NASZ EKSPERT RADZI

Jakub Marszalek

starszy analityk w Dziale Powierzchni Biurowych firmy Cushman & Wakefield

Co powinien zrobić przedsiębiorca, który zajmuje wspaniałe biuro, a kończy mu się umowa najmu? Paradoksalnie - szukać nowego biura

Zapisy w umowie najmu mają długoterminowe konsekwencje dla każdej firmy. Określają warunki, w jakich przez najbliższych kilka lat będą przebywać pracownicy, a także wysokość opłat, które są istotną częścią kosztów stałych przedsiębiorstwa.

O tym, jak bardzo skomplikowany jest proces negocjacji umowy, świadczy chociażby liczba osób w niego zaangażowanych, zarówno po stronie najemcy, jak i wynajmującego. Dodatkowo na najemcę mogą czyhać różne pułapki prawne.

Uczestnicy i interesariusze procesu

Mimo, że na umowie najmu widnieją tylko podpisy przedstawicieli najemcy i wynajmującego, to osób, firm i instytucji zaangażowanych w działania poprzedzające jej podpisanie jest o wiele więcej. Nawet jeśli nie uczestniczą bezpośrednio w szukaniu powierzchni biurowej, to mają znaczny wpływ na ostateczny kształt kontraktu.

Po stronie najemcy czynnie angażują się dyrektor administracyjny, dyrektor finansowy oraz dział prawny, natomiast interesariuszami są wszyscy pracownicy firmy.

Oczywiście zadania i wpływ na decyzje zespołu projektowego zależą od pozycji danej osoby w przedsiębiorstwie. Najważniejsi są kierownicy działów oraz osoby odpowiedzialne za HR, IT i bezpieczeństwo oraz oczywiście zarząd. Natomiast stroną często niesłusznie pomijaną w przypadku firm międzynarodowych są ich centrale. Do zadań firmy-matki należy między innymi: zatwierdzenie budżetu oraz ostatecznego kształtu umowy najmu, a często też określenie wymagań korporacyjnych dotyczących lokalizacji biura, jego standardu czy sposobu aranżacji. Niespełnienie wymogów narzuconych przez centralę może zahamować proces najmu na wiele tygodni lub nawet doprowadzić do zerwania negocjacji i ich wznowienia według ustalonych zasad.

Interesariuszami w procesie wynajmu biura są również firmy finansujące daną inwestycję, urząd nadzoru budowlanego, straż pożarna, sąsiedzi, a w niektórych przypadkach nawet urząd lotnictwa cywilnego. Wymienione osoby i instytucje będą miały wpływ raczej na działania wynajmującego niż najemcy.

Po stronie wynajmującego znajdują się osoby z dużą wiedzą i doświadczeniem w branży nieruchomości biurowych. Dla niedoświadczonego klienta znalezienie nowej siedziby może być dużym wyzwaniem. Dlatego też najemca często zatrudnia doradców zewnętrznych, którzy nie tylko stanowią zaplecze merytoryczne, lecz także zapewniają równowagę sił w czasie rozmów. Zarówno najemca, jak i wynajmujący korzystają z usług agentów nieruchomości, kierowników projektu, architektów, inżynierów czy prawników specjalizujących się w transakcjach najmu.

Włączenie zidentyfikowanych uczestników i interesariuszy w proces poszukiwania nowej powierzchni biurowej oraz sprawne zarządzanie ich oczekiwaniami to czynniki decydujące o powodzeniu przedsięwzięcia.

Włączenie do negocjacji wszystkich zainteresowanych oraz uwzględnienie ich potrzeb i oczekiwań to czynniki decydujące o powodzeniu przedsięwzięcia.

Wymagania wobec biura

Powierzchnia biurowa powinna przede wszystkim zaspokajać strategiczne potrzeby firmy, to znaczy umożliwiać jej rozwój oraz wspierać budowanie wizerunku i pozycji na rynku. Zestawienie bieżących potrzeb oraz długoterminowych celów biznesowych pozwoli zespołowi prowadzącemu proces wynajmu nowego biura na określenie priorytetów.

Zbliżający się termin wygaśnięcia obowiązującej umowy najmu to ostatnia chwila, żeby najemca przeanalizował swoją sytuację. Należy się zastanowić, co nam jako najemcy najbardziej przeszkadza w zajmowanym lokalu. Mogą to być zbyt wysokie koszty najmu, niski standard budynku, nieatrakcyjna lokalizacja czy niewystarczający metraż.

Spis rzeczy, które nie odpowiadają najemcy w jego obecnym biurze, stanowi bazę do stworzenia tzw. listy życzeń. Najemca musi określić, czego wymaga od nowej siedziby i ustalić hierarchię swoich oczekiwań. Pozwoli to wyznaczyć kierunek, w którym potoczą się negocjacje. Następny etap to opracowanie celów szczegółowych. Dotyczy to przede wszystkim budżetu (górne ograniczenie), lokalizacji (dzielnica, ekspozycja), standardu budynku (wymagania techniczne) i metrażu. Po wyznaczeniu wszystkich celów, najemca może przygotować listę preferowanych budynków oraz wzór zapytania ofertowego.

Pułapki w umowie

Określenie cech idealnego biura dla firmy może nie wystarczyć do skutecznego przeprowadzenia procesu najmu. Na drodze mogą nam stanąć niektóre zapisy umowy.

Obecna sytuacja gospodarcza zmusiła właścicieli biur do obniżenia kosztów najmu nie tylko w Warszawie, ale również w innych miastach. Wynajmujący starają się zachęcić potencjalnych najemców do podpisania umowy, oferując niski czynsz wyjściowy oraz atrakcyjne pakiety zachęt.

Najemca, który nie zwróci uwagi na zapisy dotyczące organizacji przestrzeni – harmonogramu prac oraz ceny, może boleśnie odczuć skutki swojej niefrasobliwości. W niektórych przypadkach koszty aranżacji powierzchni najmu wynoszą nawet 30 proc. wartości całego kontraktu.

Wynajmujący najczęściej proponuje wykończenie powierzchni w tak zwanym standardzie deweloperskim, obejmującym zabudowanie powierzchni według planu otwartego (open space), bez okablowania strukturalnego i pomieszczeń serwerowni. Ponadto przeznacza dla najemcy pewne środki na prace dodatkowe (doposażenie powierzchni).

W zależności od pozycji negocjacyjnej najemca może uzyskać większy lub mniejszy budżet na ten cel. Jednak w przypadku, gdy klient chce mieć biuro składające się np. głównie z małych pokoi lub ma ponadstandardowe wymagania, będzie musiał się liczyć ze znaczną dopłatą. Świadomość indywidualnych, często odmiennych potrzeb poszczególnych najemców, jeśli chodzi o dobór i aranżację powierzchni, jak również kosztów ich realizacji, jest kluczowa dla sprawnego przebiegu procesu najmu. Bardzo często firmy określają budżet na wynajem powierzchni bez uwzględnienia kosztów organizacji przestrzeni. Zdarza się, że ostateczną informację o ich wysokości najemca dostaje na dwa tygodnie przed podpisaniem umowy najmu (najemca wychodzi z założenia, że w dużej części pokryje je wynajmujący). Wtedy zaczynają się gorączkowe poszukiwania oszczędności lub starania o zgodę centrali najemcy na dodatkowe wydatki.

Istotne jest oszacowanie wszystkich kosztów na samym początku, dzięki czemu najemca nie będzie zaskoczony i będzie mógł ocenić, na jaki standard faktycznie go stać. Celowe jest poszukiwanie przez najemcę wsparcia u kierowników projektów (project managers), aby mieć kontrolę nie tylko nad postępem prac aranżacyjnych, ale przede wszystkim nad wycenami i załącznikami technicznymi do umowy najmu.

Renegocjacja umowy

Co powinien zrobić przedsiębiorca, który zajmuje wspaniałe biuro, a kończy mu się umowa najmu? Szukać nowego biura. Paradoksalnie takie działanie jest najbardziej wskazane i pozwala sporo zaoszczędzić, nawet jeśli docelowo nie chcemy się przenosić.

Najemcy zadowoleni ze swojego biura rzadko rozważają możliwość przeprowadzki. Przedłużają umowy z obecnym wynajmującym niemal automatycznie i nie szukają innych ofert. Znacznie korzystniej jest jednak zrobić przegląd rynku i porównać ceny, standard wykończenia oraz atrakcyjność innych lokalizacji. Pozwoli to na wybór najbardziej konkurencyjnej propozycji.

Rozmów z innymi podmiotami na rynku nie trzeba ukrywać, ponieważ zapewniają one najemcy silniejszą pozycję negocjacyjną. Świadomość, że klient sonduje rynek, będzie działała na wynajmującego mobilizująco. Jeżeli sądzi, że jest jedynym oferentem, może na przykład przedłużać rozmowy. Im bliżej terminu wygaśnięcia obecnego kontraktu, tym większe prawdopodobieństwo, że najemca zaakceptuje proponowane warunki.

Renegocjując kontrakt, możemy oczekiwać nie tylko niższej ceny, ale tak jak w przypadku relokacji również podwyższenia standardu biura oraz zmiany zapisów prawnych na bardziej korzystne.

Nasza pozycja będzie zależeć od tego, na jak długo będziemy chcieli zawrzeć nową umowę oraz czy planujemy zwiększyć wynajmowany metraż. Pamiętajmy, że przed rozpoczęciem renegocjacji należy dokładnie przeanalizować obecną umowę. Często zawiera ona klauzulę nakładającą na najemcę obowiązek wcześniejszego poinformowania wynajmującego o decyzji zakończenia współpracy. Aby łatwo porównać wszystkie oferty, klient powinien zaproponować wszystkim wynajmującym identyczną strukturę transakcji.

Żeby osiągnąć satysfakcjonujący rezultat rozmów, należy rozpocząć cały proces odpowiednio wcześnie, pilnować terminów zapisanych w obowiązującej umowie najmu oraz sprawdzić oferty konkurencyjne. Nawet kiedy wynajmiemy już lokal, pamiętajmy, że za kilka lat, kiedy obecny kontrakt będzie wygasał, trzeba będzie zacząć wszystko od początku. Ponowna weryfikacja naszych potrzeb i wiedza o stosowanych pułapkach prawnych pozwolą zmniejszyć ryzyko transakcyjne do minimum.

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarza do tego arykułu