O nieuchronnych zmianach w środowisku pracy i biznesu, a także o tym, czy i w jaki sposób nowoczesne technologie mogą zmienić spotkania biznesowe i konferencje - specjalnie dla miesięcznika „Modern Office Manager” mówi Garry Gürtler, Dyrektor Generalny ds. Europy Centralnej i Wschodniej w firmie Regus

Jak nowoczesne technologie wpływają na zmiany w środowisku pracy? Czy mają na nie wpływ?

Środowisko pracy i biznesu zmienia się, staje się bardziej elastyczne i dostosowane do współczesnych realiów. Zmieniają się także miejsca pracy, do czego przyczynia się rozwój nowoczesnych technologii. Firma Regus wraz z jej partnerami stara się dostosować do tych trendów, przewidując potrzeby biznesu i reagując na nie, między innymi poprzez umożliwienie swoim klientom dostępu do wideokonferencji. 

Na czym polega wideokonferencja? Jakie korzyści może przynieść firmie wideokonferencja i jakie możliwości daje?

Wideokonferencje ułatwiają nowoczesną komunikację biznesową. Podczas używania zestawu wideokonferencyjnego mamy możliwość wymiany informacji między dwoma lub wieloma lokalizacjami z całego świata. Możemy w tym samym czasie zarówno widzieć, jak i słyszeć naszych interlokutorów. Wiele firm wideokonferencjami zastępuje częste podróże służbowe. 

Rozwój infrastruktury wideokonferencyjnej naszej firmy stanowi odpowiedź spółki na rosnący popyt na tego typu usługi.

Jak to wygląda w ostatnim czasie? Czy może Pan podać jakieś konkretne dane?

Na przestrzeni ubiegłego roku spółka zanotowała średni wzrost rezerwacji biur wideokonferencyjnych na poziomie 22 procent. Powyższa sytuacja potwierdza prognozy firmy badawczo-doradczej Gartner zakładające, że rynek wideokonferencji w latach 2008-2013 charakteryzować będzie złożony roczny wskaźnik wzrostu na poziomie 17,8 procent. Tym samym wartość całego segmentu wzrośnie w powyższym okresie z poziomu 3,8 do 8,6 miliarda USD . 

Skąd ten wzrost popularności wideokonferencji?

Naszym zdaniem dzieje się tak, ponieważ przedsiębiorcy poszukują sposobów ograniczenia liczby podróży służbowych, osłabienia ich negatywnego wpływu na środowisko oraz redukcji kosztów, przy równoczesnym zachowaniu dotychczasowej wydajności operacyjnej firmy. Oszczędności wynikające z zastąpienia podróży służbowych technologią wideokonferencji mogą sięgać nawet 75 procent.

Może wystarczy więc tylko możliwość telekonferencji?

Telekonferencje są oczywiście tańszym rozwiązaniem niż wideokonferencje. Koszty wyposażenia sali telekonferencyjnej są niższe, niestety jednak podczas takiej formy komunikacji możemy jedynie słyszeć naszego rozmówcę, nie widzimy go. Technologię telekonferencji można określić jako lepszą wersję rozmowy telefonicznej - doceniamy lepszą jakość dźwięku, a w spotkaniu może uczestniczyć większa liczba rozmówców niż podczas tradycyjnego połączenia telefonicznego.  Jeśli jednak ważna jest dla nas znakomita jakość połączenia oraz jeśli chcemy widzieć naszych rozmówców, powinniśmy wybrać jednak technologię wideokonferencji.

Jak wideokonferencja wygląda z technicznego punktu widzenia? Jak to funkcjonuje i jakie elementy są nam potrzebne do połączenia?

Regus oferuje dwa główne rozwiązania: Video Communication (VC) i Telepresence. VC jest opcją obniżającą koszty komunikacji. Dzięki powszechnej dostępności oraz technologii zapewniającej doskonałą jakość dźwięku i obrazu, wideokonferencje mogą być stosowane do połączenia z dużą liczbą uczestników.  Rozwiązania VC zostały wprowadzone w celu polepszenia jakości komunikacji biznesowej i przyśpieszenia procesu podejmowania decyzji w firmach. W 90 procent przepadków stosowania VC transmisja odbywa się pomiędzy dwoma punktami na zasadzie punkt-punkt. Pozostałe 10 procent przypadków rozmów odbywa się pomiędzy wieloma punktami. Taka opcja jest większym wyzwaniem pod względem technicznym i wymaga zaangażowania firmy pośredniczącej. Jeśli zaistnieje taka potrzeba, usługi firm pośredniczących mogą być stosowane także podczas komunikacji odbywającej się pomiędzy dwoma lokalizacjami.

Podczas rezerwowania sali konferencyjnej klienci mają możliwość wyboru pomiędzy połączeniami internetowymi (IP) oraz dedykowanymi liniami telefonicznymi (ISDN).  Pierwsza opcja jest co prawda bezpłatna, ale nie gwarantuje takiej jakości, jak druga. 

Czy polskie firmy chętnie korzystają z możliwości, jakie dają wideokonferencje? Czy może preferują jednak tradycyjne podróże służbowe, by spotkać się i porozmawiać z kontrahentem w innym mieście lub kraju?

Zarówno polskie firmy, jak i przedsiębiorstwa na całym świecie, doceniają możliwości, jakie daje im technologia wideokonferencji. Głównym powodem zainteresowania tymi nowoczesnymi rozwiązaniami są finanse – wideokonferencje mogą być nawet 75 procent tańsze niż spotkania face-to-face. Poza tym dzięki wideokonferencjom firmy mogą także przyspieszyć proces podejmowania decyzji biznesowych. Nie bez znaczenia jest także aspekt ekologiczny - dzięki ograniczeniu podróży służbowych następuję redukcja poziom emisji dwutlenku węgla do atmosfery. Kolejną zaletą jest wzrost efektywności – czas spędzany przez pracowników w podróży nigdy nie będzie tak samo dobrze wykorzystany, jak dzień spędzony w biurze.  

Wideokonferencje były bardzo popularne wśród polskich i europejskich biznesmenów podczas zablokowania ruchu lotniczego nad Europą. Kryzys w branży lotniczej, wywołany przez erupcję wulkanu na Islandii sprawił, że miliony pasażerów utknęły na lotniskach na całym świecie. Sytuacja zaniepokoiła również międzynarodowe przedsiębiorstwa, które musiały zmagać się z odwołanymi spotkaniami i nieobecnością prezesów. Firma Regus, światowy lider w dostarczaniu innowacyjnych rozwiązań w zakresie form pracy, może jednak dać dowód na odporność europejskiego biznesu. W krytycznym tygodniu kwietnia zanotowano 180 proc. wzrost popytu na usługi wideokonferencyjne, co  świadczy o tym, że przedsiębiorstwa starają się rozwiązać problem i prowadzić normalną działalność.

Rozmawiała: Marzena Szulc

Dodaj komentarz