Wideokonferencja to nowoczesny środek interaktywnej komunikacji multimedialnej, umożliwiającej przekaz w czasie rzeczywistym zarówno obrazu, jak i dźwięku. Historia przekazów wideo datuje się wstecz do lat sześćdziesiątych, ale praktyczne, szerokie wykorzystanie tej techniki nastąpiło w ostatnich latach.

Wzrastająca popularność wideokonferencji to głównie zasługa dynamicznego rozwoju Internetu, a w ślad za tym znacznego upowszechnienia się terminali dostępowych i, co najważniejsze, spadku kosztów połączeń wideokonferencyjnych.

Aspekty techniczne

Połączenia wideokonferencyjne mogą być realizowane przy wykorzystaniu specjalnych zestawów wideokonferencyjnych (multimedialnych) albo szybkich komputerów PC, połączonych z Internetem łączem o dużej przepustowości. Ponieważ drugi z warunków spełnia większość z komputerów podłączonych do Internetu, to praktyczną implikacją jest możliwość dostępu do usługi wideokonferencyjnej przez dowolnego internautę. Wystarczy jedynie wyposażyć komputer w odpowiedni zestaw (kamera wideo + mikrofon), a także wgrać ogólnodostępne oprogramowanie komunikacyjne (np. Skype).

Profesjonalne zestawy wideokonferencyjne mogą działać w trybie łączności dwustanowiskowej (połączenie bezpośrednie pomiędzy dwoma terminalami), łączności wielostanowiskowej (połączenia interaktywne pomiędzy wieloma równorzędnymi terminalami) oraz łączności ukierunkowanej (połączenie bezpośrednie terminala głównego z wieloma terminalami dostępowymi).

Tryb łączności dwustanowiskowej to forma zbliżona do funkcji wideotelefonu, umożliwiająca bezpośrednią komunikację audio i wideo pomiędzy uczestnikami zgromadzonymi przed terminalami. Może to być forma rozmowy, narady, interwiew czy konsultacji.

Tryb łączności wielostanowiskowej to forma najbardziej zaawansowana, dzięki której uczestnicy zgromadzeni przed terminalami mogą nie tylko słuchać i widzieć mówców czy aktywnych uczestników, ale też sami aktywnie uczestniczyć w komunikacji, będąc widzianymi przez pozostałe terminale i resztę uczestników.

Tryb łączności ukierunkowanej jest idealnym rozwiązaniem w przypadku obsługi szkoleń, czy oficjalnych wystąpień, gdzie uczestnicy szkolenia lub słuchacze mają pełen kontakt audio i wideo ze szkoleniowcem, mogą mu zadawać pytania lub sygnalizować problemy, ale nie mają łączności ze sobą.

Poufność przekazu i możliwość głosowania

Bardzo praktyczną funkcją łączności wideokonferencyjnej jest możliwość kodowania dostępu do przekazu wideo przez przydzielanie kodów dostępowych. Dzięki temu zapewniana jest bardzo istotna cecha tej łączności – stuprocentowa poufność przekazu obrazów i danych. Istnieje możliwość blokady zarówno kont, jak i nazw użytkowników, dzięki czemu żaden nieupoważniony użytkownik nie ma szans podłączenia się do systemu. Gwarantuje to wysoki poziom bezpieczeństwa przesyłanych informacji pomiędzy aktywnymi użytkownikami systemu. Jest to szczególnie istotne przy obsłudze wideokonferencyjnej narad zarządu czy poufnych negocjacji lub konsultacji.

Systemy łączności wideokonferencyjnej są szczególnie przydatne w sytuacji, gdy bezpośrednie spotkanie uczestników narady, szkolenia, diagnostyki, konferencji czy panelu dyskusyjnego nie jest możliwe, natomiast wskazany jest bezpośredni kontakt wideo. Jest to idealne rozwiązanie dla dużych firm posiadających odległe oddziały czy też mających międzynarodowe zarządy. Systemy wideokonferencyjne umożliwiają im częste kontakty bez konieczności odbywania czasochłonnych i kosztownych podróży. Zaawansowane systemy umożliwiają również udział upoważnionych uczestników narady w wirtualnych głosowaniach na odległość.

Kiedy warto zorganizować wideokonferencję?

W każdym przypadku, gdy z różnych przyczyn „fizyczna” obecność uczestników spotkania czy konferencji nie jest możliwa lub konieczna. Może to dotyczyć narady zarządu z oddziałami firmy czy handlowcami. Wideokonferencja może też zastąpić klasyczne szkolenie pracowników na odległość czy stanowić formę nauczania dla studentów studiów zaocznych. Umożliwia także konsultację lub diagnostykę na odległość, co jest szczególnie przydatne w medycynie.

Konferencje „standardowe” mają tę przewagę nad wideokonferencją, że dają okazję do bezpośrednich spotkań ich uczestników, bezpośredniej wymiany opinii, nawiązania relacji i procentujących w przyszłości nieformalnych kontaktów.

Jeśli jednak z przyczyn niezależnych przyjazd prelegentów lub uczestników nie jest możliwy, praktyczną alternatywą jest uczestnictwo wirtualne, czyli ele- lub wideokonferencja. Istotną przewagą wideo nad telekonferencją jest możliwość odbioru i dekodowania mowy ciała rozmówcy. Jest to szczególnie ważne podczas np. negocjacji czy rozmów kwalifikacyjnych z kandydatami na pracowników. Przewagą telekonferencji jest teoretycznie nieograniczona możliwość zestawiania telefonów konferencyjnych i brak dodatkowych wymagań systemowych. W praktyce zestawienie ponad 20 telefonów w system telekonferencyjny rodzi problemy logistyczne, gdyż zarządzanie konferencją staje się trudniejsze.

Czy zorganizowanie wideokonferencji jest trudne?

Jest to relatywnie łatwiejsze niż zorganizowanie konferencji „standardowej”, gdyż nie ma potrzeby organizowania transportu, wyżywienia i zakwaterowania dla uczestników. Trzeba jednak wtedy uwzględnić koszt wynajmu systemu wideokonferencynego. Obsługa wideokonferencji wymaga dość specjalistycznej wiedzy oraz nowoczesnego systemu łączności wideo. Warto więc wybrać na wykonawcę tej usługi firmę doświadczoną w tego rodzaju realizacjach.

Do klienta zgłaszającego firmie LIDEX zainteresowanie usługą wideokonferencyjną standardowo udaje się menedżer techniczny, który bezpośrednio u klienta na miejscu sprawdza i uzgadnia wszystkie warunki techniczne instalacji i obsługi systemu. Istotna jest przy tym informacja o liczbie uczestników wideokonferencji, liczbie uczestników aktywnych, jak również liczbie punktów, z którymi klient zamierza się połączyć. Sala, w której ma odbywać się wideokonferencja, musi być wyposażona w łącze internetowe o dużej przepustowości (minimum 2 MB symetryczne, ale im więcej tym lepiej). Przy braku dostępu do Internetu alternatywą jest zestawienie łącza zewnętrznego (np. poprzez satelitę).

Istotnym elementem instalacji systemu i obsługi wideokonferencji jest próba techniczna połączeń pomiędzy wszystkimi wskazanymi punktami, przeprowadzana z minimum jednodniowym wyprzedzeniem.

Tłumaczenia symultaniczne wideokonferencji

W przypadku wideokonferencji międzynarodowych należy pamiętać o wzbogaceniu systemu o zestaw urządzeń do tłumaczeń symultanicznych. Wcześniejsze poinformowanie firmy obsługującej taką wideokonferencję o językach, jakimi będą posługiwali się jej uczestnicy, jest w tym przypadku szczególnie istotne.

Z uwagi na podwyższony stopień trudności tego rodzaju tłumaczenia do obsługi wideokonferencji wysyłani są najbardziej doświadczeni tłumacze. Brak bezpośredniego kontaktu z mówcami uniemożliwia potencjalne prośby o zwolnienie tempa wypowiedzi czy przemawianie bezpośrednio do mikrofonu.

Zastosowania praktyczne i zalety wideokonferencji

Przykładem dość złożonej, a jednocześnie bardzo prestiżowej, wideokonferencji było Forum Transatlantyckie NATO 2009, w czasie którego LIDEX zapewniał połączenie wideo z Waszyngtonem, Kijowem oraz z Kabulem, a także tłumaczenie symultaniczne przebiegu Forum. Po dosyć żmudnych próbach technicznych oraz dograniu wszystkich szczegółów i parametrów połączenia właściwa konferencja przebiegła bez jakichkolwiek problemów czy zakłóceń.

Jednak najczęstszą formą realizowanych przez LIDEX sesji wideokonferencyjnych są małe spotkania biznesowe, gdzie czas uczestników tych spotkań jest zbyt cenny, by tracić go na bezpośrednią wizytę. W wielu przypadkach rolą firmy LIDEX jest wzbogacanie istniejącej instalacji wideokonferencyjnej klienta o system do tłumaczeń symultanicznych. Przy relatywnie niedużym koszcie takiej instalacji stałej (minimalny koszt to 60 tys. zł) klienci organizujący spotkania wideokonferencyjne dość często (1-2 razy tygodniowo) inwestują we własne systemy i wyposażenie łączności.

Jeśli jednak częstotliwość korzystania z systemu wideokonferencyjnego jest mniejsza, praktyczną opcją jest jego każdorazowy wynajem wraz z obsługą techniczną w profesjonalnej firmie. Szacunkowy koszt wynajmu to około 2–2,5 tys. zł za obsługę konferencji 8-godzinnej przy minimalnym zestawie wideokonferencyjnym (do 10 osób obsługiwanych przez systemowy mikrofon). Jeśli uczestników wideokonferencji jest więcej, system należy dodatkowo wzbogacić o kamery, głośniki, monitory i mikrofony. Poza tym, trzeba uwzględnić koszt łącza internetowego, gdy sala konferencyjna nie jest w nie wyposażona. Należy jednak pamiętać, że zastosowanie systemu wideokonferencyjnego obniża znacząco koszty (czas i koszty podróży uczestników spotkania).

Na koniec warto wspomnieć o tak istotnej zalecie wideokonferencji, jaką jest możliwość zorganizowania spotkania czy połączenia praktycznie ad hoc, bez uprzednich przygotowań i uzgodnień. Czas zaś, jak wiemy, we współczesnym biznesie jest na wagę złota.

Stanisław Buczyński

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarza do tego arykułu