Coraz więcej firm decyduje się na aktywne zarządzanie drukiem. Dzięki wymianie floty i racjonalizacji procesu produkcji dokumentów, oszczędności z tego tytułu mogą sięgnąć nawet 40 procent rocznie! Nierzadko są to sumy liczone w dziesiątkach tysięcy złotych.

O korzyściach wynikających z wprowadzenia nowych rozwiązań mówią Paweł Grzyb, Optimized Print Services Product Manager Konica Minolta Polska i Rafał Torz, Dyrektor ds. Wsparcia Systemów NB 

Od czego zaczyna się proces optymalizacji druku w firmie?   

Paweł Grzyb: Oczywiście od audytu. Służy on przede wszystkim poznaniu środowiska naszego klienta. Określamy w nim wszystkie jego bolączki i problemy, z którymi boryka się przy produkcji dokumentów. Zaczynamy od inwentaryzacji sprzętu i poznania jego stanu technicznego. Zbieramy także informacje na temat wolumenów drukowanych na konkretnych urządzeniach z podziałem na dokumenty czarno-białe i kolorowe . Analizujemy również, czy nie ma spiętrzeń produkcyjnych i czy na przykład jakaś jednostka nie musi na początku czy pod koniec miesiąca wyprodukować 80 procent wszystkich potrzebnych dokumentów. Druga część audytu to badanie wymagań i potrzeb użytkowników. Rozmawiamy z kluczowymi menadżerami w firmie o tym, czego od nas oczekują i jak nasze rozwiązania mogą usprawnić ich pracę. Pytamy użytkowników o ich bolączki związane z funkcjonowaniem istniejącej infrastruktury. Całości dopełnia analiza kosztów produkcji dokumentów. Analizujemy koszty związane z zakupem materiałów, serwisem i konserwacją urządzeń oraz ich zakupem lub leasingiem. Oceniamy także, w jakim stopniu dział IT jest zaangażowany w zadania związane z obsługą użytkowników i drukarek.

Jak długo trwa taki audyt?

Rafał Torz: Około dwóch miesięcy. Przez pierwszy miesiąc gromadzimy dane, to minimalny okres, żeby poznać klienta. Kolejne dwa, trzy tygodnie to okres analizy i opracowywania zebranych informacji. Jedna lub dwie osoby przygotowują raport, a potem wspólnie z naszym działem wdrożeniowym i handlowym zastanawiamy się, jakie rozwiązania zastosować i jaki model finansowania wybrać.

Ile kosztuje przygotowanie takiego raportu?

Paweł Grzyb: To zależy od nakładów, jakie ponosimy z naszej strony, ilości sprzętu do zinwentaryzowania i placówek (czy jest to jedna lokalizacja, czy też kilka oddziałów w całej Polsce). Koszt audytu waha się od kilku do kilkunastu tysięcy złotych, ale jeśli klient zdecyduje się na wdrożenie naszego rozwiązania, audyt staje się kosztem procesu transformacji i jest elementem ceny wdrożenia.

Jak klienci reagują na wnioski wynikające z audytu? Nie są nimi zaskoczeni?

Rafał Torz:  Różnie z tym bywa. Niektórzy zdają sobie sprawę z kosztów jakie firma ponosi na drukowanie dokumentów, a inni dopiero dzięki nam zdobywają tę wiedzę. Potem oczekują, że przedstawimy im projekt dzięki, któremu to się zmieni.

Ilu klientów ma świadomość, jakie są koszty druku w ich firmie?  

Paweł Grzyb: Poszczególne działy mają świadomość kosztów, które ponoszą z tego tytułu. Dział IT wie, ile wydaje na drukarki, administracja wie ile kosztuje ją papier, toner i serwisowanie urządzeń, ale z reguły nikt nie zdaje sobie sprawy z całkowitych kosztów. Te informacje są rozproszone i naprawdę tylko w jednostkowych przypadkach klienci zdają sobie sprawę, ile w ciągu roku kosztuje ich produkcja dokumentów. Z reguły są to klienci, którzy już wdrożyli rozwiązania oparte o jeden kontrakt serwisowy, jeden model stawek czy rozliczenia ryczałtowe. Wtedy wszystkie informacje są podawane co miesiąc na jednej fakturze.

Rafał Torz: Większość klientów jest wyraźnie zaskoczona kiedy dowiaduje się ile rocznie wydaje na drukowanie. Rachunki za serwis i kupno materiałów eksploatacyjnych to w większości sporo faktur, ale  na drobne kwoty. Z punktu widzenia firmy wydają się one bez znaczenia. Papier to koszt 50 złotych, toner 150 zł, a serwis kolejne 150-200 zł. To nie są porażające sumy i wydaje się, że nic tu nie da się zaoszczędzić. Wszyscy szukają oszczędności w innych sektorach. Ale jak się zbierze 150 faktur miesięcznie, a mieliśmy już takiego klienta, to wychodzi z tego spora suma. I wtedy wszyscy są zdziwieni, bo żaden dyrektor nie przygląda się fakturze za 100-200 złotych, ważne są te za 10-50 tysięcy.

Ile tak naprawdę firma może zaoszczędzić na wprowadzeniu nowych rozwiązań?

Paweł Grzyb: W zależności od wielkości, firmy wydają na produkcję dokumentów od kilku do kilkunastu tysięcy złotych miesięcznie, a bywa, że jeszcze więcej. Dzięki wymanianie floty i wprowadzeniu autoryzacji wydruków, oszczędności sięgają od 15 do 40 procent. Przy takich kwotach już oszczędności rzędu kilkunastu procent przekładają się na bardzo znaczne sumy.

Jak przebiega proces wdrożenia?

Rafał Torz: Zawsze wiąże się to z redukcją ilości urządzeń oraz ujednoliceniem parku maszyn. Dodatkowo staramy się przekonać klienta do wykorzystania oprogramowania do zarządzania użytkownikami i drukiem. Są więc trzy obszary  – urządzania, oprogramowanie do zarządzania urządzeniami oraz oprogramowanie do zarządzania użytkownikami, którzy korzystają z parku maszyn i ich pracami. Urządzenia Konica Minolta posiadają przyjazny panel użytkownika, jest on identyczny w wielu modelach  dlatego, że w przypadku druku podążającego wszyscy użytkownicy mają ułatwioną obsługę urządzeń zainstalowanych w firmie maszyn. Jeśli chodzi o oprogramowanie do zarządzania urządzeniami, to wspomaga ono naszą pracę i ułatwia logistykę. Monitoruje ich stan i informuje o tym, kiedy potrzebne są materiały eksploatacyjne. Raportowanie odbywa się automatycznie i jeśli coś złego się dzieje, to od razu jesteśmy o tym informowani. Staramy się stworzyć system, który będzie praktycznie bezobsługowy od strony informatycznej. To pierwszy etap wdrożenia. Kiedy lepiej poznajemy firmę i jej problemy, to rozszerzamy obszary, w których dokonujemy optymalizacji. Jeśli na przykład widzimy, że jest dużo druku nietypowego (np. A0) lub trzeba składać dokumenty, to proponujemy stworzenie centrum reprograficznego, gdzie nasz pracownik wykonuje bardziej skomplikowane prace. Wtedy staramy się zastosować większe urządzenia, gdzie koszt jednostkowy przygotowania kopii  jest mniejszy. Jesteśmy w stanie obsłużyć klienta w pełnym spektrum od formatu A4 do A0 i drukować kilometry wstęg.

Jak długo trwa amortyzacja kosztów?

Rafał Torz: Standardowe okresy amortyzacji to 36 lub 48 miesięcy. Najczęściej wybierany  jest ten drugi  model. Ale tak naprawdę wydatki zwracają się już od pierwszego miesiąca. Klient, który wydawał miesięcznie na druk 25 tys. złotych, a po wdrożeniu naszego rozwiązania oszczędza 20 proc., już na tym zarabia konkretne pieniądze. Nie musi czekać na zwrot inwestycji przez kilkanaście miesięcy.

Gdzie w ostatnim czasie Konica Minolta dokonała najciekawszych wdrożeń?

Rafał Torz: Było ich wiele. Ostatnio pracowaliśmy w jednym z największych w Polsce przedsiębiorstw sprzedających energię cieplną. Wdrożenie składało się z kilku etapów. Na początku w centrali firmy zorganizowaliśmy centrum poligraficzne, a potem zajęliśmy się placówkami w terenie. To bardzo specyficzna firma, która potrzebuje dużo map rurociągów i węzłów ciepłowniczych, i to w formacie A0. Przy użyciu starej technologii koszt jednego metra wydruku sięgał nawet 100 zł! My zaoferowaliśmy im cenę kilkukrotnie mniejszą. Trudno jeszcze wyliczyć, ile firma zyska na tym rozwiązaniu, ale naszym zdaniem oszczędności powinny sięgnąć  nawet 40 procent. Im większe wymagania dotyczące druku i spektrum używanej technologii, tym oszczędności są większe. Z reguły koszty druku na naszych urządzeniach są 2, 5-3 krotnie mniejsze niż w przypadku popularnych drukarek nabiurkowych. 

Czy optymalizacja druku jest w tej chwili popularna w Polsce?

Paweł Grzyb: Coraz bardziej. Firmy w coraz większym zakresie zarządzają swoimi kosztami, bo mają świadomość, że muszą kontrolować wydatki. Rośnie też świadomość kosztów ponoszonych na produkcję dokumentów.

Rafał Torz:  Im firma bardziej świadoma, tym chętniej wdraża proces optymalizacji druku. Oprócz kosztów, ważnym aspektem optymalizacji jest bezpieczeństwo. Dzięki programom zarządzającym drukiem i autoryzacji użytkowników, wiadomo co pracownicy drukują i skanują. Dlatego instytucje finansowe, gdzie bezpieczeństwo musi być na wysokim poziomie, chętnie przystają na takie projekty. Dzięki nim mają pełny wgląd w to co się dzieje z dokumentami papierowymi i elektronicznymi w firmie.

Zdarzają się klienci niezadowoleni z końcowego efektu wdrożenia?

Rafał Torz: Aspekt psychologiczny jest zawsze ważny, zwłaszcza na początku wdrożenia. Ludzie są przyzwyczajeni do swojej drukarki na biurku i boją się zmian. Jeśli im ją zabieramy i każemy odbierać wydruki na korytarzu, to staramy się dać coś w zamian np. możliwość druku w kolorze czy różne finiszery, żeby nie musieli ręcznie zszywać dokumentów. Początek wdrożenia i opieka nad klientem zaraz po przyłączeniu systemu jest bardzo ważna. Jak czegoś potrzebuje, to trzeba przy nim być i doradzać. Także z tego powodu przy każdym urządzeniu staramy się wieszać skróconą instrukcję obsługi. Poza tym niedawno wyszliśmy z nową usługą, e-trening. Na naszym portalu są filmy na temat obsługi urządzeń. Zazwyczaj po pół roku od momentu wdrożenia wszyscy są już zadowoleni z nowych rozwiązań.   

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarza do tego arykułu