Dokumenty, druk i koszty z tym związane – to tematy, które towarzyszą każdej firmie codziennie. Jedni drukują więcej, inni mniej, jednakże po podsumowaniu wydatków okazuje się, że koszty związane z drukiem (zakup lub leasing urządzeń, wydatki poniesione na materiały eksploatacyjne) to znacząca pozycja w wydatkach każdego przedsiębiorstwa

Warto przyjrzeć się temu problemowi bliżej. Uporządkowanie i usystematyzowanie pewnych działań może tu przynieść wymierne, znaczące oszczędności.

Zapytaliśmy o opinie ekspertów, specjalizujących się w temacie optymalizacji druku w firmach.

Są to:

- JOANNA ZDRZAŁKA-ZALEWSKA, dyrektor Działu Usług Druku w HP Polska

- ŁUKASZ RUMOWSKI, dyrektor Działu Rozwoju Produktu w ARCUS SA.

- JACEK TARWACKI, specjalista ds. rozwiązań biznesowych w Canon Polska

Pytanie 1: Co i jak możemy zoptymalizować w firmie, jeśli chodzi o kwestie związane z drukiem?

Joanna Zdrzałka-Zalewska: Analizując możliwości zoptymalizowania druku dokumentów mamy kilka możliwości. Możemy zacząć od zweryfikowania: kto, ile i jakie dokumenty drukuje. Na podstawie takich informacji możemy zdecydować, ile i jakich urządzeń potrzebujemy, a tym samym zlikwidować zbędne drukarki czy kopiarki, które generują dodatkowe (niepotrzebne) koszty.

Zamiana urządzeń jednofunkcyjnych na wielofunkcyjne także przyniosą nam oszczędności w strefie zarządzania czy serwisu.

Następnie możemy zastanowić się, jakie reguły drukowania mogą nam dodatkowo zmniejszyć koszty. Np. ustawienie, jako standard druku czarnego i dwustronnego, zdecydowanie wpłynie na zmniejszenie kosztu zużycia materiałów eksploatacyjnych i papieru. Przy takich założeniach wydruk kolorowy jest świadomą decyzją użytkownika, wymagającą wybrania odpowiednich ustawień a nie po prostu naciśnięcia przycisku „drukuj” 

Dodatkowe oszczędności możemy uzyskać w drodze analizy, które pozwoli nam określić, jakie dokumenty muszą być drukowane, a jakie możemy pozostawić w wersji elektronicznej i wykorzystywać w systemie elektronicznego obiegu dokumentów.

Łukasz Rumowski: Zazwyczaj można wyróżnić trzy obszary powstawania kosztów:

a)    koszty wewnętrzne infrastruktury sprzętowej - ten obszar dotyczy samego urządzenia, jego funkcji, zakresu bezpieczeństwa, awaryjności czy bezpieczeństwa danych, standaryzacji modeli.

b)    koszty zewnętrzne infrastruktury dostawców - w tym przypadku mamy do czynienia z obszarem dostawców, czyli ich liczbą, zakresem wsparcia, zaangażowaniem w optymalizacje procesu tworzenia dokumentu, szybkością i skutecznością usuwania problemów tak, aby zachować ciągłość produkcji.

c)     koszty zasobów zależnych - dotyczy wewnętrznych zasobów użytkownika, czyli pracownicy oraz ich zaangażowanie w proces obsługi administracyjnej infrastruktury.

Reasumując, proces optymalizacji systemu produkcji dokumentów dotyczy: optymalizacji parku maszynowego pod względem funkcji, ilości czy kosztów utrzymania i eksploatacji; ograniczenia zaangażowania zasobów wewnętrznych w proces obsługi systemu zarówno pracowników działów administracyjnych czy IT w celu uzyskania wzrostu efektywności pracy; optymalizacji obszaru dostawcy czyli pełne wsparcie, jeden numer kontaktowy do obsługi całego systemu; wykorzystanie dedykowanego rozwiązania systemowego do automatyzacji procesu tworzenia dokumentów i kontroli kosztów; wzrostu bezpieczeństwa obiegu dokumentów; obniżenia kosztów związanych z produkcją dokumentów; wykorzystania nowych technologii w biznesie; ochrony środowiska naturalnego.

2.     Czy (i w jakim zakresie) firma może to zrobić samodzielnie?

Joanna Zdrzałka-Zalewska: Coraz więcej firm postanawia wprowadzać elementy optymalizacji druku we własnym zakresie. O ile jednak zwykła analiza urządzeń i zamiana ich na tańsze w eksploatacji nie jest trudna, o tyle pełna analiza środowiska druku wymaga dużego doświadczenia i obiektywnej oceny. Nie jest proste. Zajmujące się takimi analizami firmy, zbierając dane i pytając użytkowników o ich wymagania biznesowe, potrafią obiektywnie ocenić, jaka funkcjonalność jest niezbędna i wynika z wymagań na danym stanowisku, a jaka zaś wynika z przyzwyczajenia użytkowania.

Analiza procesów biznesowych pozwalająca na przełożenie papierowych dokumentów na elektroniczny obieg, wymaga ponadto zaangażowania doświadczonych konsultantów, którzy nie tylko zaproponują optymalną ścieżkę obiegu i akceptacji dla danego typu dokumentu, ale też wskażą te dokumenty, które powinny posiadać formę papierową wymaganą przepisami prawa oraz zarekomendują zasady przechowywania takiego dokumentu (z nadanymi atrybutami, kto powinien mieć dostęp, na jakich zasadach i do kiedy dokument powinien być przechowywany w archiwum).

Łukasz Rumowski: Każda firma stara się w ramach posiadanych struktur monitorować również ten obszar tak samo jak telefony komórkowe czy samochody. Zazwyczaj monitoring dotyczy kosztów np. zakupu tonerów, przeprowadzanych przeglądów czy zakupu nowych urządzeń. Niestety podane przykłady to niewielki procent obszaru powstawania kosztów w procesie tworzenia kosztów.  Optymalizacja procesu to nie tylko ograniczenie kosztów to również usprawnienie całego procesu poczynając od nabycia poprzez eksploatacje  a skończywszy na utylizacji , tak aby osiągnięte wyniki były widoczne zarówno od strony finansowej jak i organizacyjnej.

3.     Dlaczego warto skorzystać z pomocy ekspertów, wyspecjalizowanych firm?

Joanna Zdrzałka-Zalewska: Firmy zajmujące się analizami i optymalizacją środowiska druku na każdym etapie zaawansowania, posiadają szeroką wiedzę zarówno dostępnych na rynku rozwiązań, jak i szczegółowych danych. Ta wiedza pozwala znaleźć takie rozwiązanie, które przyniesie najlepsze efekty kosztowe w danym procesie u konkretnego klienta.

Wiedza taka oczywiście jest możliwa do nabycia przez działy IT klientów, jednakże wymaga dużo czasu, porównań a także wiedzy praktycznej zebranej trakcie wszystkich dokonywanych analiz.

Dlatego też korzystając z usług zewnętrznych ekspertów, mamy do dyspozycji szereg sprawdzonych już możliwości, z których zostaną zaproponowane firmie te najlepiej odpowiadające specyfice danego procesu.

Łukasz Rumowski: Obszar doświadczenia dostawcy pozwala na przeprowadzenie procesu w sposób płynny, który w najmniejszym stopniu będzie ingerował w działalność użytkownika. Wypracowane narzędzia i dostępne rozwiązania gwarantują osiągnięcie oczekiwanych wyników. Proces optymalizacji infrastruktury praktycznie nigdy się nie kończy. Po zaimplementowaniu rozwiązania dostawca monitoruje system w celu poszukiwania kolejnych składników, które można zoptymalizować, np. zamienić urządzenie obciążane w dużej skali na tańsze w eksploatacji. W chwili rozpoczęcia optymalizacji Dostawca uczestniczy w biznesie użytkownika jest jego częścią  i pomaga w usprawnieniu procesu. W taki przypadku raczej nie ma miejsca na eksperymenty.

4.     Jakie można uzyskać korzyści z przeprowadzonej optymalizacji?

Joanna Zdrzałka-Zalewska: W zależności od zakresu, korzyści finansowe związane z optymalizacją produkcji dokumentów mogą przynieść do 60 proc. oszczędności. Sama optymalizacja środowiska druku to oszczędności na poziomie 15-30 proc. Natomiast optymalizacja procesów związanych z dokumentami to obszar, który może przynieść dodatkowe oszczędności nawet do 60 proc.

Łukasz Rumowski: Obszar doświadczenia dostawcy pozwala na przeprowadzenie procesu w sposób płynny, Korzyści wynikających z zastosowania takiego rozwiązania jest wiele. Praktycznie są one dostrzegalne na każdym etapie procesu tworzenia dokumentów. Korzyści dotyczą zarówno obszaru finansowego, hadrware’owego, software’owego i usługowego.

W przypadku korzyści finansowych mowa jest oczywiście o oszczędnościach względem wcześniejszego rozwiązania, korzyściach podatkowych (uzyskane koszty są kosztami uzyskania przychodu, amortyzacja jest po stronie dostawcy), braku konieczności angażowania znacznych środków finansowych, inwestycja realizowana jest ze środków bieżących.

Jeśli chodzi o korzyści a hardware’owe, dzięki takiemu rozwiązaniu pozyskujemy nowe technologie obiegu dokumentów, nowe funkcje wpływają na lepsze wykorzystanie zasobów, optymalizację dotychczasowych procesów przetwarzania dokumentów, urządzenia wyposażone są zazwyczaj w wiele funkcjonalności, takich jak drukowanie, skanowanie kolorowe sieciowe, faksowanie czy możliwość tworzenia papieru firmowego oraz zachowania wzoru w pamięci urządzenia. Rozwiązania software’owe pozwalają wygenerować znaczne oszczędności zarówno finansowe jak i zagospodarowania zasobów, dzięki temu obszarowi efektywniej można zarządzać procesem obiegu dokumentów, jaki i dokładnie kontrolować jednostkowe koszty i znacząco poprawić bezpieczeństwo tworzonych dokumentów

Poziom uzyskanych oszczędności zależy od kilku czynników. Po pierwsze istotne jest, aby wykorzystywane urządzenia charakteryzowały się niskim poziomem TCO (Total Cost of Ownership) – całkowitych kosztów posiadania czyli  pozyskania, instalowania, użytkowania, utrzymywania i w końcu pozbycia się urządzeń w firmie na przestrzeni określonego czasu.

Ważne jest, aby urządzenia charakteryzowały się dużymi wydajnościami materiałów eksploatacyjnych ( bęben), niską awaryjnością i wysoką jakością wykonania. Już wykorzystując takie urządzenia można osiągnąć zadowalający poziom oszczędności. Po pierwsze:  implementacja rozwiązań software’owych, z jednej strony optymalizacja procesów w firmie poprzez wykorzystanie zewnętrznych zasobów i likwidacja muda – czyli czynności i rzeczy, które nie wytwarzają wartości dodanej. Po drugie zakres wsparcia technicznego, czyli nadzór nad ciągłą pracą całego systemu. W tym przypadku również możemy ograniczyć zaangażowanie własnych zasobów, ale również utrzymać urządzenia w pełnej, ciągłej sprawności. Stosując powyższe parametry nabywca rozwiązania może uzyskać oszczędności przekraczające 30proc. W niektórych przypadkach uzyskane oszczędności, pozwalają na pokrycie kosztów inwestycji.

5.  Jakie rozwiązania, oprogramowanie Państwo oferują, jeśli chodzi o organizację obiegu dokumentów w firmie?

Joanna Zdrzałka-Zalewska: Firma HP w zakresie optymalizacji druku ma szerokie portfolio rozwiązań, począwszy od narzędzi do analizy ilości drukowanych dokumentów, takich jak SafeCOM, Equitrack, czy rozwiązanie własne HP Access Control, analizy sieci pod kątem wyszukiwania drukarek, weryfikowania ich obciążenia (Webjet Admin), jak również rozwiązania pozwalające na zaawansowane skanowanie dokumentów (np. HP DSS, ScanFlow, Kofax), ich archiwizację oraz pełen obieg dokumentów (wspomagany np. przez Open Text), czy rozwiązania oferowane wspólnie z partnerami lokalnymi.

Innym ciekawym rozwiązaniem, które oferujemy w urządzeniach wielofunkcyjnych jest „Future Print”. Funkcjonalność tego rozwiązania pozwala na zmiany w dokumencie skanowanym już na panelu urządzenia lub wprowadzenia go w prosty obieg dokumentów, co przekłada się na większą optymalizację środowiska druku i zmniejszenie kosztów związanych z dokumentami.

Łukasz Rumowski: Arcus Kyocera MDS jest produktem  stworzonym dla potrzeb właśnie optymalizacji procesu tworzenia dokumentów. Składa się z trzech składników: Hardware, Software i Services Hardware - w zakresie urządzeń oferuje wysokiej klasy systemy druku japońskiej marki Kyocera Mita. Urządzenia tej renomowanej marki charakteryzują się wysoka jakością wykonania, niską awaryjnością oraz najtańszym kosztem posiadania (TCO). Drukarki i urządzenia wielofunkcyjne Kyocera Mita wykorzystują opatentowaną technologię ceramiczną tworzenia podzespołów. Dzięki opracowanej technologii wydajność podzespołów jest duża, a jednoczenie nie powoduje wzrostu kosztów eksploatacji. Wręcz przeciwnie - obniża je. Software -  jeśli chodzi o rozwiązania systemowe, w zależności od charakterystyki biznesu oferowane jest jedno posiadanych rozwiązań. Oferowane systemy pozwalają na monitoring kosztów z podziałem nawet na pracownika, wykorzystują oczekiwany przez użytkownika system autoryzacji, wykorzystują wydruk podążający, pozwalają zarządzań użytkownikami, zwiększają bezpieczeństwo dokumentu, pozwalają zarządzać dokumentami. Services – to część, w zakres której wchodzi pełen zakres opieki nad systemem, począwszy od dostaw materiałów eksploatacyjnych, wykonywanie usług technicznych, a skończywszy na online’owym monitoringu infrastruktury za pomocą odpowiedniego oprogramowania.

Jacek Tarwacki: Jednym ze sposobów optymalizacji kosztów druku w firmie jest wdrożenie odpowiedniego systemu zarządzania, który zapewni nie tylko obniżenie wydatków, ale także usprawni codzienną pracę. uniFLOW jest odpowiedzią firmy Canon na potrzeby firm w tym zakresie. Jedną z cech wyróżniających ten system, jest bardzo elastyczna konfiguracja funkcjonalności. Dzięki temu, każdy klient może skomponować rozwiązanie, które jest najlepiej dopasowane do specyficznych potrzeb jego biznesu. Modularna budowa systemu pozwala w dowolnym momencie rozbudować go o dodatkowe opcje.

Na podstawie danych gromadzonych przez system można z bardzo dużą dokładnością śledzić proces generowania kosztów, związanych z powstawaniem dokumentów (drukowaniem, kopiowaniem czy skanowaniem) i racjonalnie zarządzać parkiem maszynowym firmy.

W większych firmach, istotnym kosztem związanym z funkcjonowaniem urządzeń biurowych, jest praca działu wsparcia technicznego. System uniFLOW umożliwia automatyczne monitorowanie aktualnego statusu urządzeń i wysyłanie do pracowników komunikatów e-mail z informacją o zaistniałych utrudnieniach, co znacznie usprawnia bieżącą obsługę urządzeń. Dzięki temu można także rozwiązać problem zanim zostanie on zauważony przez użytkowników. 

Ilość zgłaszanych problemów maleje wraz z uruchomieniem centralnej kolejki druku i tak zwanego wydruku „wędrującego” za pracownikiem. Jeżeli urządzenie jest chwilowo niedostępne, np. z powodu konserwacji, użytkownik może zwolnić swój wydruk na dowolnym innym urządzeniu. Co więcej, zastosowanie jednej centralnej kolejki druku dla wszystkich drukarek w firmie pozwala także wyeliminować problemy z obsługą różnorodnych sterowników druku. 

Ze względu na potrzebę zwiększenia bezpieczeństwa informacji coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie centralnego systemu druku. Kluczową funkcjonalnością jest tu kontrolowane zwolnienie druku. W praktyce oznacza to, że wydrukowany dokument pojawi się na tacy tylko w obecności osoby zlecającej to zadanie. Daje to gwarancję, że niejawne informacje nie trafią przez przypadek w niepowołane ręce. Identyfikacja pracowników może odbywać się na kilka sposobów, jednak najpopularniejszym jest zastosowanie kart zbliżeniowych wykorzystywanych do otwierania drzwi w budynku firmy.

Karta może być także wykorzystana do ograniczania dostępu do wybranych funkcji urządzenia. Przykładowo funkcje kolorowego kopiowania będą dostępne jedynie dla pracowników marketingu, a skanowanie sieciowe zostanie zarezerwowane dla działu archiwizacji.

uniFLOW umożliwia zdefiniowanie złożonych procesów skanowania dokumentów w oparciu o wielofunkcyjne urządzenia Canon. Pozwala na prostą integrację z wieloma systemami archiwizacji i obiegu dokumentów. Dostępne opcje skanowania mogą był dostosowane do potrzeb poszczególnych działów. Tak jak w przypadku druku, rozpoznanie odbywa się za pośrednictwem zastosowanego systemy autoryzacji, czyli np. karty zbliżeniowej. Warto także wspomnieć o funkcji rozpoznawania kodów kreskowych czy OCR. Tego typu rozwiązania mają bezpośrednie przełożenie na szybkość obiegu dokumentów i co więcej, pozwalają praktycznie wyeliminować błędy związane np. z segregacją dokumentów.

Komentarze