Firmowe auta – pod kontrolą
Wracają czasy łamania głowy nad optymalizacją tras kierowców i ścisłej kontroli zużycia paliwa.
Tak jak trudno sobie wyobrazić w firmie dział księgowy bez dobrego systemu księgowego, tak co raz trudniej znaleźć fleet managera bez systemu wspomagającego zarządzanie pojazdami.
Obecna sytuacja gospodarcza mobilizuje przedsiębiorców do optymalizacji kosztów niemalże we wszystkich obszarach, gdzie generowane są na wysokim poziomie. Flota pojazdów to jeden z takich obszarów. - Wykorzystanie systemu FM Professional pozwala na optymalizację kosztów ponoszonych z tytułu pojazdów firmowych, ale i na znaczący wzrost poziomu wydajności i efektywności zasobów – uważa Marcin Mroziewicz z firmy FM Solutions Sp. z o.o. - Czy warto więc teraz inwestować w system zarządzania flotą – oczywiście tak.
Znaczący udział procentowy w kosztach mają nadużycia w obrębie floty, zarówno bezpośrednie, takie jak tankowanie prywatnych pojazdów na koszt firmy, ale i pośrednie, takie jak chociażby „rajdowy” styl jazdy przyczyniający się do awarii pojazdów czy nie odwiedzanie klientów firmy przez przedstawiciela. - Wykrycie tego typu nadużyć bez wykorzystania profesjonalnego narzędzia, takiego jak FM Professional, jest bardzo trudne lub niemożliwe, tak więc albo dajemy zielone światło na marnowanie środków firmowych, albo eliminujemy źródła utraconych korzyści poprzez wdrożenie i wykorzystanie w zarządzaniu odpowiedniego systemu – podkreśla Marcin Mroziewicz.
Jak działa FM Professional?
To nowoczesne rozwiązanie flotowe, system zapewniający wsparcie na każdym poziomie zarządzania i gwarantujący dostęp do informacji, do których dotarcie przy wykorzystaniu standardowych metod jest czasochłonne lub w ogóle niemożliwe.
System działa w oparciu o technologie GPS (Global Positioning System) oraz GSM (Global System for Mobile Communications). W pojeździe instalowane jest urządzenie wyposażone w moduły do obsługi wyżej wymienionych technologii oraz moduł pozwalający pobierać dane pokładowe, takie jak dystans, stan licznika, obroty silnika, prędkość, poziom paliwa i jego zużycie i wiele innych. Technologia GPS odpowiada za pozycjonowanie pojazdu z bardzo dużą dokładnością, a GSM za przesłanie danych o lokalizacji i danych pokładowych do serwera FM Solutions. Dane te poprzez predefiniowane zapytania dostępne są w zaawansowanym interfejsie użytkownika.
Ze względu na różnorodność struktur organizacyjnych w firmach system wyposażony został w moduł umożliwiający ich przeniesienie na system. Jego dostępność przez przeglądarkę internetową, skutkuje możliwością tworzenia nieograniczonej liczby profili o różnych uprawnieniach, bez ponoszenia dodatkowych opłat licencyjnych. Interfejs stworzony został z myślą o użytkownikach nie posiadających specjalistycznej wiedzy informatycznej, dzięki czemu jest intuicyjny i prosty w obsłudze.
FM Professional znajduje zastosowanie niemalże w każdej branży i w każdej firmie, w której wykorzystywane są pojazdy służbowe. System zapewnia menedżerowi sprawną weryfikację poprawności wykonywanych zadań, pokonywanych tras i odwiedzanych punktów przez pracownika. Oprogramowanie umożliwia bezobsługową kontrolę odwiedzania wyznaczonych miejsc, np. punktów dostaw czy przypisanych przedstawicielowi handlowemu punktów klienckich. Dzięki systemowi mamy stały, aktualny podgląd on-line na lokalizację pojazdu / pracownika. Możemy też sięgnąć do danych archiwalnych i sprawdzić, gdzie i ile czasu znajdował się przez ostatni tydzień, miesiąc etc. Każdy z przejazdów pojazdu możemy w formie graficznej zobrazować na mapie. System wyposażony jest w unikalny moduł analizy obszarów działania, dzięki któremu istnieje możliwość przeniesienia bazy klienckiej do systemu, naniesienia każdego z klientów na mapę i sprawnej weryfikacji odwiedzania tych stref przez pracowników.
Ważnym elementem jest sposób eksploatacji auta przez pracownika. Zestawienia dotyczące zużycia paliwa, osiąganych prędkości i obrotów silnika pozwalają zweryfikować, czy pracownik eksploatuje auto zgodnie z normami zdrowego rozsądku i przede wszystkim bezpieczeństwa. Implementowane są również w pojazdach różnego rodzaju dodatkowe urządzenia zintegrowane z systemem, takie jak zestawy głośnomówiące, identyfikatory, elementy zabezpieczające i inne. Dedykowany panel komunikacyjny pozwala na wysyłanie wiadomości SMS do pracowników.
Nowoczesna flota, niezależnie od swojej wielkości, wymaga nowoczesnych technik zarządzania. Rozbudowane funkcjonalności automatycznej kontroli umożliwiają szybką reakcję w sytuacjach „krytycznych”, optymalizują koszty i eliminują nadużycia. Wdrożenie oprogramowania dedykowanego zarządzaniu flotą pozwala na sprawne planowanie, dysponowanie zasobami oraz koordynację działań na poziomie organizacyjnym. Zastosowanie systemu niesie za sobą szereg policzalnych korzyści. Podstawowy zysk to duży wzrost poziomu wydajności i efektywności zasobów. Szybki dostęp do pożądanych informacji, optymalizacja tras i idące za nią zmniejszenie przebiegów, brak nie zleconych przejazdów, zwiększenie liczby obsługiwanych zleceń i wizyt przedstawicieli u klientów to jedne z nielicznych korzyści. Podgląd na zużycie paliwa oraz osiągane prędkości i obroty silnika przekładają się na zmniejszenie średnich spalania, zmniejszenie liczby awarii pojazdów, a tym samym wizyt serwisowych i wysokich kosztów ponoszonych w związku z nimi. Dodatkowo system automatycznie wykrywa niezgodności pomiędzy tankowaniami rzeczywistymi, a danymi z kart paliwowych, sygnalizuje fizyczne upusty paliwa lub różnice wynikające z faktur i danych faktycznych. Wykorzystanie systemu przekłada się na niemałe koszty ubezpieczeń pojazdów i ładunków oraz koszty połączeń telefonicznych, które nadal, szczególnie jeżeli chodzi o roaming, nie są niskie. Oczywiście jest jeszcze szereg innych profitów, zależnych od specyfiki pracy floty. Nie sposób również pominąć poziom bezpieczeństwa pracowników i pojazdów, który diametralnie zmienia swój poziom w przypadku wykorzystania systemu.
Zarządzanie flotą - Carmen
Systemy z rodziny Carmen pomagają obecnie w zarządzaniu i kontrolowaniu blisko 65 tys. pojazdów. Modułowa budowa umożliwia instalację systemu wg indywidualnych wymagań klienta. Pełna automatyzacja w zasilaniu system danymi (m.in. importowanie danych z koncernów paliwowych oraz leasingodawców i firm oponiarskich) pozwala na eliminowanie błędów powstających przy ręcznym i czasochłonnym wprowadzaniu danych.
System pomaga w zarządzaniu kartami paliwowymi oraz innymi kartami, np. serwisowymi, rejestruje wszystkie wydatki (od pojedynczych żarówek, przez koszty płynów, olejów, akcesoriów, wyposażenia, paliwa, a kończąc na przeglądach, naprawach, szkodach, polisach). Przypomina automatycznie, gdy kończą się terminy ważności polis, badań technicznych czy przeglądów.
Automatyczne przyporządkowuje koszty do m.in. użytkownika pojazdu czy MPK, umożliwia rozliczanie użytkowników z przekroczeń (limity). Umożliwia automatyczne rozliczenie podatku od leasingu czy paliwa, a także automatyczne rozlicznie ochrony środowiska wraz z kompletem zestawień dla odpowiednich urzędów, przygotowuje zestawienia dla księgowości.
Wykorzystanie najnowszych technologii umożliwia połączenie się z systemem poprzez przeglądarkę internetową w celu np. udostępnienia danych użytkownikom pojazdów czy kierownikom regionów lub jednostek administracyjnych, automatyczne rozsyłanie powiadomień o kończących się np. ważności badań technicznych czy zbliżającym się przeglądzie (sms lub e-mail).
Coraz częstsze staje się integrowanie z innymi systemami firmy, w tym najczęściej z systemem finansowym oraz kadrowym. Program posiada zaawansowany blok raportowania i analiz (ponad 250 raportów i analiz dostępnych w wersji standardowej), umożliwiających rozliczanie kosztów w kilku przekrojach: wg pojazdów i grup pojazdów dowolnie zdefiniowanych, wg typów kosztów - np. przeglądy, leasingi, opony, szkody. Pozwala też na szczegółowe rozliczenie paliwa (przekroczenia, tankowania weekendowe czy zakupy w dni wolne od pracy oraz podczas absencji).
Firma oferuje cykliczne szkolenia z zakresu obsługi systemu, dostosowywanie oprogramowania do zmieniających się przepisów oraz warunków rynkowych (np. odzyskiwanie podatku VAT za leasing czy paliwo, nowe rodzaje leasingów, wynajmu, zmiany w przepisach podatkowych). Standardem jest telefoniczny helpdesk, oferujący pomoc w zakresie technicznym jak i merytorycznym. Dodatkowym blokiem jest blok telefoniczny umożliwiający pełne rozliczenie faktur telefonicznych oraz prowadzenie zaawansowanej gospodarki sprzętem telefonicznym.
Flota Commandor
Zadania stawiane przed nowoczesnymi systemami do zarządzania pojazdami nie wyczerpują się na ogólnych informacjach o posiadanej flocie i jej użytkownikach. Fleet managerowie szukają w systemach również takich elementów i narzędzi, które pozwolą im m.in. na monitorowanie stanu technicznego pojazdu oraz na kontrolowanie pracy kierowcy.
Jedną z firm tworzących oprogramowanie do zarządzania pojazdami jest SOFTRA. W systemie Flota Commandor znajdują się funkcjonalności, które pozwalają na monitorowanie stanu technicznego pojazdu. Program w sposób automatyczny przypomina o konieczności przeprowadzenia badań technicznych czy też przeglądów okresowych. Każdy użytkownik otrzyma taką informację w postaci maila bądź też w postaci krótkiej wiadomości tekstowej SMS. Program pozwala na sprawowanie nadzoru nad oponami, ich rodzajem, czasem wymiany, a nawet przebiegiem. W systemie przechowywane są informacje o wszystkich naprawach. Fleet manager może łatwo sprawdzić, w jakim czasie jakie elementy pojazdu były naprawiane czy też wymieniane. W programie znajdziemy informację o gwarancjach na pojazd czy też na jego wybrane elementy. Powyższe informacje pozwalają na uzyskanie pełnego obrazu o stanie naszych pojazdów.
Firmy rozliczające jazdy prywatne pracowników pojazdami służbowymi lub kontrolujące przyznane pracownikom limity przebiegów znajdą w programie komplet narzędzi do pełnego rozliczenia pracowników. Co ważne , mechanizmy te mogą być dostosowywane do potrzeb danej firmy na etapie wdrożenia.
Systemy do zarządzania flotą stają się obowiązkowym wyposażeniem firm, nawet tych, które posiadają nawet niewielkie floty. Tak jak trudno sobie wyobrazić w firmie dział księgowy bez dobrego systemu księgowego, tak co raz trudniej znaleźć fleet managera bez systemu wspomagającego zarządzanie pojazdami. Czasy Excela już minęły. Systemy do zarządzania flotą mają szereg zalet, zaczynając od zgromadzenie w jednym miejscu kompletu informacji o naszej flocie, możliwości szybkiego raportowania i przeglądania danych, przypominania o zdarzeniach, a kończąc na integracji z systemami księgowymi, kadrowymi. Dobry wybór firmy oferującej system zagwarantuje nam nowe wersje programu i dostosowanie do obowiązującego stanu prawnego, pozwoli także na usunięcie awarii. Umożliwi także integracje z posiadanymi systemami oraz zapewni pracownikom dostęp do bezpłatnej pomocy. Warto pamiętać, że zakup systemu do zarządzania pojazdami to decyzja na lata.
(reds)
komentarz
