Strona główna / Zarządzanie / 7 powodów dlaczego w innej firmie pracują produktywniej
7 powodów dlaczego w innej firmie pracują produktywniej

7 powodów dlaczego w innej firmie pracują produktywniej

Czy w Twojej firmie, przestrzenie, procedury i relacje sprzyjają efektywnej i produktywnej pracy zespołów? Produktywność nie jest cechą przypisaną tylko do człowieka. Pracownik osadzony w ramach jednej organizacji może wykonywać zadania zupełnie inaczej, niż gdybyśmy umieścili go w innej firmie.

W skrócie, to oznacza, że ten sam człowiek w jednym miejscu pracuje dobrze, a w innym źle. Jestem trenerem biznesu i coachem od ponad 5 lat i prowadzę własne badania na ten temat. „W jakiej przestrzeni Twoja praca jest najbardziej produktywna?” – na takie pytanie odpowiadają wszyscy moi uczestnicy szkoleń, menadżerowie i kadra biurowa zarówno dużych korporacji jak i mniejszych firm.

Oczywiście to jest tylko jedna strona zagadnienia, ale czasem warto się wsłuchać, gdzie ludziom pracuje się dobrze i efektywnie. Choćby po to, aby porównać otaczającą Ciebie i Twoich współpracowników rzeczywistość, do najczęstszych odpowiedzi. A potem zaimplementować konstruktywne zmiany we własnej organizacji. Czasem wystarczy naprawdę niewielkie usprawnienie, aby wzrosła produktywność całej firmy.

Oto 7 najczęściej powtarzających się odpowiedzi. Jestem najbardziej efektywny, skuteczny, najlepiej zarządzam zadaniami i pracuję na wyższym poziomie jakości, gdy:

Jest mało osób w pomieszczeniu

To daje do myślenia w erze open space, prawda? Z badań, wynika, że ludziom pogrupowanym w małe zespoły, w oddzielnych pomieszczeniach, pracuje się swobodniej, łatwiej skupiają się na ważnych zadaniach, częściej dotrzymują terminów. Stąd pewnie coraz częstszy odwrót wielu firm od otwartych przestrzeni, które wręcz zachęcają do przeszkadzania sobie w pracy. Za zamkniętymi drzwiami rośnie efektywność i… zyski. Przemyśl to.

Mam Ciszę i spokój

To wiąże się ściśle z poprzednim punktem. Jak to osiągnąć w open space? Nie ma na to lekarstwa cud ani dobrej metody. Można oczywiście zastosować rozwiązania rodem z reguł zakonnych, ale czy o to chodzi w nowocześnie zarządzanej firmie? Zresztą, problem nie leży wyłącznie w dobiegających zewsząd odgłosach rozmów, ale we wszechobecnym hałasie urządzeń biurowych. Słuchawki na uszach? Czy po to burzymy ściany, żeby w efekcie zakupić załodze słuchawki? Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się czemu pracownicy pracują wieczorami? Dlatego, że działają pod presją czasu, czy dlatego, że o 21.00 w biurze w końcu jest cicho i spokojnie?

Pracuję w domu

Czy kiedykolwiek Twój podwładny zabrał pracę do domu? Dlaczego to zrobił? Z automatu wszyscy przyjmujemy za prawdę oczywistą, że człowiek się nie wyrobił i aby dotrzymać deadline, musi dokończyć projekt w domu. A może jest tak, że tam dopiero ma odpowiednie warunki, aby ją efektywnie i skutecznie ukończyć. Jeśli tak jest, to nie oznacza nic dobrego dla Twojego biura. Potrzeba zmian.

Jest poniedziałek

To dość zdumiewające, ale większości pracownikom najlepiej pracuje się w poniedziałek. Z drugiej strony to poniedziałek jest zazwyczaj najbardziej pracochłonnym i nieprzewidywalnym dniem tygodnia. Co sprawia, że ludzie uważają, że są najbardziej produktywni właśnie wtedy? Może tak działa efekt weekendowego odpoczynku? Może warto wprowadzić małe przerwy w pracy w ciągu każdego dnia pracy? Kilkanaście minut relaksu w środku dnia może sprawić, że druga część dnia będzie dużo bardziej produktywna. A po zbilansowaniu odpoczynku i pracy, firma zyska.

W samotności – dla zadań koncepcyjnych, w grupie – dla akcyjnych

Czyli tak źle i tak niedobrze. Trudno mieć dwa zupełnie różne modele biura, zależnie od rodzaju wykonywanego projektu. Ale może to jest punkt wyjścia dla efektywności w Twojej firmie. Coś w rodzaju trochę „ruchomego” i dynamicznego biura. Jeżeli pracujesz w open space, może warto urządzić małe, wyizolowane pomieszczenie, gdzie będzie pracował ktoś, kto aktualnie ma do wykonania ważne zadanie i nie potrzebuje do tego zbyt wielu konsultacji.

Gdy przełożeni mają urlop

To częsta odpowiedź i tylko z pozoru śmieszna. Rozwijając ją, dowiadujemy się, że chodzi o kilka rzeczy. Po pierwsze przełożeni mają zwyczaj wrzucania różnych rzeczy na już, co deorganizuje pracę pracownikowi. Po drugie niektórzy szefowie mają w zwyczaju dopytywać zbyt często o stan realizacji danego zadania. Gdy przełożony akurat wypoczywa, to brak tych dwóch rzeczy. Czy jak wróciłeś z urlopu, to firma nadal trwała, a zadania były realizowane zgodnie z planem? Czy tak naprawdę te wszystkie ASAP są konieczne? Ile czasu poświęcasz tylko na same ponaglenia, podczas gdy to przecież nie one generują zysk Twojej firmy?

Bez zbędnych spotkań

Spotkania/zebrania zwoływane nagminnie to wróg efektywności. Niestety zapanowała na nie, niczym nie uzasadniona moda, a wręcz szaleństwo. Moda na spotkania bez agendy. Moda na spotkania co miały trwać 15 minut, a realnie osiągnęły ponad godzinę. Na to nie stać żadnej firmy nowocześnie zarządzanej. Natomiast te realizowane z przygotowaniem, zrozumieniem celu spotkania, wyznaczonymi rolami i podsumowaniem, traktowane są jako pomocne przy wykonywaniu zadań. Warto to zweryfikować i realizować tylko te odpowiednio przygotowane. Nie ma agendy – nie ma spotkania.

Oczywiście, na tych 7 zagadnieniach nie kończy się usprawnienie produktywności naszych zespołów. Poniżej przedstawiamy kompletną tabelę 18 najczęstszych odpowiedzi ankietowanych. W opozycji do miejsc i sytuacji, w których pracę wykonuje się efektywnie, uwzględnione są w niej przykłady, które obniżają produktywność i jakość.

Zastanów się jak możesz zapewnić swoim pracownikom lewą stronę tej tabeli, a zobaczysz, że produktywność całej organizacji wzrośnie wielokrotnie.

 

PRACUJEMY EFEKTYWNIE PRACUJEMY NIEEFEKTYWNIE
Gdy jest mało osób w pomieszczeniu. Sami w pokoju/biurze. Gdy „I-a” zmiana pójdzie do domu. W domu. Kiedy nikogo nie ma lub w nocy. Gdy nam nikt nie przeszkadza. Przy zamkniętych drzwiach. Gdy widzimy wokół zbyt wiele osób. W tłumie ludzi, krzątających się wokół własnych zadań.
W ciszy i spokoju. W hałasie rozmów i tym dobiegającym z urządzeń biurowych.
W przyjaznej atmosferze. Dobra komunikacja i współpraca. Gdy są złe relacje między współpracownikami, niejednorodne wartości i różne priorytety.
W samotności i przy własnym biurku, przy zadaniach koncepcyjnych. Gdy coś lub ktoś przerywa co chwilę pracę koncepcyjną. Ciągłe pytania od współpracowników, podwładnych, rozwiązywanie za nich ich problemów.
W grupie, przy zadaniach bieżących i akcyjnych, gdy są wszystkie istotne osoby i razem jesteśmy skupieni na temacie. Gdy brak jest zasobów po stronie osób współpracujących przy wspólnym projekcie.
Gdy mamy swobodę działania. Gdy czujemy się skrępowani.
Gdy możemy się skupić na 1 zadaniu od A do Z, wtedy kończymy je i mamy poczucie spełnienia i motywację na dalsze działanie. Gdy skaczemy z zadania na zadanie.
Gdy nie mamy zaległości. Z tyłu głowy ciągle pamiętamy, że czegoś nie dokończyliśmy.
Początek tygodnia

(poniedziałek).

Tuż przed weekendem trudno się skupić na ważnych zadaniach.
Gdy jest tylko niezbędna liczba spotkań, z agendami i przygotowanymi uczestnikami, którzy maja wyznaczone swoje role, a spotkania maja podsumowania. Gdy spotkań jest zbyt wiele, bez agendy i nie wnoszą one żadnej wartości, są bezproduktywne.
Gdy przełożeni maja urlop – bez pressingu i przeszkadzania. Poddawani ciągłym ponagleniom.
Gdy są jasne wytyczne co do realizacji zadania i jasno sformułowane oczekiwania przełożonych. Brak wytycznych, procedur, musimy sami zbierać informacje, nie wiemy czego od nas oczekują inni.
Przy wcześniej ustalonych i rzadko zmienianych priorytetach zadań. Gdy priorytety są często zmieniane i wrzucane są dodatkowe zadania „na już”. Gdy trzeba za często „gasić pożary”
Przy realnie określonych terminach. Nierealny, za krótki deadline.
Gdy mamy system do obsługi skrzynki mailowej, i gdy nie zalewają nas wiadomości mailowe. Zbyt duża liczba emaili i priorytet na komunikację mailową , muszę być online.

 

Gdy mamy czas na zatrzymanie się i przemyślenia, wykonanie zadania w lepszej jakości. W ciągłym pośpiechu, który wymusza „bylejakość” a inni ja akceptują.
Z zaplanowanymi przerwami na odpoczynek. Bez przerw, w zmęczeniu psychicznym i fizycznym.
Gdy wiem na kogo w danej chwili możemy liczyć. Gdy występują często niezapowiedziane urlopy i absencje.

 

 

 

Napisz komentarz

to liczba komentarzy

Napisz komentarz

Twój adres e-mailowy będzie niewidoczny Required fields are marked *

*

Do góry