Najlepsze rozwiązania dla office managerów

Potężna dawka wiedzy na temat zarządzania, nowe trendy na rynku, a to wszystko przekazywane przez uznanych ekspertów i praktyków – tak w telegraficznym skrócie można podsumować konferencję „Nowoczesne Biuro”, która odbyła się 19 maja w hotelu Holiday Inn w podwarszawskim Józefowie.

Na spotkanie organizowane przez firmę MB Media, wydawcę m.in. magazynu Modern Office Manager, przybyło niemal 100 uczestników: szefów administracji oraz menedżerów odpowiedzialnych za sprawne funkcjonowanie biur i zakupy wyposażenia. Czekał na nich bardzo bogaty program, który obejmował niemal wszystkie aspekty funkcjonowania nowoczesnego biura. W pierwszej części konferencji dr Mariusz Jan Radło z SGH oraz partner w firmie Seendico przekazywał wiedzę, które zadania administracyjno-organizacyjne warto zlecić zewnętrznym usługodawcom, a które warto pozostawić w firmie. Wśród głównych motywów, które wpływają na zastosowanie outsourcingu dr Radło wymienił przede wszystkim chęć obniżenia kosztów, poprawę jakości funkcjonowania firmy, możliwość szybszej komercjalizacji projektów, dostęp do technicznych umiejętności, wzmocnienie strategii, czy możliwość przewidzenia kosztów. Jednak, jak przestrzegał ekspert, „outsourcing nie jest panaceum na wszystko”. – Firmy dokonujące bardzo dużych redukcji kosztów dzięki outsourcingowi stanowią wyjątek. Jednak oszczędności rzędu 20-30 proc. są realne – przekonywał dr Radło. Przypomniał także, iż złe przygotowanie do outsourcingu i złe planowanie to główne powody porażek w realizacji projektów outsourcingowych. Wśród przyczyn wyliczył w pierwszej kolejności nieegzekwowanie kontraktu, braki wspólnego planowania oraz złe wyniki zespołu dostawcy. Jak powinno zatem wyglądać wdrożenie kontraktu outsourcingowego? – Zanim zdecydujesz się na outsourcing zdefiniuj problem biznesowy i odpowiedz sobie na pytanie, jakie rozwiązanie jest najlepsze. Jeśli się zdecydujesz na outsourcing pamiętaj, że sukces zależy od ciebie. Dokonaj dokładnej oceny możliwych opcji włącznie z oceną ich skutków finansowych. Dokładnie zaplanuj co i jak chcesz wyoutsourcować. Przygotuj plan wdrożenia outsourcingu i konsekwentnie go zrealizuj. Ostatecznie sukces lub porażka będzie wynikiem wielu czynników, które wystąpią zarówno i ciebie jak i u dostawcy. Pamiętaj o strategii wyjścia – wyliczał partner w firmie Seendico.

Negocjacje w pięciu etapach

Jednym z ważniejszych elementów pracy office managera jest także monitoring rynku powierzchni biurowych, dzięki czemu ma on wiedzę na temat obowiązujących cen najmu. Na konferencji zagadnienie te przedstawił Jakub Marszałek, który pracuje w firmie Cushman & Wakefield Polska. Uczestnicy spotkania dowiedzieli się, jakie są najczęściej popełnianie błędy przy renegocjacji umów – Jakub Marszałek zaliczył do nich brak odpowiedniego przygotowania do samego procesu negocjacji, brak analizy obecnie obowiązującej umowy najmu, zmianę wymagań i oczekiwań w trakcji procesu. Zauważył również, że brak określonego celu uniemożliwia rzetelną ocenę procesu oraz włączanie kluczowych osób z firmy w proces najmu dopiero na ostatnim etapie. Często spotykanym błędem, który wpływa później na wyższy koszt wynajmu biura jest także brak analizy i wyceny ponadstandardowych prac wykończeniowych przed podpisaniem umowy najmu. – Może to zwiększyć koszty transakcji ponad zakładany budżet, a warto pamiętać, że koszty aranżacji powierzchni stanowią 10 – 20 proc. wartości transakcji – przypominał Jakub Marszałek.

Negocjacje i renegocjacje umów najmu powinny być podzielone, zdaniem eksperta Cushman & Wakefield, na pięć etapów. W pierwszym dokonywana jest analiza obecnych umów najmu, następnie określane są wymagania i cele procesu, dokonywana jest analiza rynku nieruchomości biurowych i przygotowana długa lista budynków biurowych spełniających kryteria zawarte w spisie wymagań. Etap drugi to m.in. wysłanie pierwszego zapytania ofertowego do wynajmujących, analiza finansowa otrzymanych ofert, wybór krótkiej listy budynków. Etap trzeci to wysłanie drugiego zapytania ofertowego do wynajmujących, wizytacja nieruchomości z krótkiej listy i spotkania z wynajmującymi oraz analiza finansowa i SWOT. W etapie czwartym i piątym powinniśmy wysłać ostatnie zapytania z prośbą o przygotowanie planów według wymagań klienta oraz dokonać wyboru  jednego budynku i podpisać list intencyjny. Ostatni, piąty etap, to przygotowanie planów aranżacji i wycena prac przez wynajmującego, negocjacje umowy najmu oraz podpisanie umowy.

Recepty na organizację przestrzeni

Dość często polem konfliktów pomiędzy administracją biura, a pracownikami jest nieodpowiednia jakość sprzętu biurowego, zwłaszcza krzeseł, stołów, czy oświetlenia. Dlatego też na konferencji nie mogło zabraknąć tematów związanych ergonomią stanowiska pracy. Pierwszy ekspert dr inż. Zbigniew Jóźwiak z Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi przypomniał m.in. że do każdego stanowiska pracy powinno być zapewnione bezpieczne i wygodne dojście, przy czym jego wysokość na całej długości nie powinna być

mniejsza w świetle niż 2 m. – W przypadkach uzasadnionych względami konstrukcyjnymi maszyn i innych urządzeń technicznych dopuszcza się zmniejszenie wysokości dojścia do 1,8 m przy jego odpowiednim zabezpieczeniu i oznakowaniu znakami bezpieczeństwa zgodnymi z Polską Normą – opowiadał uczestnikom. Przekazał także kilka recept na organizację odpowiedniego oświetlenia. – Stosuj żaluzje okienne, usuwaj błyszczące powierzchnie, zmień położenie monitora względem źródeł światła lub źródeł światła względem monitora – wyliczał. Dr Jóźwiak przypomniał również, że niedopuszczalne jest gdy pracownik siedzi

tyłem lub przodem do okna ze względu na nierównomierność luminancji. Ważne jest także  ustawienie monitorów – powinno być równoległe do okien i linii świateł

sufitowych. Z kolei Aleksandra Krawsz z firmy Kinnarps Polska, producenta mebli biurowych przedstawiła wyniki badań dotyczących potrzeb biurowych pracowników w wieku 50+. Kinnarps Polska był także sponsorem konferencji. – Starsi pracownicy odrzucają założenie, że większość pracy spędza się przy ekranie komputera. Przez wiele lat spędzonych w zawodzie rozwinęli oni bowiem własne, niezawodne sposoby pracy, które pomagają im zoptymalizować wydajność – przekonywała Aleksandra Krawsz. – W zajęciach wymagających przechowywania informacji wypracowali alternatywne sposoby postępowania takie jak: archiwizacja wydruków, książek czy podręczników;  pomoce wizualne do stymulowania bądź systematyzowania pracy; ścianki i plansze do wieszania map czy wykresów – mówiła ekspert z Kinnarps Polska.

Optymalnie z papierem

Office managerowie w swojej pracy zmagają się z zalewem papierowej dokumentacji, dlatego ogromne zainteresowanie uczestników spotkania wzbudziło wystąpienie Dominika Łabińskiego, dyrektora w firmie Archidoc, który opowiadał o elektronicznym obiegu faktur jako przykładzie optymalizacji procesów biurowych. Zaletą takiego rozwiązania jest m.in. poprawa wydajności pracy (jednolity system do obsługi faktur niezależnie od kanału wpływu dokumentu, natychmiastowy dostęp do dokumentów za pomocą wielu kryteriów, pełna kontrola procesu akceptacji faktur). – Niebagatelne znaczenie ma także zmniejszenie kosztów obsługi. Chodzi tu o eliminację ręcznego wprowadzania danych z faktur; jest to redukcja zasobów: na etapie przygotowania dokumentów – o 90 proc., przy wprowadzaniu danych o ok. 40 – 70 proc – mówił Dominik Łabiński. Wymieniał także inne korzyści biznesowe: bieżące oraz precyzyjne raportowanie faktur, poprawę relacji z dostawcami (wzrost terminowości regulowania zobowiązań), diametralne skrócenie czasu obsługi faktury. Niebagatelne znaczenie ma także bezpieczeństwo danych: brak zaginionych i przeterminowanych faktur, większa kontrola nad wszystkimi etapami przetwarzania faktury w procesie, obsługa autoryzacji oraz walidacji podczas przetwarzania dokumentu.

Papieru z biura wyeliminować się jednak nie da: jednak racjonalizacja jego zużycia oraz zapewnienie odpowiedniej procedury przynosi realny spadek kosztów druku Właśnie zagadnieniu optymalizacji druku poświęcone były kolejne prelekcje Marka Boreckiego  z Samsunga (sponsor konferencji) oraz Joanny Zdrzałki-Zalewskiej z Hewlett Packard. Pierwszy prelegent wskazał, że taka optymalizacja jest koniecznością, gdyż firmy wydają niemal 10 proc. swoich przychodów na produkcję, zarządzanie oraz dystrybucję dokumentów. Joanna Zdrzałka-Zalewska podkreślała natomiast, że przejęcie kontroli nad własną infrastrukturą druku i przetwarzania obrazu pozwala obniżyć koszty operacyjne i zwiększyć wydajność.

Ciekawym uzupełnieniem prezentacji dotyczących druku było wystąpienie Agnieszki Dyktyńskiej z firmy Dymo, sponsora konferencji, która zajmuje się m.in. produkcją drukarek etykiet. Zauważyła ona, że tego rodzaju urządzenia stają się coraz bardziej niezbędne w nowoczesnym biurze, m.in. ze względu na to, że pozwalają zachować porządek wśród gromadzących się m.in. segregatorów, płyt CD, czy sprzętów elektronicznych. – Drukarki etykiet są bardzo pomocne przy drukowaniu adresów korespondencji. Jeśli przyjmiemy, że tradycyjne zaadresowanie koperty sprawnej sekretarce zajmuje 45 sekund, a dziennie z takiej firmy wychodzi ok. 100 listów. Oznacza to, że tygodniowo na adresowanie przeznacza ona ponad 6 godzin. Widać więc wyraźnie, że taka drukarka będzie opłacalną inwestycją – przekonywała uczestników Agnieszka Dyktyńska.

Idealne zamówienia

Kolejna prelekcja na konferencji dotyczyła optymalizacji kosztów w dziedzinie artykułów biurowych. Głos w tej sprawie zabrali uznani praktycy rynku Jacek Pońc i Michał Szymański z Office Depot, którzy posiadają wieloletnie szerokie doświadczenie w sprzedaży B2B na stanowiskach managerskich oraz praktyczną wiedzę  w organizacji oraz kontroli zamówień wewnątrz firm. Office Depot był także partnerem merytorycznym konferencji. Prelegenci zwrócili uwagę uczestników, że przy negocjacjach z biuro-serwisami trzeba zwrócić uwagę na kilka ważnych spraw. Są to m.in. zapisanie terminu płatności, oferowany asortyment, możliwości systemowe dostawcy, gwarancja jakości, certyfikacja i warunki cenowe. Konieczne jest również dopilnowanie tego, czy dostawca ma

odpowiednią liczbę osób do zrealizowania zamówień (help-desk, call-center) oraz dostęp do narzędzi off-line (czytelny katalog książkowy, cennik) oraz on-line (sklep internetowy).

Konferencję „Nowoczesne Biuro” kończyło wystąpienie Marcina Starosielca z KBC Autolease Polska, który opowiadał o możliwościach zarządzania firmową flotą samochodową i rozwiązaniu full service leasing. Jego zalety prelegent podzielił na trzy części: operacyjne (outsourcing i minimalizacja administracji i koncentracja na core businessie, mobilność użytkowników i dodatkowa motywacja pracowników, doradztwo i wsparcie ekspertów od flot), finansowe (poprawa wskaźników rentowności i zdolności kredytowej) oraz podatkowe (np. pełne odliczenie VAT od serwisu, optymalizacja kosztów nieodliczonego VAT, brak „nadpłacania” VAT).

A co w kuluarach?

Duża część konferencyjnego życia toczyła się także w kuluarach oraz… na parkingu. Przed hotelem bowiem goście mogli zapoznać się z ofertą samochodów dla firm przedstawioną specjalnie dla uczestników „Nowoczesnego Biura”. Firma Fiat Auto Poland prezentowała samochody Fiat, Lancia oraz Alfa Romeo. Natomiast Auto Viva zachęcała uczestników spotkania do zapoznania się z najnowszymi modelami Volkswagena oraz Audi. Pod koniec konferencji rozlosowano także voucher uprawniający do skorzystania w wybranego samochodu Volkswagen za darmo przez weekend.

Dużym powodzeniem cieszyły się także stoliki zagospodarowane przez innego sponsora konferencji – Nestle Professional, który częstował m.in. kawą i słodkimi przekąskami. Uczestnicy odwiedzali także stanowisko firmy Kobo, dystrybutora wody, który proponował wszystkim możliwość darmowego skorzystania ze swoich urządzeń w biurze przez dwa tygodnie. Oblegane było także stanowiska z urządzeniami biurowymi firmy Dymo, gdzie prezentowana była m.in. oferta drukarek LabelWriter, biurkowych i przenośnych drukarek etykiet. Uczestnicy konferencji zaproszeni zostali do udziału w konkursie na wymyślenie najoryginalniejszych etykiet, najlepsi otrzymali w nagrodę produkty firmy Dymo.

Krzysztof Olszewski

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarza do tego arykułu