Dokumenty w pełni bezpieczne

Jednym ze sposobów na zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów jest tworzenie kopii zapasowych i archiwów cyfrowych

Szybki dostęp do informacji jest podstawą sprawnego zarządzania przedsiębiorstwem. Niezależnie od wielkości firmy, elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które polepsza wydajność pracy, porządkuje dane i tym samym przynosi korzyści. Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami są skalowalne, mogą być niejako „szyte na miarę", w zależności od skali przedsiębiorstwa.

Warto pamiętać, że biura zobowiązane są to archiwizacji dokumentów, która obejmuje okres ich nieaktywności po przekazaniu do archiwum. Dokumenty spraw będących w trakcie załatwiania i już załatwionych muszą być przechowywane przez 1 lub 2 lata. Bywa i tak, że przed upływem tego okresu są przekazywane zewnętrznej firmie świadczącej tego typu usługi. Zresztą archiwizacja coraz rzadziej występuje jako samodzielna usługa. Można bowiem zdecydować się na bardziej kompleksową obsługę dokumentów, co pozwala wydzielić na zewnątrz nawet cały obszar back-office.

Co przechowywać?

Zgodnie z ustawą z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzeniem ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, większość akt stanowi tzw. dokumentacja niearchiwalna (akta kategorii B, czyli czasowego przechowywania). Po upływie okresu przechowywania można ją poddać brakowaniu, a następnie niszczeniu według specjalnych procedur z zachowaniem poufności.

Szczególną opieką prawną objęte są akta, które podlegają wieczystemu przechowywaniu (tzw. kategoria A - materiały archiwalne). Dokumentacja tego rodzaju powstaje w instytucjach państwowych, samorządowych oraz firmach Skarbu Państwa, które są objęte tzw. nadzorem archiwalnym, realizowanym przez archiwa państwowe. Właściciel dokumentacji kategorii A zobligowany jest prawnie do odpowiedniej archiwizacji, tj. do uporządkowania akt zgodnie z wymogami rozporządzenia ministra kultury oraz do przekazania tak uporządkowanych akt do właściwego terytorialnie archiwum państwowego.

Ponadto dokumentacja dzieli się na jawną i niejawną. Zgodnie z ustawą z 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych informacje niejawne zaklasyfikowane jako stanowiące tajemnicę państwową oznacza się klauzulą ściśle tajne lub tajne. Natomiast informacje niejawne zaklasyfikowane jako stanowiące tajemnicę służbową oznacza się klauzulą poufne lub zastrzeżone. Odpowiednią klauzulę tajności przyznaje osoba, która jest upoważniona do podpisania dokumentu.

- Jednym ze sposobów na zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa jest tworzenie kopii zapasowych (backup) i archiwów cyfrowych. Celem backupu jest zapewnienie bezpieczniej kopii danych na wypadek awarii źródła. Z kolei w archiwum przechowywane są dane firm i organizacji, które zazwyczaj nie są już używane, ale do których powinniśmy zagwarantować dostęp i odpowiednie mechanizmy ich wyszukiwania. Jednym z powodów, dla których firmy decydują się na długoterminowe przechowywanie danych w archiwach, są nakładane na nie regulacje prawne. W firmie, która zamierza wdrożyć rozwiązanie zgodne z normami prawnymi, powinny się również znaleźć odpowiednio zaimplementowane procesy i procedury oraz ludzie, świadomi tych procedur - tłumaczy Tomasz Jangas, Senior Solutions Consultant, Hitachi Data Systems Polska.

Elektroniczne akta

Coraz częściej dokument papierowy jest jednak zastępowany przez dokument elektroniczny (pliki tworzone w programach komputerowych czy e-maile). Pozwala to na uzyskanie znacznych oszczędności finansowych oraz usprawnienie przepływu danych w firmie, szczególnie w przypadku podmiotów o strukturze wielooddziałowej.

Wdrożenie rozwiązań z zakresu elektronicznego obiegu i archiwizacji e-dokumentów wiąże się z koniecznością spełnienia wymagań prawnych, określających zarówno zasady postępowania z dokumentacją, jak i wymagany poziom bezpieczeństwa systemów, w których przechowywane są jej elektroniczne obrazy. Polskie prawo stara się nadążyć za tą tendencją. Warto w tym miejscu wspomnieć, że dokumenty elektroniczne również mogą składać się na zasób archiwalny. Ponadto, oprócz dokumentacji aktowej, spotykamy często także dokumentację audiowizualną (mechaniczną). Utrwalona jest ona na różnych nośnikach, np. obecnie najczęściej na płytach CD czy DVD. 

- Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów podyktowane jest zarówno względami organizacyjnymi (konieczność usprawnienia pracy, redukcji kosztów druku, integracji systemów skanujących i drukujących z systemami IT), jak i wymogami bezpieczeństwa (zapewnienie kontroli dostępu do informacji, eliminacja przypadków „wycieku" poufnych dokumentów). W wielu krajach rozwój informatyzacji przedsiębiorstw został przyspieszony przez nowe ustawodawstwo, nakazujące elektroniczną archiwizację dokumentów finansowo-księgowych. Systemy archiwizacji i obiegu dokumentów ułatwiają pracę ewentualnym kontrolerom, audytorom, pracownikom urzędów skarbowych, którzy nie są zalewani potokiem papierowych dokumentów i mogą szybko odszukać potrzebne dane - podkreśla Jacek Tarwacki, Solution Business Consultant, Canon Polska Sp. z o.o.

Firma zamierzająca wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów zobowiązana jest zapewnić odpowiednie warunki przechowywania dokumentacji, m.in. zabezpieczyć przed dostępem do nich osób nieuprawnionych.

W przypadku, gdy dokumenty bądź ich elektroniczne obrazy zawierają dane osobowe, powinny one być przechowywane zgodnie z ustawą z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz z rozporządzeniem ministra spraw wewnętrznych i administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.

U siebie lub na zewnątrz

Spółka Office Consulting doradza, jak zorganizować przechowywanie dokumentów w biurze. Opracowuje i wdraża projekty przechowywania zbiorów dokumentów w szafach i regałach oraz organizuje gromadzenie dokumentów na stanowiskach pracy. Do opracowanych projektów dobiera i dostarcza wyposażenie oraz szkoli pracowników w zakresie przygotowania i wdrożenia. Układana jest także instrukcja kancelaryjna organizacji i funkcjonowania archiwum oraz instrukcje te wdrażane są do stosowania. Natomiast okresy obowiązkowego archiwizowania różnych dokumentacji ustala rzeczowy wykaz akt, który powinien być stosowany w każdej jednostce organizacyjnej. Jest to tematyczny podział wytwarzanej dokumentacji, który zawiera wykaz haseł rzeczowych akt oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt.

Ponadto oferuje usługę doradczą tym firmom, które chcą w swoich archiwach przechowywać dokumentacje nieaktywne i zapewnić ich bezpieczeństwo przed zagubieniem czy zniszczeniem oraz łatwy i szybki dostęp do potrzebnych dokumentów. Oznacza to, że dokumenty mogą być znalezione bez trudu.

Skorzystać można także z popularnego ostatnio outsourcingu. Usługi tego typu oferuje spółka ArchiDoc. Proponuje bowiem zarówno tradycyjną archiwizację, jak i obsługę całych procesów biznesowych, np. kontaktu z klientem. Chociaż specjaliści firmy podkreślają, że archiwizacja dokumentów w firmie traktowana jest raczej jako usługa towarzysząca np. obsłudze korespondencji przychodzącej czy wdrożeniu systemu obiegu spraw (workflow). Klientowi udostępniane są dokumenty w wersji elektronicznej, natomiast cała dokumentacja papierowa jest bezpiecznie przechowywana w odpowiednio zabezpieczonym archiwum. Nowoczesny magazyn archiwalny umożliwia składowanie dokumentów w systemie tzw. wysokiego składu. Całość operacji śledzona jest w programie informatycznym, w którym każdy obiekt (dokument, teczka, pudło archiwistyczne) posiada swój unikatowy kod kreskowy, powiązany z informacją o zawartości danego obiektu.

Firmy outsourcingowe dysponują odpowiednią infrastrukturą, zarówno logistyczną, jak i informatyczną oraz wykwalifikowaną kadrą pracowników. Dzięki temu zleceniodawca usługi nie ponosi kosztów wynajęcia powierzchni magazynowej, zakupu i utrzymania specjalistycznych urządzeń oraz oprogramowania komputerowego, a także nie musi zatrudniać osób do obsługi archiwum. Przede wszystkim zyskuje jednak dostęp do know-how firmy zewnętrznej, która specjalizuje się w danej działalności. Pozwala to realizować procesy związane z obsługą dokumentów znacznie efektywniej i taniej.

Kolejną zaletą outsourcingu z zakresu zarządzania dokumentami jest właściwa ochrona zawartych w nich danych. Firmy zewnętrzne są zobligowane do stosowania rygorystycznych norm bezpieczeństwa, zarówno na płaszczyźnie fizycznej (właściwe warunki lokalowe, odpowiednie zabezpieczenie pomieszczeń, ochrona), jak i informatycznej (szyfrowanie danych, ochrona przed atakami z zewnątrz). Dzięki temu zleceniodawca usługi zyskuje łatwy i wygodny dostęp do dokumentów, nie martwiąc się o administracyjną stronę obsługi tego procesu.

- Aby zapewnić dostęp do danych i archiwów, należy wdrożyć rozwiązania stanowiące platformy archiwizacji z możliwością kontekstowego wyszukiwania. Inny aspekt to zapewnienie mechanizmów zabezpieczających przed wykradaniem informacji z systemów. Firmy szukają tego typu otwartych rozwiązań integrujących się z już istniejącymi procesami i procedurami, które jednocześnie minimalizują wpływ na procesy biznesowe. Rozwiązania takie np. dostarcza firma Symantec, integrując wiele swych produktów (Enterprise Vault - archiwizacja, rodzina Vontu - zabezpieczenie przed wykradaniem informacji, SCSP - bezpieczeństwo dostępu oraz Netbackup - system zarządzania kopiami zapasowymi) - tłumaczy Piotr Nogaś, Presales Consultant Manager, Symantec Polska.

- Jednym ze sprawdzonych sposobów archiwizacji dużej ilości papierowych dokumentów, do których wymagany jest częsty i szybki dostęp, jest rozwiązanie oparte na nowoczesnej technologii regałów karuzelowych Rotomat. Cechuje się wysoką redukcją powierzchni wymaganej do przechowywania różnego rodzaju dokumentów. Dzięki integracji z systemami elektronicznymi możliwa jest również kontrola dostępu oraz logiczne połączenie dokumentów w wersji papierowej i elektronicznej - podkreśla Aneta Kępka, specjalista ds. PR i Promocji spółki ISL.

Najważniejszą cechą regału karuzelowego Rotomat jest redukcja powierzchni wymaganej do składowania dokumentów. W porównaniu z tradycyjnym regałem 1 Rotomat typ 200 daje 60 procent oszczędności przy takiej samej liczbie akt. Taka oszczędność możliwa jest dzięki samej technologii działania urządzenia. Regały Rotomat działają na zasadzie pionowego ruchu półek po spłaszczonej elipsie. Przez cały czas utrzymywane jest pionowe ułożenie półek na wzór gondoli. Nie ma ustalonego kierunku ruchu regału - jest uzależniony od tego, czy dana półka jest bliżej operatora jadąc w dół czy w górę. Pozwala to na skrócenie czasu dostępu do dokumentów.

Każda pojedyncza półka projektowana jest zgodnie z rodzajem dokumentów czy innych przechowywanych nośników, np. dysków CD-ROM czy kart płatniczych. Dlatego cechuje ją elastyczność w doborze różnego rodzaju przegródek, szuflad itp.

Regał karuzelowy może zostać przystosowany do przechowywania akt różnej wielkości - A5 lub A4, ale także do różnego rodzaju segregatorów, teczek podwieszanych, wolno stojących lub dokumentów składowanych w pudełkach. Wykorzystywana jest cała dostępna wysokość pomieszczenia. Dokumenty dostarczane są automatycznie do operatora, który nie musi się schylać ani wspinać po drabinie w celu pobrania lub umieszczenia danego dokumentu.

Problem ograniczenia dostępu do dokumentów i bezpieczeństwa został rozwiązany dzięki możliwości nadania kodów PIN poszczególnym operatorom. Korzyści z zastosowania systemu automatycznych regałów karuzelowych są rzeczywiście duże. Najważniejsze problemy nowoczesnego biura, takie jak oszczędność powierzchni użytkowej oraz krótki czas i wygodny dostęp do dokumentów, są w pełni rozwiązane. Ponieważ pobieranie dokumentów odbywa się zawsze z tego samego poziomu, nawet osoby niepełnosprawne mogą obsługiwać i pracować przy regałach.

Dochodzi do tego również zabezpieczenie dokumentów przed niepowołanym dostępem, możliwość łatwego zamknięcia regału jednym zamkiem czy ochrona przed niekorzystnymi warunkami zewnętrznymi jak kurz, pył, światło. Ogromne ułatwienie w zarządzaniu dokumentami polega również na możliwości integracji regałów z systemami komputerowymi, systemami zarządzania informacją, czytnikami kodów kreskowych do identyfikacji dokumentów, skanerami itp.

- Automatyczne regały karuzelowe są sprawdzonym i docenianym sposobem zarządzania i archiwizacji dokumentów w firmach. Znalazł zastosowanie np. w Volkswagen Bank Polska - dodaje Aneta Kępka.

Zastosowano tam Rotomat wyposażony w półki ze specjalnymi pojemnikami do składowania kart pojazdów. Karty są przechowywane w pozycji stojącej, co umożliwia łatwe wyszukiwanie dokumentów według indeksu. Regał posiada system kontroli dostępu z logowaniem oraz współpracuje z czytnikami kodów kreskowych w celu potwierdzenia wydań dokumentów, z których każdy posiada naklejoną etykietę z numerem referencyjnym. Rotomat podłączony jest do komputera, z którego można wysłać polecenie pobrania dokumentu. Czytnik, który jest podłączony do regału, pozwala na potwierdzenie pobrania i weryfikacje, czy nie nastąpiła pomyłka. Dzięki temu istnieje pewność, kto i kiedy oraz jaki pobrał dokument.

Z kolei firma ATA-INT. Ltd proponuje oprogramowanie służące do archiwizacji wszelkiego typu dokumentów. Największą zaletą aplikacji DigiDocFlow jest szybki i nieskomplikowany proces archiwizacji. Obejmuje on: umieszczenie dokumentów w podajniku i wybranie lokalizacji oraz ewentualnie wprowadzenie danych do indeksowania. Kolejną wartą podkreślenia cechą programu jest uzyskiwanie kopii dokumentów w formacie pdf. Pozwala to na łatwe przeszukiwanie zgromadzonych materiałów oraz kopiowanie wybranych fragmentów tekstu. Inną zaletą aplikacji jest możliwość szybkiego dostępu do skopiowanych dokumentów przez wszystkich użytkowników systemu. Całe archiwum przechowywane jest na centralnym serwerze firmy.

Natomiast program WorkingDocLite pomaga w archiwizacji i wspomaganiu procesów obiegu dokumentów w firmie. Swoje możliwości prezentuje podczas przetwarzania ekwiwalentów wszystkich dokumentów, bez względu na formę w jakiej zostały utworzone lub otrzymane. Umożliwia to całkowitą rezygnację z obiegu papierowego oraz skuteczne egzekwowanie założonych reguł działania. Nowa aplikacja wydajnie integruje środowisko pracy biurowej. Użytkownik w oparciu o jedno narzędzie, ma możliwość korzystania z wielu funkcji, takich jak odbiór poczty, jej automatyczna rejestracja i umieszczenie treści dokumentu w systemie.

(PF)

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarza do tego arykułu