Dokumenty i nośniki danych. Kompleksowa oferta REMONDIS DATA dla firm w zakresie odbioru i niszczenia dokumentów i innych nośników informacji oraz utylizacji odpadów

Jak powinno wyglądać profesjonalne niszczenie dokumentów, by dane i informacje na temat działalności naszej firmy nie dostały się nieoczekiwanie w niepowołane ręce?

Poniżej przedstawiamy kolejne etapy tego procesu:

Dostarczenie pustych pojemników lub worków

Ze względu na bezpieczeństwo procesu i dla jego maksymalnego usprawnienia REMONDIS DATA stosuje europejski system wymiennych aluminiowych pojemników z indywidualnym zamkiem i numerem lub plombowane worki bankowe. Kierowcy-konwojenci zgłaszają się w terminie wynikającym z przyjętego harmonogramu lub wkrótce po zgłoszeniu telefonicznym do wskazanego miejsca odbioru i do wyznaczonej osoby, mając ze sobą odpowiednią ilością pustych pojemników lub worków.

Załadunek

Kierowcy-konwojenci dokonują podmiany pojemników pełnych na puste lub tez dokonują załadunku dokumentacji wskazanej przez przedstawiciela klienta w momencie przyjazdu do danej placówki. Przed odbiorem pokrywa każdego napełnionego pojemnika jest zamykana i zabezpieczana poprzez jej zatrzaśnięcie, a worki są plombowane jednorazowymi plombami. Odbiór hermetycznie zamkniętych pojemników lub worków następuje przez własnych przeszkolonych kierowców-konwojentów.

Poświadczenie odbioru

Odbiór pojemników lub worków poświadczany jest na czterostronicowym formularzu przebitkowym. Formularze te drukowane są jako zlecenie w siedzibach oddziałów REMONDIS DATA. Kierowcy przed wyruszeniem w trasę pobierają je u dyspozytora. W momencie odbioru pełnych pojemników, kierowcy-konwojenci wpisują ręcznie

indywidualne i niepowtarzalne numery poszczególnych pojemników i ich typy lub numery plomb w przypadku odbioru worków. Pierwsza strona poświadczenia odbioru, po jej wypełnieniu i podpisaniu przez kierowcę-konwojenta oraz klienta, pozostawiana jest w placówce, w której odebrano materiały do zniszczenia.

Załadunek na samochód ciężarowy i transport do instalacji niszczących

Kierowcy-konwojenci dokonują załadunku zapełnionych i zabezpieczonych pojemników lub worków na skrzyniowy samochód ciężarowy, wyposażony w windę załadowczą. Samochody mają zamontowane przyciski do autoryzacji otwarcia

przestrzeni ładunkowej (dodatkowo istnieje możliwość plombowania samochodu). Odebrane materiały przewożone są najkrótszą drogą do instalacji niszczących. Transport dokonywany jest oznakowanym samochodem zawsze przez dwóch

umundurowanych kierowców-konwojentów z identyfikatorami. Wszelki personel uczestniczący w wykonywaniu usługi jest sprawdzony pod kątem niekaralności oraz przeszkolony w celu zagwarantowania pełnej poufności i bezpieczeństwa.

Osobne instrukcje (plany awaryjne) opisują sposób działania w sytuacjach wyjątkowych, jak np. awaria pojazdu. Każdy z samochodów transportujących materiał do zniszczenia posiada zainstalowany system monitoringu GPS oraz telefon

komórkowy.

Rozładunek samochodów

Odbywa się na terenie strzeżonych parków przemysłowych, zabezpieczonego poprzez system ochrony fizycznej oraz nadzorowany cyfrowymi kamerami przemysłowymi. Na terenie instalacji dostęp do poszczególnych pomieszczeń możliwy jest tylko przy użyciu osobistych kart magnetycznych. Wszystkie pojemniki i worki po ich rozładunku są liczone przez kierownika zmiany, a ich ilość wpisana zostaje w raporcie dziennym. Czynność ta ma na celu porównanie ilości pojemników lub worków wynikającej z dokumentów (poświadczeń odbioru - strona żółta) przywiezionych przez kierowcę-konwojenta z ilością faktycznie stwierdzoną. Kontrolowane są również numery pojemników i numery plomb. Pojemniki zawierające nośniki, których waga jest podstawą rozliczeń z klientem, są po rozładunku ważone. W innych przypadkach pojemniki skierowane są bezpośrednio do monitorowanej kamerami strefy niszczenia.

Niszczenie nośników informacji

Pomieszczenie, w którym następuje proces niszczenia, jest zamykane i bezzwłocznie rozpoczyna się proces niszczenia, który trwa bez przerwy aż do całkowitego zniszczenia wszystkich nośników informacji odebranych z danej placówki. Jest to możliwe dzięki jedno- i dwuzmianowej pracy instalacji niszczących.

Pojemniki są najpierw otwierane kluczem centralnym, którym dysponuje tylko kierownik danego oddziału, natomiast worki są pozbawiane plomby, a następnie opróżniane bezpośrednio nad taśmociągiem. Materiał bez segregacji skierowany jest do instalacji niszczącej, gdzie poddawany jest mechanicznemu zniszczeniu poprzez pocięcie do 3 stopnia utajnienia według normy DIN 32757-1, a następnie jest mieszany i poddawany sprasowaniu pod naciskiem 32 ton. Uzyskuje się w ten sposób 4. stopień utajnienia.

REMONDIS DATA nie uzależnia ceny na usługę niszczenia dokumentów od klasy ich tajności, a dzięki zastosowanej technologii 100 proc. nośników informacji odebranych od klientów zostanie zniszczona w 3 i 4-tym stopniu utajnienia, zgodnie z normą DIN 32757-1. Papier, będący już anonimową sieczką, skierowany jest do recyklingu w jednej z fabryk artykułów higienicznych, a optyczne i magnetyczne nośniki informacji po zniszczeniu poddane są spaleniu (odzysk energii) w specjalistycznej instalacji spółki REMONDIS Sp. z o.o. na terenie jednej z polskich cementowni.

Dokumentowanie procesu niszczenia

Proces rejestrowany jest poprzez działający 24 godz. na dobę system kamer cyfrowych, z których obraz przetrzymywany jest w pamięci komputera przynajmniej 45 dni. Klient może otrzymać nazwę użytkownika oraz hasło, aby proces

niszczenia odebranych od niego nośników informacji mógł być obserwowany na ekranie komputera w jego miejscu pracy (przez Internet). Klient może zażyczyć sobie również nagranie procesu niszczenia na płycie cd/dvd.

Proces niszczenia jest nadzorowany przynajmniej przez dwóch zaufanych pracowników, poinstruowanych pisemnie o obowiązkach zagwarantowania bezpieczeństwa wszystkich czynności podczas procesu niszczenia i zobowiązanych pisemnie do zachowania tajemnicy służbowej. Nad bezpieczeństwem wszelkich działań podejmowanych przez REMONDIS DATA czuwa Pełnomocnik ds. Bezpieczeństwa.

REMONDIS DATA Office poddaje się w miejscu niszczenia nośników danych również wyrywkowej i stałej kontroli klienta, a także upoważnionych przez niego firm trzecich oraz organu kontrolnego w postaci GINB.

Systemy zarządzania jakością i bezpieczeństwem

REMONDIS DATA posiada wdrożony i certyfikowany:

I. system zarządzania bezpieczeństwem informacji, oparty na normie ISO 27001:2005, którego elementami są:

_Polityka Bezpieczeństwa

_Procedury Bezpieczeństwa

_Analizy Ryzyka

_Deklaracja Stosowania Zabezpieczeń

_Plany ciągłości działania

_Audyty zewnętrzne

II. zintegrowany system zarządzania, oparty na :

_ Systemie zarządzania jakością ISO 9001: 2001

_ Systemie zarządzania środowiskowego ISO 14001: 2004

Dodatkowe usługi REMONDIS dla firm obejmują też niżej wymienione:

- Niszczenie dysków twardych

- Mobilne niszczenie w siedzibie klienta

- Mobilne Centrum Recyklingu - utylizacja zużytych urządzeń elektronicznych, baterii, tonerów itp.

- Archiwizacja i przechowywanie dokumentów

- Osuszanie zamokniętych dokumentów.

Niszczenie dysków twardych

Nośniki magnetyczne w obudowie metalowej (twarde dyski) niszczone są metodą sprzętową, tzn. poddane mechanicznej destrukcji, która jest najszybszą metodą gwarantowanego kasowania informacji. W celu dokonania uszkodzenia logicznego (struktury i programów) oraz fizycznego (uszkodzenie talerzy, głowicy, napędu oraz hermetycznej obudowy) stosuje się wiercenie talerza w pięciu miejscach wiertłem o średnicy przynajmniej 8 mm oraz miażdżenie obudowy 5-kilowym młotem. Mimo pominięcia kasowania danych przez długotrwałe nadpisywanie dysków (metodą programową), co nie jest wykonalne przy dyskach uszkodzonych oraz degaussowania, czyli demagnetyzacji, która stanowi metodę uznaną za skuteczną ale nie gwarantowaną (jak sprawdzić poprawność wykonanego kasowania?), REMONDIS niszczy twarde dyski mechanicznie, co stanowi gwarantowaną metodę kasowania danych. Zniszczone dyski twarde gromadzone są w pojemnikach, po czym jako odpad o kodzie 16 02 16 (elementy usunięte ze zużytych urządzeń) wywożone są do najbliższego zakładu REMONDIS, zajmującego się elektrorecyklingiem.

REMONDIS wystawia dla klienta certyfikat zniszczenia, dokumentując w ten

sposób zgodne z umową kompletne zniszczenie wszelkich nośników informacji,

odebranych w wyszczególnionych w certyfikacie pojemnikach (podane są m.in.

lokalizacje klienta, daty, typy i numery pojemników), przy zachowaniu pełnej

poufności i bezpieczeństwa. Dodatkowo istnieje możliwość sporządzenia załącznika

do certyfikatu zniszczenia z numerami niszczonych dysków twardych.

Mobilne niszczenie w siedzibie klienta

System mobilny umożliwia niszczenie nośników danych w siedzibie klienta. Dokumenty przeznaczone do zniszczenia są przenoszone przez pracowników Remondis z budynku do samochodu z zamontowanym zestawem niszczącym, gdzie

bezpośrednio przed niszczeniem są ważone. Po wykonaniu usługi sporządzany jest protokół, potwierdzający całkowite zniszczenie określonej na podstawie ważenia ilości dokumentów. Usługa mobilnego niszczenia kierowana jest w szczególności do firm, których przepisy wewnętrzne zabraniają przekazywania dokumentów na zewnątrz (poza siedzibę firmy) lub też rodzaj i miejsce przechowywania tych dokumentów (kancelaria tajna, dokumentacja pochodząca ze współpracy z jednostkami służb państwowych itp.) wskazuje na potrzebę zniszczenia ich „na oczach klienta”.

Jednorazowo można w ten sposób zniszczyć ok. 600-1000 kg dokumentów papierowych. Ponadto należy pamiętać o możliwości podłączenia instalacji do źródła prądu trójfazowego o natężeniu 32 A.

„Mobilne Centrum Recyklingu” - utylizacja zużytych urządzeń elektronicznych, baterii, tonerów itp.

Trzonem systemu będzie bieżący odbiór nośników informacji, oparty na systemie specjalistycznych aluminiowych pojemników, będących na stałe w posiadaniu jednostek organizacyjnych, a odbiór i unieszkodliwianie odpadów innych niż nośniki informacji opierać się będzie na systemie „Mobilnego Centrum Recyklingu” - MCR.

Wszystkie jednostki organizacyjne, wytwarzające niewielkie ilości odpadów, będą miały co miesiąc możliwość oddania kierowcom-konwojentom posiadanych odpadów. Odpady będą pakowane do pojemników bezpośrednio na samochodzie dokonującym odbioru, przy

okazji odbioru pojemników z nośnikami informacji.

„Mobilne Centrum Recyklingu” to samochód ciężarowy, zaopatrzony w specjalistyczne pojemniki na :

_ zużyty sprzęt komputerowy,

_ zużyte baterie i tonery,

Zadaniem kierowców-konwojentów MCR jest, oprócz odbioru pojemników z nośnikami informacji przeznaczonymi do niszczenia, zebranie poszczególnych frakcji odpadów z jednostek organizacyjnych, umieszczenie ich w specjalistycznych pojemnikach, a następnie

przewiezienie do instalacji zajmujących się ich unieszkodliwianiem.

Analizując informacje o średniomiesięcznych ilościach nośników informacji i powstających odpadach w jednostkach organizacyjnych oraz mając na uwadze uzyskanie najwyższej sprawności i niezawodności systemu obsługi wszystkich jednostek organizacyjnych na terenie całej Polski, Remondis proponuje wprowadzenie usługi bieżącego odbioru nośników informacji oraz odbioru i unieszkodliwiania odpadów w oparciu o roczny harmonogram.

Z doświadczeń firmy wynika bowiem, że jednostki organizacyjne można podzielić na co najmniej dwie kategorie, uzależnione od ich wielkości. W zawiązku z tym proponowane są również dwa typy pojemników T 21 do większych jednostek oraz T 70 do mniejszych jednostek. Rozpoczęcie realizacji usług w zakresie wstawienia pustych pojemników do bieżącej zbiórki nośników informacji uzależnione jest od zdefiniowania przez klienta zakresu tej współpracy, tj. ilości potrzebnych pojemników oraz lokalizacji obsługiwanych jednostek organizacyjnych. Przy ilości zamówionych pojemników powyżej 100 sztuk, spółka REMONDIS DATA Office zastrzega sobie 45 dniowy czas przystąpienia do realizacji usługi.

Termin ten podyktowany jest czasem produkcji nowych pojemników za granicą (Włochy).

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów

Transfer know-how w obszarze sprawnej i niskokosztowej obsługi dokumentacji papierowej firma REMONDIS DATA otrzymuje od siostrzanej spółki RHENUS Office Systems, która w samych Niemczech zarządza zasobem ponad 1 500 km akt, obsługując 2/3 największych giełdowych przedsiębiorstw Niemiec, których indeksem akcji jest DAX.

Grupa RHENUS Office Systems posiada sieć funkcjonujących archiwów, w skład której wchodzi 11 lokalizacji: Warszawa, Budapeszt, Praga, Berlin, Drezno, Hamburg, Hanower, Dortmund, Frankfurt, Stuttgart i Monachium. Paleta usług realizowanych dla klientów z sektora bankowego obejmuje:

_Prowadzenie aktywnego archiwum zewnętrznego

_Projektowanie i wdrażanie systemu obiegu i zarządzania dokumentacją

_Porządkowanie i ewidencjonowanie dokumentów

_Tworzenie archiwum elektronicznego

_Skanowanie dokumentów

_Przechowywanie dokumentów

Osuszanie zamokniętych dokumentów

Gdy ważna dokumentacja ulegnie zamoknięciu, szybkie działanie staje się najważniejsze. Każdy rodzaj szkód wywołanych przez wodę, czy to wskutek powodzi, pęknięcia rur kanalizacyjnych lub gaszenia pożaru, oznacza utratę zapisanych danych.

Właściwym czynnikiem, prowadzącym do bezpowrotnej utraty danych, nie jest sama woda, lecz rozkładająca celulozę grzybnia, rozrastająca się z zarodników grzybów pleśniowych. Zdarzające się w Europie coraz częściej klęski żywiołowe, jak na przykład powódź w Niemczech w sierpniu 2002, doprowadziły do wypracowania przez REMONDIS skutecznego modelu ratowania zamokłych dokumentów. Usługa typu fullservice zaczyna się od wydobycia dokumentacji z miejsca oddziaływania na nią wody i kończy się po usunięciu powstałych szkód oddaniem pełnowartościowej dokumentacji do magazynu klienta. I to wszystko z zachowaniem pełnej poufności i bezpieczeństwa.

Pierwszym krokiem w ratowaniu dokumentów jest ich szybkie zamrożenie w bardzo niskich temperaturach, dzięki czemu możliwe staje się całkowite usunięcie z nich wody na drodze sublimacji. Metoda ta zabezpiecza przed sklejeniem się kartek, rozmyciu się zapisów oraz powstaniu rdzy na metalowych elementach typu spinacze. Proces zamrożenia całkowicie hamuje postępowanie procesów biologicznych, chemicznych i mechanicznych. Suchy materiał poddawany jest promieniowaniu gamma, które go sterylizuje, a więc uwalnia od zarodników grzybów, ewentualnie dezynfekcji gazem rotanox, co kontrolowane jest również w późniejszych badaniach mikrobiologicznych.

Podobnie jak w życiu ludzkim, natychmiastowe udzielenie pierwszej pomocy zamokniętym dokumentom w postaci wezwania swoistego „lekarza papieru” zależy sukces dalszego z nim postępowania. Najważniejsza z czynności to zamrożenie, które powinno nastąpić najpóźniej w 48 godzin po zetknięciu się dokumentów z wodą. Firma REMONDIS uratowała już kilometry zamokniętych dokumentów, działając szybko i gwarantując efekt.

(tekst na podst. materiałów informacyjnych firmy REMONDIS)

Dodaj komentarz