W poprzednim numerze opublikowaliśmy wypowiedzi ekspertów, dotyczące bezpiecznego druku i elektronicznej archiwizacji dokumentów w firmach. Poniżej prezentujemy kolejne komentarze na ten temat

Pracownik – najsłabszym ogniwem?

- Niezabezpieczone drukarki lub jakiekolwiek inne urządzenie działające w sieci przedsiębiorstwa mogą być przyczyną kosztownego naruszenia ochrony danych w momencie nielegalnego przechwycenia poufnych informacji – podkreśla Marcin Adamski z Działu IPG w HP Polska. - Ale zabezpieczone środowisko pracy wymaga nie tylko dokładnego zrozumienia wymogów prawnych, które infrastruktura IT powinna spełniać. Równie ważne jest zrozumienie schematów używania urządzeń. To pracownik wszakże okazuje się najczęściej najsłabszym ogniwem w systemie ochrony danych. Wystarczy pozostawić poufne dokumenty na podajniku drukarki lub w sieci bez żadnych zabezpieczeń dostępu, by nieuprawniony użytkownik przechwycił cenne informacje.

Jeszcze do niedawna na tego typu ryzyko mogła być narażona nawet co druga firma w Europie (według Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa Sieci i Informacji, 47 proc. przebadanych przedsiębiorstw nie korzystało z żadnej formy zabezpieczenia drukowanych dokumentów, takich jak smart cards, biometryczna identyfikacja lub kod PIN). Ten stan jednak sukcesywnie się zmienia.

Coraz więcej firm wdraża żelazne zasady zarówno w obszarze generowania dokumentów, jak i dostępu do urządzeń drukujących i skanujących. Procedura jest bardzo prosta. Zabezpieczenie pierwszego obszaru możemy zapewnić poprzez nadawanie uprawnień dostępu do dokumentów dla poszczególnych użytkowników. Ważnym elementem jest również zabezpieczenie materiałów wysyłanych do wydruku przed dostaniem się w niepowołane ręce. - Jest to najprostsze i najtańsze rozwiązanie – mówi Marcin Adamski. - Forma wydruku bezpiecznego lub wydruku podążającego pozwala na wydruk danego dokumentu dopiero w obecności właściciela i po dokonaniu przez niego autoryzacji na urządzeniu drukującym. W zależności od systemu tego typu autoryzacja może odbywać się za pomocą PIN, hasła domenowego, karty dostępowej czy linii papilarnych. Drugi obszar może być kontrolowany w firmie poprzez ustanowienie dostępu do urządzeń jedynie dla uprawnionych użytkowników. Wówczas funkcjonalności są odblokowywane dzięki specjalnym aplikacjom.

Oferowane przez HP nowe, zgodne z przepisami i w pełni zintegrowane rozwiązania do drukowania ograniczają ryzyko utraty poufnych informacji w jednym, jak i drugim obszarze.

- Ograniczenie wewnętrznych zagrożeń bezpieczeństwa, wynikających z dostępu nieuprawnionych użytkowników, możliwe jest z pakietem rozwiązań HP Access Control Printing, który zapewnia uwierzytelnianie dostępu użytkowników za pomocą osobistego numeru identyfikacyjnego.

- Na wzmocnienie ochrony danych pozwalają stacje robocze do zarządzania dokumentami z serii HP Scanjet Enterprise 7000n, które udostępniają opcje bezpiecznego usuwania danych z dysku oraz funkcje szyfrowanego skanowania do pliku PDF i uwierzytelniania.

- Rozwiązanie HP Business Service Automation (BSA) Essentials Network ułatwia zarządzanie najnowszymi politykami zapewniania zgodności ze standardami i przepisami oraz przygotowywanie raportów na ten temat z poziomu jednej konsoli.

- Certyfikat zgodności z protokołem Security Content Automation Protocol (SCAP) pozwala usprawnić przekazywanie raportów na temat zgodności z przepisami. W rezultacie klienci mogą elektronicznie monitorować aktualny stan zgodności na zarządzanych przez nich urządzeniach i bez obaw udostępniać raporty audytorom.

- Rozwiązanie HP Enterprise Secure Key Manager pozwala uprościć zarządzanie, a w efekcie obniżyć poziom ryzyka ujawnienia i utraty danych poufnych. Umożliwia klientom egzekwowanie niezbędnych polityk w celu spełniania standardów bezpieczeństwa oraz zapewnia spójne, ujednolicone zarządzanie kluczami szyfrowania w ramach całej infrastruktury technicznej. Obsługuje również szeroką gamę rozwiązań do szyfrowania zabezpieczających różne elementy infrastruktury, od pamięci masowej do baz danych, z wykorzystaniem typowych usług klienckich i standardów kryptograficznych.

Dokument cyfrowy - łatwo dostępny

- Wizja nowoczesnej i dobrze wyposażonej firmy zmienia się również pod wpływem rozwoju technologicznego. Można powiedzieć, że jeszcze kilka lat temu wizytówką dobrze prosperującej firmy były dziesiątki mniej lub bardziej estetycznych segregatorów z różnego rodzaju dokumentami, które zajmowały praktycznie każdą wolną przestrzeń na półkach, biurkach i w szafach – mówi Rafał Pawłowski, Corporate Account Manager w firmie Epson. -  Pomijając walory estetyczne, głównym problem w takim sposobie archiwizacji dokumentów było odnalezienie szukanego dokumentu. Obecnie dostępne na rynku rozwiązania sprawiają, że można odetchnąć z ulgą. Nowoczesne urządzenie wielofunkcyjne to nie tylko drukarka i skaner. To także zaawansowane narzędzie, które pozwala na nowo zorganizować przystępny i wygodny system archiwizacji dokumentów. 

Urządzenia oferowane przez firmę Epson zostały wyposażone w kilka narzędzi pozwalających na usprawnienie procesu przepływu firmowych dokumentów, a także ich wygodną archiwizację.

Jedną z opcji jest skanowanie bezpośrednio do wiadomości e-mail. Funkcja ta pozwala na skanowanie dokumentów i automatyczne przeniesienie ich do wybranego konta e-mail. W ten sposób można stworzyć do 230 maili. Jest to szczególnie wygodne, gdy np. musimy dostarczyć partnerom podpisane faktury, a zależy nam na czasie.

Dodatkową przewagą cyfrowej archiwizacji jest dostępność. Co więcej, w niewielkiej firmie wystarczy jedno urządzenie, które jest podłączone do firmowej sieci. Trzeba założyć odpowiednie folder, wybrać go przed skanowaniem i dokument znajdzie się w żądanym katalogu. Nie trzeba przeszukiwać setek dokumentów. Funkcja ta pozawala także w znaczący sposób zmniejszyć ryzyko wycieku firmowych danych, ponieważ dostęp mają tylko uprawnione osoby. Daje to także możliwość bardziej efektywnego zarządzania dokumentami – użytkownik ma w swoim katalogu dokumenty, których rzeczywiście potrzebuje.

Przewagą archiwizacji cyfrowej jest także wyeliminowanie dodatkowej  przestrzeni, która wcześniej była wykorzystywana do przechowywania dokumentów. Odnosi się to zarówno do miejsca na półkach, jak i miejsca na wspólnym dysku sieciowym. Dzięki temu, że każdy użytkownik może stworzyć swój katalog, skanowane dokumenty trafiają bezpośrednio do wybranego folderu – koniec z przeszukiwaniem i przenoszeniem skanów z współdzielonego dysku sieciowego w firmie.

Funkcjonalnym rozwiązaniem jest także możliwość skanowania bezpośrednio do przenośnej pamięci USB. W tym przypadku wystarczy podłączyć pendrive’a do urządzenia wielofunkcyjnego, a zeskanowane dokumenty zostaną automatycznie przeniesione do pamięci. Eliminuje to konieczność uciążliwego przeszukiwania i kopiowania dokumentów. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne to nie tylko drukarka, skaner i kopiarka. W rozwiązaniach dla biur, zwłaszcza tych większych, standardem jest również faks. I tu również udało się skrócić czas od momentu stworzenia dokumentu do jego przesłania. Urządzenia Epsona (np. AcuLaser CX16NF) zostały wyposażone w funkcję PC Faks. W praktyce pozwala ona na przesłanie faksem elektronicznej wersji dokumentu.

Pracownik nowoczesnego biura dostaje komplet narzędzi, które pozwolą usprawnić przepływ i archiwizację dokumentów, ale co ważniejsze oszczędzają cenny czas, który można wykorzystać na realizację tych najważniejszych zadań.

Wsparcie dla office managerów

Menedżerowie biur, dyrektorzy administracyjni i inne osoby odpowiedzialne w firmach za efektywność druku mają do dyspozycji najnowszą wersję oprogramowania Konica Minolta - PageScope Enterprise Suite (PSES). Zaktualizowany software zwiększa efektywność zarządzania i administrowania grupą urządzeń drukujących oraz obniża koszty. Pięć indywidualnych komponentów odpowiada za konfigurację, kontrolę i zarządzanie użytkownikami, urządzeniami bizhub oraz związaną z nimi konfiguracją sieciową. Nowością jest moduł drukowania podążającego (follow-me), My Print Manager, który umożliwia druk i zatrzymanie dokumentu do czasu jego odbioru przez właściciela po autoryzacji kodem lub kartą. Pakiet jest odpowiedzią na oczekiwania rynku i przystosowany jest do wymagań szerokiego kręgu użytkowników.

- PageScope Enterprise Suite to oprogramowanie o bardzo wysokiej efektywności, które jest idealnie dostosowane do potrzeb administrowania i zarządzania urządzeniami MFP w środowisku office’owym. Nowe wydanie PSES łączy wypróbowane i wysoko cenione właściwości wraz z użytecznymi uzupełnieniami i udoskonaleniami. Bezpieczeństwo, podział kosztów, analiza wolumenu druku i zarządzanie nim to kluczowe zagadnienia dla menedżerów z tej branży. Dzięki naszemu rozwiązaniu mogą oni teraz znacznie skuteczniej kierować wszystkimi procesami druku - przekonuje Mateusz Macierzyński, kierownik ds. produktów software w Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o.

Przyjrzyjmy się bliżej najnowszej odsłonie PSES. PageScope Enterprise Suite 2.0 to pięciomodułowy pakiet, którego jądrem jest Net Care Device Manager. To właśnie wokół niego można konfigurować poszczególne moduły. Ten element, którego cena zawiera się w cenie urządzenia biz hub, monitoruje wszystkie urządzenia wyjściowe, ich stan, dostępność i wydajność. Zapewnia niezmiennie wysoką produktywność wszystkich systemów, znacznie przy tym zmniejszając pracochłonność administrowania. Może być używany jako samodzielna aplikacja lub w połączeniu z dowolnymi - lub wszystkimi - modułami PageScope Enterprise Suite.

Nowym składnikiem PageScope Enterprise Suite jest My Print Manager, który zapewnia funkcjonalność elastycznego, bezpiecznego i ekonomicznego drukowania podążającego (follow-me) dostępną w środowiskach Windows Print Server i Point&Print. Fakt, że umożliwia ona drukowanie wyłącznie po uwierzytelnieniu, zwiększa bezpieczeństwo produkcji i sprawia, że skrzynki „nieodebranych druków” stają się niepotrzebne. Użytkownicy korzystają z mobilności i elastyczności: poszczególne zadania mogą być drukowane w dowolnym momencie na dowolnym urządzeniu w sieci, a gdy staną się przestarzałe, mogą zostać usunięte z serwera. My Print Manager zapewnia więc wzrost produktywności i oszczędności, pomaga zmniejszyć straty papieru i sprawia, że drukowanie jest bardziej przyjazne dla środowiska.

Za bezpieczeństwo odpowiada Authentication Manager, moduł który zawiera dynamiczną bazę danych dla potrzeb zarządzania prawami użytkowników i uwierzytelniania. Ten ostatni element jest kluczem do efektywnego korzystania z PageScope Enterprise Suite i zapewnienia bezpieczeństwa. - Aby połączyć bezpieczeństwo z łatwością użytkowania, w przypadku wszystkich firm produkujących urządzenia wielofunkcyjne konieczna stała się implementacja czytników kart zbliżeniowych - wyjaśnia Mateusz Macierzyński. - Jednak ponieważ większość klientów ma już wdrożoną własną technologię kart ID, musimy brać pod uwagę dziesiątki różnych systemów. Jako że naszym celem zawsze była integracja z systemami istniejącymi, w dziedzinie czytników kart podjęliśmy współpracę z firmą Ysoft, która może już zaopatrywać nas w czytniki kart opartych na 40 różnych technologiach. Firma oferuje ponadto opracowania i przystosowanie do środowisk, które obecnie nie zostały jeszcze uwzględnione.

PageScope Account Manager, czyli czwarty moduł, wspomaga administratorów w firmach o dużych wolumenach druku i wielu urządzeniach produkcyjnych. Jeden interfejs umożliwia dostęp do centralnego monitorowania i gromadzenia odczytów liczników. Raporty o wykorzystywaniu mogą podnieść produktywność infrastruktury druku i zachować kontrolę nad kosztami.

Ostatni, ale nie mniej ważny moduł - PageScope My Panel Manager - zapewnia większą wygodę użytkowania. Umożliwia scentralizowaną konfigurację paneli i książek adresowych dla poszczególnych użytkowników, którzy w rezultacie doskonale radzą sobie z obsługą każdego urządzenia bizhub.  (reds)

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarza do tego arykułu