Szum w słuchawkach, niezrozumienie słów rozmówców, problemy techniczne, nadmiar kabli lub zaawansowany sprzęt telekonferencyjny, który jest tak skomplikowany w instalacji i obsłudze, że nikt z pracowników z niego nie korzysta…

To nie jest zły sen office managera, lecz rzeczywistość w wielu polskich przedsiębiorstwach. Na szczęście producenci nowoczesnych rozwiązań telekomunikacyjnych i projektanci dostosowują swoje produkty do wymagań rynku i stawiają na cechy, które są teraz w cenie: mobilność, bezpieczeństwo, jakość dźwięku, wygodę oraz stylowy wygląd.

Większość firm swoje działanie opiera na komunikacji z klientem. Telekonferencje, rozmowy telefoniczne lub te przeprowadzane za pomocą komunikatorów internetowych są integralnymi i bardzo ważnymi elementami świata biznesu. Przedsiębiorcy są coraz bardziej świadomi tego, że liczy się nie tylko to, co się chce przekazać klientowi, lub to, co klient chce przekazać swojemu rozmówcy, ale także aspekt techniczny tego przekazu. Dlatego na polskim rynku pojawia się coraz więcej urządzeń, które są stosowane podczas telekonferencji i które ułatwiają komunikację.               

M jak mobilność

Czy pracownik biurowy, korzystający w codziennej pracy z telefonu i komunikatorów internetowych, musi być przykuty do biurka? Nie musi i nie chce, ponieważ wielogodzinna praca w jednej pozycji może być męcząca. Ponadto urządzenia stacjonarne są mniej wygodne niż takie, które można bez problemu przenieść w inne miejsce. Dlatego też producenci prześcigają się w propozycjach rozwiązań mobilnych.

Taki trend utrzymuje się także w przypadku wyposażenia sal konferencyjnych. Osoby biorące udział w telekonferencji nie muszą trzymać się kurczowo źródła dźwięku. Nie ma także takiej potrzeby, by ruchy pracowników były ograniczone przez okablowanie, ponieważ na rynku dostępne są bezprzewodowe zestawy słuchawkowe, zapewniające możliwość przemieszania się i oddalania od biurka – w wolnej przestrzeni nawet do 180 metrów, a w obrębie budynków do 55 metrów.

Wygoda

Mobilność zdecydowanie wpływa na poziom wygody użytkowania. Pracownicy mogą swobodnie przemieszczać się po sali konferencyjnej lub całym biurze, nie są skrępowani kablami ani ograniczeni przez zasięg dźwięku.

Przy wyborze sprzętu telekonferencyjnego konieczne jest zwrócenie uwagi na wygodę użytkowania i łatwość instalacji. Nawet najbardziej zaawansowane rozwiązanie telekomunikacyjne powinno być proste w obsłudze – użytkownicy bowiem mogą szybko się zniechęcić, jeśli nie będą w stanie szybko zainstalować danego urządzenia.  

Liczy się jakość dźwięku

Wiele polskich firm inwestuje w rozwiązania telekonferencyjne, które pozwalają na oszczędności czasu i pieniędzy niezbędnych podczas podróży służbowych. Takie telekonferencje bardzo często przeprowadzane w obcych językach. Do „spotkań” na odległość służą zarówno połączenia telefoniczne, jak i komunikatory VOIP.

Firmy, które wybierają najtańsze rozwiązania, takie jak zwykłe telefony z opcjami głośnomówiącymi lub zwykłe słuchawki i mikrofony komputerowe, nie są niekiedy świadome ryzyka płynącego z takiego wyboru.

Używanie sprzętu gorszej jakości podczas telekonferencji negatywnie wpływa na proces komunikacji. Osoby biorące udział w spotkaniu z trudem rozumieją wypowiedź, często muszę też borykać się z problemami technicznymi. Urządzenia te pozostawiają zazwyczaj także wiele do życzenia – najtańsze słuchawki zapewniają jedynie niskiej jakości dźwięk, słowa wypowiadane do mikrofonów są trudne do zrozumienia, a głos jest nieprzyjemny i zniekształcony. Jest to właśnie bariera komunikacyjna, bowiem rozmówcy nie mogą nawiązać kontaktu interpersonalnego, niezbędnego w relacjach biznesowych.

O takich problemach mogą zapomnieć osoby korzystające z DW Office firmy Sennheiser Communications, bezprzewodowego systemu słuchawkowego DECT służącego do profesjonalnego zastosowania w salach konferencyjnych, biurach, recepcjach i punktach call center. Urządzenie pozwala na przeprowadzenie konferencji telefonicznej za pomocą czterech zestawów słuchawkowych w jednym momencie. DW Office minimalizuje bariery, które są normą podczas tradycyjnej komunikacji telefonicznej. Podczas korzystania z DW Office użytkownik może mieć pewność, że otrzyma dźwięk najwyższej jakości zarówno w trybie wąskopasmowym, jak i w szerokopasmowym.

- Ta cecha jest szczególnie przydatna podczas rozmów prowadzonych w językach obcych – mówi Tomasz Sieńczyk, współwłaściciel i dyrektor ds. rozwoju firmy Garets, autoryzowanego importera i dystrybutora produktów Sennheiser Communications w Polsce. - Rozmówcy mogą być pewni, że znakomitej jakości dźwięk wpłynie pozytywnie na proces rozumienia tekstu wypowiadanego przez interlokutora. Dodatkowo wysoka jakość dźwięku zmniejsza dystans pomiędzy rozmówcami, ponieważ słowa wypowiadane do mikrofonu i odbierane w słuchawce brzmią bardzo naturalnie. Mikrofon z funkcją tłumienia szumów gwarantuje minimalizację dźwięków pochodzących z otoczenia    

Bezpieczeństwo

Pracodawcy coraz bardziej interesują się bezpieczeństwem swoich pracowników. Dzieje się tak zarówno ze względu na troskę o dobro zatrudnionych osób, jak też ze względu na chęć uniknięcia ewentualnych pozwów konsekwencji finansowych.

Bezpieczeństwo oznacza także dbanie o słuch pracowników. Jeśli osoby zatrudnione w firmie są narażone na długotrwały, zniekształcony dźwięk złej jakości lub na nagłe skoki jego natężenia, może nastąpić uszkodzenie słuchu lub szok akustyczny. Szok akustyczny to czasowe lub długofalowe zakłócenie słyszalności, spowodowane przez nagłe i głośne akustyczne „wybuchy”. Osoby korzystające często z telefonu przyznają, że akustyczne „wybuchy” u niektórych powodują złe samopoczucie, rozdrażnienie, zmęczenie, pogorszenie słuchu, szum w uszach i mniejszą wydajność pracy. Negatywne skutki stałego narażenia na szok akustyczny potwierdzają liczne badania, które są prowadzone od roku 1970.

W interesie zarówno pracodawców, jak i samych pracowników, jest dbanie o słuch osób rozmawiających często przez telefon i uczestniczących w telekonferencjach. Pracodawcy coraz częściej interesują się wysokiej jakości sprzętem, który dostosowany jest do norm unijnych.   

Problem ochrony słuchu dostrzegają także producenci nowoczesnych rozwiązań telekomunikacyjnych. To właśnie ze względu na troskę o bezpieczeństwo użytkowników we wszystkich modelach słuchawek marki Sennheiser Sommunications zastosowany został innowacyjny system ochrony słuchu ActiveGard. Ten opatentowany system wykorzystuje technologię kompresji, co pozwala na usunięcie nadmiernej energii sygnału wejściowego i uwolnienie go od zniekształceń.

Wygląd ma znaczenie

Sala konferencyjna jest wizytówką biura – to w niej odbywają się kluczowe rozmowy i telekonferencje. Producenci zaawansowanych rozwiązań telekomunikacyjnych odpowiadają na zapotrzebowanie rynku i oferują urządzenia marki Premium, które nie tylko gwarantują wysoką jakość, ale także stylowy design:    

- Znakomite parametry techniczne nie wystarczają, nowocześnie wyposażona sala konferencyjna musi mieć także atrakcyjny wygląd. Sprzęty mające zastosowanie podczas telekonferencji są niejednokrotnie dziełami projektantów, wpisują się w przestrzeń biura i również świadczą o jego wystroju – mówi Anita Andrysiewicz, projektantka wnętrz z firmy 2A Studio.

Bezprzewodowe zestawy słuchawkowe muszą dobrze się prezentować podczas użytkowania. Dlatego właśnie ważna jest możliwość wybory sposobu noszenia – niektórzy pracownicy wolą korzystać z dyskretnych naczepów nausznych, inni wolą stosować pałąki nagłowne. Zawsze jednak ważny jest dla nich estetyczny wygląd urządzenia.  

Wyposażenie biur i sal konferencyjnych to nie tylko stylowe meble i akcesoria. To także nowoczesne technologie: laptopy, urządzenia interaktywne, monitory, rzutniki. Zwykły telefon i komputer, coraz częściej przenośny, już nie wystarczają - jeśli firma podąża za najnowszymi trendami musi zainwestować w wyposażenie sali konferencyjnej.

Jakie są korzyści z takiej inwestycji? Po pierwsze zapewniona zostaje lepsza jakość zarówno komunikacji wewnętrznej, na przykład pomiędzy różnymi oddziałami danej firmy, jak i komunikacji z klientami. Lepsza komunikacja to lepsze relacja, a to ma swoje odbicie w ilości klientów i w finansach przedsiębiorstwa.

Wzrost zapotrzebowania na usługi wideokonferencyjne

Regus, globalny lider w branży innowacyjnych rozwiązań wynajmu powierzchni biurowej, uruchomił największą na świecie, dostępną publicznie sieć sal wideokonferencyjnych.

Dostępny za pośrednictwem strony internetowej firmy Regus portfel 2500 biur wyposażonych w sprzęt do wideokonferencji, na które składają się zarówno centra należące do spółki, jak i obiekty partnerskie, obejmuje swoim zasięgiem 115 krajów oraz 1 110 miast i obszarów podmiejskich na całym świecie. 

Rozwój infrastruktury wideokonferencyjnej firmy Regus stanowi odpowiedź spółki na rosnący popyt na tego typu usługi. Na przestrzeni 2009 r. spółka zanotowała globalnie średni wzrost rezerwacji biur do wideokonferencji na poziomie 22 proc.  Powyższa sytuacja potwierdza prognozy firmy badawczo-doradczej Gartner zakładające, że rynek wideokonferencji w latach 2008-2013 charakteryzować będzie złożony roczny wskaźnik wzrostu na poziomie 17,8 proc. Zdaniem Regus dzieje się tak, ponieważ firmy poszukują sposobów ograniczenia liczby podróży służbowych, osłabienia ich negatywnego wpływu na środowisko oraz redukcji kosztów, przy równoczesnym zachowaniu dotychczasowej wydajności operacyjnej firmy. Oszczędności wynikające z zastąpienia podróży służbowych technologią wideokonferencji mogą sięgać 75 proc. Ograniczy to równocześnie do minimum poziom emisji dwutlenku węgla do atmosfery.

- Rozszerzanie się granic działalności biznesowej obserwujemy już od pewnego czasu, jednak rosnąca presja ograniczania wydatków na podróże, zwiększania produktywności i zmniejszania negatywnego oddziaływania na środowisko naturalne mogłaby zaszkodzić międzynarodowym kontaktom biznesowym - powiedział Mark Dixon, dyrektor generalny Regus. - Niezależnie od tego, czy czynnikiem motywującym są koszty, produktywność czy ochrona środowiska, dajemy firmom możliwość zachowania łączności i dalszego rozwoju działalności międzynarodowej. 

Wyposażone w sprzęt do wideokonferencji biura Regus można rezerwować z wyprzedzeniem zaledwie trzech do siedmiu dni.

Regus zaprojektował swoje usługi i sieć biur w sposób umożliwiający klientom poczynienie maksymalnych oszczędności. Pakiet rozwiązań firmy Regus obejmuje:

• Najszerszą gamę lokalizacji ułatwiającą dostęp do usług wideokonferencyjnych
• Dostawcę połączeń mostowych w celu zapewnienia najwyższej jakości usług
• Sprzęt umożliwiający bezproblemowe połączenie ze wszystkimi urządzeniami spełniającymi standardy branżowe.

Firma Regus nie tylko posiada tradycyjne biura wyposażone w sprzęt do wideokonferencji, lecz również wdraża projekt zakładający stworzenie dostępnej publicznie sieci sal oferujących kablowe i bezprzewodowe rozwiązania telepresence wykorzystujące urządzenia Polycom RPX. Systemy telepresence pozwalają uczestnikom spotkania doświadczać obecności kolegów w naturalnej wielkości i wysokiej rozdzielczości, dzięki czemu wszystkie strony spotkania mają poczucie, jakby znajdowały się w tym samym pomieszczeniu.

Komentarze

Nie ma jeszcze komentarza do tego arykułu