Poprosiliśmy ekspertów, by udzielili naszym czytelnikom kilka porad w kwestii bezpiecznych wydruków w firmie.

Chodzi szczególnie o bezpieczeństwo wydrukowanych, poufnych materiałów. Jakie środki możemy podjąć, by nie dostały się w niepowołane ręce? Jakie systemy zabezpieczeń lub jakie specjalne funkcje, zastosowane w najnowszych urządzeniach drukujących i wielofunkcyjnych mogą nam w tym pomóc?

DRUK POUFNY I PIN

Joanna Zdrzałka-Zalewska

MPS Sales Lead HP Polska

W czasach, gdy urządzenia biurowe są jednocześnie używane przez wielu pracowników lub nawet różne departamenty, dbanie o bezpieczeństwo dokumentów tworzonych w firmie nabiera coraz większego znaczenia.

Należy podkreślić, że dokumenty pracowników powinny być bezpieczne nie tylko na ich stacjach roboczych, ale również w drodze (sieci) na drukarkę oraz w momencie wydruku.

Jedną z opcji, która pozwala na skuteczne zabezpieczenie dokumentów, jest funkcja druku poufnego, dostępna z poziomu sterownika drukarek czy urządzeń wielofunkcyjnych. Dzięki niej proces drukowania zostaje uruchomiony dopiero po wprowadzeniu unikalnego kodu PIN na drukarce, przydzielonego do wybranej pracy.

Firmy także coraz częściej wdrażają systemy do autoryzacji użytkowników, wydruku poufnego oraz szyfrowania danych w sieci. Korzystając z drukarki na korytarzu, musimy mieć pewność, że dokument nie wydrukuje się dopóty, dopóki nie będzie można go osobiście odebrać. Taką możliwość daje zainstalowanie jednego z dostępnych na rynku systemów monitorowania wydruków. Użytkownik po dokonaniu autentykacji na urządzeniu za pomocą kodu PIN, karty zbliżeniowej lub linii papilarnych, ma dostęp do listy swoich dokumentów wysłanych do druku.

Takie systemy zabezpieczające pomagają również w likwidowaniu nagromadzonych dokumentów, oczekujących na wydruk. Wystarczy, by użytkownik po wybraniu opcji drukowania po prostu ich nie odebrał.

WYDRUKI BEZPIECZNE I WĘDRUJĄCE

Jacek Tarwacki

Solution Business Consultant

Canon Polska Sp. z o.o.

Nowoczesne elektroniczne sprzęty biurowe podlegają takim samym zasadom bezpieczeństwa, jak inne systemy informatyczne. Obecne urządzenia wielofunkcyjne oferują bardzo szeroką gamę zabezpieczeń – zarówno w standardzie, jak i w wyposażeniu opcjonalnym. Nie ma jednak jednego uniwersalnego rozwiązania, ponieważ decyzja o zakresie stosowanych mechanizmów bezpieczeństwa jest zawsze kompromisem między stopniem zabezpieczeń a wygodą użytkowania i kosztami.

Rozważając zastosowanie konkretnych mechanizmów zabezpieczania danych (np. szyfrowania plików, wymazywania dysku twardego, itp.), warto zacząć od najprostszych rozwiązań. Należy pamiętać, że największa liczba kradzieży informacji odbywa się nie z powodu wyrafinowanych włamań hakerów, ale przez zwykły przypadek. Najczęściej poufne dokumenty dosłownie same wpadają w niepowołane ręce – dzieje się tak np. w przypadku leżących na drukarce wydruków. Takim sytuacjom można zapobiec stosując tzw. „wydruk bezpieczny”, zwalniany do druku dopiero po podejściu pracownika do urządzenia biurowego.

Canon organizuje środowisko druku i kopii swoich klientów w oparciu o nowoczesny system Uniflow Output Manager. Jedną z najczęściej wykorzystywanych funkcjonalności jest kontrola dostępu do urządzeń oraz wydruk poufny.

Zablokowany pulpit urządzenia uniemożliwia osobie postronnej wykonanie kopii, a tym samym – ewentualną kradzież dokumentów. W środowisku korporacyjnym standardem staje się zwalnianie do druku swoich prac przy pomocy osobistej karty identyfikacyjnej (tej samej, którą pracownik otwiera drzwi). Rozwiązanie przynosi dodatkową korzyść w postaci wydruku wędrującego za pracownikiem – oznacza to, że dokument wydrukować można na dowolnym urządzeniu na terenie firmy.

Urządzenia wielofunkcyjne coraz częściej pozwalają skanować dokumenty i automatycznie wysyłać je na wskazany zasób sieciowy lub adres email. Niestety nadawca takich przesyłek może być całkowicie anonimowy, co w oczywisty sposób jest pogwałceniem podstawowych zasad bezpieczeństwa. Zastosowanie mechanizmów autoryzacji pracowników pozwala nie tylko na podpisywanie przesyłek np. adresem email nadawcy, ale umożliwia również ograniczenie dostępnych funkcji do zapisania dokumentu w katalogu domowym lub skrzynce pocztowej właściciela karty.

Wiele przydatnych funkcjonalności, związanych również z bezpieczeństwem informacji, możemy zaoferować dzięki wbudowanej w urządzenia wielofunkcyjne Canon platformie dla programistów MEAP. Działająca „na pokładzie” sprzętu aplikacja może kontrolować działanie poszczególnych funkcji, umożliwiając jego optymalne wykorzystanie. Przykładowo: dostępne na urządzeniu funkcje mogą pojawiać się i znikać w zależności od tego, kto próbuje z niego korzystać.

DOSTĘP - KONTROLOWANY

Jacek Dzierżanowski

Product Manager PPC

Sharp Electronics Polska

Sprawne zarządzanie dokumentami i skuteczna ochrona poufnych danych to wyzwanie, przed jakim staje każda firma. Jako producent urządzeń kopiująco-drukujących przez wiele lat staraliśmy się mu sprostać. Dziś z dumą mogę stwierdzić - udało się! Sharp oferuje klientom bardzo wysoki poziom zaawansowania w kwestii bezpieczeństwa druku w firmach. Nasz pakiet Sharp Security Suite chroni urządzenie wielofunkcyjne od powszechnych zagrożeń pochodzących zarówno z wewnątrz jak i z zewnątrz firmy (zapewnia kilka poziomów zabezpieczeń w pięciu kluczowych obszarach). Stawiamy na bezpieczeństwo danych, bezpieczeństwo sieciowe, bezpieczny administrowany dostęp, bezpieczeństwo dokumentów i bezpieczną rejestrację dostępu.

Większość modeli urządzeń kopiująco-drukujących Sharp posiada funkcję Zaawansowanego Wydruku Poufnego. Pozwala ona na odebranie z urządzenia dokumentu tylko przez jego autora. Zabezpieczenie zapewnia także wykorzystanie Modułu Ochrony Danych SHARP - Data Security Kit. Jest to pierwsze na świecie rozwiązanie zgodne z normą Common Criteria w dziedzinie kopiarek/drukarek (ISO/IEC15408-1, poziom bezpieczeństwa EAL 3+). Umożliwia ono bezpieczne kopiowanie, drukowanie oraz skanowanie z urządzenia wielofunkcyjnego Sharp. Urządzenia kopiująco-drukujące zwykle wykorzystują twarde dyski w celu zapisywania drukowanych, skanowanych lub kopiowanych dokumentów. Na dyskach pozostają setki stron poufnych informacji z poprzednich zadań kopiowania, drukowania i skanowania. Moduł Ochrony Danych Sharp Data Security Kit wielokrotnie nadpisuje dokument przypadkowymi danymi, co uniemożliwia jego odczytanie w jakikolwiek sposób. Gwarantuje to, iż po zakończeniu pracy w urządzeniu pozostaną tylko te dane, które użytkownik świadomie zachował w pamięci urządzenia. Dla bezpieczeństwa zostaną one zaszyfrowane. Instalacja modułu DSK może być dokonana w większości wielofunkcyjnych urządzeń Sharp.

Dodatkowym rozwiązaniem jest sieciowy pakiet szyfrujący (Secure Sockets Layer – SSL), który szyfruje dane komunikacji sieciowej, uniemożliwiając osobom niepowołanym przeglądanie poufnych danych, obsługuje HTTPS i IPP-SSL.

Dostęp do urządzeń wielofunkcyjnych może być kontrolowany, co umożliwia bezpieczną pracę w sieci. Do korzystania z urządzeń serii MX-M na przykład, są uprawnione wyłącznie komputery, których adres IP lub MAC (media access control) został zarejestrowany.

Ostatni etap pozwalający zapewnić wszechstronne bezpieczeństwo urządzeń wielofunkcyjnych polega na prowadzeniu szczegółowego rejestru osób i czasu użycia urządzeń wielofunkcyjnych, rejestrację wszystkich operacji, włączając, rejestrację nazw plików i adresów email.

Z urządzeniami kopiująco-drukującymi oferowanymi przez firmę Sharp możemy spokojnie pracować nie obawiając się o bezpieczeństwo naszych dokumentów. Modele kolorowe z serii MX (MX-3100N i MX-2600N) na przykład, proponują moduł ochrony danych, który szyfruje i kasuje po wykonaniu zadania wszystkie dane na twardym dysku lub w pamięci wewnętrznej w sposób bezpieczny i trwały. Archiwizowane i drukowane dane poufne są dostępne dopiero po podaniu kodu PIN. Po zainstalowaniu opcjonalnego modułu ochrony danych wszystkie informacje przechodzące przez dysk urządzeń z serii MX są kodowane. Poufne materiały i dokumenty są chronione przed niepowołanymi osobami. Modele te posiadają także funkcję zabezpieczenia dokumentu przed kopiowaniem, skanowaniem, faksowaniem i przesyłaniem poufnych dokumentów przez osoby niepowołane.

Zasada działania jest następująca: urządzenia nanoszą na kopiowany lub drukowany po raz pierwszy dokument znaki uniemożliwiające kopiowanie. Przy następnej próbie wykonania kopii dokumentu lub jego zeskanowania znaki te będą wykryte i zadanie zostanie anulowane. Bezpieczna karta sieciowa z kolei, chroniona jest firewallem przed bezpośrednim połączeniem i uzyskaniem dostępu przez nieupoważnionych użytkowników. Uwierzytelnienie użytkownika wymaga zalogowania się do urządzenia przez podanie hasła dostępu.

uż w 2007 roku cała linia urządzeń wielofunkcyjnych Sharp otrzymała od firmy BERTL Inc., zajmującej się przygotowaniem analiz porównawczych oraz obiektywnych, niezależnych raportów oceniających produkty z branży urządzeń cyfrowych i oprogramowania przetwarzającego obraz, nagrodę „Najbardziej Bezbiecznej Linii Urządzeń MFP”.

SZYFROWANIE I OCHRONA

Mariusz Ożarowski

Technical Support & Service Manager Lexmark

Europejskie firmy przejawiają coraz większą troskę o bezpieczeństwo drukowanych informacji. Zdają sobie bowiem sprawę z faktu, że drukarki, skanery oraz kopiarki, które podłączone są bezpośrednio do sieci lokalnej mogą tworzyć lukę w systemie zabezpieczeń urządzeń biurowych. Z raportu unijnej agencji ENISA (The European Network and Information Security Agency) wynika, że jak na razie jedynie 53 proc. europejskich firm wprowadziło systemy uwierzytelnienia pracowników, którzy korzystają z zasobów drukujących. Badania wykazały również, że potencjalnie największym źródłem utraty korporacyjnych danych są wydruki pozostawione lub nieodebrane z urządzeń drukujących oraz brak kontroli nad drukowanymi treściami.

Oferta firmy Lexmark w zakresie bezpieczeństwa danych opiera się na rozwiązaniach i usługach zarządzania drukiem. Pozwalają one na zwiększenie bezpieczeństwa poufnych danych, jak i redukcję kosztów i ilości zużywanego papieru oraz energii. Wśród najważniejszych rozwiązań, które Lexmark oferuje w zakresie zabezpieczenia poufnych informacji, należy wymienić kontrolę dostępu do urządzeń drukujących oraz ich poszczególnych funkcji, poprzez systemy uwierzytelnienia pracowników.

Zastosowanie kart zbliżeniowych lub kodów dostępu do floty drukującej, pozwala na limitowanie ilości i zaawansowane raportowanie wydruków. Jak wspomniano na wstępie, największe zagrożenie utraty poufnych informacji stwarzają wydruki pozostawione w urządzeniach wyjściowych. Oferowana przez Lexmark funkcja druku poufnego pozwala wyeliminować ten problem. Dokumenty przechowywane są w bezpiecznych kolejkach na serwerach lub na dyskach twardych drukarek, aż do momentu uwierzytelnienia się pracownika przy urządzeniu, za pośrednictwem opisanych kart chipowych lub kodów dostępu. Dzięki temu rozwiązaniu poufne informacje może odebrać jedynie osoba, która wykonała polecenie drukowania. Doświadczenie firmy Lexmark umożliwia wprowadzenie szeregu rozwiązań, które zwiększą komfort użytkowania narzędzi tego rodzaju.

Jako przykład możemy podać możliwość integracji systemu z istniejącymi już w danej firmie zabezpieczeniami. Innym sposobem poprawy kontroli nad drukowanymi dokumentami jest możliwość tzw. blokady urządzeń. W tym przypadku korzystanie z floty drukującej może zostać ograniczone w ramach czasowych np. w dniach i godzinach pracy biura. Minimalizuje to możliwość drukowania podczas braku jakiegokolwiek nadzoru. Zwiększenie kontroli nad danymi zapewniają także, oferowane przez urządzenia Lexmark, zaawansowane funkcje skanowania. Użytkownik ma m.in. możliwość digitalizacji dokumentów bezpośrednio do formatu PDF, który minimalizuje ryzyko manipulowania danymi. Możliwe jest także skanowanie bezpośrednio do załącznika poczty elektronicznej, które zabezpiecza przed powstawaniem na dysku kopii pliku.

W celu zabezpieczenia przed niepowołanym kopiowaniem danych, firmowa flota drukująca powinna posiadać zabezpieczenia transmisji danych. Z tego powodu urządzenia firmy Lexmark wykorzystują autoryzację serwera źródłowego oraz bezpieczne protokoły sieciowe jak ISPec, SNMPv3 czy 802.1x. Aby firmowe dane przechowywane w pamięci urządzeń drukujących były bezpieczne, Lexmark oferuje możliwość szyfrowania oraz oczyszczania dysków twardych.

Jak najlepsze dopasowanie usług zarządzania drukiem do potrzeb klienta, zapewnia doradztwo profesjonalnych ekspertów firmy Lexmark. Mogą oni przykładowo pomóc w zintegrowaniu systemu uwierzytelnienia pracowników w procesach druku z funkcjonującymi już systemami zabezpieczeń.

Zastosowane w urządzeniach Lexmark rozwiązania w połączeniu z usługami zarządzania drukiem, pozwalają nie tylko na zabezpieczenie poufnych danych ale również zredukowanie kosztów druku nawet o 40 proc. Biorąc pod uwagę fakt, że przeciętna europejska firma wydaje od kilku do kilkunastu procent swojego dochodu na procesy druku, wprowadzenie usług zarządzania drukiem firmy Lexmark pozwala nie tylko na zabezpieczenie poufnych firmowych danych, jak również na dokonanie redukcji kosztów związanych z drukiem.

 (reds)

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarza do tego arykułu