Eventy to nie tylko świetny sposób na zintegrowanie, zmotywowanie i nagrodzenie pracowników. To także magnes na klientów i potencjalnych partnerów. Jak odpowiednio wykorzystać event marketing do realizacji celów firmy i skorzystać z naprawdę dobrych imprez?

Coraz więcej firm wykorzystuje event marketing, czyli organizację różnorakich imprez do realizacji swoich celów. To zrozumiałe, gdyż to narzędzie marketingowe pozwala oddziaływać na wiele grup interesariuszy. Zarówno na pracowników, obecnych i potencjalnych klientów, jak i partnerów biznesowych. Event marketing łączy w sobie promocję, komunikację z odbiorcami, a także elementy motywacyjno-szkoleniowe. Ta kompleksowość sprawia, że coraz więcej firm decyduje się na wykorzystanie tego instrumentu marketingowego. Przekłada się to także na rozwój branży eventingu w Polsce, powstają coraz to nowe firmy specjalizujące się w organizacji imprez. Jednakże nadal polski event marketing pozostaje daleko w tyle za tym z krajów zachodnich. Większość proponowanych imprez jest do siebie bliźniaczo podobna, przeważają integracyjne ogniska, zawody paintball’owe czy jazda na quadach. Organizatorzy proponują na ogół wciąż te same scenariusze eventów, zamiast przygotowywać je ściśle pod każdego klienta. Oczywiście są wyjątki i na rynku znajdziemy firmy, oferujące kompleksowe przygotowanie wyjątkowej imprezy.

MOM.szkolenia.FRDL.Warsztaty- Budowanie Zespołu

Jak wybrać firmę eventową?

Spotkania pracownicze, wyjazdy integracyjne, bankiety…  Eventy firmowe wpisały się na stałe w życie większości polskich przedsiębiorstw i instytucji. Boom na rynku imprez spowodował powstanie wielu firm, które proponują swoim klientom loty balonem, maskarady, czy weekendy z adrenaliną lub w SPA. Jak jednak wybrać ofertę, która najlepiej spełni nasze oczekiwania, ominąć nieuczciwych kontrahentów i nie narazić się na ukryte koszty?

Wybór firmy eventowej jest obecnie niełatwym zadaniem – rynek eventów w Polsce od kilku lat bardzo dynamicznie rośnie. Menadżerowie wielu przedsiębiorstw doceniają wartość, jaką dla firmy

stanowią jej pracownicy i starają się tworzyć silniejszą więź pracowników z organizacją, z drugiej strony rośnie rynek imprez dla klientów, partnerów firm. Event stał się jednym z podstawowych narzędzi marketingowych.
- Mimo tak bogatej oferty na rynku, wybór firmy eventowej często podejmowany jest na podstawie pobieżnego przeglądu, porównania cen i atrakcji. To błąd, bowiem źle dobrani współpracownicy mogą przysporzyć nam więcej problemów niż korzyści. Poświęćmy na poszukiwanie oraz współpracę z firmą możliwie jak najwięcej czasu, a efekt na pewno nas zadowoli – mówi Sławomir Kosz, który od 6 lat prowadzi agencję Event 4x4, specjalizującą się w wyprawach terenowych, quadowych i survivalach.

Co zatem powinniśmy zrobić, aby wykonawca projektu został wybrany właściwie, a event okazał się wielkim sukcesem?

W jakim celu ten event?

Eventy firmowe można podzielić na dwie grupy: te związane ze strategią marketingową (wprowadzenie nowego produktu, budowanie więzi z klientami, partnerami firmy itp.) oraz eventy organizowane dla pracowników firmy, często z ich rodzinami. Podczas, gdy wśród eventów dla pracowników przeważają imprezy, na których atrakcjami są zajęcia podnoszące adrenalinę, szkolenia outodoorowe pozwalające na przełamywanie swoich ograniczeń i słabości (parki linowe, jazda quadami, jazda samochodami terenowymi w trudnych warunkach), dla partnerów i klientów organizuje się raczej eleganckie konferencje, pokazy, czy bankiety.
– Aby impreza wyszła dobrze, należy najpierw ustalić, w jakim celu ją organizujemy – czy zależy nam na nagrodzeniu pracowników za udany rok, czy może chcemy spotkać się z ważnymi kontrahentami. Każdy z tych eventów będzie wykorzystywał inne narzędzia. Jeśli np. zdecydujemy, że chcemy zapewnić rozrywkę dla 50 młodych mężczyzn, powinniśmy zwrócić się do firmy, która ma odpowiednie zaplecze i praktykę w „wyjazdach z adrenaliną” – podpowiada Sławomir Kosz.
Ze względu na bardzo duże zróżnicowanie odbiorców oraz możliwych scenariuszy przebiegu eventu, ani kroki podjęte na etapie planowania i przygotowania, ani efekt końcowy nie wpisują się w jeden model działania. Dlatego tak ważny jest staranny wybór firmy organizującej imprezę, która oprócz przedstawienia nieszablonowej koncepcji, będzie również zdolna do jej sprawnej realizacji.

quad-bike-action1

Z kim chcemy pracować?

Przy wyborze firmy, która będzie organizować event, najważniejsze jest dopasowanie oferty do naszych oczekiwań. Zwróćmy uwagę nie tylko na zakres oferowanych atrakcji, bazę noclegową, czy pomysł, ale przede wszystkim na ludzi, z jakimi przyjdzie nam współpracować. Trudno zorganizować udane przedsięwzięcie nie „nadając na tych samych falach”. Podczas wstępnych spotkań zwróćmy uwagę na punktualność, przygotowanie merytoryczne i rzetelność przyszłego szefa projektu, a także na cechy osobowości takie jak: komunikatywność i zapał do realizacji naszego zlecenia.
- Z doświadczenia wiem, że przy wyborze firmy eventowej warto zwrócić uwagę na siedem kwestii: pomysł, doświadczenie, możliwości (spektrum rozrywek), finanse, referencje, ludzie i bezpieczeństwo. Jeśli dokonujemy selekcji spośród kilku firm te punkty pozwolą nam na ich świetne porównanie i pomogą w podjęciu decyzji końcowej – podpowiada Beata Kłossowska-Tyszka, partner zarządzający agencji Event 4x4.
Sprawdźmy dokładnie strony internetowe wybranych firm – świetnym źródłem wiedzy są opisy zrealizowanych imprez oraz galerie zdjęć. Jeśli możemy, zaczerpnijmy opinii znajomych i własnych pracowników – może ktoś wcześniej współpracował z którąś z firm branych przez nas pod uwagę.

Jak przygotować zapytanie?

Przed organizacją imprezy należy ustalić jak najwięcej szczegółów. Po naszej stronie pozostaje przygotowanie briefu, w którym znaleźć powinno się jak najwięcej informacji nt. uczestników, preferowanych miejsc i szacunkowego budżetu. Im więcej danych, tym lepszą ofertę będzie mogła przygotować agencja eventowa. Warto w briefie zaznaczyć także wiek i płeć uczestników oraz indywidualne preferencje np. w kwestii posiłków i noclegów. Jeżeli mamy jakieś specyficzne oczekiwania, one również powinny znaleźć się w zapytaniu.
Profesjonalna agencja przygotuje pomysł i propozycję scenariusza imprezy oraz wstępną wycenę. Spośród ofert wybieramy najatrakcyjniejszą dla nas, warto jednak pozostać w kontakcie także z firmą, której oferta zajęła w naszym rankingu drugie miejsce, na wypadek, gdyby z pierwszą coś poszło nie tak jak powinno.
Już sam sposób przedstawienia oferty pozwoli nam ocenić kreatywność i doświadczenie firmy eventowej. Multimedialna prezentacja ze zdjęciami, napisana żywym językiem może być obietnicą czegoś niepowtarzalnego i przygotowanego tylko dla nas. Unikajmy firm, które proszą, abyśmy sami wybrali wszystkie atrakcje i odsyłają nas do cenników podanych na stronie internetowej. W takim przypadku możemy nie uzyskać obsługi na oczekiwanym przez nas poziomie.
Dobrym sprawdzianem dla przyszłego zleceniobiorcy będą tak zwane trudne pytania, zadane znienacka na spotkaniu: Kto jest odpowiedzialny na miejscu za bezpieczeństwo uczestników? Jakie działania zostaną podjęte w przypadku nagłej zmiany pogody? Jaki jest środek ewakuacji z miejsca realizacji programu? Doświadczeni organizatorzy na pewno poradzą sobie z nimi bez problemu, potwierdzając, że są godni naszego zaufania.

Przede wszystkim: współpraca

Niezależnie od dokonanego wyboru imprezy oraz firmy organizującej event, pamiętajmy, aby pozostawać stałym kontakcie z szefem projektu i odpowiadać na jego wszelkie pytania podczas realizacji. Najlepiej oddelegować z firmy osobę lub zespół decyzyjny w kwestiach związanych z eventem. To usprawni prace przygotowawcze i pozwoli na trzymanie się harmonogramu, a tym samym – zapewni nam komfort cieszenia się imprezą dopiętą na ostatni guzik. A przecież o to chodzi.

Po pierwsze: integracja

Najpopularniejsze w Polsce nadal są imprezy integracyjne dla pracowników. Pozwalają one nie tylko na zacieśnienie więzi miedzy współpracownikami, ale przede wszystkim na stworzenie zgranego zespołu osób, który będzie efektywnie działał. Wśród tego typu eventów na rynku polskim warto wyróżnić imprezy tematyczne, organizowane w określonym stylu. Firmy oferujące takie kompleksowe imprezy są już na rynku i warto z ich usług skorzystać.
Wyjazdy motywacyjne nastawione są na stymulowanie zaangażowania pracowników. Wśród imprez motywacyjno-szkoleniowych warto wyróżnić rejsy motywacyjne. Żeglarska wyprawa po Morzu Śródziemnym czy Adriatyku to świetny sposób na wyróżnienie najlepszych pracowników i zmotywowanie pozostałych. Wybrane statki posiadają także odpowiednio przygotowane centra konferencyjne, dzięki czemu możliwe jest przeprowadzanie na nich szkoleń. Tego typu eventy są coraz popularniejsze, wiążą się jednak ze sporym wydatkiem, co dla niektórych firm

może być barierą nie do przejścia.
Coraz popularniejsze są także szkolenia outdoorowe, polegające na połączeniu przygody z doskonaleniem określonych umiejętności, takich jak rozwiązywanie sporów, negocjowanie czy doskonalenie komunikacji. Program imprezy i trudność zadań jest „szyta” na każdą firmę, a całość prowadzą wykwalifikowani trenerzy. Szkolenia outdoorowe bazują na nauce przez doświadczenie, która jest o wiele skuteczniejsza niż tradycyjne szkolenia i o wiele bardziej atrakcyjna dla pracowników.
Event marketing to także eventy promocyjne, mające na celu bezpośredni kontakt z określoną grupą docelową. Taka impreza ma za zadanie przede wszystkim przyciągnięcie uwagi klientów i promocję marki. Obejmuje nie tylko samą imprezę przygotowaną dla klientów, ale również szereg działań około promocyjnych, takich jak promocja w gazetach i Internecie, fotoreportaż z imprezy. Doskonałym eventem tego typu jest m.in. wakacyjna akcja ESKA Summer City, która planuje imprezy w największych miastach Polski.
Niewątpliwie branża eventingu w Polsce stale się rozwija, niemniej jest jeszcze dużo do zrobienia, zwłaszcza jeśli chodzi o poziom imprez i ich dopasowanie do klienta. Dlatego warto doceniać firmy eventowe, które w tym zakresie odrobiły zadanie domowe i potrafią przygotować kompleksową imprezę.

(źródła: event4x4.com.pl, www. ipo.pl)

Coraz więcej szkoleń…

Działalność konferencyjna to jedna z bardziej stabilnych form działalności hotelowej. Rozwój i coraz większa złożoność prowadzonych działalności biznesowych opartych o usługi, technologie i wiedzę powoduje, że liczba szkoleń, konferencji czy incentivów nieustannie rośnie. Przechodzenie polskiej gospodarki na coraz wyższy poziom rozwoju będzie ten trend stale wzmacniało.

Znaczące środki, przeznaczone z budżetu Unii Europejskiej i budżetu narodowego na program wsparcia kapitału ludzkiego, wzmacniają skłonność firm do organizacji szkoleń i konferencji. Zwiększaniu się liczby organizacji małych konferencji, szkoleń sprzedażowych czy spotkań managementu nie przeszkadza nawet spowolnienie gospodarcze.

Zdaniem ekspertów decyduje o tym kilka kluczowych elementów:

-        coraz większa konkurencja w gospodarce powoduje, że pracownicy muszą przyswajać coraz szybciej i częściej nowe techniki sprzedaży, marketingu, produkcji, koncepcje finansowe,

-        częste zmiany w prawie i regulacjach biznesowych wzmagają zapotrzebowanie na częstsze seminaria edukacyjne w tej dziedzinie,

-        konsolidacje pomiędzy firmami, których następstwem jest cała fala szkoleń, seminariów, których celem jest ujednolicenie praktyk biznesowych i dwóch - często różnych - kultur korporacji,

-        wzrastające znaczenie technik IT, komputeryzacji, oprogramowania czyni nieustanność szkoleń personelu nieodzownym.

Hotele, których głównym źródłem dochodu są szkolenia grup liczących poniżej 50-100 osób, muszą zapewniać na wysokim poziomie wszelkie potrzeby związane z pobytem takich grup. Chodzi tu szczególnie o techniczną stronę przygotowania obiektu, czyli: okablowanie strukturalne, wysoko sprawną klimatyzację, nagłośnienie, bezprzewodowy Internet szerokopasmowy oraz przeszkolenie każdego pracownika hotelu w sprawnej obsłudze sprzętu w tym zakresie.

Planerzy konferencyjni i edukacyjni w Polsce mają nadal bardzo ograniczony wybór przy szukaniu idealnego obiektu, spełniającego wszystkie wymagania przy organizacji spotkań, skierowanych do firm, organizacji, samorządów. Spowodowane to jest między innymi różnorodnymi wymaganiami, stawianymi hotelom przy organizacji różnego rodzaju imprez.

sala

Szkolenie czy incentiv?

Szkolenia: najczęściej organizowany typ małych spotkań. Często wymaga dużego wsparcia audiowizualnego. Większości wystarczy jedynie standardowa prezentacja z użyciem rzutnika. Niektóre firmy wymagają jednak czegoś więcej, np. nagrywanie elementów szkolenia i ich późniejsza analiza (szkolenia sprzedażowe). Takie szkolenia nie są duże (ok. 20 osób), ale mogą trwać nawet kilka dni. Ważnym elementem wyboru jest bliskość obiektu do siedziby firmy.

Spotkania managerów: mogą to być małe konferencje managerów wyższego szczebla, spotkania zarządu spółek, spotkania managerów odnośnie kreacji nowej strategii, rozwoju produktu itp. Są to spotkania 10-40 osobowe, trwające 2-4 dni, niezwykle intensywne. Zakładają one także rekreację i aktywność towarzyską, relaks. Lokalizacje na ogół w atrakcyjnych krajobrazowo miejscach i hotelach posiadających SPA, wysokiej jakości, kreatywny dział  food&beverage oraz nowocześnie zaprojektowane restauracje, bary -  to preferowane elementy.

Spotkania profesjonalistów z danej dziedziny (najczęściej techniki) - których sponsorem jest określona firma, prezentująca nowe rozwiązanie techniczne lub organizacyjne. Przypominają spotkania managerów, ale trwają 1-2 dni i zakładają np. prezentację dużych urządzeń technicznych.

Spotkania sprzedażowe - w przypadku dużych firm mogą to być nawet bardzo duże spotkania kilkuset osób. Najczęściej są to jednak spotkania znacznie mniejsze. Ich celem jest budowanie zespołu, spoistości firmy, motywowanie pracowników, budowanie entuzjazmu, przekazanie pracownikom nowej strategii i celów sprzedażowych. Wymagają dużej sprawności technicznej urządzeń audiowideo, przepustowości łączy internetowych (firmy z sektora IT).

Incentiv – wymaga od hotelu posiadanie bazy wypoczynkowej, preferowane są przy tym hotele w atrakcyjnych miejscach z dużym terenem rekreacyjnym. Wiele incentivów trwa nawet tydzień, firmy organizując takie meetingi wplatają w nie tradycyjne szkolenia. Ich intensywność i rygor różni się od siebie.

Jakie jest wyposażenie polskich hoteli?

Wg danych Głównego Urzędu Statystycznego, w zaplecze konferencyjne było wyposażonych 41 proc. jednostek spośród 6992 obiektów zbiorowego zakwaterowania, przebadanych w 2009 roku. Wykazały one ponad 6 tys. sal konferencyjnych z 376,9 tys. miejsc.

Sale te były wyposażone głównie w rzutnik/projektor - 84 proc., ekran - 83 proc., nagłośnienie - 76 proc., zestaw audio/wideo - 75 proc., komputer - 68 proc., mikrofon bezprzewodowy - 66 proc., flipchart - 65 proc. Obsługą techniczną objętych było 58 proc. obiektów, wykazujących w badaniu zaplecze konferencyjne.

Prawie 64 proc. obiektów hotelowych posiadało salę lub sale konferencyjne na własnym terenie, z tego aż 80 proc. hoteli było przygotowanych na prowadzenie konferencji w ponad 3 tys. sal do tego przeznaczonych. W grupie pozostałych obiektów nie-hotelowych, najwięcej, bo 72 proc. ośrodków szkoleniowo wypoczynkowych wykazało wyposażenie w sale konferencyjne i urządzenia pomocnicze. Przeciętnie jeden obiekt szkoleniowo-wypoczynkowy posiadał dwie sale konferencyjne.

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarza do tego arykułu