URZĄDZENIA WIELOFUNKCYJNE W BIURACH – TRENDY, TENDENCJE I INNOWACJE

Coraz więcej firm decyduje się na zakup urządzenia wielofunkcyjnego w miejsce tradycyjnej drukarki. Rynek oferuje taką mnogość modeli, że każdy klient znajdzie urządzenie odpowiadające optymalnie jego potrzebom.

Zamiast ustawiać w kilku miejscach biura drukarki, faksy, skanery i kopiarki - wystarczy wybrać jedno urządzenie wielofunkcyjne. Jakie argumenty przemawiają za takim rozwiązaniem - poza tak oczywistymi rzeczami, jak  oszczędność miejsca w biurze i oszczędność energii elektrycznej?

O najnowsze funkcje, rozwiązania oraz zastosowania urządzeń wielofunkcyjnych dla biznesu pytamy ekspertów.

W tym miesiącu na pytania Modern Office Manager odpowiadają:

- Wojciech Gierasimowicz - Dyrektor Sprzedaży Bezpośredniej / Canon Polska

- Tomasz Ziędalski  - Central & Eastern Europe Product Marketing Manager / Oki Systems (Polska)

1. Jaka jest obecnie tendencja, jeśli chodzi o urządzenia wielofunkcyjne dla biur? Stawiacie na duże, rozbudowane urządzenia czy raczej na kompaktowe, nabiurkowe modele?

Wojciech Gierasimowicz: Unikałbym raczej mówienia o jednym trendzie czy kierunku rozwoju. Klienci oczekują przede wszystkim dużej różnorodności, dlatego staramy się równomiernie rozwijać naszą ofertę. Tak naprawdę ostateczna decyzja dotycząca rozwiązań drukujących jest w dużej mierze zdeterminowana wielkością biura, wielkością grupy pracowników korzystających z urządzenia oraz indywidulanymi potrzebami użytkowników. Najbardziej zaawansowane urządzenia departamentowe najlepiej sprawdzają się w większych, kilkudziesięcioosobowych biurach. Z kolei nabiurkowe modele, które bardzo dobrze zaspokajają potrzeby mniejszych, często domowych firm są także doskonałym dopełnieniem floty maszyn w większych instytucjach.

Tomasz Ziędalski: Na rynku urządzeń biurowych coraz większą popularność zdobywają produkty, które łączą w sobie kilka funkcjonalności. Zarówno firmy, jaki indywidualni użytkownicy są więc coraz bardziej zainteresowani urządzeniami wielofunkcyjnymi. Sam druk już powoli nie wystarcza, a urządzenie wielofunkcyjne pozwala zarówno drukować, kopiować, faksować, jak i skanować dokumenty. W jednym urządzeniu znajduje się zatem większość funkcjonalności, które są potrzebne do prowadzenia biura. Zaoszczędzamy w ten sposób cenną powierzchnię, a to przekłada się bezpośrednio na ograniczenie kosztów prowadzenia firmy. Przedsiębiorstwa chcąc optymalizować koszty, inwestują w urządzenia wielofunkcyjne. Klienci indywidualni wybierają MFP, ponieważ są one oferowane w cenach niewiele odbiegających od cen drukarek oraz posiadają dodatkowe funkcje, które, mimo iż wykorzystywane rzadziej, stanowią atrakcyjne uzupełnienie domowego stanowiska pracy.

Klienci coraz częściej wybierają druk kolorowy i wielkoformatowy A3. W przyszłości zdecydowanie jeszcze bardziej będzie rosło zainteresowanie urządzeniami wielofunkcyjnymi, szczególnie takimi, o kompaktowych rozmiarach. Tendencja ta jest widoczna na rynku już od pewnego czasu, ale sektor ten jest jeszcze daleki od nasycenia. Wychodząc naprzeciw  obowiązującym trendom, firma Oki łączy w swoich produktach nowoczesne funkcje, ułatwiające codzienne wydruki, z kompaktowymi rozmiarami oferowanych urządzeń. Przykładem może być nowa seria urządzeń wielofunkcyjnych MC800, która jest zbliżona rozmiarami do innych obecnych na rynku urządzeń drukujących w formacie A4, ale dodatkowo posiada możliwość pełnej obsługi formatu A3.

2.       Jakich rozwiązań oczekują klienci biznesowi, jeśli chodzi o biurowe urządzenia wielofunkcyjne? Na jakich parametrach i możliwościach urządzeń im zależy - oczywiście poza tak oczywistymi rzeczami, jak jakość druku?

Wojciech Gierasimowicz: Wzrasta świadomość dotycząca kwestii ochrony danych. Klienci biznesowi coraz częściej i coraz chętniej inwestują w urządzenia i systemy, które dają pełną kontrolę dostępu i zabezpieczają poufność. Ta kontrola  może odbywać się na kilka sposobów, jednak jednym z najpopularniejszych jest zwolnienie wydruku za pomocą karty zbliżeniowej. Takie rozwiązania daje gwarancję, że żaden wydruk nie trafi w niepowołane ręce, bo osoba zlecająca zadanie np. nie zdążyła dojść do urządzenia lub wręcz zapomniała o wydruku. Z uwagi na to, że aktualnie w większości firm jest obecny druk sieciowy, wiele przedsiębiorstw decyduje się na wprowadzenie centralnego systemu druku, który pozwala na zarządzanie wszystkimi drukarkami oraz użytkownikami z poziomu jednego komputera. Nie można także zapomnieć o parametrach, takich jak prędkość druku czy wysoka wydajność, które nadal są w cenie. Z punktu widzenia codziennej pracy bardzo ważna może okazać się łatwość integracji nowych urządzeń ze środowiskiem IT danej firmy, dlatego przed zakupem warto dokonać analizy również pod kątem.

Tomasz Ziędalski: Obecnie firmom coraz częściej zależy na drukach kolorowych i wielkoformatowych A3. Poza oczywistymi parametrami, jakimi są wysoka jakość wydruków i oszczędność związana z niskimi kosztami eksploatacji, ważna dla użytkowników jest też prędkość druku i intuicyjna obsługa. Urządzenie powinno szybko reagować na polecenia użytkownika, a skanowanie i kopiowanie typowych dokumentów powinno zajmować kilkanaście sekund. Dla wygody naszych klientów w naszych produktach stosujemy ergonomiczne panele sterowania, które ułatwiają i przyspieszają kopiowanie oraz umożliwiają dostęp np. do poczty elektronicznej czy książek adresowych (LDAP) za pomocą jednego przycisku - umożliwiając wysyłanie zeskanowanych dokumentów pocztą elektroniczną tak łatwo, jak przy użyciu komputera.

3.       Która z jesiennych nowości w Państwa ofercie - jeśli chodzi o urządzenia wielofunkcyjne przeznaczone do pracy biurowej - jest szczególnie innowacyjna, warta zwrócenia uwagi?

Wojciech Gierasimowicz: Tak jak wspominałem, zależy nam dostarczaniu produktów, które zaspokoją zróżnicowane potrzeby klientów biznesowych. Tylko we wrześniu premierę miały trzy nowe urządzenia biurowe. Modele LBP7680Cx i LBP7660Cdn są pierwszymi z serii drukarek laserowych, zaprojektowanymi na bazie platformy ADVANCE wykorzystywanej do tej pory w modelach z serii imageRUNNER. Co ciekawe, dzięki zastosowaniu technologii MEAP model LBP7680Cx może stanowić część zintegrowanego rozwiązania do zarządzania drukowaniem i skanowaniem dokumentów, co umożliwia pełne zarządzanie kosztami, śledzenie i rejestrowanie użytkowników oraz kontrolę dostępu. Z kolei seria urządzeń wielofunkcyjnych imageRUNNER 1700 pozwala na szybkie drukowanie czarno-białe w formacie A4, skanowanie, a także monitorowanie kosztów i zwiększanie bezpieczeństwa. Jest to możliwe dzięki podłączeniu do systemu uniFLOW – wiodącego rozwiązania Canon, przeznaczonego do zarządzania drukiem i skanowaniem dokumentów w środowisku biznesowym. Nowe modele z tej serii są również kompatybilne z aplikacjami e-Maintenance i iWMC (iW Management Console) firmy Canon, umożliwiającymi usługodawcom i administratorom łatwy dostęp do informacji w czasie rzeczywistym m.in. na temat obciążenia urządzenia czy też poziomu materiałów eksploatacyjnych. Pozwala to maksymalizować czas pracy i zmniejszyć koszt posiadania.

Tomasz Ziędalski: Wprowadziliśmy właśnie nową serię urządzeń wielofunkcyjnych Oki MC851/861, drukujących w kolorze na nośnikach A3/A4. Nowe produkty stanowią odpowiedź na zróżnicowane potrzeby rosnącego w siłę segmentu małych przedsiębiorstw oraz grup roboczych. Poprzedni model MC860 stworzył nowy segment rynku, łącząc możliwość wydruków A3 z doskonałym stosunkiem ceny do efektywności. Spotkał się on z bardzo dobrym odbiorem w branży. Przed wprowadzeniem kolejnych modeli postanowiliśmy przeprowadzić badania konsumenckie, które miały nam ułatwić dostosowanie nowych funkcji  MFP do rosnących potrzeb naszych klientów. Respondenci zapytani o oczekiwania związane z kolejnymi modelami kolorowych MFP wskazywali na niższy koszt zakupu oraz mniejszy koszt wydruku strony. W odpowiedzi na te sugestie, powstał model MC851 – dla tych, którzy szukają bardzo korzystnej oferty cenowej przy zakupie urządzenia oraz MC861 oferujący większą pojemność tonera i tym samym zmniejszający koszty eksploatacji urządzenia. MC861 oferując dodatkowo szybszy wydruk jest doskonałym rozwiązaniem dla bardziej wymagających grup roboczych z wyższym nakładem wydruków. Chcąc umożliwić firmom wewnętrzne realizowanie różnych zadań związanych z drukiem, zaprojektowaliśmy nowe MFP tak, aby obsługiwały one wiele nośników dostosowanych do specjalistycznego druku, takiego jak broszury A4, schematy A3 czy banery. Oba urządzenia posiadają też 3-letnią gwarancję Oki, dającą pewność trwałości i niezawodności zakupionego sprzętu.

4.       Które z funkcji proponowanych przez Państwa urządzeń wielofunkcyjnych pomogą klientowi w zarządzaniu dokumentami oraz ich późniejszym porządkowaniu, systematyzowaniu, archiwizowaniu?

Wojciech Gierasimowicz: Procesy archiwizacji i zarządzania dokumentami w dużej mierze związane są ze skanowaniem i dystrybucją dokumentów, dlatego stale rozbudowujemy tę funkcjonalność w urządzeniach. Oprócz standardowych w naszej ofercie funkcji skanowania do e-mail, folderów sieciowych, funkcjom skanowania w przeszukiwalnych i szyfrowanych formatach PDF czy też najwydajniejszej na rynku technologii kompresji PDF, rozwijamy również narzędzia pozwalające w łatwy i automatyczny sposób integrować funkcję skanowania w urządzeniach z aplikacjami, takimi jak np. Microsoft Sharepoint. Coraz większą rolę zaczyna odgrywać oprogramowanie oferowane razem z urządzeniami, które stają się prawdziwymi węzłami komunikacyjnymi w nowoczesnych firmach.

Tomasz Ziędalski: Oki już od dawna oferuje darmowe narzędzia programowe, umożliwiające m.in. kontrolę druku. Są one dostępne w standardzie przy zakupie urządzenia i pozwalają kontrolować używanie drukarki i pełne zarządzanie nią w sieci. Posługując się konkretnym przykładem - nasze urządzenia z serii MC800 wyposażone są w narzędzia pomagające kontrolować zużycie materiałów eksploatacyjnych i prawa dostępu użytkowników oraz pozwalające jeszcze sprawniej zarządzać dokumentami, dzięki wykorzystaniu dodatkowych funkcji, takich jak udostępnianie i archiwizacja plików. Narzędzia te np.:  oprogramowanie Colour Access Policy Manager (CAPM) umożliwiające kontrolowanie i monitorowanie praw dostępu użytkowników. Program PrintSuperVision oferujący funkcje monitorowania, raportowania i zarządzania drukarkami sieciowymi w czasie rzeczywistym. Program Print Control usprawniający kontrolę kosztów drukowania i zużycia materiałów eksploatacyjnych. Standard TWAIN, który umożliwia zintegrowanie skanowania z oprogramowaniem do obróbki obrazu. Oprogramowanie Nuance PaperPort służące do konwersji drukowanych dokumentów na dokumenty cyfrowe, czy oprogramowanie Nuance OmniPage, pozwalające na konwertowanie dokumentów na edytowalne pliki elektroniczne.

5.       Czy proponujecie klientom specjalne oprogramowanie, które pomoże zorganizować i usprawnić obieg dokumentów w firmie? Jakie są jego najważniejsze możliwości i funkcje?

Wojciech Gierasimowicz: Tak. Rozwiązaniem, które pozwoli usprawnić codzienną pracę biura i obniżyć koszty jego funkcjonowania jest uniFLOW. Dużym atutem tego systemu jest elastyczna konfiguracja. Klient po zakupieniu licencji serwerowej może dowolnie rozbudowywać oprogramowanie o kolejne funkcjonalności. Można powiedzieć, że system rośnie i rozwija się razem z firmą i elastycznie reaguje na konkretne potrzeby. Co więcej, staramy się dynamicznie reagować na oczekiwania rynku wprowadzając nowe rozwiązania do systemu. W połowie września br. zaprezentowaliśmy uniFLOW w wersji 5.1, rozszerzając pierwszą w branży pojedynczą platformę do zarządzania procesami skanowania i druku o obsługę urządzeń mobilnych, takich jak smartfony i tablety. Dzięki temu organizacje mogą zaoferować personelowi i gościom możliwość zdalnego drukowania na drukarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych. Do najważniejszych funkcji systemu uniFLOW należą m.in. wydruk poufny, czyli zwalniany za pomocą np. karty zbliżeniowej, wydruk podążający, czyli umożliwiający odbiór wydruku na dowolnym urządzeniu podłączonym do systemu. Daje on także praktycznie nieograniczone możliwości zarządzania uprawnieniami użytkowników i potężny silnik raportujący,  zapewniając pełną elastyczność w tworzeniu i automatyzacji wysyłania raportów.

Tomasz Ziędalski: Przykładem może być oprogramowanie do zarządzania dokumentami ScanSoft PaperPort, które umożliwia przechowywanie i segregowanie dokumentów w postaci elektronicznej. Ponadto funkcjonalność PC fax pozwala na wysyłanie faksów z komputera bez konieczności tworzenia papierowej wersji dokumentu. Dzięki funkcji skanowania bezpośrednio do sieci, możemy to skanować bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania lub podłączania do komputera. Wystarczy zeskanować dokument bezpośrednio do wybranej lokalizacji, np. do wiadomości e-mail, udostępnionego katalogu w sieci lub na serwer ftp.

Komentarze