Druk kolorowy w biznesie

Użycie koloru, aby wyróżnić się z tłumu, dostarczyć konkretny przekaz lub uzyskać odpowiedni efekt od dawna było intuicyjnie uzasadnione.

Ale dopiero teraz szereg badań potwierdza racjonalność tych przesłanek z biznesowego punktu widzenia. Kolorowe reklamy są czytane o 42 proc. częściej niż ich czarno-białe odpowiedniki, a reakcje na kolory stanowią do 90 proc. pierwszego wrażenia przy kontakcie z nowym produktem

W Polsce nadal większości firm postrzega druk w kolorze jako luksusowy dodatek, przeznaczony głównie do celów reprezentacyjnych. Stosuje się go w zaledwie 23 proc. materiałów drukowanych, co można określić, jako poziom poniżej faktycznych potrzeb i oczekiwań użytkowników.

W codziennej pracy musimy w większości polegać na  wydrukach monochromatycznych. Taką sytuację wyjaśnia fakt, że decyzje o zakupie sprzętu drukującego są często podejmowane na szczeblu właścicieli / współwłaścicieli czy członków zarządu firm, które to osoby często uważają, że druk w kolorze to nieuzasadniony wydatek. Tymczasem stosowanie koloru jest bardzo przydatne w pracy, choćby przy korzystaniu z takich funkcji jak śledzenie zmian, zaznaczanie poprawek kolorem, korzystanie z materiałów z Internetu.

Z badań polskich przedsiębiorstw wynika, że kolorowe drukarki stosowane są najrzadziej przez firmy handlowe oraz tam, gdzie liczba stanowisk komputerowych jest niewielka (1-3 szt.). Na zakup kolorowych drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych najczęściej decydują się firmy usługowe i produkcyjne, których specyfika wykonywanej pracy wymaga używania koloru. Dodatkowo, również firmy o dużej ilości stanowisk komputerowych częściej używają urządzeń drukujących w kolorze. O zakupie  decyduje zazwyczaj wtedy osoba profesjonalnie zajmująca się IT w firmie, traktując to jako polepszenie warunków pracy.

Wywarcie lepszego wrażenia oraz przyciągnięcie uwagi nie musi już być łączone ze zwiększonymi kosztami. Nowinki technologiczne oraz konkurencja rynkowa pomagają zmniejszyć koszty zarówno sprzętu do druku kolorowego (głównie drukarek wielofunkcyjnych) jak i materiałów eksploatacyjnych.

Według analityków pojawienie się wysoko wydajnych wkładów doprowadziło do spadku ich cen od 5 do 10 proc. na przestrzeni ostatnich dwóch lat. Ci sami analitycy zauważają, że większa uniwersalność kolorowych drukarek wielofunkcyjnych pozwala firmom zaoszczędzić środki poprzez drukowanie tylko niezbędnej dla danego projektu ilości dokumentów, unikając kosztów minimalnego nakładu wymaganego przez drukarki komercyjne. Według badań oszczędności te mogą sięgać 40 proc., jeśli chodzi o koszty druku w przypadku gdy większość wydruków kolorowych jest tworzona wewnętrznie.

Trendy te wpływają na rodzaj i objętość dokumentów, które firmy drukują wewnętrznie. Ankieta przeprowadzona wśród 250 firm w USA przez CMP media w 2007 r. także podkreśla rosnącą rolę druku wewnętrznego. Zdecydowana większość – prawie 70 proc. respondentów – łączy obecnie druk wewnętrzny z zewnętrznymi usługami do produkcji wydruków podczas gdy jedynie 2 proc. polega wyłącznie na usługach zewnętrznych. Co istotne, 29 proc. respondentów uważałoby za wygodniejsze przeniesienie produkcji wydruków do własnej firmy.

Ten podwójny trend – tworzenie korzyści biznesowych za pomocą koloru oraz koncentracja na wewnętrznej produkcji wydruków – pomaga przyjrzeć się kosztom druku kolorowego tak dokładnie, jak jeszcze nigdy dotąd. Dział Druku i Przetwarzania Obrazu HP (IPG) jest liderem w obniżaniu kosztów druku kolorowego podnosząc jednocześnie poziom kontroli jaki wewnętrzni użytkownicy mogą sprawować nad procesem drukowania.

Obniżanie kosztów koloru

Luis Casado, dyrektor  marketingu, LaserJet & Enterprise Solutions, HP Imaging & Printing Group, EMEA, wyjaśnia, że jeśli chodzi o minimalizowanie kosztów związanych z kolorowym drukiem istnieje szereg możliwych do podjęcia kroków oraz kwestii, które firmy powinny rozważyć:

- Materiały eksploatacyjne

Pomyśl uważnie o swoim wyborze materiałów w dłuższej perspektywie. Ich koszty powinny być oparte na ilości wydrukowanych stron (nie kosztów wkładów); w rzeczywistości może istnieć olbrzymia różnica w wydajności pomiędzy oryginalnymi materiałami eksploatacyjnymi, zamiennikami, a także materiałami powtórnie napełnianymi. W dłuższym okresie czasu efekty osiągane za pomocą materiałów eksploatacyjnych w odniesieniu do objętości wydruków, jakości i niezawodności będą kluczowym czynnikiem w uzyskiwaniu właściwych efektów użycia koloru.

- Drukowanie dwustronne

Może się to wydawać oczywiste, ale możliwość drukowania po obu stronach kartki jest absolutnie kluczowa dla optymalizacji kosztów druku kolorowego. Przy kupnie sprzętu należy upewnić się, czy drukarka posiada taką opcję – zwłaszcza dla druku kolorowego. Możliwość druku dwustronnego powinna być traktowana jako punkt wyjścia, nie jako luksus!

- Zużycie energii przez sprzęt

Zużycie energii może być jednym z największych kosztów związanych z drukowaniem kolorowym, niekoniecznie nawet w dużej ilości. W rzeczywistości małe cykle drukowania, które wymagają od drukarki wielokrotnego nagrzewania się i schładzania pomiędzy cyklami, mogą być mniej wydajne jeśli chodzi o zużycie energii i wpływ na środowisko niż te większe objętościowo. Aby planować działanie drukarki, unikając powtarzających się cykli rozgrzewania/schładzania drukarki, firmy powinny poszukać sprzętu, który redukuje okres nagrzewania do minimum. W dłuższym okresie czasu oszczędności te w odniesieniu do kosztów i wpływu na środowisko będą istotne.

- Zarządzanie kolorem

Kolor może napędzać biznes, ale jest środkiem wyczerpywalnym, i jak każdy z nich, powinien być zarządzany i kontrolowany w celu pełnej optymalizacji zużycia. Istnieje szereg narządzi i usług umożliwiających małym i średnim firmom monitorowanie i śledzenie kolorowego drukowania w realnym czasie. Narzędzia te obejmują proste panele autoryzacyjne do zarządzania i monitorowania dostępu do zasobów koloru, jak i pełne systemy raportujące umożliwiające firmom dokładne planowanie kosztów koloru w poszczególnych działach. Narzędzia te są zazwyczaj darmowe dla firm, jednak ich działanie na polu redukcji kosztów i zarządzaniu kolorem może być bezcenne.

- Selektywne użycie koloru

Kolor ma swoje zastosowanie zarówno w wewnętrznych, jak i zewnętrznych dokumentach, jednakże nie powinno się go używać bez zastanowienia. Upewnij się, że użytkownicy są zaznajomieni z opcjami drukowania dotyczącymi wersji kolorowych, czarno-białych czy „ekonomicznych” wydruku w celu stosowania właściwych ustawień dla drukowanych dokumentów. Użytecznym może okazać się ustalenie polityki drukowania opartej na typie dokumentu i zamierzonym zastosowaniu (wewnętrzne, zewnętrzne itp.) w celu maksymalizacji oszczędności tam, gdzie to możliwe.

Kupując sprzęt sprawdź, czy takie opcje są dostępne  i oceń orientacyjne koszty związane  z jego użytkowaniem; potencjalne oszczędności z tej formy optymalizacji druku mogą być zauważalne.

- Polityka koloru – zdefiniuj raz, stosuj systematycznie

Wiele z powyższych strategii może być systematycznie stosowana w firmie w sposób centralny poprzez użycie sieci i narzędzi zarządzających automatycznie konfigurujących urządzenia i przypisujących tryby domyślne dotyczące jakości wydruku, druku dwustronnego oraz dostępu do koloru. Raz zdefiniowane, centralne zarządzanie polityką koloru jest zalecane, zwłaszcza w miarę rozwoju i rosnącego rozproszenia organizacyjnego firmy.

- Tworzenie „wskaźnika rentowności koloru”

Druk kolorowy musi jeszcze walczyć o dominację nad czarno-białym, ale w miarę spadku cen i wzrostu jakości i kontroli związanej z drukiem wewnętrznym, obserwowanie zmieniających się udziałów w rynku może być bardzo interesujące.

Najbliższym porównaniem, które można zastosować, jest świat telewizji i filmu, gdzie czerń i biel stała się wyjątkiem od normy. Jeden czynnik wydaje się być klarowny – firmy traktują kolor w kategorii wyczerpywanych zasobów do napędzania biznesu. Jak w przypadku wszelkich zasobów, jego zużycie powinno być zarządzane i mierzone aby uzyskać maksymalny zwrot z inwestycji (ROI). Pojęcie „wskaźnika rentowności koloru” może wydawać się osobliwe ale – biorąc pod uwagę wyżej wymienione prawidłowości – staje się kluczowym czynnikiem w biznesie.

Dodaj komentarz