Często zdarza się, że firma przez lata działalności rozrasta się – potrzebne jest większe biuro, więcej pracowników i więcej sprzętu biurowego.

Dobrze, jeśli dzieje się to w sposób kontrolowany i zaplanowany. Spontaniczne zakupy sprzętu mogą doprowadzić do sytuacji, że drukarek w biurze robi się więcej niż zatrudnionych osób – urządzenia kupowane były w miarę potrzeb od różnych producentów, część urządzeń nie działa, do innych brakuje tonerów, w szafkach zalegają natomiast zapasowe tonery do drukarek, które już się zepsuły i ich naprawa nie jest opłacalna…

Sytuacja w pewnym momencie może wymknąć się spod kontroli, koszty eksploatacji i serwisu różnorodnych urządzeń stają się wysokie,  w dodatku nie wiadomo, kto z pracowników ile drukuje…

Czy jest możliwość uporządkowania tego chaosu? Jak się do tego zabrać i ile trwa taki proces wprowadzenia w życie nowego systemu? Czy jest to dla firmy opłacalne i jakie możemy mieć z tego korzyści?

O to zapytaliśmy ekspertów z trzech wyspecjalizowanych firm: Hewlett-Packard, Xerox i Konica Minotla

Bez audytu – ani rusz

Hewlett-Packard

Optymalizacja floty drukującej w wielu firmach kojarzy się z redukcją bądź wymianą urządzeń. A już na pewno z redukcją kosztów. Jednakże w trakcie przeprowadzenia takiego projektu należy również pamiętać o urządzeniach obecnie pracujących w naszych biurach, a zwłaszcza o ich finansowej wartości.

Ale aby dowiedzieć się, jakie urządzenia powinny być wymienione, a jakie pozostać, ile tych urządzeń powinno być ilościowo i gdzie rozmieszczone - niezbędny jest Audyt Floty Obecnej.

Generalnie audyt takie polega zebraniu szczegółowych informacji o obecnie pracujących w siedzibie klienta urządzeniach, naniesieniu ich na plany.

Następnie zbiera się opinie użytkowników i ich businessowe wymagania funkcjonalne. To, co warte podkreślenia – wymagania muszą być odnoszone do pracy użytkowników i weryfikowane przez dedykowanego kierownika projektu ze strony klienta, aby uniknąć tzw. „koncertu życzeń”.

Kolejnym etapem jest analiza finansowa produkowania dokumentów: koszty związane z papierem, materiałami eksploatacyjnymi, serwisem urządzeń i kosztami samych urządzeń (odpisami amortyzacyjnymi), a także kosztami zużycia energii.

Analiza taka powinna (w zależności od wielkości firmy) trwać do 3 miesięcy. Jest to maksymalny okres, na jaki klienci godzą się zamrozić ew. zakupy urządzeń. Firma przeprowadzająca analizę powinna także przedstawić szczegółowy harmonogram prac ze wskazaniem, kiedy i jakich informacji będzie potrzebowała. Harmonogram taki będzie pomocny kierownikowi projektu w dostarczeniu danych, do których przygotowania będzie niezbędne zaangażowanie innych osób w sposób niedezorganizujący zbytnio ich pracy.

Hewlett-Packard, prowadząc projekt optymalizacji floty urządzeń biurowych u swoich klientów, bierze również pod uwagę czynniki amortyzacji, finansowania urządzeń, jak również czasu wprowadzania nowego rozwiązania.

Analizując obszar druku u naszych klientów, standardowo napotykamy flotę urządzeń kilku producentów, o różnym stopniu wyeksploatowania urządzeń oraz różnej funkcjonalności - nierzadko funkcjonalności zupełnie nieprzystającej do wymagań businessowych użytkowników. Sytuacja taka jest wynikiem uzupełniania floty urządzeń wraz ze wzrostem firmy. Lub – po fuzji dwóch podmiotów - nagromadzeniu urządzeń wniesionych przez obie firmy.

U jednego z klientów, po przeprowadzeniu analizy ok. 1000 urządzeń w kilkudziesięciu lokalizacjach, zostało zaproponowane rozwiązanie oparte sumarycznie na 260 urządzeniach, w 40 proc. na urządzeniach z działającej floty. Wśród urządzeń obecnych, jakie zaproponowano do pozostawienia, były także drukarki i urządzenia wielofunkcyjne firm trzecich – gdyż ich funkcjonalność, stan oraz stopień zużycia kwalifikowały je do dalszej eksploatacji. Niebagatelnym argumentem także była nie zamortyzowana wartość księgowa oraz posiadane już w magazynie materiały eksploatacyjne do określonych modeli urządzeń.

Część pozostawianej floty wymagała rozbudowy o dodatkowe elementy, które zostały szczegółowo opisane i wycenione.

To, co było istotne – flota urządzeń została ujednolicona, na ile to było możliwe, aby również z punktu widzenia wsparcia czy materiałów eksploatacyjnych zminimalizować ilość różnych modeli.

Finalnie rozwiązanie docelowe, zostało z punktu widzenia proponowanego wdrożenia podzielone na 3 etapy:

- nabycie wskazanych urządzeń,

- wdrożenie rozwiązań i narzędzi software’rowych,

- uzupełnienie floty urządzeń po przeprowadzce do nowej lokalizacji.

Co przemawia za takim rozwiązaniem? Czy nie prościej byłoby wymienić wszystkie urządzenia?

Prościej pewnie tak, jednakże kalkulując rozwiązanie optymalne, powinno ono być dobrane do potrzeb i wymagań użytkowników, jak również optymalne z punktu widzenia finansowania takiego projektu. I to kosztów finansowania uwzględniających wartość urządzeń już posiadanych.

Jeśli urządzenia są już zamortyzowane – nie ma problemu. Sytuacja wygląda zgoła inaczej w przypadku wartości księgowej amortyzowanej drukarki czy urządzenia wielofunkcyjnego.

Jeśli w nowym, proponowanym rozwiązaniu wskazywana jest wymiana urządzenia – model finansowy powinien uwzględniać pokrycie tych kosztów.

Hewlett-Packard uwzględnia takie sytuacje w swoich propozycjach. Jako element analizy przygotowywany jest harmonogram wdrożenia rozwiązania docelowego podzielonego na etapy. Etapy uwzględniające wymianę urządzeń po zakończeniu ich amortyzacji bądź zmniejszeniu do określonego po poziomu celem odkupienia ich od klienta. W takich przypadkach współpraca z firmami zajmującymi się odkupem urządzeń jest nieoceniona. Firma taka może odkupić wskazane urządzenia, przeprowadzić przegląd techniczny i np. wystawić w programie pracowniczym lub poszukać innych nabywców na rynku.

Case: plan, wdrożenie i oszczędności

Xerox Polska

Przykładem wprowadzenia kompleksowych rozwiązań firmy Xerox może być wdrożenie przeprowadzone u operatora przesyłowego, zatrudniającego 1500 osób, który wykorzystuje łącznie około 100 drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych różnych producentów. Klientowi zależało na efektywnym wykorzystaniu istniejącego parku maszynowego, uporządkowaniu systemu druku, zapewnieniu mu bezawaryjnej pracy oraz ograniczeniu nakładów finansowych przeznaczonych na druk.

W pierwszej fazie projektu, wraz z przedstawicielami klienta, zespół składający się
z ekspertów Xerox określił główne cele, jakie będą do osiągnięcia. Została także przeprowadzona dokładna analiza infrastruktury urządzeń drukujących – poszczególne urządzenia zostały skategoryzowane i opisane, a także przedstawiono nowy plan rozmieszczenia drukarek i urządzeń MFP, tak aby zapewnić większą wydajność pracy.

Klient zaakceptował także system raportowania o kosztach i liczbie wykonywanych wydruków – przy 700 000 drukowanych stron w miesiącu, w tym 100 000 kolorowych, był to bardzo ważny element, który mógł zracjonalizować koszty.

Kontrakt obejmował 6 lokalizacji, prawie 2000 użytkowników, 12 stacji do skanowania dokumentów wielkoformatowych, 65 urządzeń wielofunkcyjnych zapewniających skanowanie dokumentacji do formatu A3. W ramach umowy Xerox dostarczył także platformę do skanowania, archiwizacji i druku dokumentacji produkcyjnej związanej z siecią gazociągów.

Kolejnym etapem było wdrożenie opracowanego systemu. Na miejscu, bezpośrednio
u klienta, pracują dedykowani pracownicy firmy Xerox, których zadaniem jest pomagać użytkownikom w obsłudze urządzeń i dbać o  poprawne funkcjonowanie całej infrastruktury. Po stronie Xerox znajduje się także zarządzanie parkiem urządzeń, serwis i wymiana materiałów eksploatacyjnych, analizowanie wykorzystania i obciążenia sprzętu oraz nanoszenie odpowiednich korekt do systemu celem zwiększenia wydajności. Dostawca usługi opracowuje także pełne raporty związane z działaniem systemu oraz kosztami generowanymi przez drukowanie.

Kontrakt pozwolił na bezinwestycyjne zrealizowane potrzeb klienta w zakresie całościowego zarządzenia dokumentacją. Dzięki dobrze przeprowadzonemu wdrożeniu, kontrakt został rozszerzony na pozostałe placówki firmy. 

Dopasować sprzęt do rzeczywistych potrzeb

Konica Minolta Business Solutions Polska

Decyzja o wymianie urządzeń drukujących w biurze na pewno powinna być dobrze przemyślana, gdyż od jej efektów zależy, czy obniżymy koszty generowane przez procesy produkcji i obiegu dokumentów, czy też przeciwnie - spowodujemy narastanie kolejnych wydatków na niepotrzebny sprzęt i dalszy wzrost kosztów ukrytych.

Zgodnie z danymi firmy Gartner koszty ukryte związane z produkcją dokumentów wynoszą odpowiednio: 21 procent - koszt serwisu, czyli naprawy i przeglądy urządzeń, 20 procent - koszt nabycia (amortyzacja, najem lub leasing), 46 procent - koszt użytkowania obejmujący materiały eksploatacyjne, pobór prądu, papier, a 13 procent - administracja, czyli czas i praca przy kontroli i organizacji procesów użytkowania.

Mając na uwadze te dane, warto zdecydować się na kompleksową analizę procesów dokumentowych w firmie. W ramach usług konsultingowych Konica Minolta proponuje klientom wdrożenie autorskiej koncepcji inteligentnego zarządzania dokumentami o nazwie iDOC. Obejmuje ona doradztwo i realizację wdrożenia, którego rezultatem jest dopasowanie systemu druku do rzeczywistych potrzeb biura. Efektem zastosowania rozwiązania iDOC jest  redukcja kosztów generowanych przez procesy produkcji i obiegu dokumentów. iDOC pozwala zmniejszyć te koszty średnio o 19 do 30 proc.

Wdrożenie koncepcji iDOC rozpoczyna się od audytu. Konsultanci wyposażeni
w profesjonalne narzędzia analizy przeprowadzają w przedsiębiorstwie badanie, które
w zależności od potrzeb klientów może przybierać różne formy.

W podstawowej wersji audytu konsultanci gromadzą dane o obciążeniu maszyn, ich wieku
i stopniu amortyzacji oraz o liczbie drukowanych na nich arkuszy. Pozyskane informacje pozwalają na określenie możliwie precyzyjnie kosztu wydruku jednej strony i zdefiniowanie globalnych kosztów produkcji dokumentów w firmie.

Bardziej zaawansowana wersja audytu uwzględnia dodatkowo wywiady z użytkownikami urządzeń, podczas których badana jest specyfika wykonywanych przez nich prac, sprawdzane są technologiczne możliwości drukarek, faktury, określa się żywotność i wiek maszyn. Na tej podstawie zostaje przygotowany projekt optymalizacji dostosowany do potrzeb firmy. To najczęściej wybierany rodzaj audytu.

Trzecim, najbardziej zaawansowanym i dającym najlepsze efekty w zakresie obniżenia kosztów rodzajem audytu jest opracowanie pełnego workflow dokumentów dla firmy. Polega on na bardzo dokładnym zbadaniu „ścieżki” każdego dokumentu w firmie. Na podstawie jego wyników specjaliści iDOC proponują implementację rozwiązań usprawniających i optymalizujących, takich jak elektroniczne archiwum czy system zarządzania obiegiem dokumentów.

Audyt przeprowadzany przez konsultantów iDOC jest  wnikliwy i szczegółowy. Obejmuje dokładną analizę stanu sprzed wdrożenia oraz zaprojektowanie optymalnego rozwiązania.
W zależności od wielkości firmy klienta i ilości sprzętu drukującego, może trwać od kilku dni do kilku miesięcy.

Na podstawie wyników audytu specjaliści iDOC proponują urządzenia i rozwiązania optymalnie dopasowane do potrzeb firmy oraz – co najważniejsze – uzasadnione pod względem ekonomicznym. Na przykład w miejsce kilku mniejszych urządzeń stawiamy jedno większe, szybsze i bardziej wydajne. Tam, gdzie użytkownik nie korzysta ze skanera
i kopiarki, rezygnujemy z systemu wielofunkcyjnego. Jeśli istniejące w firmie urządzenie spełnia odpowiednio swoje zadania, pozostawiamy je lub jedynie zmieniamy jego lokalizację. W przypadku koncepcji iDOC, choć jest to produkt Konica Minolta, nie stawiamy warunków, że klient musi posiadać w parku maszynowym nasze urządzenia.

W zależności od zdiagnozowanych potrzeb, oprócz odpowiednio dobranych urządzeń, rozwiązanie iDOC obejmuje system monitorowania i analizy kosztów druku SafeQ oraz system zdalnej diagnostyki CS Remote Care. W efekcie wdrożenia tego rozwiązania klient zyskuje bardziej scentralizowany, wydajny system druku, zmniejszenie liczby urządzeń funkcjonujących w firmie, a co za tym idzie, obniżenie kosztów eksploatacji sprzętu drukującego. Dodatkową korzyścią  dla klientów, którzy wdrożyli koncepcję iDOC, jest  powierzenie zadań związanych z  obsługą urządzeń serwisowi Konica Minolta.

Po podpisaniu umowy wdrożeniowej, Konica Minolta przejmuje opiekę nad parkiem maszynowym (za zgodą klienta) i odpowiada za serwis wszystkich urządzeń drukujących
w firmie. To wygodne, bo w razie problemów nie trzeba kontaktować się z serwisami różnych producentów. Jesteśmy do dyspozycji klienta przez 3-4 lata trwania standardowej umowy.

Oczywiście kontrahent nie jest zobowiązany do przedłużania umów na kolejne lata, jednak jesteśmy przekonani, że współpraca pomiędzy Konica Minolta a przedsiębiorstwami,
w których wdrażamy iDOC, będzie miała charakter długookresowy.       

Czas wdrażania systemu zarządzania drukiem zależy od wielkości firmy klienta i zakresu wprowadzanych zmian. Jest to zazwyczaj długotrwały proces, wymagający dokonania dokładnej analizy stanu sprzed wdrożenia, zaprojektowania optymalnego rozwiązania, uzyskania akceptacji klienta i samego wdrożenia. Zatem wdrożenie może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy. Dla nas oczywiste jest, że firma musi mieć możliwość prowadzenia regularnej działalności przez cały okres wdrażania systemu. Wszelkie zmiany w zakresie urządzeń funkcjonujących w poszczególnych lokalizacjach są dokonywane tak, by ewentualne niedogodności ograniczyć do minimum.       

Zawsze staramy się zapewniać rozwiązania kompleksowe, a co za tym idzie - wspomagamy naszych klientów również w utylizacji zużytego, wycofanego z biura sprzętu. Jest wiele sposobów „utylizacji” urządzeń i w zależności od projektu przygotowujemy dla klientów propozycję najdogodniejszego z nich.

Case study

Stronę praktyczną koncepcji iDOC najlepiej ilustruje przykład wdrożenia rozwiązania
w jednej z instytucji finansowych, funkcjonujących na rynku polskim. Przed optymalizacją  instytucja posiadała około 500 drukarek i kopiarek różnych producentów. Istniały trudności
z serwisem urządzeń, wynikające z odmiennych warunków serwisowych oferowanych przez różnych dostawców.

Problemem było również magazynowanie kilkunastu różnych rodzajów tonerów. Nadmierne koszty generowało administrowanie urządzeniami, wynikające z konieczności nadzoru nad bardzo zróżnicowaną flotą. Nie było możliwości rozbicia rzeczywistych kosztów użytkowania urządzeń na poszczególne spółki, działające w obrębie instytucji.

W ramach koncepcji Konica Minolta iDOC, w miejsce dotychczasowego sprzętu drukującego, zaproponowaliśmy 29 urządzeń wielofunkcyjnych typu bizhub oraz system accountingowy SafeQ. Urządzenia wraz z systemem są wynajęte przez wszystkie spółki i rozliczane za faktyczną ilość wydruków i kopii, wykonanych przez pracowników danej spółki. Administracja została ograniczona do minimum poprzez standaryzację warunków serwisowych. Zminimalizowana została także ilość tonerów dzięki ujednoliceniu floty urządzeń. Zwrot inwestycji przewidujemy w okresie 12-13 miesięcy.

(opr. red.)

Dodaj komentarz