Elektroniczna archiwizacja dokumentów

W dobie wszechobecnej digitalizacji elektroniczna archiwizacja dokumentów w firmach wydaje się naturalnym krokiem w stronę usprawnienia pracy administracyjnej.

Niestety, polskie prawodawstwo nie do końca nadąża za rozwojem technologicznym i rozwiązaniami, które w wielu firmach już działają z powodzenie.

Za przykład wystarczy podać choćby dokumentację pracowniczą. Zgodnie z polskimi przepisami pracodawca musi dla każdego pracownika prowadzić teczkę osobową, o zawartości ściśle określonej wymogami prawa, a odpowiednie dokumenty przechowywać nawet przez 50 lat. W wielu przedsiębiorstwach taka dokumentacja nadal archiwizowana jest wyłącznie w wersji papierowej - w kartotekach, segregatorach i szafach.

Te firmy, które idą z duchem czasu i decydują się na choćby częściową cyfryzację archiwów, są zmuszone prowadzić podwójne akta: w wersji elektronicznej oraz papierowej. Dzieje się tak, ponieważ obecne polskie przepisy nie pozwalają na prowadzenie i przechowywanie akt osobowych pracowników wyłącznie na nośnikach elektronicznych. Wymogi określone przez Ministerstwo Pracy nakładają na firmę obowiązek przechowywania przynajmniej niektórych dokumentów, składających się na teczkę osobową pracownika w formie pisemnej. Takie dokumenty, jak np. umowa o pracę, o zakazie konkurencji czy wnioski o udzielenie urlopu wychowawczego, chociaż mogą występować w formie elektronicznej, muszą mieć także swój papierowy oryginał.

Tymczasem korzyści, jakie płyną z elektronizacji archiwów, są nie do przecenienia w funkcjonowaniu każdej firmy, która na co dzień obraca dziesiątkami dokumentów. Warto tu znów powołać się na przykład dokumentacji pracowniczej. Codzienna praca związana z zarządzaniem kadrami opiera się na wymianie dokumentów i korespondencji w różnej postaci, takiej jak wnioski, zaświadczenia, CV, maile, pliki itd. Kiedy dodać do tego pracę w organizacji rozproszonej terytorialnie, czyli konieczność przechowywania i przesyłania dokumentacji w różnych lokalizacjach, zadanie staje się złożone.

Dlatego właśnie coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie narzędzi informatycznych do zarządzania dokumentami. Dzięki temu wszelkie dokumenty elektroniczne oraz te tradycyjne, które zostały zdigitalizowane, trafiają do ściśle uporządkowanego archiwum. Co to oznacza w praktyce? Przede wszystkim zauważalną oszczędność czasu, który wcześniej pracownik administracyjny musiał poświęcić na wyszukanie i udostępnienie wybranego dokumentu. Dzięki takim wdrożeniom czas poświęcony na te czynności może skrócić się nawet o 30 proc. Co więcej, ilość dokumentów przesyłanych fizycznie z miejsca na miejsce może zostać znacząco ograniczona, co skraca czas trwania procesu nawet o 70 proc. Elektroniczne archiwum powoduje także, że pracownik administracyjny ma dostęp do potrzebnych dokumentów bez konieczności opuszczania stanowiska pracy. Co więcej, dostęp do zasobów archiwum jest równoległy i umożliwia jednoczesne jego przeglądanie przez wszystkie uprawnione osoby, dzięki czemu z jednym dokumentem może pracować kilka osób jednocześnie. Zeskanowane dokumenty w razie potrzeby mogą z łatwością być przesyłane pocztą elektroniczną, jak również w każdej chwili wydrukowane. Przedsiębiorstwo oszczędza także na kopiowaniu potrzebnych dokumentów oraz na kosztach przesyłania ich do innych lokalizacji firmy, co (oprócz aspektu ekologicznego) daje korzyści wymierne finansowo.

Dostępne na rynku narzędzia pozwalają nie tylko na przechowywanie dokumentów, ale i na bieżącą pracę z nimi za pomocą zamieszczania komentarzy i adnotacji, które często są niezbędne w codziennej pracy administracyjnej. Możliwość dodawania do dokumentów notatek tekstowych w postaci „żółtych karteczek” czy adnotacji graficznych (w postaci warstw nakładających się na obraz, ale nie ingerujących w oryginalny dokument) to tylko niektóre narzędzia, które pozwalają na sprawniejszą pracę z dokumentami.

Część rozwiązań dostępnych na rynku stwarza również możliwość uruchomienia funkcji samoobsługi, co ma szczególne znaczenie w obszarze zarządzania kadrami w firmie. Dzięki taki systemom wiele zadań administracyjnych działu HR można uprościć lub przesunąć na pracowników i ich przełożonych. Pracownik nie musi iść do działu HR, żeby obejrzeć swoją teczkę, może to zrobić sam z dowolnego komputera. W ramach nadanych uprawnień może przeglądać swoje dane, uaktualniać je i dodawać do swojej teczki inne niezbędne dokumenty.

Wymierną korzyścią płynącą z podjęcia decyzji o elektronicznej archiwizacji dokumentów w firmie jest nie tylko skrócenie czasu przeszukiwania akt, ale także poprawa jakości oryginalnej dokumentacji, gdyż przy stosowaniu wersji elektronicznych nie występuje proces zużywania dokumentów w wersji papierowej. Dzięki temu minimalizujemy ryzyko zagubienia czy zniszczenia oryginałów ważnych dokumentów podczas codziennego użytkowania.

Należy pamiętać również o tym, że nie wszystkie dokumenty są przeznaczone do wglądu szerokiego grona pracowników. Dlatego oprogramowania służące do elektronicznej archiwizacji dokumentów oferują także możliwość nadania praw dostępu, dzięki którym pewne dokumenty będą widoczne jedynie dla odpowiednio zdefiniowanej grupy użytkowników. Oznacza to również większe bezpieczeństwo dla poufnych dokumentów.

Korzyści z wprowadzenia elektronicznej archiwizacji jest wiele i w przypadku większości biur taka inwestycja ma szansę widocznie usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Warto pamiętać, że czas to pieniądz, zatem szybszy dostęp do dziesiątek dokumentów i mniej czasu przeznaczanego na czynności administracyjne oznacza wymierne oszczędności budżetowe.

Teresa Olszewska

Prezes Zarządu GAVDI Polska S.A.

Komentarze