Zamów służbową podróż

Jeśli wcześniej zarezerwujemy bilety i noclegi, podróż służbowa może być sporo tańsza

Przygotowując podróż służbową należy przede wszystkim ustalić jej dokładny termin. Następnie wybrać najdogodniejsze połączenie i zarezerwować nocleg. Ale warto pamiętać, że może to wszystko przygotować wyspecjalizowane w tego typu usługach biuro podróży

- Aby dobrze przygotować podróż służbową, trzeba ustalić jej dokładny termin. Następnie wybrać najdogodniejsze połączenia lotnicze, sprawdzić długość lotu, ilość przesiadek oraz cenę biletu. Trzeba tu pamiętać o zasadzie, że im tańszy bilet, tym większymi zakazami jest obwarowany, np. uniemożliwia pasażerowi zmiany połączeń przed i w trakcie podróży - informuje Sylwia Sadoch, prezes zarządu Elite Club Travel Polska.

Fot. archiwum

Warto zastanowić się też, czy nie dokonać wysokiej klasy rezerwacji, w których co prawda ceny biletów są wyższe, ale można zmienić godziny połączeń niemal w każdym momencie.

Można skorzystać także z oferty tanich linii lotniczych. Może to być też tzw. tania linia Weco Travel. Biuro to zapewnia bowiem gwarancję ceny bez względu na to, czy przelot odbywa się regularną czy tanią linię lotniczą. Ponadto Weco Travel proponuje zazwyczaj tryz opcje podróży, przedstawiając najkorzystniejsze warianty przelotu do miejsca docelowego zgodnie z podanymi kryteriami.

Oczywiście wiele zależy od tego, jakim środkiem zamierzamy wybrać się w podróż służbową. Jeśli nie przepadamy za samolotami + można pojechać np. pociągiem.

- Oferujemy także zakup biletów kolejowych krajowych i zagranicznych - zaznacza Anna Biedermann, specjalista ds. sprzedaży Weco Travel Sp. z o. o.

Także kiedy podróż ma odbyć się za morze np. do Skandynawii, to nie ma powodów do niepokoju. Biuro zarezerwuje bilet na prom w najlepszym dla nas terminie i na określonych przez firmę warunkach podróży. Nie ma też problemów z wynajęciem samochodu, kiedy osoby udające się w podróż służbową wolą taki środek lokomocji.

Zadbajmy o nocleg

Dobrze przygotowana podróż służbowa to także wybór odpowiedniego hotelu. Lokalizacja obiektu w pobliżu miejsca spotkania, konferencji zdecydowanie ułatwi poruszanie się po obcym często mieście. Ważny jest także standard hotelu, który musi spełniać oczekiwania osoby podróżującej.

- W przypadku noclegów, przygotowujemy ofertę zgodnie z kryteriami ustalonymi przez klienta - podkreśla Agnieszka Lorenc z Mega Travel

Dla przykładu: przedstawiciele firmy wyjeżdżają na targi do Mediolanu, które są największą tego typu imprezą danej branży na świecie. W takich sytuacjach, jeśli firma zna dokładny termin imprezy, można skontaktować się z Działem Rezerwacji Hotelowych i Imprez Specjalnych Supertour Lufthansa City Center. Po uzyskaniu preferencji dotyczących zakwaterowania, biuro przedstawi konkretną ofertę z propozycjami dostępnych hoteli.

Również w przypadku hoteli wskazane jest dokonywanie rezerwacji wcześniej, gdyż cena usługi może być również uzależniona od czasu, który pozostał do rozpoczęcia podróży służbowej. Niektórzy klienci mają bowiem swoje ulubione hotele. Kilka dni opóźnienia może sprawić, że nocleg w nich, w wybranym terminie, nie będzie jednak możliwy.

- Wówczas rezerwujemy pokoje w hotelu o takim samym lub zbliżonym standardzie, za to w lepszej lokalizacji - zaznacza Mariusz Sadurski z Supertour Lufthansa City Center.

Ponadto rezerwując hotel z wyprzedzeniem, firma może bez problemu wprowadzić różnego rodzaju modyfikacjeŁ zmiana nazwiska, zmniejszenie liczby uczestników czy skrócenie pobytu.

- Istotną kwestią związaną z podróżami służbowymi są warunki bezkosztowej anulacji rezerwacji, o których informujemy przed dokonaniem rezerwacji - dodaje Mariusz Sadurski.

Z kolei Weco Travel posiada umowy z wybranymi hotelami w Polsce, które gwarantują dostęp do atrakcyjnych stawek. Jest to możliwe także dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologicznie systemów rezerwacji zaproponujemy. Ponadto biuro posiada własny program hotelowy o zasięgu globalnym Radius Hotel Program oraz umożliwia płatność za pomocą voucherów

- Organizowaliśmy wyjazdy służbowe, np. na targi do Chin, i to zarówno z opieką polskojęzycznego pilota, jak i tylko z przewodnikiem na miejscu. Tego typu wyjazdy wzbogacamy zazwyczaj programem turystycznym. W związku z tym oprócz przelotów i noclegów zapewnialiśmy także: bilety wstępu na targi, zwiedzanie z lokalnym przewodnikiem, bilety wstępu do zwiedzanych obiektów, ubezpieczenie KL i NNW oraz posiłki w lokalnych restauracjach - mówi Anna Kraszewska z Visa Travel Incentive & Corporate.

Koszt tygodniowego wyjazdu do Chin (przy pobycie w jednym mieście) w zależności od standardu zakwaterowania i kosztu biletu lotniczego może wynosić od 6 tys. zł na osobę.

W takim przypadku przyda się wiza wjazdowa. Stąd firmy oferuje także pośrednictwo w wizowaniu paszportów do większości krajów świata.

W rękach profesjonalistów

- Oczywiście zdecydowanie lepiej jest zlecić przygotowanie podróży służbowej profesjonalnej firmie. Coraz częściej do tego wniosku dochodzą zarówno asystentki w firmach przygotowujące wyjazd służbowy swojego szefa, jak i sami szefowie. Biuro podroży sprawdzi wszelkie możliwe opcje przelotu, zakwaterowania, dokona rezerwacji zgodnych z preferencjami klienta, na dogodnych warunkach finansowych - zapewnia Sylwia Sadoch.

Jakimi kryteriami kierować się przy wyborze biura podróży? Warto zapytać, czy ma ono dostęp do międzynarodowych systemów rezerwacyjnych, co gwarantuje szybszą komunikację między biurem a hotelem czy linią lotniczą. Ponadto warto pamiętać, że profesjonalne biura mają wynegocjowane stawki z liniami lotniczymi oraz hotelami na całym świecie, a co za tym idzie - proponują swoim klientom atrakcyjne warunki sprzedaży.

- Najkorzystniej dla firmy jest podpisanie stałej umowy o współpracy z biurem podróży. Firma zyskuje wtedy pewność, że całość procesu organizacji podróży biznesowej jest w rękach specjalistów, którzy takimi sprawami zajmują się na co dzień - podkreśla Mariusz Sadurski.

Firma, która zdecyduje się na współpracę z biurem podróży, może liczyć także na pomoc w innych aspektach swojej działalności, tj. organizacji konferencji, szkoleń czy wyjazdów integracyjnych. W przypadku stałej współpracy warunki organizacji takich wyjazdów są preferencyjne. Oprócz promocyjnych cen firma ma gwarancję, że wyjazd zostanie przygotowany na najwyższym poziomie, a nad realizacją całego wyjazdu w biurze będzie czuwać pracownik zajmujący się kompleksowo danym wyjazdem, na miejscu zaś pilot opiekujący się grupą.

- W przypadku stałej współpracy firma staje się automatycznie członkiem Elite Club. Zamówienia z takich firm traktowane są priorytetowo z maksymalna dbałością o szczegóły. Dodatkowo firmy takie i ich pracownicy mogą liczyć na pakiet usług dodanych i programy lojalnościowe, które są negocjowane indywidualnie z klientem - dodaje Sylwia Sadoch.

Mogą to być także bardziej zaawansowane modele współpracy oferowane przez Weco Travel:

outplant to wyznaczeni pracownicy dedykowani tylko i wyłącznie do obsługi konkretnej firmy czy implant współpracę w oparciu o biuro zlokalizowanym na terenie klienta.

Z kolei Carlson Wagonlit Travel, jeden z liderów na polskim rynku organizacją podróży służbowych, proponuje internetowe narzędzie do planowania podróży służbowych dla firm CWT Connect, które umożliwia łatwy dostęp do korporacyjnego programu podróży. Portal centralizuje informacje dla podróżujących, organizujących podróże służbowe i zarządzających wydatkami na podróże służbowe. CWT Connect obejmuje cały proces: planowanie podróży, rezerwacje online, kontrolę wydatków i jakości serwisu. (PF)

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarza do tego arykułu