Właściwe przechowywanie dokumentów jest obowiązkiem każdej firmy.

Oczywiście, niezależnie od wymogów stawianych przez prawo, dokumenty są również, a może przede wszystkim, źródłem ważnych informacji o działalności instytucji lub przedsiębiorstwa.

Zarządzać dokumentacją, a właściwie szerzej, informacją w firmie, można na wiele sposobów.

Jeszcze nie tak dawno, dominującym modelem było samodzielne radzenie sobie z tymi zagadnieniami. Dziś, coraz częściej, firmy koncentrując się na swojej podstawowej działalności, powierzają te zadania podmiotom zewnętrznym. Takie podejście określane jest jako outsourcing.

Przyczyn powstania i rozwoju tych usług w Polsce jest zapewne wiele, ale myślę że warto wskazać na takie:

1)      poszukiwanie oszczędności,

2)      ograniczanie zatrudnienia,

3)      wdrażanie metod sprawdzonych w innych krajach,

4)      bezpieczeństwo (akta i nośniki danych przechowywane poza siedzibą firmy nie zostaną zniszczone, np. w czasie pożaru, czy powodzi w firmie ),

5)      ograniczona powierzchnia biurowa,

6)      poszukiwanie rozwiązań elastycznych,

7)      zwiększanie udziału dokumentów w postaci elektronicznej w obiegu dokumentów

i informacji.

Od czego zacząć?

Z mojego doświadczenia wynika, że dokonując wyboru warto poprzedzić go analizą własnych potrzeb biznesowych. Stworzenie optymalnego modelu zależy od wielu czynników, specyficznych dla danej firmy. Decydujące mogą okazać się elementy takie jak: posiadane zasoby osobowe, dostępne powierzchnie biurowe i magazynowe, wyposażenie (np.: regały, sprzęt IT, niszczarki), wdrożone narzędzia informatyczne (np.: workflow, CRM), struktura terytorialna przedsiębiorstwa, konstrukcja kluczowych procesów biznesowych wykorzystujących informacje znajdujące się w dokumentach etc.

Znając własne zasoby, powinniśmy zadać sobie kluczowe pytania, między innymi takie jak:

n        ile mamy dokumentów?

n        jaki jest ich przyrost?

n        jak długo musimy je przechowywać?

n        w jakim są stanie, czy wymagają porządkowania?

n        czy mam możliwość korzystania z nich, czy potrzebny dokument można łatwo znaleźć?

n        jak często z nich korzystamy?

n        w jakiej postaci są nam potrzebne (oryginały, kopie, obrazy elektroniczne)?

n        do ilu osób i gdzie powinny być dostarczane?

n        jakie cele chcemy osiągnąć wprowadzając zmiany?

Jeżeli dodatkowo uda nam się policzyć obecny koszt zarządzania dokumentacją, to będziemy już bardzo blisko podjęcia decyzji o organizacji archiwum.

Dokonując wyliczeń można posłużyć się tablicą, w której pokazałem główne pozycje kosztowe występujące w metodzie tradycyjnej (samodzielne prowadzenie archiwum) i w przypadku outsourcingu:

W większości przypadków skorzystanie z firmy zewnętrznej zaowocuje istotnymi oszczędnościami (zmniejszeniem kosztów nawet o kilkadziesiąt procent), ich lepszą kontrolą i planowaniem, większą elastycznością działania (przyrost dokumentacji czy nieobecność  pracowników przestaje być problemem), poprawą bezpieczeństwa oraz paradoksalnie – łatwiejszym dostępem do dokumentów.

Oczywiście dokonując analizy można posiłkować się firmami, które poza świadczeniem usług archiwizacyjnych, mają w swojej ofercie również specjalistyczne usługi doradcze. Efektem ich pracy mogą być najprzeróżniejsze audyty, badania czy ekspertyzy w ustalonym zakresie. Niejednokrotnie podstawowe doradztwo czy konsultacje można uzyskać bez dodatkowych kosztów.

Co mogą zaoferować dostawcy?

Nowoczesne archiwa, adresowane do sfery biznesu, oferują bardzo wysoką jakość przechowywania dokumentów.

Na zdjęciach widać różne konstrukcje regałowe, łączy je jednak podobny standard składowania i znakowania dokumentów.

Archiwa te oferują wysoki poziom bezpieczeństwa, na który składają się:

1.      Lokalizacja archiwów: pozwala na dogodny dojazd pojazdów służb porządkowych, ratowniczych oraz na sprawne przemieszczanie dokumentów.

2.      Wyposażenie obiektów:

§         systemy sygnalizacji ppoż.,

§         systemy antywłamaniowe,

§         systemy kontroli dostępu do pomieszczeń,

§         system telewizji przemysłowej.

3.      System informatyczny:

§         wykorzystuje technologię kodów kreskowych, która pozwala między innymi na:

ü      identyfikowanie każdej jednostki,

ü      utrzymanie anonimowości pudeł zbiorczych,

ü      bezbłędne lokalizowanie obiektów w magazynie,

§         daje dostęp do bazy wyłącznie upoważnionym pracownikom,

§         gromadzi historyczne dane o wszystkich operacjach i osobach
je wykonujących,

§         posiada mechanizm backup’u danych.

4.      Procedury i plany niezakłóconego działania, gwarantujące funkcjonowanie w sytuacjach krytycznych.

5.      Polisa ubezpieczeniowa.

Systemy informatyczne

W nowoczesnych archiwach stosowane są systemy informatyczne wspomagające pracę z aktami papierowymi zgromadzonymi w magazynie, poprzez zarządzanie procesami przyjmowania, udostępniania i wyprowadzania dokumentacji z archiwum.

Zazwyczaj systemy te wykorzystują technologię kodów kreskowych do identyfikacji akt.

Umożliwiają również wykonanie, udostępnianie i przechowywanie elektronicznych kopii zgromadzonych dokumentów.

Prawidłowy system informatyczny pozwala jednoznacznie lokalizować oraz identyfikować każdą zewidencjonowaną kodem kreskowym (wczytaną do bazy danych) jednostkę archiwalną. W tym celu w szerokim zakresie wykorzystuje systemy kodów kreskowych oraz urządzeń czytających kody – kolektorów ze skanerami.

Każda zaplanowana i wykonana operacja (działanie) na przechowywanej dokumentacji
w zakresie jej przechowywania i obsługi jest rejestrowana w bazie danych. Pozwala to na zapisywanie i śledzenie każdego ruchu jednostki archiwalnej, tj. całego procesu udostępniania dokumentacji (również zdjęcia jednostki archiwalnej z lokalizacji i jej załadunku na samochód, dostawy do upoważnionego pracownika / przedstawiciela klienta oraz złożenia w odpowiednie miejsce w magazynie archiwalnym).

Każda operacja dzięki technologii kodów kreskowych jest identyfikowana i przypisywana konkretnej osobie. Dzięki temu aplikacja jest w stanie generować dane pozwalające na tworzenie miesięcznych raportów pracy archiwum w stopniu szczegółowości pozwalającym na podział kosztów na centra kosztowe i/lub weryfikację faktur za wykonane usług.

Obsługa

Kiedyś archiwa kojarzyły się z miejscami, do których dokumenty trafiały już pod koniec swojego „życia”. Dziś jest już inaczej, a zdarza się i tak, że dokumenty trafiają do archiwów w kolejnym dniu po ich wytworzeniu lub otrzymaniu.

Taki stan rzeczy generuje konieczność zapewnienia łatwego dostępu do zdeponowanych dokumentów.

Typowy proces obsługi można przestawić tak:

1.       Zamówienia na oryginały dokumentów mogą być składane e-mailem, faksem, poprzez aplikację, telefonicznie lub w inny ustalony sposób.

2.       Weryfikacja upoważnienia.

3.       Wyszukanie dokumentów w systemie elektronicznym.

4.       Fizyczne wyszukanie dokumentów w archiwum.

5.       Dostawa (oryginał/kopia/faks/skan). Oryginały lub kopie mogą być dostarczane naszym transportem lub przesyłką kurierską.

Zamówienia na pudła/tomy/pakiety/dokumenty mogą być realizowane
w dwóch trybach:

§         standardowym – do końca kolejnego dnia roboczego od dnia złożenia zamówienia

§         ekspresowym – do 4 godzin od chwili złożenia zamówienia w godzinach pracy archiwum

Klient ma prawo oczekiwać podstawowych raportów, w tym np.:

-          spisy zdawczo-odbiorcze (przyjętych obiektów do archiwum)

-          raport ilościowy dotyczący obiektów przechowywanych w PIKA (opcjonalnie  w podziale na MPK)

-          raport z aktywności (zrealizowane zlecenia wyszukania i dostarczenia
w podziale na tryby i usługi)

-          spis obiektów wybrakowanych (lista obiektów, które mogą być zniszczone)

-          Certyfikat Zniszczenia – dokument potwierdzający nieodwracalne zniszczenie wskazanych obiektów.

Porządkowanie akt

Klient, który zdecydował się na pozostawienie dokumentów u siebie, nie musi być pozostawiony sam sobie. Profesjonalne firmy mogą zaoferować mu pomoc również  w tym zakresie. W zakresie takiego wsparcia, klienci mogą oczekiwać przede wszystkim archiwizacji – porządkowania akt.

W skład usługi mogą wchodzić następujące czynności:

§         segregowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat. B)
i archiwalnej (kat. A),

§         kwalifikowanie i klasyfikowanie dokumentów pod względem ich przydatności dla użytkownika oraz przepisów zewnętrznych (ustaw, zarządzeń, instrukcji),

§         porządkowanie akt rzeczowo i chronologicznie,

§         wydzielanie z zasobu zbędnej dokumentacji kategorii B i Bc,

§         przygotowanie wydzielonych dokumentów do bezpiecznego zniszczenia,

§         wykonanie spisu akt (postać elektroniczna i wydruki)

§ pakowanie dokumentacji do specjalnych pudeł archiwizacyjnych
i ich oznakowanie.

W ramach tych usług możliwa jest również dostawcą różnych pudeł, kartoników, klipsów archiwizacyjnych, okładek, tasiemek etc.

Skanowanie

Niejednokrotnie usługi archiwizacyjne łączą się ze skanowaniem dokumentów.

Na proces ten składają się:

§    sortowanie i przygotowanie dokumentów skanowania

§    skanowanie i indeksowanie dokumentów

§    udostępnienie obrazów dokumentów klientowi

§    przywrócenie dokumentom ich pierwotnej postaci

Skanowanie może być realizowane zarówno w odniesieniu do wszystkich dokumentów wchodzących do archiwum zewnętrznego, tylko dokumentów zamawianych przez klientów lub dokumentów, które pozostają w siedzibie klienta.

Proces skanowania może być łączony z  wdrożeniami informatycznymi, np.:

-          archiwów elektronicznych (systemów przechowujących i zarządzających obrazami dokumentów),

-          workflow (narzędzi wspomagających zarządzenie obiegiem dokumentów w firmach).

Niszczenie dokumentów

Dzisiaj nikt już nie kwestionuje potrzeby bezpiecznego niszczenia dokumentów. Jednym nakazuje to zdrowy rozsądek, innym wymogi prawne. Dokumentacja nie stanowiąca materiałów archiwalnych w momencie utraty swojej przydatności podlega brakowaniu,
tzn. wydzieleniu z istniejącego zasobu aktowego w celu zniszczenia.

Niezależnie od tego, czy są to wydruki komputerowe, notatki, adresy klientów, faktury, karty magnetyczne czy dyski optyczne, można dokonać ich całkowitego zniszczenia. Nawet jeśli Państwa materiały zawierają dane osobowe lub informacje niejawne, można sobie zagwarantować ich bezpieczne i zgodne z obowiązującymi przepisami zniszczenie.

Typowe przykłady odbiorów

I. Odbiór zaplombowanych worków

Tryb ten uwzględnia następujące etapy:

þ      przyjazd do  siedziby klienta,

þ      przepakowanie dokumentacji do worków,

þ      zaplombowanie,

þ      ważenie,

þ      wystawienie protokołów odbioru,

þ      przewóz do niszczarni,

þ      bezpieczne niszczenie w trzeciej klasie tajności,

þ      wystawienie certyfikatów potwierdzających zniszczenie,

þ      chemiczną utylizację ścinek.

II.  Niszczenie dokumentów przechowywanych w archiwach dostawcy 

Po zatwierdzeniu przez Państwa spisu dokumentacji przeznaczonej do niszczenia i wykonaniu usługi niszczenia, klient otrzymuje Certyfikat Zniszczenia tej partii akt.

III.  Odbiór dokumentów gromadzonych w pojemnikach

Na rynku sposowane są różne rodzaje pojemników.

Ja rekomenduję dwa typy – pojemniki kartonowe i metalowe.

1.      Kartonowe

Wymiary pojemnika - 74 x 45 x 47 cm.

Każdy pojemnik ma nadrukowaną skróconą instrukcję obsługi.

Pojemniki są odbierane w całości, a w miejsce odebranych wstawiane są nowe. 

Pojemniki są plombowane jednorazowymi plombami ale istnieje także możliwość dostarczenia ich bez plomb.

2.  Metalowe

Wymiary pojemnika - 100 x 41 x 39 cm.

Pojemniki są zamykane na klucz i mogą być dodatkowo plombowane.

Po zapełnieniu odbierane są zaplombowane worki wewnętrzne.

Najlepsze lokalizacje do ustawienia pojemników to biura, sekretariaty, okolice kserokopiarek, drukarek sieciowych, itp.

Procedura obsługi pojemników jest następująca:

þ      zgłoszenie zapełnienia,

þ      przyjazd do siedziby klienta,

þ      wymiana całych pojemników na nowe lub wymiana i plombowanie worka wewnętrznego

þ      wystawienie protokołów odbioru,

þ      przewóz do niszczarni,

þ      niszczenie w trzeciej klasie tajności,

þ      wystawienie certyfikatów potwierdzających zniszczenie,

þ      chemiczna utylizacja ścinek.

Kogo wybrać?

Wbrew pozorom nie jest to aż takie trudne.

Na rynku polskim funkcjonuje kilka profesjonalnych firm, oferujących gotowe rozwiązania w zakresie przechowywania i obsługi dokumentów. Firmy te, posiadając odpowiednie zaplecze (archiwa) oraz doświadczenie mogą przejąć znaczną część zadań i odpowiedzialności za zarządzenie dokumentacją.

Poza kryteriami typowymi przy wyborze dostawców wszelkich usług, w tej branży warto zwrócić uwagę na następujące elementy:

- kompleksowość usług (czy dostawca będzie w stanie wykonać wszystkie usługi związane z archiwizacją, nawet jeżeli niektóre z nich nie są dziś potrzebne)

- dostępność usług (obszar działania dostawcy)

- listę referencyjną (potwierdzającą doświadczenie dostawcy)

- elastyczność (zamiast przyjmować gotowy, narzucony sposób współpracy, można znaleźć dostawcę, z którym wspólnie zbuduje się optymalny model - jest to możliwe nawet jeżeli nie są Państwo dużym klientem)

Każda zdrowa firma zmienia się, dopasowując do zmieniającego się rynku. W ślad za nią również dostawca usług archiwizacyjnych musi zmieniać się, a zatem modyfikować świadczone usługi, integrować z innymi dostawcami i systemami klientów, optymalizować koszty etc. Organizując lub przeorganizowując własne archiwum firmowe warto myśleć perspektywicznie i brać pod uwagę możliwie najwięcej elementów.

Jan Trawiński

wersja do druku