Obniżenie kosztów prowadzenia biznesu oraz usprawnienie funkcjonowania firmy - to zdaniem firmy badawczej Aberdeen Group najważniejsze korzyści, jakie wiążą się z wdrożeniem w firmie rozwiązań wideokonferencyjnych.

Te korzyści są teraz dostępne zarówno dla największych korporacji, jak i przedsiębiorstw z sektora MSP. Na rynku wideokonferencyjnym dokonała się w ostatnim czasie prawdziwa rewolucja cenowa, która przybliża korzyści z zaawansowanych systemów do wideokomunikacji każdej firmie.

Najlepszy czas na inwestycje

Wyniki badań Aberdeen Group, która pod koniec października 2008 roku przebadała ponad 150 menadżerów zarządzających firmami z wdrożonymi rozwiązaniami wideokonferencyjnymi, ujawniły bardzo ciekawe fakty. Otóż w przebadanych firmach nastąpiła redukcja czasu podróży służbowych aż o 83 proc., a także redukcja czasu wdrażania projektów – nawet o 66 proc. Obniżyły się też koszty związane ze zdalną współpracą pracowników - o 48 proc., a także koszty wewnętrznych szkoleń firmowych, które można w takim wypadku przeprowadzić zdalnie - o 48 proc.

Wyniki te warto zestawić z innymi badaniami na firmach, które z kolei przeprowadził ostatnio Hewlett-Packard. 38 proc. przedsiębiorstw stwierdziło w tych badaniach, że uważa kryzys za okazję do restrukturyzacji swojego środowiska technicznego z myślą o przyszłym rozwoju. Przedsiębiorcy ci słusznie zakładają, że wdrożenie teraz rozwiązań technologicznych, które pozwolą zwiększyć wydajność i rentowność firmy, pomoże im wyjść z recesji szybciej niż konkurencji i zyskać nad nią przewagę.

Łącząc wyniki obu badań można powiedzieć, że aktualna sytuacja gospodarcza to najlepszy czas na wdrożenie wideokonferencji. Nakłada się na to dodatkowo coraz lepsza infrastruktura techniczna konieczna do działania wideokonferencji. Systemy te są bowiem uzależnione w dużej mierze od dostępności i ceny łącz internetowych, a te z roku na rok stają się coraz powszechniejsze i szybsze. Stale zwiększa się też świadomość korzyści z posiadania wideokonferencji, co jest związane z  licznymi przykładami polskich przedsiębiorstw używających na co dzień wideokonferencji, a także wiadomościami ze świata o korzyściach z posiadania tego typu systemów przez biznes.

Zalety wideokonferencji

Wdrożenie systemu wideokonferencyjnego w firmie oznacza przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy na podróżach służbowych, przy jednoczesnym zwiększeniu częstotliwości personalnych kontaktów z klientami i partnerami. Osiągniecie tych z pozoru wykluczających się celów jest możliwe, jako że nowoczesne rozwiązania wideokonferencyjne pozwalają osiągnąć dokładnie taki sam efekt, jak osobiste spotkanie.

Podczas spotkania online możemy zatem np. zobaczyć naszych rozmówców, co w kontaktach biznesowych ma olbrzymie znaczenie. Podczas negocjacji czy nawet w codziennej współpracy istotne są bowiem nie tylko liczby, fakty i dane. Niezbędny jest też kontakt wzrokowy, który dostarcza nam informacji weryfikujących przekazywane słowa. Obserwując rozmówcę - mimikę, gestykulację, postawę – możemy intuicyjnie wyczuwać jego intencje. Taka podświadoma ocena rozmówcy była dotychczas możliwa wyłącznie przy osobistych spotkaniach. Obecnie możemy zobaczyć naszych rozmówców także przez Internet.

Możliwości zaawansowanych systemów wideokonferencyjnych nie ograniczają się jedynie do transmisji głosu i obrazu. Nowoczesne programy pozwalają także zaprezentować rozmówcom dowolny dokument, czy też wymieniać pliki podczas trwania wideokonferencji. Dodatkowo całe spotkanie można nagrać, a sesje wideokonferencyjne uzupełniać komunikacją przez wbudowany w program komunikator. Wszystko to przy zachowaniu pełnego bezpieczeństwa i poufności przekazywanych podczas wideokonferencji treści, w jakości High Definition.

Wideokonferencje sprawdzają się doskonale wszędzie tam, gdzie istnieje konieczność komunikacji między dwoma lub więcej osobami, które przebywają w różnych lokalizacjach. Im większa organizacja, im więcej terenowych oddziałów, oddalonych od siebie często o tysiące kilometrów, tym więcej zastosowań dla systemów wideo, a także korzyści dla jej użytkowników. Po wideokonferencje coraz częściej sięgają też firmy szkoleniowe, szkoły językowe i uczelnie, ponieważ technologia telepresence nadaje nowy wymiar idei e-lerningu. Wideokonferencje z powodzeniem sprawdzą się też w mniejszych przedsiębiorstwach, które w swojej codziennej działalności często kontaktują się z kluczowymi klientami lub partnerami handlowymi. Wykorzystanie komunikacji wideo nadaje takim relacjom zupełnie inny charakter.

Na laptopa i do sali konferencyjnej

Firmy mogą korzystać z wideokonferencji na dwa sposoby – instalując program wideokonferencyjny na komputerach osobistych swoich pracowników, bądź też wyposażając salkę konferencyjną w sprzęt wideokonferencyjny, który zapewni pełen komfort spotkań online. Jeśli firma zdecyduje się na wersję pierwszą, ma do wyboru wiele programów, które oferują jej bardzo rozbudowane możliwości spotkań i współpracy przez Internet. Do najpopularniejszych takich aplikacji należą m.in. V2C czy vPointHD. Instaluje się je na komputerze, tak jak każdy inny program, po czym podłącza dowolną kamerkę IP i słuchawki z mikrofonem. To wystarczy, żeby móc prowadzić wideokonferencje z własnego komputera.

Zarówno V2C, jak i vPointHD, oferują kilka niestandardowych funkcji w zakresie prowadzenia wideokonferencji, o których warto wspomnieć. W przypadku V2C na szczególną uwagę zasługują rozbudowane możliwości związane z prowadzeniem i uczestnictwem w internetowych seminariach. Imponująca jest również ilość uczestników, która za pośrednictwem V2C może jednocześnie brać udział w wideokonferencjach. Sięga ona aż 200 osób.

Z kolei użytkownik vPointHD ma możliwość prowadzenia wideokonferencji z własnego komputera w jakości High Definition (HD) z osobami, które mogą używać dowolnego innego niż vPointHD  programu wideokonferencyjnego. Ciekawa jest też wbudowana w vPoint'a aplikacja vMail, która pozwala na wysyłanie wiadomości wideo pocztą elektroniczną, jak również nagrywanie i odtwarzanie plików lokalnie.

Rozwiązaniem wideokonferencyjnym, które można postawić na biurku zamiast laptopa,  jest terminal wideokonferencyjny, np. TouchPoint. Oprócz  możliwości prowadzenia wideokonferencji na ekranie LCD o rozdzielczości 22 cali w jakości HD, może on także pełnić funkcję komputera, a nawet telewizora. Ze względu na tę wielofunkcyjność, TouchPoint'a można z powodzeniem zastosować też jako rozwiązanie wideokonferencyjne do małej salki konferencyjnej. W przypadku większych sal, bardziej funkcjonalne będzie zbudowanie systemu wideokonferencyjnego z dużym monitorem LCD, co umożliwi pełen komfort spotkań online.

Oprócz ekranu, do stworzenia takiego systemu potrzebujemy jeszcze: terminal wideo, mikrofon stołowy oraz kamerę s-video. Sterowanie tego typu urządzeniami odbywa się za pomocą pilota i intuicyjnego interfejsu graficznego. Przypomina to obsługę telewizora.  

Ile to kosztuje?

Zaawansowane systemy wideokonferencyjne są obecnie oferowane w bardzo elastycznych modelach cenowych, które pozwalają korzystać z nich zarówno bardzo dużym, jak i mniejszym przedsiębiorstwom. Za przykład oferty rozwiązań wideokonferencyjnych dla MSP może posłużyć program V2C. Jest on udostępniany w modelu abonamentowym. Oznacza to, że firma nie musi kupować programu, tylko może go wynająć za 85,40 zł brutto za użytkownika na miesiąc. Ciekawą i stosunkowo niedrogą opcją jest także wspominany wcześniej vPointHD. Oprogramowanie to jest dostępne na rynku w różnych wersjach (Basic, Professional, Executive i TV Broadcaster), które różnią się między sobą pod względem funkcjonalności i ceny. Wersję Basic vPoint'a można zakupić za równowartość 200 USD, a wcześniej można ją za darmo przetestować przez 30 dni.

Nieco droższym rozwiązaniem jest wyposażenie na stałe sali konferencyjnej w profesjonalny sprzęt wideokonferencyjny. Przykładowe wyposażenie - składające się terminala VCON xPoint (kamera sterowana pilotem, monitor LCD oraz konferencyjny mikrofon) i programu vPointHD z licencją dla 5 użytkowników (do zainstalowania na komputerach PC lub notebookach) - to koszt ok. 26 tys. zł netto. Tego typu rozwiązanie powinno w zupełności zaspokoić potrzeby wideokonferencyjne przedsiębiorstwa do ok 50 osób - udostępniając w nim salkę wideokonferencyjną oraz program do wideokonferencji dla tych osób, które go najbardziej potrzebują.

W przypadku dużej firmy -  np. zatrudniającej 1500 pracowników w 10 oddziałach w Polsce i 5 za granicą - zasadne wydaje się skorzystanie z rozwiązania wideokonferencyjnego składającego się z: terminali do sal konferencyjnych w oddziałach, licencji na komputer stacjonarny lub notebook dla kadry niższej lub pracowników mobilnych oraz mostka wideokonferencyjnego do zarządzania całym systemem i umożliwienia zakładania konferencji dla 24 uczestników w jednym czasie. Koszt jego wdrożenia to ok. 500 tys. zł. Tego typu inwestycja z reguły zwraca się po ok. roku. Aby obliczyć to dokładnie, warto ponownie sięgnąć do statystyk z badań Aberdeen Group, jednocześnie porównując je z kosztami naszej firmy na m.in. delegacje służbowe czy też szkolenia wewnętrzne.

Warto przy tym pamiętać o nieprzeliczalnych na pieniądze korzyściach z wideokonferencji. Mniej podróży służbowych to przecież mniejszy stres i ograniczenie emisji C02 do atmosfery, a także więcej czasu zaoszczędzonego na życie rodzinne. Jak się nad tym dłużej zastanowić, to dochodzi się do wniosku, że w taki sposób warto oszczędzać zawsze, nie tylko w kryzysie.

Dariusz Latecki

Dyrektor Generalny VCC Systems

Eliminacja zbędnych podróży

Wdrożenie rozwiązania wideokonferencji jest dużą zmianą w komunikacji biznesowej i musi być odpowiednio przygotowane. Jako narzędzie komunikacyjne musi działać niezawodnie i zapewniać realną alternatywę dla podróżowania i spotkania osobistego – dobrze zaprojektowany system szybko się zwraca.

W dobie obniżenia wskaźników rozwoju gospodarczego w poszczególnych sektorach rynku można oczekiwać różnych zachowań ze strony klienta. Jednak nie bez przyczyny sprawdza się powiedzenie, że to właśnie wtedy rodzą się i wyrastają największe fortuny. Otóż z naszego punktu widzenia można zaobserwować ostrożność w inwestowaniu, ale również, a może przede wszystkim, poszukiwanie rozwiązań pozwalających zaoszczędzić pieniądze. Jedną z takich oszczędności może być zakup wideokonferencji. Oczywiście ROI w takim przypadku musi być wyliczane indywidualnie, ale aby to miało sens w aktualnych warunkach rynkowych dobrze jest, aby mieściło się w przedziale 6-9 miesięcy.

Da się to wykazać na przykładzie niewielkiej firmy, posiadającej kilka oddziałów na terenie Polski czy części (jednego departamentu) większej korporacji zlokalizowanej w kilku miejscach w Europie.

Weźmy przykład pierwszy. Dla warunków początkowych przyjmijmy, że jest czterech managerów średniego szczebla podróżujących po oddziałach z częstotliwością średnio 10 spotkań miesięcznie. Niezależnie czy to pociąg czy samochód, to czasy spędzane w podróży na trasie Kraków – Gdańsk, Warszawa – Poznań czy Wrocław – Lublin są podobne, przyjmujemy średnio że na jedno spotkanie, które trwa 2 godziny, trzeba spędzić 6 godzin w podróży i dla połowy tych wyjazdów przyjmiemy konieczność noclegu i powrotu dnia następnego. Znowu średnio jako koszt roboczogodziny naszego przykładowego managera przyjmiemy 800 zł netto. Ile nas to będzie kosztowało ?

- 300 zł – średni koszt podróży

- 150 zł – połowa kosztu noclegu (przyjęliśmy, że co drugi wyjazd nocuje)

- 100 zł – dodatkowe koszty delegacji

- 1200 zł – koszt pracy naszego pracownika spędzony w samochodzie, pociągu, na dworcu, w taksówce, itp. Daje to kwotę 1850 zł za wyjazd.

Naszą rolą nie jest nakłanianie klienta do całkowitej rezygnacji z wyjazdów, spotkań bezpośrednich, ale danie mu możliwości przemyślenia tego, czy nie lepiej z tych 10 wyjazdów 8 odbyć za pomocą wideokonferencji, a dwa kluczowe odbyć osobiście i przy okazji mieć więcej czasu, aby się lepiej do nich przygotować…

Przy takim założeniu miesięczne koszty naszego pracownika związane z jego podróżami kształtują się na poziomie niespełna 15 tys. złotych, co dla 4 pracowników daje 60 tys. złotych, czyli około 13,5 tys. EUR. Jeżeli przyjmiemy koszt terminala na poziomie 10 tys. EUR i konieczność zakupienia go dla 6-8 lokalizacji, oznacza to zwrot kosztów tej inwestycji na poziomie 6-9 miesięcy przy założeniu obniżenia ilości wyjazdów o 80 proc.

Oczywiście każdy powinien odnieść się do tych przykładowych wyliczeń indywidualnie i dostosować je do potrzeb własnej firmy, bo oczywistym jest różnica w poziomie kosztów, częstotliwością wyjazdów i wieloma innymi zmiennymi, które przyjęliśmy na potrzeby tej kalkulacji.

Bartek Madej

Menedżer Produktu w Veracomp SA

Jak kryzys wpłynął na rynek rozwiązań wideokonferencyjnych?

Na przestrzeni ostatnich 5-6 lat w świecie rozwiązań wideokonferencyjnych nastąpił rozwój tak dynamiczny, jak w żadnej innej gałęzi przemysłu teleinformatycznego. Dekada, która ten burzliwy rozwój poprzedzała, była okresem stagnacji. Urządzenia wideokonferencyjne były wówczas astronomicznie drogie, a jedynym sposobem zapewnienia niezbędnej przepływności transmisji było wykorzystanie kosztownych w eksploatacji łączy cyfrowej telefonii ISDN.

Natomiast niedawne upowszechnienie szerokopasmowych łączy internetowych, dostępnych w rozsądnej cenie, wraz ze wzrostem wydajności algorytmów kompresji dźwięku i obrazu, zaowocowało w ostatnich latach radykalnym obniżeniem progu opłacalności inwestycji wideokonferencyjnych.

Przyczyną wyparcia technologii ISDN przez łącza internetowe jest nie tylko wysoki koszt połączeń ISDN (oprócz abonamentu także opłata za czas każdego połączenia ISDN), ale także techniczna trudność uzyskania po stronie abonenta końcowego większych przepływności (powyżej 1,7 Mbit/s), potrzebnych do realizacji transmisji w jakości HD 1080p. Natomiast opracowanie i zestandaryzowanie tak wydajnych algorytmów kompresji, jak np. H.264, umożliwiło producentom wprowadzenie na rynek scalonych procesorów sygnałowych DSP, dzięki czemu cena urządzeń wideokonferencyjnych zmalała kilkudziesięciokrotnie (sic!). Wszystko to zaowocowało bezprecedensowym wzrostem liczby implementacji systemów wideokonferencyjnych na całym świecie. Wideoterminale przestały być drogim gadżetem „na pokaz”, kupowanym dla podkreślenia imponującej kondycji finansowej inwestora, stały się zaś tak powszechnym wyposażeniem sal konferencyjnych, jak projektor czy telefon głośnomówiący.

Wzrost ten został naturalnie znacznie przyhamowany przez globalny kryzys. W pierwszych miesiącach wskaźnik nowych projektów radykalnie zmalał. Ale kiedy objawy medialnej sensacji ustąpiły bardziej racjonalnej ocenie, inwestorzy dostrzegli w tych rozwiązaniach szansę na znaczne oszczędności. Co ciekawe, szansę tę prędzej dostrzegają firmy mniejsze, bardziej elastyczne. A przecież do niedawna takie wdrożenia były poza finansowym zasięgiem firm, które nie były przynajmniej kilkunasto- lub kilkudziesięciooddziałowymi korporacjami.

Szukając wyjaśnienia tego zjawiska odkryliśmy interesującą prawidłowość. Ujawniła się ona przy opracowywaniu i testowaniu naszego unikalnego narzędzia, które nazywamy „kalkulatorem opłacalności inwestycji”. Staraliśmy się uwzględnić w nim zarówno wszystkie znane nam koszty wdrożenia systemów wideokonferencyjnych, jak i wszystkie obciążenia, związane z koniecznymi podróżami służbowymi. Wystarczy podać bardzo niewiele indywidualnych danych (częstotliwość podróży, liczba osób podróżujących), aby uzyskać wyniki, zdumiewająco trafnie odpowiadające realnym kosztom znanych nam wdrożeń. Zaś przeprowadzenie dużej liczby symulacji przekonuje, że czynnikiem najbardziej wpływającym na opłacalność wideokonferencji wcale nie jest duża liczba oddziałów przedsiębiorstwa. Kluczowym czynnikiem jest częstotliwość spotkań – im większa, tym szybciej zwrócą się nakłady na wdrożenie systemu wideokonferencyjnego nawet w małej firmie.

Sceptyków zapraszamy na nasze strony internetowe, gdzie zdecydowaliśmy się udostępnić ów kalkulator. Dzięki temu każdy może sprawdzić, czy w przypadku jego firmy wdrożenie się opłaci, a jeśli tak, to kiedy zwrócą się nakłady i jak wysokie będą późniejsze oszczędności. Natomiast dla nas najmilszą nagrodą są sygnały od Klientów, u których wdrożyliśmy systemy wideokonferencyjne, a którzy teraz wyprzedają większą część floty samochodów, którymi do niedawna podróżowali po kraju ich pracownicy – instruktorzy, szkoleniowcy oraz personel wsparcia technicznego. Odkąd wyposażyli swoje oddziały i swoich kluczowych klientów (na swój koszt!) w profesjonalne urządzenia wideokonferencyjne, liczba koniecznych podróży spadła o ponad 80 proc.!

Maciej Skrzypczyński

Dyrektor Techniczny Netix Sp.J.

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarza do tego arykułu