM jest zaopatrzenie biura w niezbędne artykuły biurowe, czyli drobne akcesoria, przybory do pisania, papier i korespondencję firmową, teczki i ochronę dla archiwizowanych dokumentów, kalendarze oraz przyborniki biurowe.
Do drobnych akcesoriów zaliczamy m.in. spinacze, zszywki oraz znaczniki, które umożliwią szybkie złączenie i oznaczenie ważnych fragmentów dokumentów. Papiery możemy przechowywać w segregatorach lub prostych, kilkurzędowych kuwetach stawianych na biurku, a kiedy już nie będą potrzebne – w pudłach archiwizacyjnych, koszulkach na dokumenty i zakładkach indeksujących. Aby utrzymać porządek i efektywnie przekazywać treści zadań, warto zainwestować w tablicę korkową, pinezki i samoprzylepne karteczki. Ciekawą ofertę akcesoriów biurowych i drobnych przyborów prezentuje np. Konsorcjum Biuro Klub.
Office manager bardzo dużo czasu poświęca segregowaniu i organizowaniu korespondencji, dlatego na jego biurku nie powinno zabraknąć papieru specjalistycznego – m.in. milimetrowego, samokopiującego, fakturowego czy wizytówkowego. Aby usprawnić proces nadawania korespondencji, OM korzysta głównie z etykiet samoprzylepnych dedykowanych do zadrukowania i przyklejenia na kopertę. Ręczne wypisanie adresu generuje dużo czasu, a przecież efektywność i szybkość działań są premiowane przez pracodawców. Dysponowanie profesjonalnymi narzędziami biurowymi pomaga wykonać powierzone obowiązki z dużą dokładnością, precyzją i w krótkim czasie.
Trudno wyobrazić sobie nowoczesne biuro bez podstawowych akcesoriów i przyborów, które umożliwią perfekcyjną organizację pracy. Jeżeli chcemy być postrzegani jako profesjonaliści, musimy dołożyć wszelkich starań, aby tak też się prezentować.
