Przed podjęciem decyzji o zakupie nowej drukarki zawsze warto zastanowić się, do czego ma nam służyć.

W małych firmach wydawanie pieniędzy na wyrafinowane urządzenia nie ma sensu. W dużych przedsiębiorstwach lepiej od razu kupić sprzęt lepszy i droższy, dzięki któremu możemy łatwo zoptymalizować druk i koszty w firmie

Małe firmy kupują głównie małe drukarki monochromatyczne o niewielkich możliwościach technicznych. Wiąże się to przede wszystkim z ich niską ceną oraz małą ilością drukowanych i kopiowanych dokumentów. Przeważnie są to zwykłe dokumenty w formacie Word, bez zdjęć. Kupowanie drogiego urządzenia wielofunkcyjnego do biura przeznaczonego do druku w kolorze nie ma więc ekonomicznego uzasadnienia. Kosztuje ono więcej, a nie wszystkie wyrafinowane funkcje, w które jest wyposażone są nam potrzebne. Podobnie jest z niektórymi działami dużych firm. W księgowości druk kolorowy na pewno nie jest potrzebny. Także w magazynie, gdzie drukowane są tylko faktury lub potwierdzenia wydania towaru, urządzenia kolorowe nie mają racji bytu. Wystarczy prosta drukarka czarno-biała.  

Sprawna praca w dużej firmie

W dużych biurach już na starcie opłaca się większe urządzenie wielofunkcyjne do druku kolorowego, wyposażone w dodatkowe funkcje. Dzięki nim możliwe jest m.in. wysyłanie i odbieranie faksów bezpośrednio z komputera bez użycia papieru oraz skanowanie dokumentów, a następnie  ich digitalizacja i przetwarzanie na pliki elektroniczne.

Jedna taka maszyna potrafi zastąpić wiele urządzeń biurowych i jest dużo tańsza w eksploatacji. Także szybkość pracy i jakość jest dużo lepsza. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne dla biur są zintegrowane z całym systemem informatycznym przedsiębiorstwa. Dzięki nim można łatwo zoptymalizować druk w firmie, wprowadzić monitoring pracy wszystkich urządzeń oraz system autoryzacji użytkowników.

- Nowoczesne aplikacje pozwalają również na określenie zakresu uprawnień pracowników. Można na przykład ograniczyć liczbę osób uprawnionych do wykonywania prac w kolorze lub ustanowić dla każdego działu miesięczne limity druku. Pozwala to na znaczne oszczędności w pracy - mówi Szymon Szczur, koordynator ds. wsparcia sprzedaży rozwiązań biznesowych w Konica Minolta Business Solutions Polska.

Drukowanie dopasowane do potrzeb

W agencjach reklamowych, działach marketingu lub studiach graficznych, bez względu na ich wielkość, wymagana jest najwyższa jakość druku. Nie warto więc oszczędzać, lepiej od razu kupić dobre urządzenie wielofunkcyjne do druku kolorowego, bo nigdy nie wiadomo, kiedy nam się przyda. Warto jednak pamiętać, że druk strony czarno-białej zawsze jest tańszy niż kolorowej. Na wydruk kolorowy zużywane są tonery z każdego z czterech podstawowych kolorów, stad wyższy koszt druku. Kiedy nie jest to niezbędne, lepiej przygotowywać dokumenty w trybie monochromatycznym. Przy dużym wolumenie druków, roczne oszczędności z tego tytułu mogą wynosić nawet kilka tysięcy złotych. Zanim przystąpimy do pracy, warto więc trochę pomyśleć. 

Według najnowszych badań przeprowadzonych przez firmę Lexmark, pracownicy biurowi dostrzegają korzyści biznesowe kolorowego druku, choć wciąż 28 proc. z nich nie widzi potrzeby drukowania w kolorze.

Ankietę przeprowadzono wśród 970 pracowników biurowych z jedenastu krajów europejskich oraz z Republiki Południowej Afryki. Wskazali oni, że głównymi korzyściami z drukowania w kolorze jest możliwość uzyskania atrakcyjniejszych (54 proc.) oraz bardziej profesjonalnych (41 proc.) dokumentów. Ankietowani wskazali również, że kolorowe wydruki przyciągają uwagę czytających (29 proc.).

Co ciekawe, 68 proc. ankietowanych przyznało, że w ich organizacjach wydruki w kolorze stanowią mniej niż 25 proc. wszystkich drukowanych dokumentów. W kolorze zazwyczaj drukuje się zdjęcia (52 proc.), prezentacje (47 proc.) oraz broszury czy ulotki (34 proc.).

- Badanie pokazuje, że głównym powodem, dla którego większość firm wybiera druk czarno-biały są obawy przed wysokimi kosztami drukowania w kolorze - powiedziała Iwona Chmielek-Przystał z Lexmark Polska. - Jednak nie są one uzasadnione. Oferujemy różne narzędzia pozwalające zarządzać kosztem druku w kolorze oraz zredukować liczbę niepotrzebnie drukowanych stron. Możemy skalować głębię kolorów lub ściśle zdefiniować, kto w danej firmie ma dostęp do urządzeń drukujących w kolorze.

Obawy dotyczące kosztów wskazało 49 proc. badanych. Niemal jedna osoba na dziesięć przyznała, że nie ma dostępu do kolorowej drukarki, zaś 4 proc. stwierdziło, że zasady firmowe zabraniają drukowania w kolorze. 

- Drukowanie w kolorze jest często określane jako dodatkowy atut biura, a nie standardowa praktyka. Wielu pracowników dostrzega jednak korzyści z drukowania bardziej profesjonalnie wyglądających dokumentów, gdy zachodzi taka potrzeba - dodaje Iwona Chmielek.

Komentarze