Nie jest sztuką schować dokument.

Znacznie trudniej po jakimś czasie go odnaleźć, gdy okazuje się niezwłocznie potrzebny. Jak zaprowadzić porządek w dokumentach? Jakie proste metody zastosować, by zaoszczędzić czas potrzebny na poszukiwanie?

Specjaliści dają naszym czytelnikom kilka dobrych rad

Regał  z karuzelą

(ISL)

Jednym ze sprawdzonych sposobów archiwizacji dużej ilości papierowych dokumentów, do których wymagany jest częsty i szybki dostęp, jest rozwiązanie oparte na nowoczesnej technologii regałów karuzelowych Rotomat. Cechuje się wysoką optymalizacją i redukcją powierzchni wymaganej do przechowywania różnego rodzaju dokumentów.

Taka oszczędność miejsca możliwa jest dzięki samej technologii działania urządzenia tzn.  pionowego ruchu okrężnego (rotacyjnego) półek. Przez cały czas utrzymywane jest oczywiście pionowe ułożenie dokumentów, na wzór gondoli. Regał karuzelowy może zostać przystosowany do przechowywania akt różnej wielkości - A5 lub A4, ale także do różnego rodzaju segregatorów, teczek podwieszanych, wolno stojących lub dokumentów składowanych w pudełkach. Wykorzystywana jest cała dostępna wysokość pomieszczenia. Dokumenty dostarczane są automatycznie do operatora, który nie musi się schylać ani wspinać po drabinie w celu pobrania lub umieszczenia danego dokumentu.

Ponieważ pobieranie dokumentów odbywa się zawsze z tego samego poziomu, nawet osoby niepełnosprawne mogą pracować przy regałach. Do tego dochodzi również zabezpieczenie dokumentów przed niepowołanym dostępem, możliwość łatwego zamknięcia regału i nadania kodów PIN do każdej półki, czy ochrona przed niekorzystnymi warunkami zewnętrznymi jak kurz, pył, światło. Ogromne ułatwienie w zarządzaniu dokumentami polega również na możliwości integracji regałów z systemami komputerowymi, systemami zarządzania informacją, czytnikami kodów kreskowych do identyfikacji dokumentów itp.

Automatyczne regały karuzelowe są sprawdzonym i docenianym sposobem zarządzania i archiwizacji dokumentów w firmach.

Dobry zacisk i koszulka

(Durable)

W każdym biurze jest wiele dokumentów, które raz na jakiś czas muszą opuścić segregatory, teczki zawieszkowe lub inne formy ich przechowywania. Dodatkowo są pewne dokumenty, które z założenia nie powinny być dziurkowane, a więc również nie powinny być wpinane do skoroszytów z tzw. mechanizmem skoroszytowym  (z tzw. wąsami). W tym celu wykorzystuje się skoroszyty z zaciskiem.

Duraclip jest najbardziej znanym w Europie przedstawicielem tej kategorii. Wymyślony przez firmę Durable 50 lat temu Duraclip był pierwszym tego typu produktem na świecie. Dziś po wielu modyfikacjach uznawany jest za najbardziej trwały. Głównym elementem jest tu metalowy zacisk. Dzięki swojej budowie i zastosowanym materiałom jest on bardzo elastyczny. Dlatego niemalże z taką samą siłą utrzymuje 1 i 30 kartek. Produkt ten posiada 5-letnią gwarancję na siłę docisku.

Częstym problemem w biurze jest archiwizowanie grubych katalogów. Pewnym rozwiązaniem jest specjalna poszerzana koszulka, która powinna utrzymać standardowy katalog. Ale jak sobie poradzić w sytuacji, kiedy ten katalog jest nieco obszerniejszy od standardowego? Doskonałym rozwiązaniem jest samoprzylepny element FILEFIX MAXI firmy Durable, który wystarczy nakleić w połowie krawędzi takiego katalogu. Tak przyklejony produkt tworzy dodatkowe otwory, które pozwalają na wpięcie katalogu do segregatora. Podstawowymi zaletami tego produktu są: uniwersalne zastosowanie, duża powierzchnia samoprzylepna - mocne trzymanie katalogu, szybki dostęp do katalogu po wypięciu z segregatora (w przeciwieństwu do standardowej koszulki na katalogi).

Przekładki - ułożony segregator

(Esselte)

Praca w biurze wymaga od większości z nas równoczesnego koordynowania kilku różnych zadań. Z reguły wszystkie one wymagają stałej kontroli i bieżącego aktualizowania informacji. Dokładną archiwizację, porządek oraz łatwy dostęp do zgromadzonych materiałów gwarantuje organizacja dokumentów w segregatorach.

Istotnym elementem usprawniającym pracę jest poprawne poukładanie i posegregowanie tematów związanych z realizowanym projektem. Idealnym i bardzo przydatnym rozwiązaniem są różnego rodzaju przekładki Esselte. Pozwalają one szybko i czytelnie poukładać oraz posegregować gromadzone dokumenty, ułatwić do nich dostęp, a w razie potrzeby szybko je odnaleźć. Wszystkie przekładki mają standardową perforację, dzięki czemu pasują do każdego typu segregatora. Służą do segregowania dokumentów o formatach A4 i A5.

Przekładki Esselte występują w wersji standardowej A4 oraz Maxi, czyli powiększonej A4 - dla dokumentów przechowywanych w koszulkach, dzięki czemu koszulki nie wystają poza indeksy i z łatwością mogą być odnalezione i przeszukiwane.

W ofercie Esselte znajdują się przekładki plastikowe lub kartonowe, z praktycznymi indeksami w gamie sześciu kolorów. Atutem tego typu przekładek jest karta informacyjno-opisowa, wzmacniana folią. Można ich używać do grupowania dokumentów według schematów lub projektów: alfabetycznie lub numerycznie: 5 (ilość dni pracujących w tygodniu), 6 (sześć miesięcy), 10 (dowolne zastosowanie np. ilość projektów), 12 (rok), 20 (np. ilość aktualnych zadań), 31 (ilość dni w miesiącu), 54 (ilość tygodni w roku).

Laminowane indeksy w przekładkach kartonowych znacznie zwiększają ich żywotność.

Dla spraw i tematów, które zmieniają się dość często firma Esselte przygotowała przekładki z kartą do wielokrotnego opisu. Jest ona dwustronnie laminowana, dzięki czemu można korygować umieszczone na niej zapisy. Do opisywania przekładek eksperci Esselte rekomendują permanentne cienkopisy, markery lub długopisy kulkowe. Zaś do usuwania nieaktualnych zapisów - plastikowe gumki.     

Dokumenty w wózku

(Amex)

Dwupoziomowy wózek na teczki zawieszkowe - mieści do 80 teczek formatu A4. Zaletą wózka jest bardzo łatwy dostęp do dolnego poziomu teczek. Jest to możliwe dzięki zastosowaniu w nim specjalnej listwy wysuwającej. Kolejną zaletą wózka są jego kompaktowe wymiary, dzięki temu znajduje on zastosowanie nawet w małych biurach. Specjalne listwy zawieszkowe sprawiają, że bardzo łatwo z niego korzystać podczas pracy z dokumentami przechowywanymi w teczkach zawieszkowych. Dołączone kółeczka pozwalają na szybkie i łatwe przemieszczanie wózka, a znajdujące się przy tych kółeczkach blokady pozwalają utrzymać wybraną pozycję. Wózek wykonany jest z metalu (z wyjątkiem kółeczek). Dostępne kolory: jasnoszary, srebrny metalic.

Profesjonalny organizer

(Oxford)

Linia Oxford International to wyselekcjonowana grupa produktów, głównie kołonotatników, zaprojektowana tak, aby mogła usatysfakcjonować menagerów i wyjść naprzeciw ciągle rosnącym oczekiwaniom i wymogom tej grupy. To nowość - oferta artykułów dla najbardziej wymagających odbiorców w środowisku biznesowym. Produkty zaprojektowane są w nowoczesnej i ekskluzywnej formie : poręczne i wygodne, łatwe do przenoszenia, pasujące wyśmienicie do służbowych spotkań i podróży.
Wszystkie produkty z tej linii posiadają mocne, a zarazem lekkie okładki, międzynarodowe strony informacyjne dla podróżujących (w 8 językach) specjalnie zaprojektowane strony ze specjalną liniaturą (z nagłówkiem i podwójnym marginesem - co pozwoli na zachowanie nieskazitelnego ładu i przejrzystości notatek) oraz szereg dodatków pozwalających na znakomitą archiwizację i przechowywanie luźnych dokumentów.
Na szczególną uwagę zasługują:
- Filingbook - wyposażony jest dodatkowo w praktyczną przednią kieszeń na dokumenty, 3 ruchome registrowane przekładki ułatwiające organizację oraz 4 działy z barwionymi brzegami stron. Strony przystosowane są do „bezawaryjnego” wyrywania - posiadają znaczniki w kształcie litery U oraz mikroperforację.

- Meetingbook i Organizerbook - zamiast tylnej okładki posiadają praktyczną teczkę, znakomicie służącą również jako zakładka. Organizerbook dodatkowo posiada stronę indexową i 6 końcowych przekładek, pozwalających na archiwizację luźnych dokumentów.

Dodaj komentarz