Cyfryzacja zasobów wkracza w niemal wszystkie dziedziny życia. Do digitalizacji swoich archiwów dążą urzędy publiczne, placówki służby zdrowia, a nawet instytucje kulturalne czy naukowe. Elektroniczne dokumenty wkraczają też do świata biznesu

Niestety, choć elektronizacja zasobów powoli staje się koniecznym warunkiem funkcjonowania nowoczesnego przedsiębiorstwa, wiele firm w dalszym ciągu przechowuje dokumenty wyłącznie w formie papierowej, w segregatorach i szafach, co często skutkuje bezpowrotną utratą danych. Przekonały się o tym firmy, które dotknęła tegoroczna powódź. Wielka woda z 1997 roku spowodowała straty materialne w 9 tys. firm. Bilans tegorocznego żywiołu prawdopodobnie będzie zbliżony do tego sprzed trzynastu lat. Przedsiębiorstwa w wyniku opadów i zalań straciły nie tylko cenny sprzęt i infrastrukturę, ale również dokumentację,  niezbędną do  zapewnienia ciągłości funkcjonowania firmy. Dane przechowywane w dokumentach papierowych czy na dyskietkach, w kontakcie z falą powodziową zostały bezpowrotnie zniszczone.

Rośnie góra dokumentów…

Rozwiązaniem, doskonale chroniącym firmową dokumentację w przypadku takich zagrożeń, jest elektroniczna archiwizacja. Korzyści jakie daje digitalizacja archiwów są nie do przecenienia, jednak nie tylko w sytuacji kataklizmu, ale również w codziennym funkcjonowaniu każdej organizacji, która obraca dziesiątkami tysięcy dokumentów.

Ilość dokumentacji przetwarzanej w firmach zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej rośnie z roku na rok. W rezultacie wzrastają też nakłady finansowe i operacyjne przeznaczone na jej przetwarzanie, nie przynosząc przy tym wzrostu efektywności wykorzystania informacji w działalności biznesowej.

Elektroniczna archiwizacja  dokumentów firmowych sprawia, że wykorzystanie zawartych w nich danych staje się bardziej skuteczne, umożliwia sprawniejsze funkcjonowanie procesów biznesowych i podnosi poziom bezpieczeństwa ograniczając ryzyko nieuprawnionego dostępu do dokumentów.

Prawo w archiwum

Mimo, że elektroniczna archiwizacja przynosi firmom tak wymierne korzyści, polskie prawodawstwo nie zachęca przedsiębiorców do wdrażania tego typu rozwiązań. Ograniczenia płynące z przepisów prawa widać w szczególności na przykładzie dokumentacji pracowniczej. Kodeks pracy nie narzuca formy dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika. Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. pracodawca zakłada i prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika akta osobowe. Przepis ten określa również, z jakich części składają się akta osobowe i jakie dokumenty powinny być zgromadzone w poszczególnych sekcjach. Stanowi on także, że dokumentacja znajdująca się w aktach musi być ułożona w porządku chronologicznym i ponumerowana. Dodatkowo według stanowiska Głównego Inspektoratu Pracy z 9 kwietnia 2010 r. w sprawie prowadzenia akt osobowych wyłącznie w wersji elektronicznej, w obecnym stanie prawnym dokumentacja pracownicza i akta osobowe nie mogą przyjąć formy wyłącznie elektronicznej. Tak  więc do czasu wprowadzenia stosownych zmian w polskim prawie akta muszą być prowadzone w klasycznej postaci papierowej. Ci pracodawcy, którzy chcą używać ich w formie cyfrowej, muszą więc prowadzić je podwójnie, przechowując także papierowe oryginały.

Wnioski urlopowe – elektronicznie

W tych obszarach, w których polskie prawodawstwo jest bardziej elastyczne niż w przypadku zawartości teczki osobowej pracownika, firmy coraz częściej decydują się na zamianę obiegu dokumentów papierowych na elektroniczny. Przykładem takiego obszaru jest obieg wniosków urlopowych. W miarę rozwoju firmy, z którym wiąże się także dynamiczny rozwój kadr, coraz więcej pracodawców decyduje się na informatyzację tych procesów, dzięki czemu wnioskowanie i zatwierdzanie urlopów coraz częściej odbywa się w formie elektronicznej.

Z chwilą gdy zostanie podjęta decyzja o wdrożeniu tych rozwiązań w firmie, kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniego oprogramowania.

Obecnie rynek oferuje całe spektrum aplikacji służących do elektronicznej archiwizacji dokumentów w organizacji. Wybór odpowiedniego narzędzia zależy przede wszystkim od wielkości firmy i branży, w jakiej funkcjonuje. Firmy rozważające implementację takich rozwiązań mogą zdecydować się na gotowe oprogramowanie „z pudełka”, realizujące podstawowe zadania związane z zarządzaniem archiwum (np. zeskanowanie i dodawanie notatek do zeskanowanych dokumentów) lub na kompleksowe rozwiązania przeznaczone dla większych organizacji – wybór ten zależy od faktycznych potrzeb przedsiębiorstwa oraz jego możliwości finansowych.

Dla dużych firm korzystających z rozbudowanych systemów do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa najkorzystniejszym rozwiązaniem będą narzędzia komplementarne do głównego systemu. Przykładowo, dla firm zarządzających swoimi zasobami za pomocą systemu SAP najbardziej optymalnym rozwiązaniem będzie oprogramowanie Open Text Document Access for SAP. To narzędzie do elektronicznej archiwizacji zawiera zarówno elementy odpowiadające za sam proces skanowania (Imaging Enterprise Scan), jak również moduły odpowiedzialne za pozostałe funkcje niezbędne do efektywnego zarządzania zdigitalizowanymi dokumentami. Archiwizacja dokumentów może odbywać się między innymi z poziomu programu skanującego, programu pocztowego, czy też bezpośrednio z poziomu narzędzi MS Office.

Jak przetworzyć i wyszukać dokument

Rola narzędzi IT służących do elektronicznej archiwizacji nie kończy się na samym stworzeniu elektronicznych wersji papierowych dokumentów, ale również na ich efektywnym przetwarzaniu. Aplikacje dostępne na rynku pozwalają przede wszystkim na bezpieczne przechowywanie dokumentów w systemie archiwizacji oraz ich sprawne wyszukanie i intuicyjną nawigację po zasobach archiwum. Dzięki temu czas poświęcony na wyszukiwanie papierowych dokumentów może skrócić się nawet o 30 proc., a ilość dokumentów przesyłanych fizycznie z miejsca na miejsce może zostać znacznie ograniczona. Dostęp do archiwum jest równoległy oznacza, że z jednym dokumentem jednocześnie może pracować kilka osób.

Oprogramowanie umożliwia również wyświetlanie wybranego dokumentu za pomocą przeglądarki internetowej. Aplikacje do elektronicznej archiwizacji stwarzają możliwości codziennej pracy z dokumentami poprzez funkcję zamieszczania uwag i adnotacji na poziomie dokumentu za pomocą intuicyjnych w użyciu „żółtych karteczek”, adnotacji graficznych (w postaci warstw nakładających się na obraz, ale nie ingerujących w oryginalny dokument, z możliwością wyświetlania wybranych warstw) oraz możliwość podłączania obiektów OLE do obrazu dokumentu (np. Tabeli w Excelu, pliku Word, obrazka itp.). Odpowiednie oprogramowanie pozwoli także na zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów poprzez funkcję usuwania z zatwierdzeniem czy zarządzanie zachowywaniem. Bezpieczeństwo poufnej dokumentacji zapewni również funkcja nadawania praw dostępu, dzięki której pewne dane będą widoczne jedynie dla odpowiednio zdefiniowanej grupy użytkowników .

Część rozwiązań dostępnych na rynku stwarza również możliwość uruchomienia funkcji samoobsługi, co jest szczególnie istotne jeśli mówimy o zarządzaniu kadrami w firmie. Dzięki takiemu systemowi zadania administracyjne wykonywane dotąd przez specjalistów z działu HR mogą zostać uproszczone lub przesunięte na pracowników i ich bezpośrednich przełożonych. Pracownik nie opuszczając swojego stanowiska pracy może mieć wgląd do swojej teczki osobowej, a nawet, w ramach nadanych uprawnień, uaktualniać ją i dodawać do niej inne niezbędne dokumenty.

A może outsourcing?

Zarządzanie dokumentacją może odbywać się także w modelu outsourcingowym, co oznacza, że powierzamy ją zewnętrznej firmie, która zajmie się jej skanowaniem, indeksowaniem i przechowywaniem. Wówczas właściciel dokumentów ma wgląd do danych online, a oryginalne papierowe dokumenty trafiają do archiwum outsourcera, co eliminuje problemy związane z przechowywaniem dużej ilości dokumentów.

Podpisując umowę z outsourcerem należy jednak pamiętać o odpowiednim skonstruowaniu umowy. Niestety firmy rzadko myślą o tym, co sie stanie, jeśli kiedyś będą chciały zrezygnować z usługi outsourcingowej. Tymczasem zdarza się, że jeśli klient chce zawrócić z drogi outsourcingu i przywrócić obsługę określonych procesów w ramach własnej struktury, okazuje się czasem, że treść umowy zawartej z outsourcerem skutecznie ogranicza mu dostęp do jego własnych danych i do zawartości systemu.

Należy więc pamiętać, aby każda umowa uwzględniała taką ewentualność oraz zabezpieczała odpowiednie procedury umożliwiające odzyskanie wszystkich danych. Niezwykle istotne jest też zaufanie do firmy outsourcingowej i pewność, że dokumentacja, którą jej powierzamy, będzie odpowiednio chroniona. Żadne kary nie wynagrodzą bowiem faktu, ze poufne informacje wydostały się na zewnątrz.

Elektroniczna archiwizacja przynosi wymierne korzyści wszystkim firmom, których codziennie funkcjonowanie zależy od dziesiątek czy setek dokumentów. Pozwala skrócić czas pracy administracyjnej, umożliwiając łatwy dostęp do zdigitalizowanych archiwów i eliminując konieczność przesyłania dokumentów z miejsca na miejsca. Dzięki równoległemu dostępowi do zasobów z jednym dokumentem może pracować kilka osób jednocześnie. Wnioski, maile czy umowy mogą zostać opatrzone komentarzami i adnotacjami bez szkody dla oryginału dokumentu, co znacznie usprawnia codzienną pracę z firmową dokumentacją. Nie bez znaczenia jest także podniesienie bezpieczeństwa dokumentów newralgicznych dla działalności organizacji. Dzięki korzystaniu z ich elektronicznych wersji, poprawia się jakość oryginalnej dokumentacji. Większy stopień bezpieczeństwa poufnych dokumentów zapewni natomiast funkcja definiowania i nadawania uprawnień wybranym użytkownikom. Niezwykle ważna jest także możliwość odtworzenia dokumentów, od których zależy ciągłość działania przedsiębiorstwa, w przypadku gdy ich oryginały zostaną bezpowrotnie utracone z powodu zalania, pożaru czy nawet błędu pracownika.

Teresa Olszewska

Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A.

Korzyści płynące z elektronicznej archiwizacji

= Większe bezpieczeństwo dokumentów firmowych

= Poprawa jakości oryginalnej dokumentacji

= Usprawnienie pracy administracyjnej

= Optymalizacja kosztów związanych z przesyłaniem i drukowaniem dokumentów

= Łatwy i równoległy dostęp do archiwum w ramach nadanych uprawnień

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarza do tego arykułu