Koszty związane z eksploatacją drukarek i kopiarek są istotnym składnikiem budżetu organizacji

O wyborze optymalnego urządzenia drukującego, spełniającego potrzeby biura, rozmawiamy z Wiktorem Różańskim z firmy ARCUS

Z jakich maszyn najlepiej zbudować infrastrukturę wydruku w przedsiębiorstwie, żeby racjonalnie wykorzystać sprzęt i nie robić niepotrzebnych kosztów?

O ile w przypadku typowego urządzenia na biurko, z którego korzysta jeden użytkownik, wystarczająca jest prędkość 25 stron A4 na minutę, to w przypadku drukarki dla kilkuosobowego zespołu powinno to być minimum 35 stron A4 na minutę. Istotną funkcjonalnością jest w tym przypadku moduł druku dwustronnego, pozwalającego na oszczędność papieru, a przede wszystkim interfejs sieciowy (karta sieciowa), dzięki któremu z urządzenia może korzystać kilka osób. Kolejny poziom to drukarki departamentowe - minimum 40 stron A4 na minutę, możliwością druku na formacie A3, a także tonerami o wysokiej wydajności.

Jakie inne funkcjonalności, poza szybkością druku, warto wziąć pod uwagę?

Nowoczesne drukarki i urządzenia wielofunkcyjne pozwalają zaprojektować i wydrukować: papier listowy z firmowym logo, naklejki, wizytówki, banery, ulotki i broszury. Przy umieszczeniu w takich materiałach elementów kolorowych niezbędne jest posługiwanie się drukarkami kolorowymi. Urządzenia wielofunkcyjne można dodatkowo rozbudować o automatyczne podajniki, dodatkowe szuflady na papier, finiszery i inne funkcjonalności umożliwiające układanie, sortowanie, zszywanie, dziurkowanie i broszurowanie oraz rozdzielanie pracy między poszczególne osoby lub departamenty. Dlatego przed podjęciem decyzji o zakupie należy zastanowić się, w jakim celu i przez ilu użytkowników wykorzystywane będzie urządzenie, żeby określić jego najkorzystniejszą konfigurację i dobrać odpowiednie oprogramowanie.

Gdy określimy już potrzeby naszej firmy, czas na audyt. Jak się do tego zabrać, jak to wygląda w praktyce?

Pierwszym krokiem powinien być audyt dotyczący urządzeń drukujących w organizacji . Można go przeprowadzić we własnym zakresie (np. przy użyciu specjalnego programu dedykowanego do tego typu zadań) oraz skorzystać z doradztwa firmy zewnętrznej.

Aby podjąć decyzję o przeprowadzeniu audytu, osoby decyzyjne muszą spełnić podstawowy warunek, tj. uświadomić sobie, że koszty związane z eksploatacją drukarek i kopiarek są istotnym składnikiem budżetu organizacji.

Ograniczenie kosztów drukowania można zacząć od reorganizacji sprzętu drukującego w pomieszczeniach biurowych, poprzez koncentrację wydruków na większych urządzeniach departamentowych i równoległe ograniczenie ilości mniejszych, a zarazem droższych w eksploatacji urządzeń lokalnych.

Jakie oszczędności może dać firmie sensowne zarządzanie infrastrukturą wydruku?

W przypadku dobrze przeprowadzonego audytu i właściwym wdrożeniu zmian oszczędności mogą sięgać 20-30procent. Doświadczenie pokazuje, że w niektórych przypadkach redukcja kosztów może sięgać poziomu 50 procent kosztów drukowania. W przypadku kilkuletniego eksploatowania sprzętu drukującego możemy zaoszczędzić dziesiątki tysięcy, a w przypadku większych organizacji - setki tysięcy złotych rocznie.

W obecnej sytuacji gospodarczej redukcja kosztów staje się to priorytetem. Świadomość nakładów na druk i kopiowanie rośnie wraz z zaostrzeniem polityki finansowej wielu organizacji. A przy niewielkich nakładach finansowych można opracować rozwiązania, które przyniosą korzystne i długotrwałe oszczędności.

Jak optymalnie zarządzać urządzeniami drukującymi?

Przy wdrażaniu nowych rozwiązań drukujących nie należy zapomnieć o systemach zarządzania drukiem oraz specjalistycznym oprogramowaniu wchodzącym w ich skład. Na przykład większość urządzeń Kyocera ma wbudowany tryb rozliczania, pozwalający na profilowanie dostępu, uprawnień do funkcjonalności oraz limitów. Oprogramowanie KM-Net for Accounting pozwala na pełne, zdalne zarządzanie trybem rozliczania, między innymi dodawanie i edycję użytkowników (również import w trybie wsadowym z pliku), rozliczanie liczników (w tym eksport do pliku). Dzięki tym funkcjonalnościom w łatwy  sposób możemy przyporządkować koszty do poszczególnych działów, a nawet osób. KMnet Admin daje możliwość zarządzania kontami użytkowników i ustawieniami trybu rozliczania urządzeń.

Bardzo istotnym, przy projektowaniu systemu zarządzania drukiem czynnikiem, jest kwestia bezpieczeństwo informacji.

Dotyczy to szczególnie bezpieczeństwa drukowanych dokumentów, tak aby nie dostały sie one w niepowołane ręce. Funkcje te znakomicie realizuje KYOcontrol w wersji Business. Dzięki funkcji Print &Follow dokumenty są drukowane po pozytywnym zautoryzowaniu się na urządzeniu przy pomocy karty zbliżeniowej. Dodatkowo system zapewnia możliwości raportowania dotyczące zarówno urządzeń nim objętych jak i użytkowników. Obsługuje do 25 urządzeń Kyocera i 500 użytkowników.

Na koniec powracające pytanie. Jaką technologię wybrać do biura: atrament czy laser?

Kwestią, nad którą warto się zastanowić, jest konieczność używania drukarek atramentowych. Korzystanie z tego rozwiązania nie należy do najtańszych, a w przestrzeni biurowej jest często zbędnym luksusem. Z reguły o wiele wydajniejszą technologią jest technologia laserowa. W segmencie drukowania za pomocą lasera najtańsza w użytkowaniu jest technologia rozdzielności bębna i tonera, będąca przeciwieństwem systemu wykorzystującego kartridże. W urządzeniach Kyocera zastosowana jest innowacyjna, opatentowana technologia bębnów ceramicznych, których wydajność wynosi od 100 000 do ponad 500 000 wydruków. Jest to rekord w przypadku drukarek laserowych.

Dodaj komentarz