O korzyściach biznesowych, oferowanych przez nowoczesne systemy zarządzania dokumentami, wdrożeniach i opłacalności takich inwestycji dla firmy z Jackiem  Chojnackim, szefem wydziału handlowo-projektowego Asseco Business Solutions S.A.

rozmawia Marzena Szulc

Jakie znaczenie mogą mieć dokumenty w zarządzaniu przedsiębiorstwem? Czy uporządkowanie obiegu dokumentów może mieć wpływ na jego poprawę?

Uporządkowanie obiegu dokumentów, które są nośnikami informacji przetwarzanej przez organizację w ramach poszczególnych procesów biznesowych, ma oczywiście bardzo duży wpływ na efektywność zarządzania przedsiębiorstwem. Dobrym narzędziem, które może posłużyć temu celowi, może być nasz produkt Asseco Softlab SEOD. Jego główną wartością jest to, że pozwala na usprawnianie wewnętrznych procesów biznesowych firmy, pozwala sterować działaniami jej pracowników, kontrolować ich przebieg. Na początek oczywiście należy zacząć od identyfikacji procesów i pomiaru ich atrybutów.

Czyli najpierw robicie audyt u klienta?

Oczywiście audyt jest niezbędny przed wdrożeniem nowego narzędzia. Ważne jest to, że służy on również do ciągłej optymalizacji procesów już wspieranych przez system. Żeby sterować procesami, trzeba je najpierw zmapować, zmierzyć ich skuteczność i wydajność. Na przykład mierzenie czasów realizacji określonych zadań. Niby trywialna rzecz, ale bez narzędzia, kiedy tych operacji wykonywanych jest tysiące, jest to trudne. Obieg dokumentów jest w tym kontekście ważny, natomiast nie jest wartością samą w sobie, jest tylko środkiem do poprawy skuteczności i wydajności procesów biznesowych. Jednym z oczywistych sposobów poprawy wydajności procesów jest digitalizacja dokumentów, wyeliminowanie papieru i obniżenie w ten sposób kosztów.

Co było przyczyną stworzenia takiego systemu?

Większość firm ma już swoje systemy wspierające zarządzanie przedsiębiorstwem, np. ERP, które wspierają procesy związane z działalnością podstawową, taką jak np. obsługa zamówień czy magazyn. Ponieważ są to procesy dotyczące działalności operacyjnej, korzyści optymalizacji są od razu widoczne, łatwo przeliczalne na dodatkowe przychody czy obniżenie kosztów. Gdy mówimy jednak o procesach wewnętrznych, tutaj jest gorzej. Nie przynoszą bezpośredniej korzyści związanej ze sprzedażą, koszty są trudniej policzalne. Wiadomo jednak, że jakość tych procesów ma duży wpływ na wydajność całej organizacji, jakość świadczonych usług dla klientów czy szybkość, z jaką firma reaguje na potrzeby rynku.

Ich optymalizacja jest kolejnym krokiem zmierzającym do poprawy działania całej organizacji.  Dlatego dostarczenie naszym klientom narzędzia, które pomogłoby w tym zadaniu, było dla nas naturalną drogą rozwoju oferowanych przez nas rozwiązań.

Dlaczego firmy decydują się na wdrażanie takiego narzędzia? Jakie czynniki za tym stoją?

Pierwszym sygnałem potrzeby dedykowanego narzędzia dla firmy jest niewydolność procesów wewnętrznych oraz zwiększanie się kosztów ich obsługi. Szczególnie w przypadku dynamicznego rozwoju tradycyjne procedury zaczynają zawodzić i przy rosnącej skali przestają po prostu działać.

Jakie korzyści przynosi taki system?

Po pierwsze to szybkość i jakość obiegu informacji. Poprzez wirtualizację dokumentów będących nośnikami tych informacji dostęp do niej jest dużo szybszy, a poprzez wykorzystanie technologii WEB system dostępny jest łatwo i z dowolnego miejsca. Jakość informacji kontrolowana jest przez system dzięki zaprojektowanym odpowiednio formularzom. Zwiększa się wydajność pracy poszczególnych pracowników poprzez dostarczanie przez system niezbędnych do podejmowania decyzji informacji czy wyeliminowanie konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji w różnych systemach. Taki system będzie rzeczywiście wspomagał procesy biznesowe, jeżeli zapewni wymianę informacji z innymi systemami informatycznymi, takimi jak dane kontrahentów, wymiary kontrolingowe, urlopy pracowników, budżety czy w końcu księgowania dokumentów kosztowych. Wyeliminuje to konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych danych i zapewni wyższą ich jakość. System może być narzędziem do proaktywnej kontroli budżetu kosztowego poszczególnych jednostek organizacyjnych firmy, pozwala na podejmowanie decyzji o ponoszeniu kosztów na etapie ich planowania i akceptacji. Bardzo ważną motywacją do wdrożenia systemu jest ograniczenie kosztów. Wyeliminowanie papierowego obiegu dokumentów daje łatwo policzalne oszczędności wynikające z braku konieczności ich powielania, drukowania, wysyłki czy archiwizowania.

Jaka była największa firma, w której wdrażaliście swój system zarządzania obiegiem dokumentów?

Do tej pory największe wdrożenie przeprowadziliśmy w Asseco Poland - u klienta wymagającego, będącego głównym akcjonariuszem w naszej spółce. W tym przypadku wymieniliśmy istniejący wcześniej system, który wraz z dynamicznym rozwojem firmy przestał być wydajny. Rejestrowanie w systemie pojedynczych dokumentów i nadanie im biegu trwało długie minuty. Ponadto problemem było ponowne wprowadzanie tych samych danych w różnych systemach, w tym w systemie Asseco Softlab ERP. Zadaniem nowego systemu, który w naturalny sposób jest zintegrowany z wykorzystywanym przez klienta systemem ERP, było na początku przyspieszenie obsługi procesów związanych z obiegiem dokumentów kosztowych i obsługi procesów przydzielania urlopów pracownikom.

Od początku założyliśmy ścisłą integrację wdrażanego systemu z innymi modułami wykorzystywanymi do wspierania procesów biznesowych, takimi jak moduł zarządzania projektami, moduł finansowo księgowy, kontrolingowy czy moduł kadrowo-płacowy. Dzięki temu udało się nam osiągnąć poprawę wydajności wspieranych procesów nie tylko przez wydajniejsze technologiczne rozwiązanie, ale również przez ścisłą integrację z systemami wspierającymi już teraz procesy w obszarze działalności podstawowej. System zapewnia ciągłość kontroli procesu obsługi dokumentów kosztowych od momentu zapotrzebowania wewnętrznego z możliwością kontroli zgodności wydatków z budżetem, przez ewidencję wpływu faktur zakupowych do finalnego ich rozliczenia w księgach firmy. Uważamy, że integracja systemu obiegu dokumentów z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie ma bardzo duży wpływ na korzyści z jego implementacji. Dlatego Asseco Softlab SEOD może być integrowany nie tylko z innymi modułami naszych systemów, ale również, poprzez przygotowany interfejs oraz wbudowane w system narzędzia, z obcymi systemami ERP, CRM czy HR.

Jak określić można wielkość wdrożenia? Jest to zależne od ilości pracowników, czy raczej od ilości dokumentów wpływających do firmy, a może liczby oddziałów firmy?

Najważniejszym parametrem określającym wielkość wdrożenia jest ilość użytkowników systemu. W przypadku systemów ERP tylko część pracowników firmy wykorzystuje go bezpośrednio, może 30-40 procent. W przypadku systemu wspierającego procesy wewnętrzne, w szczególności kiedy dotyczą one spraw pracowniczych (np. urlopy) system może być wykorzystywany praktycznie przez wszystkich pracowników. Oczywiście kolejnym ważnym parametrem decydującym o wielkości wdrożenia jest ilość różnych procesów wspieranych przez system. Często jest ona funkcją ilości pracowników firmy. Wdrożenie nowego rozwiązania może wymagać czasami reorganizacji pewnych procesów biznesowych, co znowu wpływa na wielkość wdrożenia proporcjonalnie do ilości użytkowników systemu.

W przypadku wdrożeń u dużych klientów, obejmujących kilka tysięcy pracowników pracujących w wielu oddziałach, czyli w związku z szerokim zakresem działalności firmy przeważnie występuje wiele różnych obiegów dokumentów zależnych od rodzaju zakupów, miejsca powstawania kosztów czy wielkości kwoty.

Jak długo trwa wdrożenie takiego systemu?

Oczywiście to zależy od wielkości wdrożenia. Ważne jest jednak, żeby uruchomienie systemu poprzedzała analiza przedwdrożeniowa. Jest ona podstawą do tego, aby dobrze zidentyfikować i zmapować wspierane procesy biznesowe i w ten sposób umożliwić później efektywne ich wsparcie przez system. Czasami wdrożenie nowego narzędzia daje możliwości, które pozwalają na modyfikację obecnego procesu w celu jego optymalizacji. Najlepiej to zrobić jeszcze przed wdrożeniem, żeby przygotować się do niego organizacyjnie.

Wiadomo jednak, że prototyp systemu dużo łatwiej zweryfikować i przetestować, niż model „działający na papierze”. Dlatego zalecane jest przeprowadzenie wdrożenia pilotażowego dla wybranej grupy użytkowników i wybranych procesów. Jego celem jest przetestowanie zaplanowanych rozwiązań w kontrolowanym środowisku bez dużego ryzyka zachwiania procesów biznesowych całej organizacji. Takie próbne wdrożenie pozwala także na lepsze poznanie samego narzędzia przez kierownictwo firmy oraz zweryfikowanie, czy zaplanowane rozwiązania są optymalne, czy nie wymagają modyfikacji. Ważne jest także przetestowanie, czy instrukcja stanowiskowa jest zrozumiała i wystarczająca dla użytkowników systemu.

Kolejnym krokiem we wdrożeniu jest start produktywny rozwiązania dla całej organizacji i wsparcie użytkowników w okresie stabilizacji. Optymalne czas wdrożenia wg nas to od 3 do 6 miesięcy, jest to czas wystarczający na implementację nowego narzędzia i przeprowadzenie zmiany organizacyjnej w firmie, a wystarczająco krótki, żeby w międzyczasie nie uległy zmianom potrzeby biznesowe.

Jak to wygląda w praktyce?

Wdrożenie w pierwszej fazie obejmującej procesy związane z zakupami kosztowymi, obsługą urlopów pracowniczych trwa najczęściej około pół roku. Na początek wybrane zostają procesy, których optymalizacja rokuje największe korzyści biznesowe. Po pierwszym sukcesie planowane jest wsparcie w nowym narzędziu kolejnych procesów biznesowych. W ten sposób uzyskuje się największe korzyści z ze stosowania narzędzia w najkrótszym czasie. Ponadto możliwe jest dostosowanie organizacji do dalszych zmian oraz zweryfikowanie i optymalizacja już wspieranych procesów. Jest to promowany przez nas sposób wdrażania nowych rozwiązań informatycznych wspierających działania biznesowe, rozłożenie wdrożenia na fazy, uruchamianie kolejnych funkcjonalności i dostarczanie ich stopniowo do działalności operacyjnej. Nasze systemy i procesy ich wdrażania są dostosowane do takiego właśnie modelu. Już na etapie projektowania rozwiązań i ich implementacji dostarczane są przyszłym użytkownikom prototypy systemu, które łatwiej niż modele zweryfikować, a które po zaakceptowaniu rozwiązania są gotowe do uruchomienia. Żeby działać w taki sposób, musieliśmy stworzyć systemy bardzo elastyczne w konfiguracji i rozwoju z wbudowanymi narzędziami deweloperskimi, tak aby wymagane zmiany implementować szybko i tanio. Dzięki temu możliwe jest wdrożenie jednego rozwiązania i późniejsza jego modyfikacja wraz ze zmieniającymi się warunkami zewnętrznymi lub wymaganiami klienta.

Jeżeli chodzi o urządzenia biurowe, takie jak drukarki lub skanery, czy są one w jakiś sposób powiązane z systemem? Czy musimy je jakoś dostosować do wprowadzanego systemu?

Na chwilę obecną integrujemy się ze sprzętem na poziomie podstawowej funkcjonalności.

Możliwa jest jednak integracja z zaawansowanymi funkcjami tych urządzeń w zależności od potrzeb klienta. Obecnie dla jednego z klientów planujemy rozszerzenie funkcjonalności, które umożliwiłoby automatyzację skanowania papierowych dokumentów z zastosowaniem systemu OCR, importowania ich do systemu i rozpoczęcia w ten sposób procesu obiegu dokumentów. Procesy biznesowe w różnych organizacjach mogą w znaczący sposób różnić się od siebie. Dlatego dostarczamy systemy, które posiadają funkcjonalności uniwersalne dla większości firm, a następnie na tej bazie budujemy rozwiązanie dostosowane do konkretnych potrzeb. Mamy odpowiednie narzędzia i wiedzę, aby robić to szybko i tanio.

W przypadku Asseco Softlab SEOD do uniwersalnych funkcjonalności należą obiegi dokumentów kosztowych (zapotrzebowania i faktury kosztowe), urlopy pracowników oraz delegacje. Inne procesy implementujemy zgodnie z potrzebami klienta.

Pojawia się też kwestia bezpieczeństwa,  to znaczy odpowiedniego zabezpieczenia dokumentów w obiegu elektronicznym. Czy klienci nie boją się tego, że zdigitalizowane dokumenty, znajdujące  się w jednym miejscu, na jednym serwerze, można np. wykraść?

Wielu nowych klientów początkowo wyraża takie obawy. Jednak dotychczasowe implementacje udowodniły, że dokumenty przechowywane w ten sposób są zdecydowanie lepiej zabezpieczone od ich papierowych odpowiedników.

Dokumenty znajdują się na serwerze zewnętrznym czy też klient może sobie zażyczyć, by ten serwer był u niego w firmie?

Stosujemy dwa modele. Pierwszy - to wdrożenie systemu u klienta, w jego sieci, chronionej własnym firewallem, zabezpieczone zgodnie z własną polityką bezpieczeństwa. W drugim modelu cała infrastruktura może zostać umieszczona w naszym data center. W takim przypadku możliwa jest sprzedaż systemu w modelu Software as a Service (SaaS). Klient nie martwi się wówczas o sprzęt, administrację, korzysta z systemu ponosząc jedynie miesięczne opłaty. Wracając do kwestii bezpieczeństwa, to umieszczenie serwera poza firmą nie wpływa na obniżenie bezpieczeństwa danych. Dzięki procedurom bezpieczeństwa, zgodnymi z najwyższymi standardami stosowanymi w data center, obiektywnie oceniając jest ono zdecydowanie większe. Niestety najsłabszym ogniwem w systemach bezpieczeństwa jest człowiek. Żeby zminimalizować to zagrożenie, system posiada rozbudowany system dostępu, gwarantujący dostęp użytkownikowi tylko do tych danych, do których ma prawo. Dodatkowo można ograniczać użytkownikom dostęp do danych historycznych nie związanych z bieżącą działalnością. Innym pomysłem (i tu przykład klienta z instytucji państwowej) może być zabezpieczenie dostępu do danych i autoryzacja ich modyfikacji podpisem elektronicznym – rozważamy to jako ciekawy pomysł na nową funkcjonalność.

W najnowszych rozwiązaniach dla firm duże znaczenie ma szeroko pojęta mobilność. Jak ta kwestia wygląda w Państwa systemie?

Mobilność rozwiązania gwarantuje możliwość dostępu do systemu przez przeglądarkę internetową z dowolnego komputera. Dodatkowo mamy nowy produkt iSoftlab, który cieszy się dużym zainteresowaniem kadry kierowniczej naszych klientów. Jest to system działający w tej chwili na iPhone’ie, który współpracuje z systemem Asseco Softlab SEOD i pozwala na akceptację większości dokumentów w zdefiniowanych obiegach. Umożliwia wyświetlenie w trybie on-line podstawowej informacji o dokumencie, obejrzenie załącznika (ze zeskanowanym dokumentem). Użytkownik może poprosić o dodatkowe wyjaśnianie poprzez wysłanie maila i w końcu zaakceptować lub odrzucić dokument. Pozwala to znacząco przyspieszyć podejmowanie decyzji, których czołowi przedstawiciel kadry kierowniczej podejmują bardzo wiele każdego dnia.

Jaka jest opłacalność wdrożenia takiego systemu w firmie? Jak klienci na to patrzą od strony finansowej, a także organizacyjnej?

Niestety trudno dla tego typu rozwiązania policzyć zwrot z inwestycji. Stosunkowo łatwo można policzyć oszczędności wynikające z przyspieszenia czasu obsługi poszczególnych operacji, oszczędności na papierze, tonerach czy kosztach dystrybucji i archiwizacji papierowych dokumentów. Ale to tylko część korzyści. Trudniej policzyć te związane z poprawą jakości usług świadczonych dla klientów czy poprawą konkurencyjności, związaną z szybkością dostarczenia nowych produktów na rynek. Sprzedaż systemu w modelu SaaS zdecydowanie ułatwia klientom podjęcie decyzji o inwestycji. W takim modelu wdrożenie pilotażowe dla wybranych procesów jest proste i tanie.

Jak się domyślam, klienci są zadowoleni z wyników zmian? Efekty są zgodne z oczekiwaniami?

Klienci potrafią sobie sami znakomicie wyliczyć korzyści. Jeżeli decydują się na wdrożenie kolejnego obszaru, to naprawdę dobrze sobie to skalkulują - zarówno korzyści wymierne, jak i te niewymierne. My natomiast skupiamy się na tym, by dostarczyć narzędzie, które pozwoli realizować ich pomysły i zaspokajać ich bieżące potrzeby.

Możemy określić, dla jakiej wielkości przedsiębiorstw inwestycja w takie rozwiązanie ma sens, będzie korzystnym rozwiązaniem?

Produkt dedykowany jest dla przedsiębiorstw powyżej 300 pracowników. Jednak wiele z mniejszych firm również wyraża duże zainteresowanie produktem i dostrzega wiele korzyści z jego wdrożenia w swoich organizacjach.

Ten system może być w trakcie działania modyfikowany, poddawany zmianom u klienta?

To jest nasza strategia: dostarczamy narzędzie, które pozwala na zbudowanie dedykowanego rozwiązania najlepiej dopasowanego do konkretnych wymagań klienta i jego modelu prowadzenia biznesu, na tyle elastyczne, że pozwala na szybkie dostarczanie nowych funkcjonalności wraz ze zmieniającymi się potrzebami biznesowymi. Aby zmiana następowała w sposób bezpieczny, jest kontrolowana poprzez zastosowanie Systemu Zarządzania Zmianą, który umożliwia testowanie nowych rozwiązań przed ich implementacją w środowisku produkcyjnym. Elastyczność systemu osiągamy dzięki wbudowanym w system narzędziom programistycznym oraz architekturze, pozwalającej na tworzenie rozwiązań wdrożeniowych przy zachowaniu możliwości aktualizacji do najnowszej wersji. Niewiele rozwiązań dostępnych obecnie na rynku charakteryzuje się tak dużą elastycznością oraz możliwościami bezpiecznego rozwoju. W ramach umowy utrzymaniowej gwarantujemy nie tylko prawo do najnowszych wersji, ale również wykonanie, w ramach stałej opłaty, aktualizacji przynajmniej raz w roku. Dzięki temu zapewniamy klientom zgodność systemu ze zmieniającymi się przepisami prawa oraz dostępność nowych funkcjonalności.

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarza do tego arykułu