W marcowym numerze naszego miesięcznika prezentowaliśmy najważniejsze zalety i zasady działania programów do zarządzania służbową flotą samochodową.

Tym razem poprosiliśmy specjalistów, by przedstawili nam działanie tych programów w praktyce i opowiedzieli nam o autentycznych przypadkach wdrożeń programów w firmach klientów

Oszczędność pieniędzy i czasu

SOFTRA Systemy Informatyczne

- Przypadek wprowadzenia w firmie programu do zarządzania flotą pojazdów firmy SOFTRA chciałbym opisać na podstawie jednej z firm z branży farmaceutycznej - mówi Wojciech Lewandowski, właściciel firmy SOFTRA Systemy Informatyczne.

Firmy z branż farmaceutycznych, podobnie jak firmy z branży dystrybucji spożywczej, charakteryzują się tym, że mają zazwyczaj sporą grupę przedstawicieli handlowych używających auta służbowe.

Kiedy ilość pojazdów w tej firmie wzrosła do ok. 40, rozliczanie pojazdów za pomocą arkuszy Excel stawało się coraz bardziej trudne. Zdarzały się przypadki przeoczenia terminów badań technicznych lub wykonywania przeglądów po terminie. Groziło to wystąpieniem dodatkowych dużych kosztów.

Bezpośrednim powodem przyspieszenia decyzji o wprowadzeniu programu był przypadek nowego pracownika, który w ciągu dwóch miesięcy jeżdżenia pojazdem przekroczył normy spalania o kwotę ponad 5 tys. zł. Sytuacja została zauważona dopiero po dwóch miesiącach.

Firma rozstała się z pracownikiem, natomiast wnioski były takie, ze przypadki tego typu w przyszłości powinny być wykrywane najszybciej jak się da.  W złożonej przez nas ofercie wskazywaliśmy na możliwość wykrywania takich przypadków natychmiast po otrzymaniu danych o transakcjach na stacjach paliw (Orlen, BP , Shell, Statoil itd.).

Firma przeanalizowała ofertę dostępnych na rynku programów do zarządzania flotowego. Zostaliśmy wybrani z dwóch powodów: przy porównywalnej cenie oferowaliśmy najszerszy zakres funkcjonalny programu, i jak nam później powiedziano , program po prostu podobał się ze względu na swoją czytelność.

Po wprowadzeniu  programu do zarządzania flotowego, kiedy fleet managerowie zapoznali się z jego możliwościami, zapadła decyzja o zmodyfikowaniu polityki flotowej. Wprowadzono do niej zasady, które trudno było przedtem kontrolować bez użycia programu.

- Organiczno m.in. tankowanie do pojazdów z silnikami benzynowymi benzyny Pb98. Jest ona droższa i jej tankowanie powoduje wzrost kosztów.

- Wprowadzono także kontrolę porównawczą wielkości spalania paliwa w samochodach o porównywalnych parametrach.

- Wprowadzono ewidencję wyposażenia, z jakim jest wydawany pojazd, i podpisywanie protokołów zdawczo-odbiorczych pojazdu, na których drukowana jest także lista wyposażenia. Ograniczyło to koszty związane z gubieniem wyposażenia.

Dalsze oszczędności uzyskano, gdy flota pojazdów zaczęła gwałtownie rosnąć. Ze względu na oszczędność czasu pracy, jaką dawało wykorzystywanie w pracy programu do zarządzania flotowego, zrezygnowano ze zwiększenia ilości osób , które zajmują się nadzorem nad samochodami.

Ilość pracy fleet managerów zmniejszyła się gdy okazało się, że faktury za serwisowanie pojazdów w sieci Ford i Skoda mogą być wprowadzane do programu w postaci elektronicznej, bez konieczności ich ręcznego „wklepywania”. Zachęcony tym doświadczeniem klient zaczął dążyć do maksymalnego wyeliminowania ręcznego wprowadzania i opisywania faktur.

Na życzenie klienta dodaliśmy w systemie moduł importu danych z firmy ubezpieczeniowej i uzgodniliśmy z ich dostawcą opon, że dostarczą elektroniczny załącznik do faktury, który także będzie można importować.

Gromadzone dane umożliwiły na podstawie dostępnych w programie analiz zebranie wyników na temat kosztów polis i wielkości wypłat, jakie uzyskał od firmy ubezpieczeniowej. Ten materiał posłużył do negocjowania stawek ubezpieczenia za samochody. Wiem, że udało się dzięki temu obniżyć procent składki ubezpieczeniowej.

Przeprowadzona w programie Flota Commandor c/s analiza struktury wydatków ujawniła także ,że sumaryczne kwoty wydawane przez użytkowników aut na takie drobiazgi, jak np. zawieszki zapachowe, dają w dłuższym okresie czasu niebagatelne sumy. Ujawnienie tych danych spowodowało kolejna modyfikację zapisów w polityce flotowej.

Wiemy, że nasi klienci bardzo cenią sobie możliwość tworzenia w systemie nietypowych raportów. Czasami konieczność przygotowania jednorazowych raportów za cały zeszły rok zgodnie z wytycznymi zarządu odrywała ich od normalnej pracy na wiele godzin. Dzięki funkcjom dostępnym w programie mogą przygotować takie raporty, dotyczące np. całego roku, w dosłownie klika minut.

Jak widać oszczędności uzyskiwane dzięki programowi do zarządzania flotowego to nie tylko oszczędności związane z eksploatacją pojazdu ,ale także oszczędność czasu fleet managera.

W tej chwili klient zarządza już flotą składającą się z kilku setek pojazdów. Jego system został zintegrowany z systemem finansowo-księgowym, co zaoszczędziło dużo pracy służbom księgowym. Planuje wykorzystanie dostępnych w programie Flota Commandor funkcji do integracji używanego programu z system pozycjonowania pojazdów opartym na GPS.

Największe oszczędności - na kosztach paliwa

VirtualCARMEN Software Sp. z o.o.

Obecna sytuacja na rynku wymusiła na firmach stosowanie systemów do optymalizacji kosztów. O ile nie było to konieczne wcześniej lub stosowane w znacznie mniejszym stopniu, o tyle dzisiaj jest to koniecznością. Istotne jest już nie tylko kontrolowanie samych pracowników, ale również optymalizacja pracy poprzez ułatwienie wszelkiego typu rozliczeń.

Decyzja dotycząca wdrożenia specjalizowanego narzędzia, jakim jest system do kontroli floty i optymalizacji jej kosztów, bardzo często nie jest decyzją podejmowaną w chwilę, a składają się na to różnego typu czynniki, m.in.:

- wielkość floty,

- charakterystyka firmy,

- polityka flotowa,

- rodzaj własności pojazdów.

Ostatnie wdrożenia systemu Carmen pokazały, że era prostych programów operacyjnych przeznaczonych dla osoby zarządzającej flotą powoli odchodzi w niepamięć. Wielkie korporacje, holdingi, instytucje finansowe, a coraz częściej i mniejsze firmy, używające dotychczas prostych aplikacji do ewidencji floty, stawiają obecnie na zaawansowane oprogramowanie umożliwiające pełną integrację z innymi, działającymi w firmie, systemami.

Punktem wyjścia przy wyborze systemu Carmen w ostatnich wdrożeniach (floty od 200 do ponad 1000 pojazdów) była niewątpliwie:

- Chęć centralizacji zarządzania, zwłaszcza w przypadku, kiedy firma posiada strukturę rozległą (regiony, obszary itd.). Możliwe jest to dzięki zastosowaniu technologii WEB oraz zaawansowanemu blokowi uprawnień.

- Szybki przepływ informacji pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za flotę, a tym samym zapewnienie informacji miarodajnej i w znacznie krótszym czasie; praca on-line w czasie rzeczywistym.

- Integracja z innymi systemami (kadrowy, finansowy), system autoryzacji dostępu działający w firmie.

- Redukcja czasu pracy poprzez zautomatyzowany proces zasilania danych.

- Zapewnienie porządku danych dotyczących pojazdów oraz kosztów.

- Optymalizacja kosztów związanych z leasingiem, wynajmem, naprawami i szkodami własnymi; zaawansowane analizy kosztów opłacalności leasingu, utrzymania, rozliczenia pod względem księgowym.

- Modułowa budowa systemu umożliwiająca precyzyjny dobór opcji pod wymagania klienta.

Wdrożenie systemu Carmen eCAR w jednym z największych banków w Polsce poprzedzone było kilkumiesięcznymi przygotowaniami z obu stron.

Specjaliści od analiz produktu brali pod uwagę wiele czynników, m.in. zapewnienie serwisu (nowe wersje, wsparcie technicznego oraz merytoryczne), potencjalny rozwój aplikacji, staż i opinię na rynku oraz – w największym stopni – funkcjonalność, intuicyjność oraz elastyczność systemu, która bezpośrednio miała przełożyć się na oszczędności. Już po pierwszych miesiącach od wdrożenia analitycy klienta oraz użytkownicy systemu byli w stanie docenić możliwości systemu Carmen eCAR, które dość szybko można było przeliczyć na ilość zaoszczędzonych złotówek.

Obecnie system Carmen eCAR wykorzystywany jest głównie do zaawansowanych analiz finansowych. Możliwe jest to dzięki połączeniu funkcji finansowej z funkcją operacyjną. Osoby odpowiedzialne za flotę posiadają komplet szczegółowych informacji, niezbędnych do zarządzania flot, natomiast działy księgowe czy analiz - szereg informacji potrzebnych do szybkiego wyciągania wniosków związanych z optymalizacją kosztów.

Co więcej, system Carmen eCAR dzięki możliwości pełnej konfiguracji jest właściwie gotowy do rozpoczęcia pracy już na drugi dzień po wdrożeniu, co eliminuje konieczność pisania wielu modyfikacji – tak charakterystycznych dla aplikacji zamkniętych. Takie rozwiązanie pozwala zaoszczędzić koszty związane z wszelkiego typu modyfikacjami systemu pod szczególne potrzeby klienta.

Wychodząc naprzeciw nowym potrzebom rynku i często zmieniającym się przepisom – zwłaszcza podatkowym – konieczne są aktualizacje systemu (formaty importów, zmiany przepisów związanych z ochroną środowiska czy odliczeniem VAT-u). W dobie obecnego kryzysu firmy coraz częściej kładą nacisk na kontrolę pracowników oraz kosztów, które są przez nich generowane. Cały blok analizy kosztów wraz z obciążeniami użytkowników za przekraczane limity znacznie ten proces przyspiesza. Niedawna zamiana przepisów podatkowych umożliwia odzyskanie podatku VAT za paliwo oraz leasing pojazdów. I w tym wypadku system Carmen eCAR jest w stanie wesprzeć swoimi możliwościami generując niezbędne zestawienia w ciągu kilku chwil. Jaka jest oszczędność czasu i środków w takim wypadku chyba nie jest konieczne wyjaśniać. Ostatnie, częste kontrole urzędów związane z wykorzystywaniem pojazdów służbowych do celów prywatnych zmuszają firmy do pełnego rozliczenia (obciążenia) pracowników za używanie pojazdu firmowego.

Podobnie jak poprzednio, i w tym wypadku system Carmen eCAR przychodzi z pomocą. Niewątpliwie największe oszczędności można poczynić na kosztach paliwa. Bardzo szczegółowa kontrola tego elementu, możliwa w systemie Carmen eCAR w pełni zautomatyzowany sposób, pozwala zaoszczędzić nawet 20-30 procent kosztów dotychczasowych.

Innym elementem generującym znaczne koszty są naprawy, przeglądy i inne usługi zapewniane przez serwisy. Szczegółowa kontrola dotychczasowych koszów, zautomatyzowany proces autoryzacji napraw oraz rejestracji rozliczeń z danym serwisem pozwala uniknąć np. płacenia za usługę, która już była wykonana w danym okresie lub powinna podlegać gwarancji, a tym samym zostać wykonana bez obciążania.

Zastosowanie zaawansowanego narzędzia do kontroli kosztów floty to nie tylko oszczędności związane z elementami bezpośrednio związanymi z parkiem pojazdów, ale również optymalizacja czasu pracy. O ile pierwszy element da się w przybliżony sposób oszacować i stwierdzić, że oszczędności mogą sięgnąć nawet do 30 proc. Kosztów, o tyle czas pracy poszczególnych osób wcześniej zaangażowanych w obsługę floty (chociażby zasilanie programu o dane czy ręczne przygotowywanie złożonych analiz) jest trudny do oszacowania.

Z przeprowadzonych analiz przedwdrożeniowych dotyczących generowanych analiz czy zestawień wynika, że wykonanie analizy precyzyjnie określającej koszty konkretnego MPK za wybrany okres potrafiło zająć do dwóch dni, a przy bardzo złożonej flocie i dodatkowych elementach wchodzących w skład analizy dwukrotnie dłużej. System Carmen eCAR tego typu zestawienia przygotowuje w czasie krótszym niż przygotowanie filiżanki kawy.

(opr. red.)

Dodaj komentarz