Były, są i będą nieodłącznym elementem biznesu.

Jak w czasach kryzysu firmy dysponują środkami finansowymi przeznaczonymi na podróże służbowe? Renegocjowanie warunków współpracy z obsługującymi ich agencjami turystycznymi ze szczególnym naciskiem na wydłużenie terminów płatności wydawałoby się rozsądnym posunięciem. Czy aby na pewno jest to jedyne rozwiązanie?

Pierwsza fala kryzysu rozpoczęła agresywny trend cięcia kosztów i manię wynajdywania coraz to nowych oszczędności. Czy wobec tego mądre zarządzanie podróżami służbowymi może przyczynić się do poprawienia płynności finansowej firmy?

Polityka podróżna firmy

Naczelnym błędem, jaki popełniają firmy, jest brak jasno określonej polityki podróżnej. „Latać jak najtaniej” – to zdanie przewija się najczęściej jako motto osób odpowiedzialnych za podróże służbowe w firmie. Co zatem należy uczynić, aby nadać temu zdaniu rzeczywisty kształt?

Czasem więcej znaczy mniej

Ile razy zdarza się wykupić bilet, który jesteśmy zmuszeni później zwrócić lub zmienić z powodu odwołanego lub przełożonego spotkania? Jak często słyszy się w takich sytuacjach, że niestety wykupiony bilet objęty jest najtańszą taryfą ekonomiczną i jest bezzwrotny?

Aby nie tracić w ten sposób pieniędzy, należy przeanalizować własny styl podróżowania i dobrać do niego odpowiednią taryfę przelotu, która będzie stanowiła punkt odniesienia przy wszystkich rezerwacjach. Poradę w tym zakresie można uzyskać w specjalistycznych agencjach zajmujących się organizacją podróży służbowych.

Mile Miles&More

Programy lojalnościowe Miles&More udostępniają latającym szereg bonu­sów i udo­godnień, poczynając od darmo­wych biletów lotniczych przez szereg drogocennych gadżetów, a na bezpłatnych noclegach w luksusowych hotelach kończąc – linie lotnicze skutecznie dopieszczają swoich stałych klientów.

Umowy trójstronne

Centralny oddział firmy mieszczący się za granicą to najczęstsza destynacja podróży służbowych? To dobry moment na weryfikację rocznej skali lotów i na jej podstawie podpisanie z wybraną linią lotniczą tzw. umowy trójstronnej, która umożliwi zamawianie biletów lotniczych w partnerskiej agencji turystycznej na prefe­rencyjnych warunkach z wykorzystaniem stawek wynegocjowanych z linią lotniczą.

Narzędzia płatnicze

Odroczone terminy płatności to jeden z głównych powodów, dla których firmy decydują się na współpracę ze specjalnymi agencjami turystycznymi. Jakie są w tym zakresie możliwości i ograniczenia?

Magiczne 14 dni

Standardowy okres, na jaki agencje decydują się „na własną rękę” kredytować swoich klientów korporacyjnych, wynosi 7 dni. Dla bardziej wymagających termin ten sięga nawet 14 dni. Wynika to z faktu, że agencje turystyczne rozliczają się ze swoim zwierzchnikiem IATA (International Air Transport Association) w cyklach dwuty­godniowych.

Travel Account

Czy istnieje wobec tego możliwość odroczenia płatności do 59 dni? Tak, narzędziem oferującym takie rozwiązanie jest konto Travel Account,  przeznaczone do rozliczeń wydatków Firmy na podróże służbowe. Dzięki Travel Account Firma znacząco poprawi swoją płynność finansową i ograniczy koszty administracyjne, dając jednocześnie swobodę w organizowaniu podróży.

Corporate Self Booking Tool

Skutecznym źródłem pewnych oszczędności będą również rozwiązania technologiczne typu CSBT (Corporate Self Booking Tool). Personalizowane, korporacyjne wyszukiwarki biletów lotniczych (i nie tylko) pozwalają na samodzielne dokonywanie rezerwacji, co oznacza brak konieczności płacenia prowizji agentowi.

Optymalizacja kosztów podróży w czasach kryzysu powinna stanowić połączenie przemyślanej polityki podróżnej wraz z odpowiednio dopasowanym narzędziem płatniczym, które pozwoli na centralne zarządzanie wydatkami firmy. Dodatkowym źródłem oszczędności będzie z pewnością odpowiednie narzędzie technologiczne służące do dokonywania samodzielnych rezerwacji.

Tomasz Kopera

Autorem tekstu jest właściciel agencji turystycznej Amin Travel, zajmującej się organizacją podróży służbowych i doradztwem w zakresie optymalizacji kosztów związanych z podróżami w firmach

                                      http://biznes.amin.pl

Dodaj komentarz