Oddziały rozmawiają za darmo
Wybór konkretnych rozwiązań VoIP w komunikacji między oddziałami zależy od tego, jakich efektów firma oczekuje
Najpopularniejszą technologią wykorzystywaną do połączeń między oddziałami firmy jest telefonia VoIP. Jej zastosowanie ma usprawniać wymianę informacji między filiami, a przede wszystkim obniżać koszty połączeń.
Telefonia VoIP (Voice over Internet Protocol) umożliwia przesyłanie głosu przez sieć IP – publiczny Internet czy też sieć lokalną LAN, w której pracują komputery np. w danym biurze, jak i sieć rozległą WAN łączącą np. oddziały. Rozwiązanie to doskonale sprawdza się w realizacji zadań szczególnie mniejszych biur.
Korzyści wynikające z zastosowania łączności w technologii VoIP są dwojakiego rodzaju. Najczęściej są to oszczędności czynione przez firmę w zakresie kosztów połączeń. Rzeczywiście oszczędności tego typu mają miejsce, należy jednak mieć świadomość, że oszczędności te w znaczący sposób występują jedynie w określonych sytuacjach.
- Stosowanie VoIP do komunikacji między oddziałami firmy pozwala na obniżenie kosztów działalności przedsiębiorstwa oraz zwiększenie efektywności komunikacji, oraz – co za tym idzie – wzrost konkurencyjności. Telefonia VoIP praktycznie nie generuje dodatkowych wydatków – utrzymanie sieci jest równoznaczne z kosztem utrzymania infrastruktury informatycznej, która i tak jest dla firmy niezbędna. Znika również potrzeba korzystania z drogich usług dodatkowych specjalistów – administratorów, operatorów centralek itp. Komunikacja między oddziałami firmy zostaje scentralizowana, a zarządzanie siecią – zdecydowanie uproszczone – podkreśla Marcin Grygielski, Territory Manager Eastern Europe, Interactive Intelligence
Co wybrać?
Wybór konkretnych rozwiązań VoIP w komunikacji między oddziałami podyktowany jest określeniem tego, co firma chce osiągnąć i jakich efektów się spodziewa. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie: czy mają to być efekty tylko finansowe, czy również zwiększające efektywność działania pracowników?
- Tworząc system telefonii IP, a szerzej komunikacji IP dla centrali i oddziałów, firma musi wziąć pod uwagę różnego rodzaju ograniczenia i specyficzne potrzeby małych i średnich placówek przedsiębiorstwa. Stąd też wynika konieczność sięgnięcia po produkty, które otwierając drogę do korzystania z tego samego zakresu usług, co w głównej siedzibie, będą jednocześnie jak najmniej kłopotliwe w obsłudze. Muszą być mniej awaryjne, z możliwością zarządzania z innego miejsca i charakteryzować się niższymi kosztami eksploatacji – uważa Roman Sadowski z firmy Alcatel-Lucent.
Obecnie stosowane techniki kompresji głosu znacznie ograniczają wymagania usługi VoIP dotyczące przepływności łącza. W praktyce przyjmuje się, że transfer rzędu kilkudziesięciu kb/s w obie strony wystarcza do prowadzenia rozmowy o dobrej jakości. Ponieważ usługi głosowe zależą od wszelkiego rodzaju opóźnień, zmian w szybkości transmisji, jeśli realizujemy połączenia przez Internet to często mogą im towarzyszyć niepożądane efekty, takie jak szumy, pogłosy, urywanie końcówek wyrazów itd. Może to oznaczać, że jakość rozmowy jest gorsza niż w tradycyjnej telefonii.
Musimy się też liczyć z czasową niedostępnością połączenia z Internetem, co automatycznie oznacza brak możliwości realizacji połączeń głosowych. Wykorzystanie Internetu do VoIP wiąże się nierozerwalnie z koniecznością przyjrzenia się podatności firmowych komputerów i sieci na ataki sieciowe oraz analizy, jak daleko firmie zależy na poufności rozmów.
Ponadto jeżeli wykorzystamy łącze internetowe – jakie posiada oddział firmy – do zlinkowania centrali „oddziałowej” z centralą w siedzibie głównej firmy lub z centralami w innych oddziałach, koszty łączności między oddziałami ograniczą się jedynie do kosztów utrzymania łącza (które i tak są ponoszone) oraz jednorazowych nakładów umożliwiających efektywne zlinkowanie central. Odpowiednia konfiguracja zlinkowanych central spowoduje, że fizycznie oddalone centrale telefonicznie stanowią logicznie jedną całość. Co najważniejsze, pracownik danego oddziału wybierając numer wewnętrzny innego pracownika nie musi wiedzieć, czy pracownik ten jest w sąsiednim pomieszczeniu, czy oddziale oddalonym o setki kilometrów.
Kolejnym elementem stanowiącym korzyść płynącą dla firmy z zastosowania łączności VoIP jest możliwość uniezależnienia się od infrastruktury telefonicznej (linie telefoniczne, telefony). Każdy pracownik będący poza firmą (w delegacji lub pracując zdalnie) ma możliwość połączenia się z firmą korzystając telefonu VoIP lub laptopa z zainstalowanym oprogramowaniem typu softphone. Jedynym wymogiem jest w tym przypadku dostęp do Internetu. Po połączeniu z centralą telefon lub softphone pracownika uzyskuje swój numer wewnętrzny i staje się abonentem posiadającym stosowne uprawnienia do wykonywania połączeń, niezależnie od odległości od centrali.
Natomiast jeśli do realizacji usług VoIP, zamiast Internetu, zastosowana zostanie sieć WAN lub łącza dzierżawione, daje to znacznie większą kontrolę nad jakością połączeń, większą niezawodność i możliwość lepszego zabezpieczenia systemu komunikacji. Oczywiście należy wziąć pod uwagę koszty takich łączy. Ale jeśli firma i tak wykorzystuje w dużym zakresie tę sieć, wówczas pozostaje kwestia sprawdzenia, czy po dołożeniu nowych zadań w dalszym ciągu będzie ona w stanie zapewnić odpowiednie parametry pracy. Zazwyczaj właśnie ten element przy wprowadzaniu rozwiązań VoIP wymaga największych inwestycji i modernizacji, zwłaszcza w sytuacji, kiedy sieć została zbudowana kilka czy kilkanaście lat temu.
Możliwe rozwiązania
Połączenia VoIP można zrealizować na kilka sposobów. Najprostszym jest instalacja jednej z wielu dostępnych aplikacji, np. znanej na całym świecie Skype, bądź polskiego produktu Tlenofon. Zastosowanie tego rozwiązania możliwe jest w przypadku, gdy firma posiada kilka oddziałów, nie ma centrali abonenckiej lub ma stary model, dostęp do Internetu jest w każdym z biur, a jej podstawowym celem jest obniżenie wysokości rachunków telefonicznych. Do uruchomienia tego połączenia wystarczy zwykły komputer PC z dostępem do sieci lub dedykowany telefonu VoIP. Zakres usług jest jednak ograniczony i należy liczyć się z różnymi niedogodnościami związanymi z wykorzystaniem Internetu. Jednakże połączenia między pracownikami są bezpłatne, a połączenia z numerami zewnętrznymi są realizowane po niższych kosztach.
Jeśli zaś firma posiada tradycyjną centralę abonencką ale uważa, że wymiana czy modernizacja sprzętu jest nieopłacalna bądź niemożliwa, to może zakupić bramki VoIP do oddziałów i dodatkowo podpisać umowę z jednym z operatorów, którzy mają w swoim katalogu taką ofertę. W dalszym ciągu korzystać można z dotychczasowych aparatów telefonicznych, więc nie ma potrzeby kupowania nowych, w wersji IP. Do połączeń wewnętrznych, w wersji najprostszej, nie jest nawet wymagane połączenie oddziałów stałym łączem czy linią dzierżawioną. Można skorzystać z zestawienia tuneli VPN przez Internet, ale wymaga to odpowiedniego przekonfigurowania centralek.
Alternatywą jest podpisanie umowy z dostawcą usług VoIP, co jest niezbędne, jeśli taki system ma także obsługiwać połączenia z osobami z zewnątrz korzystającymi z tradycyjnej telefonii. Połączenia z numerami zewnętrznymi mogą być realizowane według korzystniejszych stawek.
Z kolei firmy średnie lub małe o dużych potrzebach komunikacyjnych (dla których ważne jest udostępnienie wielu przydatnych usług telefonicznych dostępnych w tradycyjnych centralkach i możliwość uruchomienia nowych komunikacyjnych aplikacji IP oraz zapewnienie odpowiedniego poziomu poufności i bezpieczeństwa) powinny rozważyć inwestycję w hybrydową centralę abonencką.
Rozwiązanie to obsługuje zarówno tradycyjną telefonię TDM, jak i IP. Firma decyduje, kiedy i jakiego użytkownika opłaca się migrować do IP. Zmiana taka, w przeciwieństwie do wielu innych rozwiązań, nie powoduje żadnego ujemnego wpływu na dostępne funkcje i nie wiąże się z rezygnacją z dotychczas dostępnych usług czy zmianą sposobu korzystania z nich. Dodatkowo takie serwery komunikacyjne posiadają szereg wbudowanych elementów infrastruktury czy też funkcji, np. ścianę ogniową, przełącznik sieciowy, serwer proxy i cache oraz funkcjonalności serwera intranetowego bądź plików. Urządzenie oferuje również (w standardzie) możliwość uruchomienia niewielkich call center.
Korzystanie z takiego rozwiązania wymaga posiadania sieci WAN zdolnej do prawidłowej obsługi usług transmisji głosu. Połączenia z oddziałami firmy i inne wewnętrzne są całkowicie bezpłatne. Ponadto użytkownicy mogą korzystać z wielu dodatkowych usług, np. zestawiania telekonferencji, wybierania rozmówcy po nazwisku, ustalania sposobu odbioru połączeń w grupach zadaniowych itd.
Jeśli firma posiadała już tego rodzaju centralę wcześniej, praktycznie koszty wiążą się jedynie z koniecznością ewentualnej modernizacji sieci WAN lub zakupem telefonów IP. Chyba, że zostanie wybrany wariant korzystania z usług za pośrednictwem aplikacji softphone, czyli funkcji telefonu na komputerze.
komentarz
