Skanery to urządzenia coraz częściej obecne w polskich biurach - nierzadko jako jedna z użyteczności wielofunkcyjnych urządzeń drukujących.

Na co dzień najczęściej korzystamy z drukarki i kopiarki.

Nie zawsze jednak do końca mamy świadomość, w jak dobrze wykorzystać skaner w pracy biurowej, w jaki sposób może być on pomocny

Fot. Canon

Optymalnie i sprawnie

Monika Michalska

Specjalista ds. marketingu produktów DIMS

Canon Business Solutions

W nowocześnie zorganizowanych firmach głównym zadaniem skanerów jest usprawnienie oraz optymalizacja przepływu informacji poprzez wspomaganie systemów elektronicznego obiegu dokumentów. Kiedy dokument – po zeskanowaniu – otrzymuje postać cyfrową, dużo łatwiej jest skierować go do odpowiednich osób, unikając po drodze ryzyka zniszczenia lub zagubienia. Zwiększa się również efektywność pracy, ponieważ dokumenty przesyłane są dalej zgodnie z przyjętymi procedurami.

Skanery, które współpracują z systemami Workflow jako pierwsze ogniwo, pozwalają na bezpieczne wprowadzenie skanów faktur, zestawień finansowych i innych dokumentów do wygodnego w użytkowaniu systemu informatycznego.

Skanery dokumentowe możemy podzielić na dwie podstawowe grupy: sieciowe i jednostanowiskowe.

Dokumentowym skanerem sieciowym jest np. Canon ScanFront 220/220P. Na tle konkurencji wyróżnia się przede wszystkim swoją kompaktową budową, w której kryje się wiele użytecznych funkcji. Dostęp do nich umożliwia duży 8,5-calowy kolorowy ekran dotykowy – administratorzy mogą zarządzać urządzeniem z poziomu przeglądarki internetowej. Pozwala im to wybierać sposób logowania się do urządzenia, dodawać użytkowników skanera, nadawać im uprawnienia bądź wpisywać ograniczenia możliwości wysyłania zeskanowanych dokumentów. Mogą dodatkowo zdefiniować adresy, na które dokumenty mają być przesyłane (w różnych konfiguracjach na e-mail, na serwer FTP czy do folderów sieciowych). Skaner sieciowy ScanFront dostępny jest w dwóch modelach: standardowym ScanFront 220 i w wersji profesjonalnej ScanFront 220P, która posiada ultradźwiękowy czujnik wykrywania podwójnie pobranych kartek oraz czytnik linii papilarnych.

Fot. Canon

Grupę skanerów jednostanowiskowych stanowią urządzenia z serii Canon imageFORMULA. Najbardziej popularne z nich są te przeznaczone dla grup roboczych i działów firm. Najnowszym modelem tego typu jest DR-6010C, który skanuje z prędkością 60 str./min. i 120 obrazów/min. w dupleksie oraz oferuje wydajność 7500 skanów dziennie. Użytkownikom, którzy nie skanują takich ilości dokumentów, możemy polecić skaner DR-2510C i DR-3010C (odpowiednio do 1500 i do 3000 skanów dziennie). Wszystkie z wymienionych modeli oferują szereg przydatnych funkcji, takich jak ultradźwiękowy czujnik służący do wykrywania podwójnych pobrań papieru, rozpoznawanie rozmiaru dokumentu, wykrywanie koloru, pomijanie pustych stron, rozpoznawanie kierunku tekstu oraz tryb folio (funkcja, która umożliwia skanowanie formatu A3 na skanerach przeznaczonych do formatu A4).

Inną z możliwości wykorzystania skanerów z biurze jest typowa archiwizacja papierowych dokumentów, które zajmują przestrzeń w biurze, często nawet całe pomieszczenia. Przy masowym wydruku nie poleca się skanowania sieciowego, w takim przypadku proponujemy skanery, które podłączone są do konkretnego komputera i tworzą wspólnie stanowisko do skanowania. W segmencie skanowania produkcyjnego średnionakładowego (do 60 tys. skanów dziennie) możemy zaoferować skaner dokumentowy Canon imageFORMULA DR-X10C o prędkości 100 str./min. i 200 obrazów/min. w dupleksie. Użytkownikom, którzy myślą o skanerach z mniejszą wydajnością (do 12-18 tys. skanów dziennie), proponujemy skanery dokumentowe Canon imageFORMULA DR-6050C/7550C/9050C.

Przy omawianiu roli skanerów dokumentowych w nowocześnie zorganizowanych biurach warto pamiętać też o kwestii oszczędności dla firmy. Skanując dokumenty, ograniczamy ich papierowe wersje, a tym samym – miejsce, które zajmują. Dodatkowo, dokumenty po zeskanowaniu trafiają we wcześniej zdefiniowany miejsce i są odpowiednio opisane, taki model pracy pozwala zaoszczędzić czas pracownikom, którzy zmuszeni są do sięgnięcia do archiwum i znalezienie poszukiwanej informacji. Teraz robią to szybko, a zaoszczędzony czas mogą przeznaczyć na swoje podstawowe obowiązki.

Sieciowo lub lokalnie

Rafał Pawłowski,

Corporate Account Manager, Epson

Każda firma posiada własny system zarządzania dokumentami. Jednocześnie wielu klientów biznesowych decyduje się na wprowadzenie nowoczesnych, bardziej efektywnych kosztowo i ekonomicznych rozwiązań.

Oto kilka wskazówek, które pomogą wybrać odpowiedni skaner:

- Określ dzienną ilość skanowanych dokumentów;

- Określ rodzaj skanowanych dokumentów. Jeśli większość z nich to zbindowane, zszyte książki, należy wybrać skaner płaski z podajnikiem, tak by móc swobodnie kłaść dokumenty na szybie;

- Określ czy skaner ma pracować w sieci czy lokalnie. Jeśli w sieci, to ważny jest wyświetlacz LCD do zdalnego zarządzania skanerem;

- Zwróć uwagę na okres gwarancji – optymalnie 24 miesiące na miejscu.

Proponowany skaner to Epson GT-S80/N - profesjonalne narzędzie do skanowania dla firm, które szukają rozwiązania szybkiego i ekonomicznego. Szybkie łącze USB 2.0 oraz karta sieciowa w urządzeniu GT-S80N zapewniają łatwy i wygodny dostęp wszystkim użytkownikom. Modele te obsługują sterowniki Twain i ISIS, co pozwala na łatwą integrację z dowolnymi aplikacjami do zarządzania dokumentami. Automatyczny podajnik dokumentów A4 na 75 kartek pozwala na skanowanie wielu dokumentów z dużą szybkością, która wynosi 40 stron i 80 obrazów na minutę. Prędkość ta uzyskiwana jest za pomocą dwóch lamp LED, które skanują dwie strony podczas jednego przejścia kartki. Lampy te wykorzystują technologię Ready Scan LED, która umożliwia natychmiastowe skanowanie po włączeniu urządzenia. Skanery te zostały również wyposażone w czujnik ultradźwiękowy, zapobiegający pobraniu dwóch kartek jednocześnie. Łatwość obsługi ma kluczowe znaczenie dla użytkowników biznesowych. Seria GT-S80 oferuje dwuwierszowy wyświetlacz LCD, dzięki któremu użytkownik w łatwy sposób może zdefiniować dziesięć schematów szybkiego skanowania. Użytkownik wybiera zdefiniowany wcześniej profil z wyświetlacza i za naciśnięciem jednego przycisku wysyła skan np. do dowolnej lokalizacji sieciowej. Funkcje skanowania wizytówek, kart identyfikacyjnych i tłoczonych jeszcze bardziej zwiększają użyteczność skanerów dla użytkowników biznesowych, pozwalając przenieść dane bezpośrednio do cyfrowej bazy danych.

Fot. Epson

Skaner dysponuje również funkcją wspierania formatu A3, co pozwala na ręczne skanowanie tego formatu. Wbudowane oprogramowanie Epson Event Manager eliminuje wieloetapową procedurę przechwytywania dokumentów papierowych i może za jednym naciśnięciem przycisku przekształcać, rozpowszechniać oraz zapisywać informacje w praktycznie każdym systemie zarządzającym, na przykład na określonym koncie e-mail, w systemie druku, albo w aplikacji do zarządzania dokumentami. Natomiast aplikacja EpsonScan umożliwia użytkownikom wykorzystanie zaawansowanych funkcji obrazowania dokumentów, takich jak tworzenie plików multi PDF, możliwych do przeszukiwania plików PDF, zabezpieczonych plików PDF, automatycznej segmentacji obszarów, usuwania przekosów, pomijania pustych stron, usuwania kolorów RGB i wielu innych, aby usprawnić przetwarzanie dokumentów i zwiększyć produktywność. Skanery GT-S80/N wyposażone zostały również w dodatkowe oprogramowanie takie jak: Presto PageManager 8 Pro, oferujący gotowy system do zarządzania dokumentami archiwalnymi. Oprogramowanie OCR ABBYY FineReader Sprint i BizCard Reader szybko przekształcają informacje kontaktowe z wizytówek w wygodną, możliwą do przeszukiwania bazę danych.

Skutecznie i bezpiecznie

Joanna Zdrzałka-Zalewska,

MPS Sales Lead HP Polska:

Skanery mogą znacznie przyspieszyć pracę biurową na wielu obszarach, od  przetwarzania informacji biznesowych (np. opiniowania przez centralę banku wniosków kredytowych, napływających do oddziałów), do tych związanych z informacjami finansowymi.

Archiwizacja dokumentów i wprowadzanie danych do systemów finansowo-księgowych za pomocą skanowania są skutecznym sposobem na zabezpieczenie informacji z przydzieleniem praw dostępu użytkownikom.

Przy dużej ilości dokumentów papierowych, które szybko i profesjonalnie powinny zostać zeskanowane do postaci elektronicznej, najczęściej wykorzystuje się skanery jednofunkcyjne,  czyli niestanowiące części urządzenia wielofunkcyjnego. Doskonale pokazuje to przykład jednego z projektów wykonanego dla Banku Gospodarki Żywnościowej, gdzie wykorzystanie skanerów do przekazywania zebranych od klientów dokumentów skróciło opiniowanie wniosku i wydanie decyzji z dwóch dni do kilkudziesięciu minut.

Profesjonalne skanery mają wiele przydatnych funkcji, np. możliwość skanowania w kilku formatach (od czeków aż do A3) bez względu na rodzaj papieru, skanowanie do wielu aplikacji, rozpoznawanie znaków polskich OCR, a także możliwość przeszukiwania skanowanych dokumentów.

Wybór – według potrzeb

Grzegorz Dzięcioł,

Wiceprezes Zarządu Digital Document Professionals (DDP) Sp. z o.o.

Urządzenie skanujące, które ma wspomagać obieg dokumentów, powinno spełniać potrzeby danej firmy. Dla kilkuosobowego biura wystarczy nieskomplikowany skaner nabiurkowy formatu A4. Jednak na rynku jest wiele firm, których działalność związana jest
z przetwarzaniem dużych ilości dokumentów. Mam na myśli firmy ubezpieczeniowe, banki, usługodawców finansowych, firmy z branży logistycznej, przemysłowej, handel detaliczny, czy wreszcie instytucje administracji publicznej. Na rynku są też firmy, które pracują
z nietypową pod względem formatu dokumentacją (biura projektowe, architektoniczne
i geodezyjne). Wreszcie są instytucje, takie jak biblioteki czy archiwa, które skanują dzieła oprawione.

Wszystkie wymienione podmioty potrzebują rozwiązań specjalistycznych. Firma DDP (Digital Document Professionals) dostarcza klientom kompleksowe rozwiązania skanujące do profesjonalnych zastosowań. Dla firm przetwarzających ogromne ilości dokumentów oferujemy wysokowydajne skanery produkcyjne SCAMAX niemieckiej firmy InoTec. Urządzenia te są w stanie przetworzyć nieograniczoną liczbę dokumentów (nie ma rekomendowanych limitów skanów).

Fot. Scamax

Modele SCAMAX z serii 4X2 skanują od 80 do 300 stron A4 na minutę (przy rozdzielczości 200 dpi). Charakteryzują się wysoką niezawodnością i niskimi kosztami eksploatacji. Do najbardziej wymagających pod względem nakładów zastosowań DDP proponuje klientom modele SCAMAX z serii 5XX. To urządzenia
o najwyższych wydajności, pracujące z prędkością 170 do 460 obrazów na minutę (format A4, przy rozdzielczości 200 dpi). Modele te po wyposażeniu w opcjonalną kamerę mikrofilmową mogą jednocześnie zapisywać obrazy w postaci cyfrowej i tworzyć ich kopie mikrofilmowe. Wszystkie skanery SCAMAX dostarczane są z certyfikowanymi sterownikami Twain oraz ISIS, co umożliwia ich integrację z większością systemów archiwizacji, obiegu lub zarządzania dokumentami.

Urządzenia SCAMAX wykorzystywane są w wielu światowych firmach z branży finansowej i ubezpieczeniowej (Signal Iduna, ING Bank Holandia, Deutsche Bank 24, ING Bank Holandia, Volksbank Sindelfingen, Siemens Financial Services), przemysłowej (Audi, BMW, Daimler Chrysler, Siemens VW Volkswagen), logistycznej (Deutsche Post, Deutsche Post Direkt, DPD Deutscher Paket Dienst, DPD) i handlu detalicznego (Bertelsmann, Lidl, Praktiker, Spar).

Profesjonalne skanowanie

Zbigniew Mądry,

Dyrektor Handlowy – Członek Zarządu, AB SA

Rynek skanerów od kilku lat wykazuje tendencję spadkową – w szczególności pod względem ilości sprzedawanych sztuk. Klienci, którzy do niedawna kupowali najtańsze modele, teraz wybierają urządzenia wielofunkcyjne. Ich cena jest porównywalna do skanera, a funkcjonalność – dzięki wbudowanej drukarce i faksowi – znacznie bogatsza. Do zmniejszenia tego segmentu przyczynił się również rozwój i popularyzacja fotografii cyfrowej. Możemy śmiało stwierdzić, że rynek skanerów przesuwa się w kierunku urządzeń profesjonalnych, wyspecjalizowanych, a co za tym idzie – droższych.

Skanery profesjonalne możemy podzielić na co najmniej kilka grup:

- modele przeznaczone do skanowania dużej ilości dokumentów, wspomagające nowoczesny obieg dokumentów w firmie. Cechami charakterystycznymi dla tej grupy produktów są między innymi automatyczny pojemnik dokumentów o dużej pojemności oraz duża prędkość skanowania. Rozdzielczość optyczna w tych modelach nie jest cechą kluczową. Przykładami tej grupy urządzeń są m.in. HP Scanjet 7650N przeznaczony do skanowania dokumentów w formacie do A4; oraz HP Scanjet N9120  przeznaczony do skanowania dokumentów w formacie do A3.

Fot. HP

- urządzenia do skanowania książek, w których wymagana jest specjalna konstrukcja obudowy umożliwiająca odpowiednio szerokie otworzenie pokrywy oraz konstrukcja lampy, która pozwala na skanowanie bez zniekształceń zawartości zgiętej strony – nawet bardzo blisko środka książki. Przykładem takiego skanera jest Plustek OpticBook 3600.

- modele  do digitalizacji prac artystycznych, szkiców i planów, kolorowych map terenu itp. Charakteryzują sie wysoką rozdzielczością optyczna, możliwością skanowania materiałów o rozmiarze A3 lub większym. Wyposażone są w bogate oprogramowanie do graficznej obróbki skanów. Charakterystycznym modelem dla tej grupy jest Plustek OpticPro A320

- urządzenia  przeznaczone do skanowania klisz filmowych. Są to z reguły zamknięte konstrukcje, do których wsuwa sie klisze fotograficzne. Np. model Plustek OpticFilm 7200 USB.

- skanery mobilne, umożliwiające digitalizacje dokumentów poza biurem. Są to urządzenia o bardzo niewielkich rozmiarach, co ułatwia ich przenoszenie.

Wśród urządzeń najtańszych można wymienić modele: HP Scanjet G2410, HP Scanjet G3110 oraz Canon CanoScan Lide 100 i Canon CanoScan Lide 200. Skanery tego typu oferują z reguły tylko podstawową funkcjonalność.

Michał Rochalski

Product Manager, Plustek

Propozycje urządzeń do biur:

Plustek SmartOffice PL2546 jest płaskim skanerem, wyposażonym w automatyczny podajnik do dokumentów ADF. Wbudowany podajnik pozwala na zeskanowanie dokumentacji z obu stron jednocześnie w krótkim czasie. Wysoka jakość oraz szybkość podajnika na poziomie 25 stron na minutę czyni z niego jedno z najbardziej konkurencyjnych urządzeń przy jednoczesnym zachowaniu atrakcyjnej ceny. W skanerze zastosowano podwójny przetwornik CIS o rozdzielczości 600 dpi. Przy skanowaniu obustronnym kartki przechodzą przez układ skanujący tylko raz - skaner odczytuje dane z obu układów jednocześnie. Specjalna konstrukcja skanera umożliwia skanowanie także małych dokumentów wielkości karty kredytowej. Bogatą listę oprogramowania otwiera doskonały program do rozpoznawania tekstu - Abbyy FineReader w polskiej wersji językowej. Zarządzanie dokumentami wspomaga program NewSoft Presto! PageManager 7.1. Obsługa skanera jest prosta i intuicyjna.

Plustek SmartOffice PS286 to wyjątkowo szybki skaner dupleksowy o kompaktowych rozmiarach. Oferuje dodatkowo możliwość skanowania kart kredytowych i innych dokumentów plastikowych. Skaner spełnia wymagania stawiane nowoczesnym urządzeniom, służącym do masowego zapisywania dokumentacji na postać cyfrową. Zastosowanie nowoczesnych rozwiązań konstrukcyjnych zaowocowało niespotykaną efektywnością skanera - przetwarzanie do 25 dokumentów w ciągu minuty. Skaner od razu po uruchomieniu od razu jest gotowy do pracy.

W skanerze zastosowano podwójny przetwornik CIS o rozdzielczości optycznej 600 dpi. Przy skanowaniu obustronnym kartki przechodzą przez układ skanujący tylko raz - skaner odczytuje dane z obu układów jednocześnie. Specjalna konstrukcja skanera umożliwia skanowanie także dokumentów wielkości karty kredytowej.

Bogatą listę oprogramowania otwiera doskonały program OCR - Abby FineReader w polskiej wersji językowej. Zarządzanie dokumentami wspomaga program NewSoft Presto! PageManager 7.1. Obsługa skanera jest prosta i intuicyjna. Sterownik w polskiej wersji językowej nie przysporzy problemów nawet niedoświadczonemu użytkownikowi.

Plustek OpticPro A320 to doskonałe urządzenie do digitalizacji materiałów o rozmiarze A3. Wysoka rozdzielczość optyczna oraz szybki interfejs USB 2.0 pozwalają na uzyskanie wysokiej jakości skanów w krótkim czasie. Skaner potrzebuje niecałe 12 sekund na uzyskaniu kolorowego materiału w formacie A3. Obsługa jest prosta - siedem przycisków szybkiego umożliwia wyjątkowo łatwą i intuicyjną obsługę. Każdy przycisk można skonfigurować do dowolnego zadania. Skaner posiada bogaty pakiet oprogramowania.

(opr. Red.)

Dodaj komentarz