Potrójna dawka wiedzy dla office managerów

Trzy konferencje w trzech miastach – w sumie dwunastu prelegentów i prawie trzystu uczestników, wśród których byli m.in. office managerowie, dyrektorzy administracyjni, członkowie i asystenci zarządów, kierownicy biur, specjaliści do spraw marketingu, HR, osoby odpowiedzialne za zarządzanie nieruchomościami i flotą.

Tak w największym skrócie podsumować można niedawno zakończony, jesienny cykl Konferencji Nowoczesne Biuro. Organizatorem imprezy było wydawnictwo MB Media, wydawca miesięcznika „Modern Office Manager”.

22 września – Poznań, hotel Mercure

Pierwsza Konferencja Nowoczesne Biuro odbyła się 22 września w Poznaniu. Na miejsce imprezy wybrano hotel Mercure, położony w samym centrum miasta – niedaleko siedziby Targów Poznańskich, dworca kolejowego i Starówki. Pogoda i frekwencja zdecydowanie dopisały tego dnia. Przed wejściem do hotelu znakomicie prezentowały się najnowsze modele Fiata, Alfa Romeo i Lancii, których nowiutki lakier lśnił w słońcu.

Samą konferencję rozpoczęliśmy mocnym akcentem – czyli wystąpieniem dr inż. Zbigniewa Jóźwiaka, który jest pracownikiem naukowym Instytutu Medycyny Pracy im. prof. Jerzego Nofera w Łodzi. Pracuje w Zakładzie Fizjologii Pracy i Ergonomii, prowadząc m.in. badania w zakresie obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego oraz ergonomii stanowisk pracy w biurach. Wyniki swych badań potrafi przekazać w sposób niebanalny i interesujący. Z tego między innymi powodu został niedawno laureatem nagrody miesięcznika ATEST Ochrona Pracy „Złote szelki 2010” w kategorii: najlepszy wykładowca ergonomii.

Słuchacze dowiedzieli się, jakie przepisy regulują organizację stanowiska pracy, jakie elementy wyposażenia są ergonomiczne, a jakie mogą spowodować dolegliwości różnego rodzaju.

Zagadnienie negocjacji oraz renegocjacji umów najmu omówiła w swojej prezentacji Aleksandra Rafałowska, pracująca w Dziale Powierzchni Biurowych Cushman & Wakefield (od czerwca 2006 na stanowisku Starszego Negocjatora). Specjalizuje się w reprezentowaniu najemców, w szczególności klientów korporacyjnych Cushman & Wakefield.

Kolejny prelegent to Mariusz-Jan Radło - partner i współzałożyciel SEENDICO Doradcy, jest doktorem nauk ekonomicznych, ukończył studia w zakresie ekonomii i politologii. Od 2004 roku jest pracownikiem naukowym i wykładowcą Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie. Wykłada również offshoring i outsourcing procesów biznesowych w Aarhus School of Business w Danii. Brał udział w wielu projektach badawczych i konsultingowych, poświęconych polityce gospodarczej, a także zagadnieniom sektorowym i makroekonomicznym. Obecnie realizuje projekty dotyczące offshoring, outsourcingu i bezpieczeństwa procesów biznesowych, konkurencyjności sektorów polskiej gospodarki, a także rynkowi fuzji i przejęć w Polsce. Omówił możliwe źródła sukcesów i porażek outsourcingu w firmach – dlaczego i w jakich przypadkach outsourcing może być świetnym rozwiązaniem na kłopoty firmy, jak się do tego procesu dobrze przygotować i jakie aspekty należy rozważyć.

Natomiast prelekcję dotyczącą ergonomii – tym razem w ujęciu holistycznym – zaprezentowała Aleksandra Krawsz z firmy Kinnarps. Omówiła warunki niezbędne do stworzenia ergonomicznego, wzorcowego stanowiska pracy, gdzie istotne są nie tylko meble, ale też oświetlenie czy akustyka.

Po godzinnej przerwie na lunch goście wysłuchali jeszcze dwóch interesujących prezentacji, dotyczących tego, co w każdym biurze jest najważniejsze.

Zalety i sposób organizacji elektronicznej archiwizacji oraz obiegu dokumentów omówił Dominik Łabiński z firmy ArchiDoc. Tematyka wywołała duże zainteresowanie wśród słuchaczy, z sali padało wiele pytań do prowadzącego prezentację. 

Natomiast o roli konsultingu w racjonalnym zarządzaniu dokumentami ciekawie opowiedział Marek Bugała, reprezentujący firmę Konica Minolta. Omówił rozwiązania (sprzęt, software) oraz metody archiwizacji i zarządzania dokumentem. Przy tym temacie także wielu słuchaczy chętnie dzieliło się doświadczeniami swoich firm w tej dziedzinie.

Na zakończenie nasi uczestnicy otrzymali certyfikaty uczestnictwa w konferencji. Poprzedziło je losowanie nagród (zestawów słuchawkowych), ufundowanych przez przedstawicielki firmy telekomunikacyjnej Kontel-Telekom.

O kawę, czekoladę i słodkości dla uczestników naszej konferencji zadbała firma Nestle Professional, a w wodę (w dużych oraz w małych butelkach) – EDEN.

5 października – Kraków, hotel Park Inn

Ładna pogoda oraz widok na Wawel, widoczny po drugiej strony Wisły – to elementy towarzyszące drugiej z kolei konferencji. Odbyła się ona 5 października w nowym, eleganckim hotelu Park Inn w Krakowie.

Dopisali też słuchacze, wyjątkowo punktualni, zdyscyplinowani i sympatyczni. Na słowa uznania zasłużyła też perfekcyjnie, profesjonalnie urządzona sala konferencyjna. 

Tym razem konferencja trwała nieco dłużej, niż poprzednio – do programu doszedł bowiem panel poświęcony optymalizacji firmowej floty samochodowej. Poprowadził go Andrzej Olesch z firmy ALD Automotive.

W programie konferencji znalazła się też druga (obok prezentacji Cushman&Wakefield) prelekcja, dotycząca nieruchomości. Paweł Skałba z firmy Colliers International przybliżył słuchaczom tematykę wyboru biura, optymalnie odpowiadającego zapotrzebowaniom firmy.

Poza tym w programie konferencji znalazły się panele obecne na poprzedniej konferencji, a więc dwie prezentacje dotyczące ergonomii przestrzeni biurowej (zaprezentowali je dr inż. Zbigniew Jóźwiak oraz Aleksandra Krawsz z firmy Kinnarps), prezentacja Mariusza-Jana Radło, dotycząca problematyki outsourcingu, dwie prezentacje poświęcone zagadnieniom produkcji i obiegu dokumentów w firmie (przygotowane przez specjalistów z firm ArchiDoc oraz Konica Minolta). 

Nasi prelegenci byli zasypywani pytaniami nie tylko podczas wystąpień, ale też w trakcie przerw kawowych, na których można było posilić się jednym z wielu rodzajów kawy, gorącej czekolady lub herbaty.

Tradycją stało się też losowanie nagród dla uczestników konkursów – tym razem obok firmy Kontel-Telekom upominki przygotowała też firma Eden.

20 października – Warszawa Józefów, hotel Holiday Inn

Trzecia, ostatnia konferencja z jesiennego cyklu odbyła się 20 października w podwarszawskim Józefowie. Po dwóch hotelach zlokalizowanych w centrach miast (Poznań i Kraków) tym razem organizatorzy zdecydowali się na kameralny ośrodek malowniczo położony w spokojnej okolicy, na obrzeżach miasta. Niewątpliwą zaletą tej lokalizacji była mnogość miejsc parkingowych – rzecz niespotykana w zatłoczonym centrum Warszawy.

Dla osób nie znających okolicy sporym wyzwaniem było odnalezienie hotelu w niezwykle gęstej tego ranka mgle. Mimo tych trudnych warunków pogodowych słuchacze dopisali, a wszyscy prelegenci dotarli punktualnie.

Przedstawionych zostało tego dnia osiem prezentacji (w większości te same, które zaprezentowane były na krakowskiej konferencji). Dominik Łabiński z firmy ArchiDoc opowiedział tym razem o kancelarii dokumentów w modelu outsourcingowym (przybliżył takie zagadnienia, jak papierowy i elektroniczny workflow, automatyzacja i kontrola obiegu dokumentów, kancelaria zewnętrzna i wewnętrzna). Wystąpienie to wywołało lawinę pytań słuchaczy, na które prelegent cierpliwie odpowiadał zainteresowanym.

Dyskusję na sali wywołały też obydwie prelekcje poświęcone nieruchomościom biurowym, szczególnie zagadnienia umów najmu i kwestia poszukiwań odpowiedniego biura.  

Ramy czasowe wystąpień sprawiały, że dyskusje przenosiły się z sali konferencyjnej do kuluarów i tam były dalej kontynuowane przy kawie lub herbacie.

Za pomoc w organizacji konferencji organizatorzy składają

serdeczne podziękowania firmom:

- Kinnarps

- Eden

- Fiat

- Nestle

- Office Depot

- Kontel-Telekom

- Colliers

-Seendico

-Cushman & Wakefield

-ArchiDoc

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarza do tego arykułu