Co to jest wirtualne biuro, na jakich zasadach funkcjonuje i kto może w nim pracować? Na nasze pytania odpowiada Krzysztof Rudyk, country manager Regus w Polsce

Wirtualne_biuro_Krzysztof_Rudyk

Czym jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro zapewnia firmie prestiżowy adres korespondencyjny i profesjonalną obsługę telefonu, faksu i poczty - bez konieczności faktycznego wynajmowania biura pod danym adresem. Dodatkowo istnieje także możliwość wynajmu pomieszczeń biurowych i pokojów do spotkań biznesowych na krótkie przedziały czasu, np. na godziny. Wirtualne biura umożliwiają firmom zrobienie dobrego wrażenia na kliencie, bez konieczności ponoszenia kosztów związanych z permanentnym wynajmem profesjonalnej przestrzeni biurowej czy zatrudnianiem własnej kadry administracyjnej. Korzystając z usług wirtualnych biur, firmy mogą zredukować wydatki, ryzyko i nakłady finansowe na zarządzanie.

Od jak dawna można wynajmować takie biura w Polsce?

Regus otworzył swoje pierwsze centrum biznesowe w Polsce w 1996 roku, a zatem już od 15 lat klienci mają dostęp do naszych usług lokalnie, ale także globalnie, dzięki sieci 1100 lokalizacji w 88 krajach.

Od jak dawna wirtualne biura są dostępne w innych krajach? Kto „wynalazł” wirtualne biuro?

Regus rozpoczął działalność w 1989 roku, gdy podczas pobytu w Brukseli Mark Dixon, obecny Global CEO firmy, spostrzegł, jak wielu ludzi biznesu jest zmuszonych do pracy w hotelach i kawiarniach z powodu braku dostępu do bardziej profesjonalnej przestrzeni. To zainspirowało go do opracowania lepszego sposobu  pracy w podróży lub w domu. Pomysł Dixona polegał na tym, aby zmienić sposób, w jaki firmy funkcjonują i przekonać je do outsourcingu miejsca pracy i zdania się na usługi specjalistycznej firmy usługowej. Podobna idea była wprowadzana w życie już w późnych latach sześćdziesiątych w USA pod postacią wspólnych biur (tzw. shared office), lecz koncepcja wirtualnego biura zaistniała dopiero w latach osiemdziesiątych i szybko zaczęła rozprzestrzeniać się na cały świat.

Skąd wziął się pomysł na „wirtualne biuro”?

To jeden z archetypów świata biznesu – przedsiębiorca rozpoczynający własny biznes w pokoju gościnnym staje się światowym potentatem. Dobrze znanym przykładem są Larry Page i Sergey Brin, którzy założyli Google w garażu. Takie historie brzmią świetnie, gdy patrzymy na nie z perspektywy czasu, lecz nie każdy biznes rozpoczęty w domu odnosi taki sukces. Pierwsze wrażenie ma znaczenie, a składają się na nie adres firmy, to czy i kto odbiera telefon oraz gdzie dochodzi do spotkań z potencjalnymi klientami i inwestorami. Właściciele małych przedsiębiorstw oczywiście zdają sobie z tego sprawę, pytanie brzmi, co można na to poradzić. Biuro, które robi dobre wrażenie, jest drogie. Jak sprawić, by pierwsze wrażenie było pozytywne bez obciążania się nadmiernymi kosztami bieżącymi? Dla wielu firm odpowiedzią jest biuro wirtualne. Pozwala ono na przyjęcie wizerunku dobrze sytuowanej firmy za ułamek ceny wynajmu prestiżowej przestrzeni biurowej.

Dla jakiego rodzaju firm wirtualne biura są najbardziej opłacalne?

Wirtualne biura mogą być odpowiednie dla wszelkiego rodzaju firm, różnej wielkości i będących na różnych etapach rozwoju. Wirtualne biura umożliwiają domowym, świeżo założonym i małym przedsiębiorstwom wykreowanie dobrego wizerunku bez konieczności ponoszenia opłat za wynajem kosztownej przestrzeni fizycznej. Są też doskonałym rozwiązaniem dla MSP oraz dużych firm międzynarodowych, które chcą wybadać nowe rynki przy niskim ryzyku i minimalnym poziomie kosztów początkowych, bez względu na branżę.

Na jak długo można wynajmować wirtualne biuro? Jak długo trwa przeciętny czas najmu takiego biura w Polsce?

Firmy mogą wynajmować biura na czas nieokreślony – tak długo, jak tego potrzebują. Niektóre firmy wykorzystują biura wirtualne w początkowej fazie swojej działalności, aby w miarę rozwoju i zyskiwania odpowiedniej stabilności i perspektywy wzrostu, przenieść się do własnego biura.

Inne firmy wolą wykorzystywać wirtualne biura jako trwały model biznesowy, ponieważ nie potrzebują biura pracującego w pełnym wymiarze czasowym, np. z powodu częstych podróży lub spotkań z klientami. Coraz większa liczba przedsiębiorców korzysta z takich biur ze względu na prestiżowy adres, usługi obsługi telefonu i poczty, profesjonalnego wsparcia, a także z powodu naszego programu Businessworld, pozwalającego na pracę w lokalizacji najbliższej miejscu, w którym akurat się znajdują, bardziej elastycznie i produktywnie.

Jaki „pakiet usług” oferujecie swoim klientom? Co proponujecie poza samą przestrzenią biurową?

Oferujemy rozwiązania dla każdego rodzaju klientów. Firmy mogą wynajmować w pełni wyposażone biura z profesjonalną obsługą telefonu i sekretariatu oraz technicznie zaawansowanym wyposażeniem do telekonferencji. Wśród naszych usług znajdują się wirtualne biura, pokoje do spotkań i sale konferencyjne, pomieszczenia do telekonferencji, dostęp do biur na całym świecie poprzez program Businessworld, a nawet usługi wsparcia w przypadku katastrof naturalnych. Regus oferuje również wideokonferencje i telepresence. Podczas używania zestawu wideokonferencyjnego mamy możliwość wymiany informacji między dwoma lub wieloma lokalizacjami z całego świata. Możemy w tym samym czasie zarówno widzieć, jak i słyszeć naszych partnerów. Wiele firm wideokonferencjami zastępuje częste podróże służbowe. Telepresence jest bardziej zaawansowanym rozwiązaniem – oferuje bowiem wyższej jakości obraz i lepszy dźwięk. Idealnie sprawdza się w sytuacjach, w których rozmówcy chcą się poczuć tak, jakby przebywali w jednym pomieszczeniu: na przykład podczas profesjonalnych prezentacji handlowych, w przypadku zespołowej pracy służącej opracowaniu skomplikowanego pod względem technicznych produktu albo podczas przedstawiania dowodów w sądzie.

Gdzie w Polsce zlokalizowane są biura Regus?

Obecnie w Polsce istnieje sześć centrów biznesowych Regus, wszystkie z nich znajdują się w Warszawie, w prestiżowych lokalizacjach (Sheraton Plaza, Regus Mokotów, Warsaw Metropolitan, Warsaw Financial Centre, North Gate oraz Wiśniowy Business Park). Aktywnie poszukujemy nowych możliwości otwarcia naszych biur w Polsce, nie tylko w Warszawie, lecz również w mniejszych miastach, w których jeszcze nie jesteśmy obecni, aby rozszerzyć naszą sieć usługową i wzmocnić pozycję w kraju. Chcemy być bliżej obszarów mieszkaniowych i biurowych, wychodząc naprzeciw pracownikom i ich rosnącej potrzebie elastyczności sposobu pracy. Rozważamy możliwość otwarcia centrów Regus w nowych lokalizacjach przed końcem tego roku, lecz jest jeszcze zbyt wcześnie, by mówić o szczegółach.

Dlaczego firmy coraz chętniej korzystają z wirtualnych biur?

Z doświadczeń firmy Regus wynika, że z biur wirtualnych i centrów biznesowych korzysta się z wielorakich przyczyn. Sposób ich użytkowania zależy od tego, dlaczego się ich używa, warto zatem uwzględnić te cechy, które najlepiej pasują do danego biznesu. Wiele małych i średnich przedsiębiorstw potrzebuje prestiżowego adresu. W Polsce najpopularniejszymi adresami dla firm są oczywiście warszawskie biurowce w centrach biznesowych. Taki adres pocztowy czyni cuda dla wizerunku. Brzmi bardziej profesjonalnie niż adres domu na przedmieściach i robi wrażenie podczas spotkań z klientami i inwestorami.

Niektórzy chcą bardziej profesjonalnego wizerunku. Dla właścicieli firm domowych koszmarny scenariusz, w którym telefon od ważnego inwestora odbiera trzyletni synek, nie jest rzadkością. W wirtualnym biurze telefon odbierze wyszkolony pracownik recepcji. Niektórzy używają wirtualnych biur dla zwiększenia elastyczności. Możemy podróżować po świecie i spotykać klientów  ze świadomością, że w tym czasie nasz telefon jest pod profesjonalną opieką.

Jeszcze inni klienci chcą pozbyć się zadań, które odciągają uwagę od tego, co w ich pracy jest najważniejsze. Prowadzenie biura pochłania nie tylko pieniądze, ale także czas. Musimy zarządzać pracownikami, wyposażyć i doglądać biura, kwitować przesyłki pocztowe... lista jest długa. Korzystanie z biura wirtualnego oznacza, że ktoś inny robi to za nas, pozwalając nam na skoncentrowanie się na najważniejszych zajęciach.

Jest to także sposób na ekspansję na nowe rynki. Wiele firm z sektora MSP wykorzystuje biura wirtualne jako początek swojej obecności  w nowym mieście lub kraju – od Warszawy czy Nowego Jorku, Paryża po Szanghaj lub Kuala Lumpur. To sposób na zaistnienie na rynku, zanim będziemy gotowi na założenie fizycznego placówki. Jeśli jednak chcemy fizycznej obecności, możemy skorzystać z biur w centrum biznesowym – wynajmując przestrzeń na dzień lub dłużej.

Niektórzy przedsiębiorcy korzystają z wirtualnych biur na stałe, inni traktują je jako fazę przejściową. Ci ostatni mogą przenieść się następnie do tzw. campus office (prywatnej części przestrzeni biurowej open space) lub centrum biznesowego. Zakładając wirtualne biuro w miejscu oferującym usługi typu campus office lub centrum biznesowym, można rozwijać firmę bez konieczności zmiany adresu i poszukiwania nowego lokalu.

I

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarza do tego arykułu