Wiele osób zajmujących się zarządzaniem obiegiem korespondencji w firmach i instytucjach, zarówno w działach administracji, marketingu, jak i księgowości i kadr, stara się w jak najlepszy sposób zorganizować i usprawnić te ważne procesy zachodzące w różnej wielkości organizacjach, wpływające m.in. na jakość komunikacji z klientami.

Czy korespondencję musimy składać i pakować ręcznie?

Czy zadruk etykiet z korespondencji seryjnej jest jedynym sposobem na przyspieszenie procesu wysyłki?

Czy zakup znaczków oraz ich naklejanie na koperty musi być zmorą pracowników sekretariatów, działów recepcji oraz osób zarządzających administracją biur?

Odpowiedź brzmi NIE - dzięki rozwiązaniom i urządzeniom, których zalety z powodzeniem zostały sprawdzone zarówno na rynku międzynarodowym, jak i w Polsce.

Czy nóż do otwierania korespondencji jest Twoim jedynym sojusznikiem?

Jeśli do firmy przychodzi niewielka ilość korespondencji, to problem z jej otwieraniem praktycznie jest zaniedbywany. W sekretariacie czy recepcji otwiera się je ręcznie. Co natomiast zrobić w sytuacji, gdy dziennie trzeba otworzyć kilkadziesiąt czy kilkaset listów? Tu już praca ręczna zaczyna być coraz większym problemem. A przecież na otwarciu listu nie kończy się jego obsługa - trzeba tę korespondencję zarejestrować, podzielić itp.

Gdybyśmy przyjęli, że tylko otwarcie jednego listu ręcznie zajmuje pół minuty, to przy stu listach dziennie mamy zajęcie na bez mała godzinę. W takich sytuacjach niezbędne jest skorzystanie z pomocy urządzenia.

Przedstawiamy i opisujemy poniżej trzy modele nowoczesnych otwieraczek firmy Pitney Bowes. Najmniejszy model DL 50 jest w stanie otworzyć do 1200 kopert w ciągu godziny, model największy DL 200 - nawet do 15000. Otwierane mogą być przesyłki o grubości do 10 milimetrów. Tak jak wspomniano powyżej, automatyczne otwieranie korespondencji daje duże oszczędności czasu.

Otwieraczka DL 200 poza swoją zasadniczą funkcją - czyli otwieraniem - posiada także funkcję liczenia przesyłek. Jest to bardzo istotna funkcja w przypadku firm, które wysyłają czy otrzymują większe ilości korespondencji. Przeliczenie kilku lub kilkunastu listów nie jest zajęciem czasochłonnym, ale przeliczenie dziesiątków czy setek listów może stać się dużym problemem. Do szybkiego i bezbłędnego liczenia przesyłek wchodzących lub wychodzących do firmy warto wykorzystać funkcję liczenia udostępnionej w otwieraczce DL 200.

Sposób na idealne złożenie listu i ulotki

Często w firmach pojawia się potrzeba przygotowania poskładanych dokumentów. Okazuje się, że w krótkim czasie trzeba poskładać oferty, cenniki, informacje czy ulotki wydrukowane w formacie A4. Złożenie kartki A4 „na pół” zazwyczaj nie nastręcza problemu, ale już złożenie „na trzy” – w „C” czy w „Z” - to już większe wyzwanie.

A jeśli to wyzwanie obejmuje szybkie złożenie kilkuset kartek? Możliwe jest oczywiście wykonanie tego ręcznie. Wiele firm nadal postępuje w ten sposób. Do rozważenia pozostaje jednak kwestia szybkości i powtarzalności złożenia. Czy każda kolejna kartka będzie tak samo starannie złożona? Szansa na to jest niewielka. Użycie automatycznego składacza umożliwi wykonanie tej operacji w krótkim czasie i praktycznie niezależnie od ilości składanych kartek w takim sam, poprawny sposób.

Składacze FD 80 i FD 90 firmy Pitney Bowes, oferowane przez ARCUS S.A., to dwa modele różniące się szybkością pracy. FD 80 umożliwia złożenie do 13000 kartek w ciągu godziny, FD 90 nawet do 20000. Wyższy model, FD 90 umożliwia składanie arkuszy A3. Pozwala to na szybkie składanie dużych wydruków do standardowego formatu biurowego, czyli A4.

Faktury i mailingi. Ręczne pakowanie czy profesjonalna wysyłka?

Firmy, które wysyłają korespondencję do swoich klientów (faktury, zestawienia, pisma czy korespondencję marketingową), wykorzystują kopertownice. Urządzeniem najpopularniejszym i najchętniej wybieranym z szerokiej oferty urządzeń do automatycznego kopertowania jest model Pitney Bowes DI 380 z oferty ARCUS S.A.. Jest to uniwersalna kopertownica, umożliwiająca pakowanie do 3000 listów w ciągu godziny.

Zastosowanie tego urządzenia jest bardzo szerokie – od wysyłki faktur, wyciągów, zestawień, decyzji, wezwań aż po wysyłkę korespondencji reklamowej. Korzystając z kopertownicy DI 380 można pakować nawet do 50000 listów miesięcznie, wkładając nawet do 10 kartek do jednej koperty. Możliwe jest także pakowanie do kopert wkładek marketingowych (ulotek, folderów czy nawet książeczek) o grubości do 2,5 milimetra.

Co wybrać: długopis, etykiety adresowe, a może maszynowe adresowanie już zapakowanej koperty z nadrukiem kolorowego logo lub informacji promocyjnej?

Do adresowania kopert przeznaczone są specjalne urządzenia drukujące, określane mianem adresarki. Są to urządzenia umożliwiające nadruk adresów oraz innych tekstów lub grafiki na kopertach. Możliwe jest drukowanie na kopertach z zawartością. W zależności od modelu użytej adresarki możemy drukować nawet na przesyłkach o grubości do 6,4 milimetra. Możliwe jest drukowanie w technice czarno-białej, ale także pełnokolorowej. Umożliwia to nadruk na kopertach dowolnej grafiki w pełnej palecie barw.

Często użytkownicy drukują na kopertach adres odbiorcy i własne kolorowe logo. Adresarki są w stanie nanosić do 30000 adresów w ciągu godziny (adresarka DA 95F). Ważną cecha wszystkich adresarek firmy Pitney Bowes jest możliwość adresowania kopert o dowolnym formacie aż po dużą kopertę formatu C4.

Wszystkie powyżej przedstawione urządzenia pozwalają na wyeliminowanie pracy ręcznej. Umożliwiają znacznie szybsze wykonywanie pracy i dają wymierne oszczędności (czasu wykonania, kosztów pracy ręcznej, itp.).

Czy muszę naklejać te koszmarne znaczki?

Rozwiązaniem, które umożliwia skrupulatne rozliczanie kosztów ponoszonych na wysyłkę korespondencji, są frankownice.

Arcus posiada w swojej ofercie dwa modele frankownic firm Pitney Bowes. Model prostszy jest urządzeniem półautomatycznym, umożliwiającym ofrankowanie do 80 listów w ciągu minuty. Model bardziej zaawansowany to urządzenie E 586 z automatycznym podajnikiem listów. Pozwala to na obsługę do 155 listów w ciągu minuty.

Cechą wspólną obu modeli jest licznik. Jest to „mózg” całego urządzenia - licznik odpowiedzialny jest za nadruk znaku opłaty pocztowej na kopercie. Licznik B 900 ma bardzo ważną cechę – umożliwia rozliczanie kosztów frankowania na 10 (opcjonalnie nawet na 500) „kontach”. Każdy z działów firmy może mieć przyporządkowane własne „konto” w liczniku, umożliwia to dokładne rozliczanie kosztów wysyłki korespondencji. Szczególnie w trudnych finansowo czasach koszty zaczynają mieć coraz większe znaczenie. Licznik B900 nie dość, że umożliwia rozlicznie kosztów na wewnętrznych „kontach”, to dodatkowo posiada funkcjonalność polegającą na tym, że można go przy pomocy specjalnego łącza przyłączyć do komputera i transferować raporty wykorzystania środków. Możliwe jest w takiej sytuacji tworzenie dowolnych raportów i zestawień kosztowych dla każdego z działów firmy.

Arcus S.A. to polski dystrybutor światowego lidera rozwiązań do obsługi korespondencji, firmy Pitney Bowes.

ARCUS S.A.

www.arcus.pl

Dodaj komentarz